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很高兴和大家交流文字工作方面的问题。从我自身的工作经历来看，无论是从公文写作还是文稿写作，想达到一定水平、拥有较深功夫确实不简单，但是完成文字工作的基本任务也不是大家想象中的那么可怕。这里，我想从四个方面与大家探讨： 一问：非得接触文字工作吗？ 在工作中，我们也会发现这种现象：有一些中文、新闻专业出身的大学生、硕士甚至博士研究生，进入机关后，连写一个简单的会议通知、情况简报之类的文稿都发怵（chu），写出来的东西漏洞百出。为什么会出现这样一种情况呢？ 我想主要有三个原因： 1.对文字工作的重要程度认识不够 这份9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排的通知”，由巴中市人民政府办公室主任何政签批，其中有这样一段内容： “各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会：根据《四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。” 《通知》是一种公文文体，是向特定受文对象告知或转达有关事项或信息、让对象知道或执行的公文，必须确保准确无误，否则便可能延误工作甚至带来一些混乱。 “中秋”成了“端午”，出现这样搞笑的低级错误，估计是笔误，也可能是图省事，把端午的放假通知拿过来套一套、改一改，就当作新通知发下去，改的时候还不认真，校对的时候不仔细，归根结底是工作作风不严谨，因此，错字干部丢官绝不是小题大做，从某种程度上讲，文字工作质量的高低已经成为机关和干部队伍综合素质的重要评判依据，既代表了机关形象，又代表了公务员队伍的形象，所以必须高度重视。 2.对文字工作的意义认识不清。不少人认为材料是办公室的事，是文字工作者的事，写不写文稿，和自己关系不大，其实，这种认识有失偏颇。纵观重要场合，不管是国家重大国务，还是家宴重要时刻，发表讲话的人，大多都准备了书面稿件，即使脱稿演讲，也是充分准备。魏.曹丕《典论.论文》：“盖文字，经国之大业，不朽之盛事。”南北朝.刘勰（xie）《文心雕龙.章表》：“章表奏议，经国之枢机。”从古到今，关于“文章”的重要性的论述很多，在当前，文稿写作是公务员按照一定体例推进工作的一种重要形式，是必不可少、经常性的工作。 3.对文字工作与个人成长提高的关系理解不深。我们都希望在思考、沟通交流、管理下属和解决问题时，重点突出，思路清晰、层次分明，也就是说，无论是“说话”还是“写作”，都让人感觉头脑清醒、思维敏捷、逻辑清晰，这些特点也能充分体现了一个人的综合能力。有人会说，写作有点难，说话谁不会？其实，说话和写文章关系很大，我们说了一辈子的话，也在读书生涯中写了十几年的文章，但是在工作中的说话、写文章和生活中说话、写文章是有很大区别。大家仔细想一想，你和家人说话，同你的管理相对人说话是一样的吗？如果没有深厚的业务知识基础，没有准确的语言表达能力，开展工作势必比较困难。从事文字工作，就能够有效、快速地解决这些问题。 二问：文字工作为什么这么难？ 有人说，搞文稿工作的不是一般人：一般人不愿意干、一般人干不了、干的人不一般。为什么这样说呢？我想还是因为这项工作所具有的挑战性、艰巨性和对从业人员素质要求的高门槛所决定的。我认为有这样三难：思想的高度之难、思考的深度之难、思维的限度之难。 一是思想的高度之难。只要从事文字工作，不管你是处于什么位置，你都要“身在兵位，胸谋帅事”。从高度而言，首先要将自己置于全局的位置思事、谋事。哪怕你是刚出校门就进机关门的年轻同志，只要你一动笔，你就是县长、局长。你写出来的话，无论是在政治上、思想上还是语言表达方式上，都要像是他本人说出来的话。直接达到这样至高的顶点，这对于我们一个普通公务员而言，的确是很难企及的目标。 二是思考的角度之难。从事文字的工作者，一般知识面都比较广，懂的比较多，这是优势，但同时也是劣势。在当代社会分工更加细致情形下，通才往往缺少对某一个方面、领域深入研究和思考，接触起来好像都懂、都了解，真正运用起来却感到都不深、不透。加上文稿量大，疲劳作战、疲于应付工作，很难有时间和空间坐下来从容地对某些问题作深入思考，很难提出有深度的、原创性的观点。 三是思维的限度之难。屁股指挥脑袋、位置决定观点，思维的局限性就是这样导致的。这是客观存在，很难避免、很难克服、很难拓展。所写的各种文稿，都是党委、政府的声音，是领导的意志，是要付诸实施的，不能空对空，要接地气、合实际、可操作。这就要求从事文字工作的同志们，不仅要长于文字表达，还要对实际工作有相当深入的了解，需要具备综合优势。