标准 机制 人才——关于志书编纂质量管理若干问题的断想
发布时间：2013-01-24 21:00:13 来源： 作者：周 磊 蔡晓荣
二轮修志开展以来，志书质量要求被提到空前的高度。志书编纂是个规模宏大的系统工程，一部优秀志书产生的背后必然有一支高素质的修志队伍，有一个高效的管理机制，有一套科学的操作办法。一些在基层从事具体工作的修志同行感到尽管目前法规制度不断健全、业务规范日益完善，但在实际的工作中依然遇到很多困难和问题。究其原因在于，如何做到上级精神与本地实际的结合，如何把结果性的评价标准转化为过程性的操作办法。笔者通过学习先进地区经验，结合自身从事县级志书编纂的实践体会，就志书编纂全过程质量管理中的几个关键性问题进行探讨，以期抛砖引玉。 一、构建全过程的质量标准体系 志书质量标准是个整体性概念，包括思想观点、记述内容、格式体例、版式装帧等方面的标准，中国地方志指导小组制定的《地方志书质量规定》已对此作出明确具体的规定。志书编纂的组织者不可眉毛胡子一把抓，追求所谓的“一步到位”，应该在全面学习领会的基础上，根据这些标准在志书编纂不同阶段所占据的不同地位予以强调。如，思想观点在设计篇目和修志动员等前期工作时就需要明确；记述内容是资料收集、整理和编写全过程所要关注的，必须坚持不懈地做到全面系统、真实准确；格式体例是在初稿编写起就应该关注的，既要求供稿者了解掌握，更要求编辑能娴熟应用；版式装帧则是后期编纂工作重点做的“功课”。 首先，要建立志书编纂工作流程。建立流程，一方面有利于观察进度，督促推进；另一方面有利于明确工作重点，实施有针对性的指导或研讨。启东市地方志办在推进《启东市志》续修时，建立两个层面工作流程。部门(镇乡)分志编写工作层面：建立机构，分解任务→细化、优化篇目设置→收集资料→整理资料长编→拟写初稿→征求意见并修改→领导审阅→上报市志办。市志编纂工作层面：制定市志篇目试行稿→业务培训→先行单位试点并推广→编辑定向联系，推进资料征集→对来稿进行整理、修改→返回承编单位补充、校核→责任编辑以各承编单位为对象核定市志初稿，并交编辑部备案→各分纂以“篇”为单位对初稿进行整合、修改、完善，形成分志合成稿→正副总纂统稿形成市志完整的初稿→送有关领导、专家征求意见→补充图文资料进行装帧设计→进入审查、编校、出版程序。依靠编辑部内外两个运作系统，整个编纂工作就有序开展起来。 其次，要明确各阶段的质量要求。资料征集、初稿编写、总纂合成是一部志书编纂成稿的三个主要阶段。1.资料收集阶段。编辑部人员要做好各单位初始提供资料的验收工作，主要有几个看：看所供资料是否全面反映事物发展变化，是否记述断限内机构沿革，看是否具备必需的数据、典型资料等。对一些有疑问的资料，还应通过多种来源的资料进行验证，向有关知情人士进行核实。2.初稿编写阶段。初稿编写实际上是由承编单位撰稿人和编辑部责任编辑共同完成的。初稿编写的总体要求有：（1）符合志体。掌握横排竖写的基本要求，灵活运用地方志各种体裁。（2）表达准确。行文力求朴实、简练、流畅，在此基础上适当讲求文采。（3）详略得当。做到惜墨如金、言必有物，杜绝拖沓、重复和过多名词解释。当然，对一些特殊情况如风物人情、名胜古迹等的描述可以适当铺排，让人感受其风采神韵。（4）精于提炼。修志之要在于各篇的“概述”及全书的“总述”，需要编者有深厚的功力进行提炼，其写作的要求是勾勒事物发展演变的过程，点明影响，评价得失，展示未来。此外，在正文的行文中应注意突出“三点”(起点、折点、终点)，这些都需要在认真提炼上下功夫。3.总纂合成阶段。总纂合成，是志书编纂最为关键的环节，其目标是形成志书编纂的整体性成果。合成不是简单的拼凑组合，而是一次较高层次的再创作。主要的质量要求有：资料内容做到全面系统，不遗漏，不交叉，重点突出，体现特色；格式规范，体例完备，述、记、志、传、图、表、录等各种文体运用恰当，特别注意综合性表格和代表性图片的采用；逻辑结构科学严谨，篇章节目各层次领属得当，做到科学分类与社会分工的有机结合。