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运用“邮件合并”提高办公效率

2015-03-29  忽闻春尽
来源:excelhome 作者办公之星

运用“邮件合并”提高办公效率

在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?

其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手(文章中提供案例原文件下载)。

一、什么是“邮件合并”

什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。

显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。

二、什么时候使用“邮件合并”

我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律:

一是我们需要制作的数量比较大;

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。

三、邮件合并的三个基本过程

上面讨论了邮件合并的使用情况,现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。

()建立主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

()准备好数据源

数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是WordExcelAccessOutlook中的联系人记录表。

在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。

如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用WordExcelAccess都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。

()把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易。

四、实例详细剖析



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