而要具备这种综合优势，非一日之功。难度的确很大。 三问：文字工作有规律可循吗？ 机关工作，简单地归纳就是三件事——办文、办会、办事。如何提高办文、办会、办事的能力？我认为关键的一条还是要寻找办文、办会、办事的规律。李瑞环同志曾经讲过一句名言：“在这条路上，如果有一位同志跌倒了，那么是个例，是特殊的情况；10个同志经过，有9个同志跌倒了，那么就有规律可循了”。 毛泽东同志曾经嘱咐：“历史和事实证明，凡是重复的事情都是有规律可循的” 。要想得到工作的胜利，取得预想的效果，一定要使自己的思想合乎客观外界的规律性，如果不合就会在实践中失败。作为文字工作者，就是应该尽力找到文字工作的规律，今天我重点讲一下文稿写作的规律： （一）办公文的规律有哪些？ 公文的规律主要是按照规矩、规范来办，也就是说需要具备很多常识。这里我主要讲三类必须具备的常识： 1.办文责任方面的常识。一是要强化该不该发的责任。按照发文审批的程序，文件发不发的责任和权利在办公室。国家明文规定：部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。地税局的文件红头，只有局党组文件、局文件、局发函文件和局办公室文件这四种。不管是以局的名义，还是以办公室名义下发文件，办理的职责在办公室，这一点希望大家明确。同时，大家要弄清，文件都有红头，但是有红头的不一定是文件，比如工作简报。还有大家容易忽略的《会议纪要》这种红头，其实是一种文件。还有一点大家要切记：政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。二是明确发得对不对的责任。主要是文种合不合适、准不准确。公文分为三类，分别是上行文、下行文、平行文。上行文，主要是请示和报告这两种文体。请示、报告是两种文体，它们的区别在于，请示是一事一请，上级领导审批的，需要上级回复，报告是可以一事也可以多事，只是报上级知道，不需要回复。平行文只有一种，是“函”，信函的“函”，就是邮件，函的范围应用很广，只要是不相隶属的行政机关都应该是使用函这张文体。有些领导总觉得向有关上级单位行文用函好像不尊重、显得不礼貌，其实这种理解是一种误区。下行文比较多，税务机关用的比较多主要就是通知、通报，这里就不一一例举了。三是落实发得好不好的责任。我的理解是文件少发一点好，发短一点好，发的针对性强一点好，发规范一点好。 2.文件把关方面的常识。 第一要把好政治关。办理公文首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，有法律效力，盖着大红章发下去，绝对不能出现政治问题。比如公文里面如果出现领导，就不能出现姓名、职务、排序上的错误。比如说我们国家的常委有严格排序，你们地税局的局长们也有排序，不能想当然，一定不能犯这种低级错误。第二要把好政策关。政策必须前后一致，上下一致。在公文审核和起草方面必须要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右都考虑周全。绝对不能因为公文下发而引发政策 执行上的混乱。把好政策关，重要是不能违反或不符合党和国家的法律法规，发的公文不能与法律法规相抵触。按照我在县政府秘书一科审核文件的经验，简单的办法，一是参照上级的文件，即发文必须有依据；二是请法制办把关。第三关要把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。比如说有一个地方就出了一个笑话，干部任免在大会上宣布的时候全场哗然，发生了什么事情呢？就是把该免得任，该任的免，事实颠倒了，问题就大了。有一次，我们办公室的一个同志起草了个文件，在审核完毕后，突然看到一个问题，让我大吃一惊。原来里面有个单位叫政府秘书一科。我对此十分生气，我说：“什么时候政府办公室秘书一科升格了，由办公室内设科室直接变县政府序列单位了？”把那个同志问得无地从容。再比如，原来我们县2012年的总人口是65.7万人，2013年变成了64.7万人，这个数据哪里来？来自统计局，我们想当然的认为2012年人口为65.7万人，2013年就是65.7万人，必须注意相关资料的变化和来源。现在有一个误区，一说查来源、查出处，有些同志就上网搜一搜，殊不知，网上的东西只有出现过就会有记录，也就是说甭管是谁，在上面写个博客，都能查出。因此，文件引用的相关内容，必须是权威性来源。第四要把好格式关。公文格式很规范，都有统一的规定，目前办文主要应该遵守三个标准，即《党政机关公文格式》、标点符号用法、数字用法三个国家标准，对行文、标点符号、数据、公文用纸、印刷装订、格式要素等作出了具体、明确的规范。