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一份内容非常重要的WPS文档，因某种未曾预料的原因而丢失了内容，备份工作没做到位，酿的苦酒只能自己喝。那么如何才能避免这种情况的发生呢? 当我们用WPSOffice编辑重要文件时，最糟糕的事莫过于自己辛辛苦苦编辑的文稿内容因断电、软件冲突或某种莫名其妙的原因而丢失。虽然WPS系统本身有文档错误恢复机制，但你要知道那不是万能的，万一的事情还是会发生。如果充分利用WPS系统自动备份机制，再配合用户个性备份设置，外加云盘账户、多地备份等方法，则可以最大限度地确保将编辑文件的损失降低到最低程度。 自动恢复外加个性备份 WPSOffice系统自带了一个文件安全机制，那就是如果WPSOffice程序遇到异常情况需要退出的时候，系统将对正在使用的文件进行分析以查找错误，如果可能的话，将在下次启动WPS时恢复其中的信息。 遇到错误后，重新启动WPSOffice程序，将自动弹出“备份管理”任务窗口，其中会列出了程序停止响应时已恢复的所有文件(如图1)。
 此时，我们可以通过文件名称、备份时间等信息找到合适的备份文件进行恢复。恢复完毕之后，可以选择手工逐个删除或者全部删除备份文件。 如果没有弹出此窗口，可以点击WPS左上角的“WPS文字”按钮，在下拉菜单中选择“备份管理”。或者也可以使用快捷键Ctrl+F1调出任务窗格，在下拉选项中选择“备份管理”查看(如图2)。
 小提示： WPS系统为用户自动备份的文档，一般存放在一个固定的文件夹下。以Windows8系统中默认WPS安装用户文件夹为例，该文件夹路径一般是“<用户>\AppData\Roaming\Kingsoft\Office6\backup”。我们可以通过直接点击图2窗口右下角的“查看其他备份”文字链接直达该文件夹看个究竟。 不少人因为知道WPSOffice具有这种自动恢复的机制，因此便十分放心地将文件故障恢复的重任全部委托给了WPSOffice系统本身。殊不知，这种信任是相当危险的，要知道，WPSOffice这种机制不是万能的。如果你仅依靠这套机制来保证你的文件安全，很可能会受到意想不到的损失。在实践中发现，某些情况下，靠系统自带的故障恢复机制根本无法恢复任何信息。明明是刚刚输入的一些内容，在文档自动恢复后却是一个空文档。 因此，为了防止上面所说的意外发生(如在突然断电或软件冲突造成的数据丢失)，我们可以采用进一步保护文件的手段。那就是启用用户自定义的“定时备份”功能，定期自动保存正在使用的文件的临时备份文件。 通过“WPS文字按钮→选项”进入WPSOffice选项设置窗口。在“选项”窗口的“常规与保存”选项卡中，将“定时备份，时间间隔”设置为更短的时间(默认设置为每10分钟保存一次)，与此同时选中“第一次保存时生成备份文件”(图3)。具体情况可根据自己录入文字或编辑的速度来定，比如录入慢的用户每分钟本来就打不了几个字，所以时间可以设长一点(如10分钟)，而录入速度运指如飞的高级用户，在10分钟时间内就能输入1000多字甚至更多，若期间未自动保存而遭受意外，则这1000字就白白录入了，这时可以将时间设得短一点(如3分钟甚至1分钟)，这样可以起到最大限度的保护作用。若你的机器配置比较古老或抵挡运行缓慢，则不要将时间设得太短，否则频繁存盘的动作会使机器变得很卡，影响你的录入或编辑工作的顺利进行。
 在打开“定时备份”的情况下，如果WPSOffice程序非正常退出，重新启动之后同样会在“备份管理”任务窗口中列出程序非正常退出之前已保存的所有临时备份文件;此时，你就有更多的余地来选择合适的备份文件进行恢复。 网络云盘实现远程备份 如果以上内容保全措施还不足以让你放心，那么还有附加的好方法可以让你的WPS文档再上一层保险。 首先我们可以利用云盘来为文档买一份“保险”。WPS用户或金山快盘用户都有自己的账户，你可以安装一个金山快盘的本地客户端，安装的过程中会让你选择生成一个本地同步盘，一定要选择此项。这样，以后在编辑WPS文档时，新建的文档或修改的文档都要保存在这个本地的金山网盘文件夹中，只要客户端在线，你编辑的内容除了本地留存有备份之外，在金山网盘属于你的服务器空间中，也有了这个文档的备份。如此一来，你的文档损坏丢失的可能性就更小了一些。
 若对拥有一个网盘备份还不放心，比如担心某日忽然该网盘服务器“罢工停运”或关闭歇业，自己又急于取出其中的数据该怎么办?这时，我们不妨未雨绸缪，给我们的云盘也上一个“双保险”。我们可以这样做，在金山快盘之外，我们另行安装一种具有自动备份任意指定文件夹的网盘(例如百度云、360云盘、华为网盘等都具有这样的功能)。然后我们可以将金山快盘的本地同步文件夹，作为我们选择的备用网盘的一个自动备份文件夹，进行监控和备份。这样，每当金山快盘同步文件夹中有新的版本文件生成时，第三方的这个网盘就会自动将其备份到用户的相应网络空间中。从而给你的WPS文档上双份的保险。
 通过以上几种文件备份方法的综合运用，足以防止文件内容的丢失，将文件编辑时因意外而造成的损失降到最低。但文件放在网盘上要注意安全问题，可以利用网盘本身提供的加密和保险箱来保证安全。这是另一个话题，我刊曾有讲述，本文不再详述。
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