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很多时候会议主持人喜欢在开场时说：「等一下希望会议上大家能畅所欲言」，于是一个人接着一个人，鼓励大家发言，轮流讨论，把会议当成议会，把发言当成会议目的。但是，慢慢的我们发现整场会议下来大家愈来愈累，直到最后好像没有时间完成有效结论？ 不是所有的会议都是一个自我表现的场合，尤其在职场上更多时候的会议是要「解决工作问题」、「推动专案进度」，这时候发言不是目的，解决问题才是。 面对职场上这些「以解决问题为目的」的会议，应该怎么开才能有效率的快速完成？应该怎么进行才不会把明明要推动工作进度的会议，变成占用工作时间的凶手之一呢？ 最近，我在国外网站发现了一张很有意思的「会议纪录格式范本」，可以免费下载，她和我们一般常见的范本很不一样，是用很具体的概念来设计开会方法，改善传统缺乏效率的会议流程，依照这张范本的设计去规划会议、执行会议，确实能够很明确的减少那些浪费生命的开会时间。 有兴趣的朋友，可以到 amazemeet 这个网站，去下载他的 Meeting Facilitator Canvas，这是该位站长特别设计的会议格式。 透过登录自己的邮件，AmazeMeet 就会寄送一封信给你，里面包含了 PDF 与 Word 版本的 Meeting Facilitator Canvas 下载连结。 Word 版的优点是可以自己修改与填写内容，而 PDF 版除了可以直接列印，还包含了更丰富的使用教学，仔细说明了他如何可以增加「有效会议」的方法。 如果你是从一两年前就开始追踪电脑玩物的文章，那么应该有看过我写的「如何建立有效会议记录？ Evernote 会议笔记范本格式心得」一文。那时候我就在 Evernote 上尝试建立有效的会议纪录范本。 而在看过前面推荐的 Meeting Facilitator Canvas 这个开会格式后，我也尝试改良了自己在 Evernote 上的会议笔记。如果你对我改良后的 Evernote 专用会议记录范本有兴趣，也可以到网站下载我的 Evernote 会议笔记范本。 下面，就让我辅以自己的开会经验，来说明这个特制会议记录格式的使用方法与意义。 首先 Meeting Facilitator Canvas 这张会议记录格式强调在「开会前」应该要完成「会议目标」、「与会者」、「会议任务议程」三项设计，这看起来很普通？但其实有一些填写的诀窍。 1. 会议目标不是会议名称 「会议目标」填写时一定要很明确，仔细一点比较好，不要像以前只是取一个会议名称，而应该真的把开会的目的「论述」出来，写成一段话来阐述这次开会要解决的关键问题是什么？我们尝试在这次会议获得什么程度的结论？达成这个会议目标可以推动什么进展，如果没有达成会怎么样？ 2. 不需要大家都来开会，确定每个人的会议功能 接着在「参与者」的部分也不要像以前一样只是写上谁要开会，而应该要列举每个与会者的「可能贡献」、「会议功能」，这样一来过滤掉不需要参与的人避免浪费他们时间，二来也可以发现要解决会议目标时我们还漏掉了哪些人，可以即时补上邀请。 3. 检验出那些不需要开的会议 Meeting Facilitator Canvas 设计者在这个步骤还提供了一个很有用的建议，如果当我们在构思会议目标、规划参与者功能时，发现无法归纳有效的核心问题？无法凑足有效与会者？那么很有可能这次会议是「不值得开的」，应该在这时候就立刻取消这类无效会议。 将「会议目标」进行明确论述，找出会议要解决的核心问题是什么？ 然后「与会人」具体列举出每个人的功能，其实就是在研判这些人的合作是不是真的可以解决那个核心问题？ 4. 规划议程不是发言顺序，而是任务分配 有了这样的设定后，尽快先进行「会议任务议程」的规划，但这里千万不要像以前那样只是把每个人的发言顺序写上去，相对的，我们应该写的是「如何解决那个核心问题」的讨论流程。 Meeting Facilitator Canvas 范本中建议大家写出：谁可以负责主导哪一段讨论？这一段讨论解决核心问题的哪个步骤？这一段讨论适合多少时间内解决？ 5. 不要只给与会者开会时间和地点 把这样一个前制作业的会议规划先寄给与会者看，让他们知道自己负责的任务、限制的时间，以及请他们对会议目标提供修正建议。在会议前先利用线上沟通进行这些前置作业，就能让开会时更准确迅速的完成目的。 可以说，「开会前」的那些规划是最重要的，会议记录应该在开会前就开始进行，这样才能用更短的时间完成有效的会议，只是我们常常忽略了这个先行步骤。而使用这样一个范本的好处，就是提醒自己去确实的完成这些前置作业。 6. 比会议记录更重要的是？会后行动 那么真正开会中呢？这里提供了两个栏位，一个是填写「重要会议记录」的栏位，除了把开会中重要的发言写下来，也最好能够注记是谁说的，并且明确写下针对前面每个问题的最终结论是什么。 另外一个则是「会后行动」的栏位，我在笔记里故意把他排在会议记录的上方，是有统整的意思，每一次会议结束，除了保留记录，更重要的是从讨论的过程与结论中总结出「之后要做什么？」 会后行动才是所有会议的最终目的，所以要把谁？什么时候？要完成哪个行动？具体的列举在会议记录上，最后寄发给所有与会者追踪并执行任务。 Meeting Facilitator Canvas 提供了一个有效会议的流程、记录规范，这个规范帮助每一个与会人「提前思考」、「明确目标」、「限制时间」，让会议往一个确定的方向前进，也就能真正在不浪费的时间中完成任务。 而我从 Meeting Facilitator Canvas 改成使用 Evernote 做会议笔记的好处有二，其一是这样的数位笔记便于分享，甚至在 Evernote 加入 Work Chat 功能后也开始适合协同合作。其二则是我可以把各种档案资料连结或插入笔记中，方便大家参考。 我通常会在会议前先制作这份 Evernote 会议笔记，然后分享给与会者，开会过程中依照规划快速进行，并且我即时在笔记上完成记录，在大家讨论结论时我总结出「会后行动」，于是当大家要离开会议室时，我已经可以立刻把这份会议笔记寄给大家，分配接下来的任务了。 |
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