我觉得，办文专业化的程度和水平，最基础也是最重要的就是对这三个标准的掌握程度和应用能力，不是想怎么来就怎么的来。要做到规范，必须严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。第五是把好语言关。语言要精简。县委专门印发了《关于改进工作作风、密切联系群众的实施细则》（京办发[2013]1号），要求可发可不发的文件一律不发，除政府工作报告、相关规划纲要外，文件字数不得超过3500字，请示报告不得超过1500字。这个对地税局来讲，也是一样的要求。语言要准确。主要符政策、守法律、合实际。要用字斟句酌、务求准确的态度，确保文件语言准确。 3.办文管理和送签方面的常识。最重要的是注意规矩、遵守规矩，做到“三个讲究”：一是讲究流程。办好文，必须精细化和专业化。合理的流程设定是实现精细化、专业化目标的保障和基石。比如，办文就分受理、审核、呈签、签发、复核编号、印发等流程，这些流程一个都不能少。二是讲究节点。流程由多个节点组成，在办文中关注节点才能精细化。比如在文件受理这个节点，我在县政府秘书一科时，就搞了个文件受理登记册。这有什么好处？主要是登记文件受理的起点和审核完毕时间，登记谁送的、谁领的，一清二楚。过去曾有人向领导反映，说政府文件审核太慢，其实有时候是部门送得太晚、送得太仓促。设置登记这个环节后，部门就无话可说了。比如校对，只有坚持大声朗读，才能避免出错。这是秘书一科的工作经验，研究室的材料校对占文稿起草时间的三分之一。三是讲究程序。文办得好不好，很重要的一点就是要讲程序。哪些人签？哪个先签？哪个后签？这就是程序。这也是机关运作的基本模式，该请示的就应该请示，该签字的就必须签字，程序的规范体现了运作的规范。再比如领导交办一件事，办到哪个程度，办的结果是好是坏，应及时给领导一个回复和交待，这也是讲程序的一种重要表现。 （二）如何掌握写稿的规律 文稿它是公文，但不是一般性的公文，政治性、政策性都很强；它是官样文章，但要求上接天线、下接地气，具有宏观视角、大局眼光，有高度、有深度，又要切合实际，起点要高，落脚要实，让老百姓听得懂、听得进、愿意听；它不讲空理论、大道理，但绝对不缺少理论的厚重，又要与具体实际保持紧密联系，学者看了不觉得浅陋，百姓看了不觉得深奥，基层干部看了可付诸落实。这些标准对文稿起草者的要求很高，有没有固定的范本和模式可以套用呢？现在不是流行标准化、模块化、流程化吗？能不能找个套路使用呢？以前看武打小说，发现一些武功高手都有共同点：对于练功习武之人而言，90%以上是在练习内功，真正练习套路的充其量也只花了不到10%的功夫。习文与习武同理，重在内功修炼。内功练成，套路自成；内功精进，技法精当。古人云：“文无定式”、“水无常形”，但是作为初学者，即便是修炼内功，也要按照师傅教的去研习，至少也要照着猴、虎、鹤什么的才能练成形意拳，底子好、悟性高的也要找本武林秘籍对照参悟。这说明，在学习初期，做任何事情还是需要一定的范本，通过范本才能琢磨出一些规律。作为文字工作的入门者，掌握一些文稿写作的基本规律，可以让工作变得轻松、身心变得轻灵，提高变得快捷、工作效率成倍增长。 文稿起草的规律到底是什么？我今天就讲一讲我学习和参悟的四招，毫无保留地和大家分享： 第一招：背景把握“5W”原则 第二招：布局思考“十六字”原理 第三招：语言表达“4W”模式 第四招：修改、校对的三重视 1.按照“5w”原则思考背景,解决写得对不对的问题。 “5w”即：一是在何种场合用？二是起草者的角色定位是什么？三是的材料的受众是哪些人？四是要达到的目的和效果是什么？五是材料把关者有什么要求和习惯？ 前面讲过一种现象，就是刚进机关门的大学生写不好材料，还有另一种现象，有些同志他的文学造诣很高，写诗歌散文甚至小说都写得很好，让他们起草文稿，他们下了很大功夫，语言也很精美，但是领导拿到手中却没法用。这究其是什么原因？原因纵然很多，归纳起来，关键在于文稿起草者研究背景的功夫下得不够，理性不够，感性太足。简单地说，没有准确区分不同的场合、不同的使用者、不同的受众对文稿的要求不一样。 以某项目专项迎检工作（国家生态县、营改增等）为内容，同一领导参加会议进行讲话，进行如下对比分析：