除了上述三个主要阶段，还有校对、审核、装帧、出版等后期工作，这里不再一一赘述。 再次，要实行分阶段的职责分工。志书编纂工作跨度时间长，每个阶段的工作重点不同，对编纂人员能力素质的要求也有较大差异，因此，必须实行分阶段的职责分工。资料征集阶段，主要属于组织发动和以基层单位动作为主的阶段，编辑部落实专人，分工包片负责，每隔一段时间汇总进度。初稿编写阶段要求对来稿尽快熟悉、整理，针对承编单位面广量大，而志办人手较少的实际，可以实行全办工作人员、聘用人员等全员参与的大分工，明确部门来稿的责任编辑分工，完成整理、修改、反馈、初步核稿等阶段性工作。等绝大部分初稿到位后，分纂和总纂便基本具备了条件。有些志办实行滚动式编纂，当一部分“篇”或“卷”的资料成熟后即可提前开展分纂，为方便起见，我们将这一阶段统称为“总纂阶段”。总纂合成要对所有掌握的资料进行兜底清盘，按照议定的工作思路进行合成加工，这一阶段必须实行重新分工，甚至重建班子，形成总纂、分纂、编辑三个层面的工作体系。其职责：总纂主宏观。主要精力放在全局性的规范布局等方面(如篇目、凡例、总述、序文、后记及全志文风等)，着力理顺逻辑结构，纠正同类分割、总分混淆等问题。分纂主中观。当好总纂的助手，协助搞好某一方面的合成工作，同时根据全局的要求，消除分志稿中的部门痕迹，按照篇目要求，错开记述角度，避免多头重复记述。编辑主微观。责任编辑对分工的具体篇章按照总纂的思路进行重新核定，提炼文字、取舍资料。通过三个层面的协作，使部门初稿实现向分志初稿的质的飞跃，最终形成整部志书的成稿。 二、打造内外联动的质量管控机制 地方志书的编纂，各级志办是龙头和主导，理应起到应有的职能作用。但志书内容横陈百科，且体量庞大，要真正实现存史资政的价值追求，达到领导满意、专家认可、社会公允，光靠志办区区几个人的力量是远远不够的，必须建立内外联动的质量管控机制。 一是加强业务联系与指导。各承编单位是修志工作依靠的主要力量，也是体制内最容易组织发动的部分。业务联系要注意经常性，确保不断线，定期出通报、促进度。业务联系要强化专业性，通州市聘请了农业、文化等专业部门和报社、广电等媒体的6名老同志参与编辑部工作，大大增强了业务指导的针对性和有效性。业务指导还需要注重方法和效率，《启东市志》编辑部专门针对乡镇篇目的编纂召开专题讲评会，集中解决了资料征集范围不明确、整理归类不恰当等问题，仅用不到3个月时间就把24个乡镇的资料高质量地收集到位。对部门初稿的编写，还采取发放示范篇目、召集同类(相关)单位集中研讨等形式予以辅导，使多数部门的撰稿人在较短时间内掌握了基本方法，有力地推进了工作进度，有效地保证了志稿质量。 二是创新征编工作组织手段。新一轮修志的鲜明特点除了在技术上广泛采用信息化手段提高劳动效率外，还在于在组织方式上的大胆创新。有的地方通过课题招标等形式实现“外包”，有的地方建立特约编纂、特约研究员、顾问团、咨询小组等，形成一支重要的编外力量，有些学有专长、造诣深厚的专业人士还直接参与部分章节的资料收集、整理和志稿编写工作，提高了志书的权威性。 三是健全专题研讨机制。二轮修志中面临许多新情况、新问题，如果得不到及时的梳理，势必影响编纂的质量。如何记述改革开放，如何记述民营经济、精神文明和生态文明建设等新事物，如何科学合理运用统计资料，如何探索形成适合地情特点的篇目设置等都是值得探讨的问题。一方面需要编纂人员博采众长，另一方面还要虚心听取领导和专家的意见。通过一个个专题性的讨论，形成最为科学的解决方案，同时也使研讨的过程成为扩大共识的过程，取得更高的社会认同度。 四是建立审核把关机制。志书编辑部在部门初稿、分志初稿和全志初稿形成的关键阶段进行审核把关，将审核机制前置到上级方志机构组织的正式评审之前。这是因为，各级方志机构开展的审查虽然从专业的角度提出问题，但不太可能从具体内容上提出意见，而内容的把关是最基础的，最有发言权的是所记述内容的亲历者、记录者和研究者。