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什么是规范性文件？
规范性文件，也就是老百姓俗称的“红头文件”。在公文写作中经常会遇到，它与其他公文不同之处表现在内容和制定程序上，虽然规范性文件在文书格式上也有很严格的要求，但相对其内容而言，就是小巫见大巫了。常用的公文每一类都对应一个专门的名称和文书格式，规范性文件则不然，它的名称是不固定的，有可能一个办法是，也有可能一个通知是。怎么去判断一个文件是不是规范性文件？这就要看规范性文件它有些什么特征。
按照《山西省规范性文件制定与备案规定》第二条规定，“规范性文件，是指各级人民政府及其派出机关、县级以上人民政府所属工作部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，在法定职权范围内依照法定程序制定、发布的针对不特定的多数人和特定事项，涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务，在本行政区域或其管理范围内具有普遍约束力，能够反复适用的行政措施、决定、命令或者指示等行政规范。”
这个概念充分表达了规范性文件的特性，但确实有些累赘了，我总结了三点规范性文件的特征：
（一）法定主体
必须是行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织才有权制定规范性文件，这些有行政职权的单位又称为行政主体。一般而言，各级政府公布的行政执法主体有资格发布规范性文件。
（二）依法制定
各行政主体制定的规范性文件必须在其法定职权范围内，并且制定过程也必须合乎有关程序性规定。
法定职权可以看执法依据，这在目前开展的行政执法责任制中有要求；法定程序各地规定不同，但省一级基本上在备案方面都有法规或规章的规定，如山西省政府2004年政府第168号令《山西省规范性文件制定与备案规定》，在制定和前置审查方面各地要求不同，山西省政府2006年以政府第190号令发布的《山西省行政机关规范性文件制定程序暂行办法》就只针对省政府及其工作部门作出要求。
（三）具有普遍约束力
这里面有两层意思，首先是针对不特定的多数人，再就是能反复适用。行政机关制定的内部管理制度，技术操作规程，人事任免决定，对具体事项的通报、通知以及行政处理决定等文件，不在这一范围。
是否具有普遍约束力也是判断规范性文件的试金石。有人以是否涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务作为判断的主要标准，但我认为这一标准并不好把握，有些规定表面看来不影响行政相对人的权利，也没有专门设定公民义务，但作为行政管理措施却普遍适用，并且间接影响社会，这也应当属于规范性文件的范畴。
与规范性文件相似并且相关的有一个重要的概念，就是规范性法律文件，是指国家机关或国家机关授权的组织依法制定并发布的，以条文的形式规定一定的行为准则，具有普遍约束力、能作为法律适用依据的法律文件。除法律外，行政法规、部门规章和地方政府规章属于此类。大部分需要长期适用的规范性文件最终都会上升到规范性法律文件的高度。有关内容可以参考《立法法》。
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