为什么同一工作、同一内容在不同时候、不同场合就导致整个材料的体例、结构、重点、语气都发生了变化，这就是因为材料的背景发生了变化，内容就必须随之发生变化。一个材料走天下，这种想法绝对是错误的，必须高度重视材料的背景，这是解决一篇材料写完能不能用的问题的关键所在。 一要明确场合的不同对文稿定位提出了不同的要求。所谓场合，就是文稿使用的情境；这是文稿写作角度的决定性因素。以讲话稿为例，我们在起草讲话中，对会议的方案十分重视，要求写稿者起草材料前，必须认真并充分了解会议的规模、形式、内容、议程以及参会人员的范围和知识水平等等，通过这些来确定材料大致的体裁，然后根据讲话人的身份再确定讲话的基调。如在大型会议所使用的工作报告，一般来讲就用固定的体例，内容照顾全面，详略得当，语言相对书面化并且比较严谨；而在小型会议上的发言稿则没有固定的体例，可以根据会议的主题和使用者的身份，内容无需面面俱到，语言也可口语化、生动一些，在文稿设计上还需要给使用者一定的发挥空间，避免闷头念稿而缺乏互动。这就是情境不同导致材料的不同。 二要明确起草者的角色定位不同决定了材料的高度、深度和程度的不同。材料行不行，另外一个重点就是起草者的角色定位是否准确。比如我，在父母面前是儿子，在儿子面前是父亲，因为这种定位，决定了我在父母面前就应该表现恭敬和谦卑的态度，在儿子面前就应该保持威严和权威态度。角色的不同，导致说话的语气就会大不相同，这一点大家应该会有很深的感受。不少单位写得材料交到我们哪里，我们翻一翻，就打回去了。为什么？因为材料还是站在局长的角色在讲，按照局长的语气在讲。既然是让县长讲，就要站在县长的角度写、用县长的语气讲。县长讲的和局长讲的内容虽然一样，但是高度、深度和程度应该和局长绝然不同，之所以不同，就是起草者站的角色定位的不同。有的同志说，我又不是县长，我站不到那个高度！但你也不是局长，还是尽量把自己拔高了，写出了局长的话。要想材料过关，起草者的角色定位就是领导者，必须 “关起门来当领导”，将普通的个人身份等同于领导的身份，时时处处 “跳起来摘桃子”，字字句句讲的都是领导想讲、要讲的话。前面不是讲过 “身在兵位，胸谋帅事”吗？文稿起草人不是领导，却要与领导思维同步、与领导的思想同频、与领导的意志共振，甚至有时候还要想领导未想之事、谋领导未谋之策，这既是文字工作者的难处，也是文字工作者的境界。 三要明确材料受众的不同而使材料的指向性、语气和表达方式的不同。这就是强调写材料时，要做到心中有人、心中有数，也就是要有画面感和对象感。写材料时，台前台后、台上台下坐着哪些人？想说些什么话？说给谁听？都要心中有数。哪段话是说给所有人听、哪段话是说给国税局长、地税局长这类特定对象听的，这句话是说个某个同志听的，在起草时，在心里要有明确的界定和区分。哪些是讲道理，需要娓娓道来？哪些是讲狠话，需要挟雷裹电？哪些话是在批评人，应用雷霆之势。这些话的语气和分寸都必须把握好。好像你已经坐在台上了，就是那个领导了，要有那种虚拟的感觉。写材料时候，一定要找到这个感觉，否则，心中无人、眼前无画面、语气拿捏不准，材料就很难写到位。 比如，我们先后两次为周县长在全省科技副县长撰写了讲话材料，会议的受者很明确，就是76名即将赴任的科技副职，虽然两次讲话的内容大相径庭，但是讲话的语气大致一致，这是因为这种培训讲话的实质就是一种交流，是以一种过来人和成功者的身份，向别人传授方式方法。因此，这种讲话材料就应以交流、体会、建议之类的语境体现，多采用：“与大家共勉”、“我认为”、“我希望”、“我建议”、“可以尝试”等等这样的表述。 四要明确目的不同导致材料的体裁和角度也相应不同。每种材料都有其特定的目的，不同目的就决定了材料入手的角度和体裁上有明显不同。2012年，县政府研究室拟以《调查研究》发表县地税局的一篇经验文章---《县地税局以创新促发展的实践与启示》，目的就是要宣传和推广地税局以创新促发展的经验和作法。因此，从体裁上讲，这是一篇经验性材料；从角度上讲，是县政府研究室站在全县的角度观察、总结和推广县地税局的创新工作经验。原来的材料也写得很好，但是由于对目的的指向性不鲜明，导致整个材料主题不鲜明、语气不准确、表述不够到位。正是基于目的这个背景，我们重新调整了体裁，变换了表述角度，成文后的效果就明显不同。 五要明确材料把关者的要求、习惯的不同决定了材料的相关细节的不同。不少从事文字工作的同志都可能有这样的感受，自己千辛万苦写的材料送到领导那里，领导随便翻了翻，就劈头盖脸地问道:我给你说的几个事，你怎么一个都没有写到？”有的同志会很固执地和领导争论一通。但是从材料的角度来讲，写材料本质就是代领导立言，作为文稿起草人，如果没有能将领导交代的工作和想表达的意图圆润地融合在你写的材料里，这是不合格的。解放军报在2012年5月27日刊 发了一篇文章，题目是《领会首长意图是做好干部首要问题》，我觉得这篇文章写得非常好，我也在研究室向各位同志进行了宣讲。文章说，机关干部分三种：一种是既能理解领会首长意图，又能表达首长意图；一种是能够理解首长意图，但表达不出来，反映不出来；还有一种是不能理解、甚至曲解首长意图。