阶段性审核采取的方式主要有内审(编辑部内部组织)、联审(志办与承编单位组织)、专审(请分管领导、专业人士、保密等专职部门进行审核)等。搞好事前审核把关是及时修补失误的必由之路，也是提高送审稿质量、确保志稿质量的关键步骤。 三、营造充满活力的人才选用环境 做好地方志工作，人是决定性的因素。地方志工作因其专业性强，对人才的要求更为迫切。地方志事业管理与地方志书编纂是两个相互交叉、不可分割的系统，前者属行政性质，即包括志办主任、副主任及各业务科室在内的地方志机构在职人员；后者属业务性质，是围绕志书编纂工作设置、并在其中从事实际工作的各类人员，包括总纂、副总纂、分纂(一般把工作量达1/4以上者也作为副总纂)、编辑等，在编辑部之外的撰稿人、摄影、制表、校对、资料提供者等也纳入该系统。按照黄苇主编的《中国地方志词典》中的定义，主编指“方志编纂工作的全权主持人”，因此有的志书把承担组织发动功能的总纂、副总纂定名为主编、副主编(下文中的“主编”亦采用此含义)。修志人员的配备事关修志成败和所修志书的质量高低。如何在推进二轮修志中既出书又出人才，实现史志事业可持续发展，建立充满活力的人才选用机制甚为关键，这里列出几种可供参考的方法。 (一)试行主编考任制。主编的职责重大，对其道德品质、业务能力、组织水平等要求很高，某种意义上说，选对了一个主编，修志事业就有了一半成功的把握。二轮修志中，各地主编选用基本上采用传统的委任制(由政府任命)，有的采用新兴的聘任制(由编委会聘任)。不可否认，通过这两种形式也选中了一些“千里马”，但其缺陷是一旦相错了“马”，则一方面事业难成，一方面又让勉强受任的人如坐针毡。相比较而言，一些地方实行的“考任制”，通过行政推荐、个人报名、竞争上岗，发挥了两个积极性，取得良好效果，真正做到让合适的人做合适的事。山东省高青县通过招考选用4名年轻同志任《高青县志》副主编，任命为副科级职务，仅用不到4年时间完成编纂出版任务。 (二)推行编辑考录制。修志工作是一个需要长期积累、不断传承的工作，由于后备人员不足，而造成工作举步维艰的状况比较普遍。因此，新一轮志书编修期间一定要乘势而上开展编辑的选聘工作，立足当前，着眼长远，形成一支专兼职结合的修志队伍。传统的聘请办法往往存在这样那样的弊端：1．选聘面太窄，仅凭熟悉的范围内选择，可选的余地极为有限。2．选聘的依据主要是凭印象，盲目性较大。一旦聘请后就陷入被动，加上事先没有设计聘期，造成请“神”容易送“神”难。3．人员结构单一，“清一色”退休人员造成志书编辑部像养老院，稳重有余而朝气不足，旧观念多而新思想少，形不成交流碰撞。相反，因为彼此之间同质性强，而互不服气、固执己见的事例屡见不鲜。同时因为是退休发挥余热，有的人存在慢慢来，过一天算一天的思想，工作的劲头不足。推行志书编辑的考录制，则根据志书编修的阶段性要求，灵活地进行人员的招收与使用。在全面启动阶段可以招收政治、经济、文化、社会等不同专业的人士，聘用时间可根据工作量有长有短，也可以一年一聘。此外，根据修志需要临时聘请打字员、图表设计等人员。编辑考录不仅看个体素质，还要注意群体结构优化，做到老中青三结合，知识结构分布合理。特别欢迎有较强学习能力、知识广博、善于钻研的“通才”加盟。事实证明，一部县级志书的编纂如果有三五个骨干就可以支撑起局面。 (三)制定落实岗位责任制。编辑部每个人员的职责，实际上就是修志规划的单元。要使修志目标能够实现，就必须根据规划目标做到因事设岗，以岗定职，按职授权。要按照篇目设置，实行项目分工，做到工作内容、质量标准、完成时限三个明确。实行项目承包制，一般情况下一个编辑自始至终将某一篇目进行到底，尽量减少中途换人。工作进展情况应通过一定形式公布，并实施适当的考核奖惩。 |
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