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GTD入门:最重要的资源怎样管理?

2015-01-28  青米央
  2015-01-26 简七理财

  简七理财

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  文丨 简七小伙伴 Kyle

  人生中,最宝贵的就是时间了,时间一去不复返,没有任何的挽回机会。

  通常,我们会有5大管理系统:时间管理、知识管理、资料管理、财务管理、项目管理。

  这篇帖子,主要讲的就是如何利用时间去做更高效的事情——时间管理。

  一、什么是GTD?

  GTD-全称Getting things done,官方翻译为中文为“搞定”。

  这是2002年出的一本书,里面详细介绍了GTD的各种方法。

  我以前看过英文原版,也看过中文版。总的来说中文版翻译让人很难理解作者的真正表达的意思。

  英文原版倒是会学到很多很多东西。

  GTD主要讲的是如何利用自己的一天的时间,让自己有规划的利用自己的时间,用最少的时间做最多的事情。

  二、GTD能带给我们什么?

  举个栗子:

  假如,您是一个公司的一位普通职工,你的工作是整理文案和协调部门之间的工作,这个职位简称“文员”。

  当你9点到公司坐下后,你的上司会给你安排这一天需要做的事情,假如今天,给你安排了2个文案,需要你在今天之内完成。

  OK,也许你现在想到的就是我今天只要完成两个文案就OK了。

  但是,你猜中了开始,缺没猜中结局。

  当你的第一个文案写到一半的时候,另外一个同事找你,让你协调两个部门的工作,需要开会。

  当然,这个事情非常紧急,你不得不放下手里的工作去做这位同事交给你的协调任务了。

  这个协调工作结束后,已经中午12点了,第一个文案只有下午写了。

  到下午的时候,第一个文案写完已经下午4点,还有一个小时就下班了。

  到这个时候,很明显,今天的工作不能在下班前完成了。

  这个案例,在职场中应该是经常遇到的了。

  那么,如何解决这种事情呢?

  GTD,可以为我们带来解决这些事情的方法。

  三、GTD基础

  番茄工作法:

  番茄工作法的特点:一种训练集中力、注意力的工作法,能够有效率地进行学习而减少中断。

  所需工具:计时器、一张纸

  工作方法:

  首先,你需要在一张纸上写下一下内容:

  开始时间、地点、需要做的事情(清单)

  格式如下:


  当您准备开始工作的之前,请准备好在工作时可能需要的工具及水杯。

  番茄工作法的工作方法如下:

  每工作25分钟,获得5分钟休息时间,但是25分钟的工作时间是不间断的,必须持续,无论发生什么情况;也是不可分割的。

  这要一个循环,为一个番茄时间。

  3-5个番茄时间,可以进行一次长时间休息(15-30分钟)。

  PDCA循环:

  PDCA是美国戴明博士提出来的。它还有个后缀叫做“循环”。


  P(Plan)计划:包括方针和目标的确定以及活动计划的制定;


  Step1:运用思维导图(MindManager)或者头脑风分为“心智、个人发展、健康、工作、社交、财富”六块计划年计划、月计划和周计划。当然,计划目标必须符合SMART原则。

  Tips:SMART原则是指Specific(明确)、Measurable(衡量)、Attainable(可实现)、Relevant(相关)、Time-bound(时限)。

  Step2:将目标打印在一张纸上,作为制定计划的证据。

  Step3:管理每天所需要实现的目标。

  D(DO)执行:执行就是具体运作,实现计划中的内容;

  Step1:运用番茄工作法,能够集中自己的注意力,也能够强迫自己休息。

  C(Check)检查:总结执行计划的结果;

  Step1: 每做完一件事,记录它的起始时间和截止时间,计算出所花费的时间,Check是否有拖延的情况发生。

  Tips:这个方法来源于柳比歇夫时间记录。

  A(Act)改进:

  Step1: 根据Check阶段的结果,总结执行过程中的优缺点,通过改进流程的方法进行改进,通常需要把工作流程图画下来,以思考是否有改进之处。也可以尝试写SOP,从而提升效率。

  四大象限:

  1.重要并且紧急

  2.重要不紧急

  3.不重要但紧急

  4.不重要且不紧急

  这4个象限中,第一象限应该是最需要立刻马上做的事情;

  而第四象限确实可做可不做的事情。

  每当一件事发生的时候,也许是属于第二或第三现象,但是经过时间的推移,会变成第一象限,我们需要避免一件事情发展到第一象限中。

  结语

  关于时间管理上,有很多很多的方法,而PDC把零散的方法串联起,在日常沉淀中成长,看起来每天都在做同样的事情,但其实真是在平淡的过程中逐渐前进。一个好的个人管理系统应该可以起到这样的作用,不仅是把事情做完,更是做好,最重要的是,用心去做。

  更多Kyle的GTD秘诀,欢迎戳:

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