正确领会首长意图是机关干部的基本素质，无论起草讲话、拟制公文，还是完成首长交办的事情，领会首长意图都是首要的问题。我觉得，我们写材料就要力争做第一种类型的人。为什么这样说呢？因为写材料不光要与领导思维同步、与领导的思想同频、与领导的意志共振，甚至有时候还要想领导未想之事、谋领导未谋之策，并且要做到这些未想之事、未谋之策得到领导的认可和赞许。这些都是需要下深功夫的。有从事文字工作的同志笑说：“一稿二稿，搞了白搞；三稿四稿，刚刚起跑；五稿六稿，还要再搞；七稿八稿，搞了再搞；九稿十稿，回到一稿”。“九稿回到一稿”，表面上是回到一稿，但可以肯定的说，这个九稿绝对不是真正原来的一稿。材料之所以难写，关键是它没有标准答案，可以说是仁者见仁、智者见智，所以大家一定要辩证地看待文稿写作的这种反复性。大家也应该牢记一点，谁负责、谁把关，就应该领会和吸收他的意见。材料把关是一种层层负责制，必须一级对一级负责。 2.按照“十六字”（两无两一）原理思考布局，解决写得好不好的问题。 “十六字”原理即：“彼此独立，互无遗漏”、“一线串珠，一字相连”十六字。 “凡作文之道，构思为先”，这是古人写作的经验之谈。构思在文稿写作中起着一个承前启后的重要环节，文稿写作，我还是强调列提纲。最好是拟定了提纲，跟把关人协商好后，送领导审阅同意后再开始起草，避免走弯路。怎么样列提纲呢？就是要在内容组织上做到“彼此独立，互无遗漏” ，结构布局上做到“一线串珠，一字相连”。 一是按照“彼此独立，互无遗漏”原则组织内容。所谓 “彼此独立，互无遗漏”，通俗地说就是内容无交叉、无遗漏。在日常生活中，有不少同志写的材料被领导批评：“思维混乱”，说写的材料像扭麻花一样纠缠不清，像蓬勃生长的藤蔓一样毫无头绪。解决这个问题，就必须按照“彼此独立，互无遗漏”这句话进行分类归组，这也就是解决思考、表达和解决问题的逻辑的著名书籍《金字塔原理》的核心思想。这本在麦肯锡咨询公司使用40年的经典培训教材，告诉人们写作的过程是如何完成的，它总结概况了写作的要领，让人们相对轻松的掌握写作的基本技能，这也是我今天和大家交流的核心招式，也是相对难以理解的招式。如果大家有兴趣，可以到网上查找一下《金字塔原理》这本书，可以读读简介，也可以买回来看看，甚至介绍给孩子读读，这将对快速提高表达、沟通、写作水平提供十分有力的帮助。 “彼此独立，互无遗漏”（无交叉、无遗漏）讲的是一种归类方法。这是因为人一次能够理解的思想或概念的数量有限，通过归类分组，能够强化理解和记忆。举个例子：你准备去买些报纸回来看看，妻子见你要出去，她说：“你给我买些葡萄，我想吃葡萄了，对了，你还给我买的牛奶”。你刚准备出门，她又接着说：家里的鸡蛋没有了，买点鸡蛋回来，哦，土豆也没有了，还买些土豆。你刚走到门口，她又说，再买些胡萝卜，也可以买些橘子。你打开门，她喊：还有咸鸭蛋。你走进电梯，妻子还在说“苹果，酸奶”。你不耐烦地问道，还有没有？如果你不重新读一遍上面的文字，你肯定不记得究竟要买那些东西了，结果大多数丈夫回家时，只是买了报纸和葡萄。如果你妻子用金字塔原理思维来和你交流，她可能会这样说：“老公，你给买三种东西回来，一是水果，二是蔬菜，三是蛋奶产品”然后她接着分类：水果就买点葡萄、橘子、苹果，蔬菜就买点土豆、胡萝卜，蛋奶产品就买牛奶、酸奶、鸡蛋。这样是不是听起来很不同呢？事实上，我们平时说话一般没有谁这样说，如果这样说的人思维一般都很严谨。说话尝且如此，材料写作更应该注意。
人类在分析和记忆方面存在与生俱来的不足。乔治·A·米勒在他的论文《神奇的数字7±2》中提出，大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目，所以各种信息应该归类并分组才有利于记忆。而且分组的数量最多不超过7个，同时要求相互之间有一定的逻辑关系。
再比如，上面我们提到2012年县政府研究室拟以《调查研究》发表县地税局的一篇经验文章---《县地税局以创新促发展的实践与启示》。那么怎么样思考这个材料的布局呢？这个材料的目的就是要宣传和推广地税局以创新促发展的经验和作法。地税的创新工作有很多，例如地方各税结算和所得税汇算“两算”、 对城区房地产行业、建安行业纳税情况进行专项检查、房地产税收一体化管理、车辆税收联合控管和矿山企业税收“以药控税、以药控费”以及各类提高技能，等等。我们按照金字塔原理，以“创新”作为塔尖，即作为中心观念，进行进行分类归组，通过逐一分析事情或工作的本质，形成了业务、管理和服务三个方面的创新（见图表）。按照这种思维模式组织内容，脉络就很清晰，层次就很分明，结构也很严谨。
所以，大家在写作之前，一定要注重写作的前期准备工作，在充分了解背景之后，再对准备撰写的内容认真思考，按照“彼此独立，互无遗漏”（无交叉、无遗漏）精心进行分类归组。如果完成了这个工作，整个材料就完成了50%。一定要想好后再写。我们也发现，一般写作能力比较强的同志都会有这样的经验：要写一篇问题，不会马上就动笔，而是先阅读材料、思考问题、查阅类似资料，总之，要按照分类归组的思维模式，将生活中的一些凌乱无章的内容，有序的组织在一起。在这里，我给大家推荐下《思维导图》这种思维法和使用这种软件，这是一种表达发射性思维的有效图形思维工具，它简单却又极其有效，在全球范围得到广泛应用，是一种革命性的思维工具。 二是按照“一线串珠、一字相连”拟定提纲。所谓“一线串珠”，就是一篇材料的结构只反映一个主题，这也是我们常说的材料要有观点，而且观点要准确、鲜明、深刻。我常常给研究室的同志们讲，写材料的人都不清楚自己想讲个什么样的观点，哪写出来的材料怎么能给领导和听众留下鲜明的印象。主题观点是这篇文章质量高低的关键，必须引起高度重视。即使你有很准确、鲜明、深刻的观点，在起草撰写过程中、在领导讲话的过程中，也造成信息的衰减，所以，单一而又集中、鲜明的观念要贯穿一个材料全文，以一个观点组织素材、统领全文的方法十分重要。“伤其十指，不如断一指”这个比如放在这里不是很合适，但是面面俱到的写法在材料写作中最好要摒弃。 还是以《县地税局以创新促发展的实践与启示》为例，整个材料的“一线”就是“创新促发展”这句话，材料要围绕“为什么要创新？怎样在创新？创新促进了哪些发展？”来撰写，凡是与这句话有关的工作就属于写作素材范畴，凡是与此无关的就必须删去。也就是说“创新促发展”这个主题观点能概括材料中的所有内容，材料中所有内容均证明和反映这个主题。在写作中，有些同志往往舍不得手中既有的素材，又不想再花费心思去收集缺少的资料，这样是不可能写出好文章的。 所谓“一字相连”，就是指标题上尽量做到表达方式一致，同时，下一级标题与上级标题也尽量有一个字相连接。这里的一个“字”，既可以是同一个汉字，也可以是同一样的结构和表达方式，比如都是采用的主谓结构、动宾结构......。 题好一半文，拟定提纲必须高度重视标题，怎么样拟定标题，以下九类方式比较常见： a.反映“所做的工作”。“所做的工作”是材料中必不可少的内容，表达时常用“动宾结构”，即动词后带一个或几个宾语，在时态上是已经完成的动作，习惯上带一个“了”字，但有些词如“实现”本身含过往的意思，就不用加“了”。 例：公共检验检测平台工作情况汇报中的一组标题 1.推进四大整合 2.规范五个标准 3.实现五大创新 b.反映“工作效果”。工作效果也是材料中必不可少的内容，呈现的形式不尽相同，根据实际情况和写作者的偏向，有的呈现为取得的成绩、进步，有的呈现为工作收获。例：向省委常委、省委组织部长楼阳生，省政协副主席范兴元一行的工作汇报中的一组标题 1.生态创建更实 2.发展质量更优 3.开放水平更高 4.发展环境更佳 5.对外影响更大 “更实、更优、更高、更佳、更大”反映的都是进步。 c.反映“所做的工作”＋“效果”。有很多时候，需要在标题里既反映“所做的工作”，同时也反映“取得的效果”，即做了什么，做得怎么样。例：“凸显生态之美，打造全景京山”中的一组标题： 1.注重创建树品牌 2.宣传营销树品牌 3.完善配套树品牌 前面的“创建、宣传营销、完善配套”都是做的工作，后面的“树品牌”就是取得的效果。 D．反映“特点”。有的时候为了反映工作特色，工作情况以反映特点的形式出现，这种形式给人印象深刻，能够收到较好的效果。例：县政府党组教育实践活动情况通报中的一组标题 1.深学，凝聚思想共识 2.真听，开门听取意见 3.实改，提升真功实效 “深、真、实”突出的都是特点。 E.反映“经验作法”。有的工作完成以后，如果摸索了一些行之有效的作法，对以后的工作有指导借鉴作用，总结梳理出来，呈现在材料中，也是一种常用的形式。例：园区工作情况汇报中的一组标题 1.突出差异发展，升级园区品牌 2.突出产业支撑，升级园区项目 3.突出效能驱动，升级园区服务 这组标题反映的都是“做法”，它跟“所做的工作”不同，前者是“做了什么”，后者是“怎么做的，有什么特点”。 F.反映“作法”＋“效果”。有的标题前面反映“做法”，后面反映“效果”如何。例：政府工作报告中的一组标题 1.增后劲，生态工业健康发展 2.抗大旱，生态农业取得实效 3.调结构，生态旅游彰显特色 4.重规划，生态城居更加宜人 5.惠民生，生态人文持续改善 这类标题，在前半句反映的是“做法”，后半句反映的是“效果”。 G.反映“做法”＋“所做的工作”＋“效果”。这类标题分为三部分，将“做法”、“所做的工作”和“效果”呈现在一个标题里，分别是怎么抓，抓了什么以及抓的效果如何。这种拟题难度较大，且标题显得过长，在材料撰写中不是很常用。 例：（略） H.反映“经验启示”。有的工作成效明显，应该总结一些对今后工作有指导和借鉴意义的认识和规律。特别是思想教育等活动的工作报告，往往提出一些管用的经验体会，便于指导或交流。例如, 《县地税局以创新促发展的实践与启示》的启示： 1.服务大局要有勇于担当的魄力 2.服务大局要有善于创新的智慧 3.服务大局要有敢于破难的勇气 M.反映“问题”。针对工作中存在的问题，如实向上级汇报，多用在对照检查和思想汇报等报告中。例：县政府党的群众路线教育活动对照检查材料中的一组标题 1.居安思危意识不强 2.勤俭节约意识不强 3.改革创新意识不强 4.主动担当意识不强 5.对下严管意识不强 这五个“不强”反映的都是问题。 标题是文章的眼睛。以上九种标题，给人感觉工整、美观、优雅的感觉。表面上看，显得有些匠气，但是它是否符合“一字相连”的标准，这就是一种规律，初学者必须高度重视标题的拟定。 如果在主题观点上，整个文章内容都能反映主题观点；加上能够做到每个标题下的内容都能够反映和证明这个标题，这篇文章就八九不离十了。写完后，大家一定要再看看，所写的内容是否紧紧围绕标题，如果是，这段话就写对了。如果不是，要么是标题有问题，要么是内容有问题，都需要重新调整。 3. 按照“4W”进行语言表达，解决写得顺不顺的问题。 “4W”即：是什么？为什么？怎么做？达到什么目的（效果）？是什么，就是给某项工作定性；为什么，是说原因，说意义；怎么做，是说思路，谈措施；达到什么目的（效果），是提目标，讲预期。 不少同志看到领导改材料，不是“删”就是“加”，不是“调”就是“换”，当然也存在领导改得只剩下“同志们”三个字的情况，如果只剩下“同志们”了，就不在这个讨论之列，因为那是从背景掌握、内容布局上都出现了问题。这里重点探讨语言表达上的逻辑问题。 材料要入门，在表达方式上学习使用“4W’’，可以说是最简单、最实用的一个招式，用熟了，可以变幻出很多招式。今天，我们重点介绍最基本的一招：就是每写一段，甚至每写一句的时候，思路一定要清晰，要十分明确自己是在写“是什么、为什么、怎么做、达到什么效果”中的那个“W”，十分明确地知道自己为什么写这个“W”。 举个例子： ---达到什么目的（效果）？ 我们要充分释放改革带来的红利，从政策中寻找机遇、创造机遇、把握机遇，在改革创新方面走在全市、全省乃至全国的最前列，通过快速发展的新洼地。 再看《县地税局以创新促发展的实践与启示》的开篇为例： 今年以来,县地税局面对宏观经济形势下行所带来的持续不利影响，面对国家一系列减税政策出台所带来的征收工作压力（---是什么？交代背景），不畏困难，奋勇争先，坚持以创新促发展，始终把组织收入、保收入增长作为保稳定、保发展的头等大事来抓（---怎么做？具体的措施），探索创新了一系列行之有效的工作方式和管理模式，有力促进了地税事业的发展，为县域经济发展作出了贡献。元至11月，全县实现地税收入5.3亿元，同比增长49.3%，其中地方一般预算收入4.54亿元，同比增长52.9%。预计全年可实现地税收入5.6亿元,同比增长41.4%，其中地方一般预算收入4.8亿元，同比增长49.6%。（---达到什么样的效果？成绩）税源趋紧与税收反增,彰显了县地税局共谋发展、敢于创新的胆识和智慧，展现了县地税局逆势奋进、勇争一流的气场和魄力。（---本次材料的目的，点题） 再看其中的一段： 创新管理，建强队伍激发活力。县地税局认真践行“以人为本、人才强税”的发展理念，（---为什么？）始终坚持将人作为干事创业的关键因素来抓，积极推动制度创新、管理创新、实践创新，不断完善干部队伍管理机制(---怎么做？），激活了每一个创新细胞，充分调动了干部职工的积极性、主动性和创造性（--达到什么效果）。 根据这4W能够变幻出很多招式，在不同的材料中，这4个w 出现的顺序发生变化，顺序不一样、语气不一样，体裁就不一样。比如在总结工作中，多按照“怎么做、什么效果”这种体式，而在工作安排中，都多按照“为什么，是什么，怎么做”去组织。总之，大家下去以后，把一些好一点的文章，对照这四个w细细地看，如果你能有所体会，这个精髓你就能把握了。说起来简单，真正掌握还是需要下一定功夫的。 4.重视三方面的修改校对，解决疏忽遗漏问题。 文章写完了，并不代表写好了，要高度重视文章的修改和校队。文章是否精致、圆润，修改和校对的作用非常关键。我们要秉承“吟安一个字、捻断数茎须”的琢磨劲儿，按照以上三招，逐一对照，逐一挑刺，要改得自己觉得满意了，才能交上去。我们研究室的同志们都有这个感觉，凡属那个地方自己感觉不好的，最后都还是被领导指出来了。所以不过自己关，别想领导让你过关。同时，修改、校队反映的也是一种严谨的作风，体现的是一种负责任的态度。应该引起高度重视。 一是重视内容方面的校对。这一步是修改和角度的关键，我们一般采取通读的方式，而且是一个读，几个人在旁边听边改，效果比较好。主要内容包括：是否有错别字；是否有句语不通；是否有数据不准；是否有内容重复；是否有表达不准确；是否有标题不严谨；是否有标点不规范；是否有其它遗漏问题 二是重视易出差错方面的校对。序号校对。（1）序号的规范性校对。一般情况下，一级序号表述为“一、”；二级为“（一）”；三级为“1.”;再下面一般以“一是、二是”或者“第一、第二”来表述。可以按照上述排序原则，跳动使用，如“一、”的下一级可为“1.”。（2）序号的连续性校对。在文稿写作中，经常会在某一部分增加一条、减少一条，或者调整内容顺序等，最初起草文稿的序号往往会被打乱，形成定稿之前,应对序号的顺序进行校对,防止出现序号顺序颠倒的问题2．概括性语句中数据的校对如：“今年要重点做好六个方面的工作：”在这句话下面，对应的内容看是否为六条，这方面的校对工作很容易被忽视。装订顺序校对。正稿一般设有页码，打印装订时，应对页码进行校对；没有设置页码的，更应注意装订顺序问题。 三是重视感观方面的校对。字体校对。稿的字体有其固定性，一般来讲，主标题为方正小标宋简体加粗；主标题下副标题、日期和署名为楷体加粗；一级标题为黑体；二级为宋体加粗；三级为楷体加粗；四级为仿宋体加粗。也可按此排序原则，跳动使用。字号校对。一般来讲，主标题为二号，其它内容为三号。也可以将主标题设为小二号，其它内容设为小三号。排版校对。（1）行间距校对，一般设为26-27磅；（2）每段开头应缩进2个字间距；（3）标题一般不宜放在每页的最后一行；（4）最后一页一般不宜太单薄。效果校对。有的打印机因墨粉等原因，会出现打印质量问题，在送交领导阅处前，一定要阅览版面效果。 实事求是地讲，文稿写作的规律这在片刻之间很难讲清楚。文稿工作确实很特殊，这方面的研究很少，它不属于文化艺术，一般人没兴趣关注，大学里根本不设这门课。但是任何党政机关不管职能如何转，还是要办文办事，所以文稿能力还是机关干部的立身之本、看家本领。机关里的文稿能手大多都是后天磨练出来的，或者是通过最原始的方式---师傅传帮教带出来的。“师傅领进门、修行在个人”，如果我是师傅，我就这四招，全部教给了大家。能不能写好材料，关键还是靠自己多学、多练、多反思，尤其要靠悟，悟者，觉也，《后汉书》中讲：“未悟见出，意不自得。”就是强调要提高对事物的理解和分析能力。富兰克林曾说：“空无一物的袋子是难以站得笔直的。”肚子里有墨水，撰文才能掏得出干货。功夫下在平时，日积月累，长期坚持，才有所成。 提高思维能力需要长期训练，丰富文稿素材需要长期积累。思想、观点、素材、精彩语言和经典案例，宁可备而不用，也不要用而不备。这方面，要当“三种人”：一是做有心人。季节更替，去留无意，只有注意观察、处处留心，才会有所发现。二是做勤快人。信息更新速度越来越快，积累贵在坚持。吴官正讲：“人最大的软肋是不能坚持。”微信上发的有个段子：成功的道路并不拥挤，因为能够坚持的人不多。三是做细心人。分类整理，仔细挑选，分辨出有价值的资源。不能拣到篮子里的都是菜。做文稿工作的，养成细心的习惯非常重要，可以避免许多差错。因为我们这个工作实在是错不得，也错不起。（领导发脾气，可能就是因为小问题） 四问：文字工作的压力能小点吗？ 工作中，我确实感到文字工作者的工作压力很大：任务重、要求高，受表扬的快乐是短暂的，而压抑的情绪却是持久的。对于人生而言，有适度的压力并不是坏事，有压力才有动力。我们担心最多的是文稿写不好，怕领导不满意，这也是情理之中的事。人有所畏，有利于成长、进步。无知者才无畏。明人方孝孺说：“凡善怕者，必身有所正，言有所规，行有所限；偶有逾矩，亦不出大格。”但我们不能把压力搞的太大了，影响了身心，从工作中得不到乐趣。人一生最重要的是工作，如果工作不快乐，整个人生就失去了快乐。不讲“工作是人生价值实现的平台”这样的大话，但工作确实是养家糊口的方式，如果工作不快乐，也会影响家人的快乐和幸福。 快乐工作太重要了，尤其是文稿工作。我一直认为，好心态有利于出好文稿。心态的“态”，解字就是心大一点。我理解的意思是心要放宽。文稿工作容易把心态搞坏，因为挑刺的人多，评判标准也由别人掌握。有时又苦又累，还被人说工作没有搞好，要保持好心态实在不容易。但必须认识到，没有好心态要写好文稿更不容易。没有好心态，工作就没有激情，就难以100%地投入，要出高质量的文稿就很难了。
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