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Excel使用手册

2015-04-12  昵称22868...

Excel使用手册

第一讲、键盘高手——使用快捷键 第一讲、键盘高手——使用快捷键 ——
逸凡云:懒人用鼠标,高手用键盘?,大凡高手从来不依赖鼠标,他们更偏爱键盘。在输 入数据时尽量少用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。下面是一些常用的 Excel 快 捷键: Ctrl+箭头键 移动到当前数据区域的边缘。 (用鼠标实现此功能的方法参见本手册“鼠标高手 ) 鼠标高手” 鼠标高手 Home 移动到行首


。 Ctrl+Home 移动到工作表的开头。 Ctrl+End 移动到工作表的最后一个单元格,该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。 Enter 在选定区域内从上往下移动。 Shift+Enter 在选定区域内从下往上移动。 Tab 在选定区域中从左向右移动。如果选定单列中的单元格,则向下移动。 Shift+Tab 在选定区域中从右向左移动。如果选定单列中的单元格,则向上移动。 Alt+Enter 在单元格中强制换行。 (逸凡注:这个功能很实用,一定要记住!不要再去用空格将文本挤 逸凡注: 逸凡注
到下一行了)

Ctrl+Enter 先选定单元格区域,输入完后按住 Ctrl 回车将当前输入项填充至选定的单元格区域。
1:同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据 同时在多张工作表的同一单元格区域 链接 1:同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据 按住 Ctrl 选定需要输入数据的工作表(可多张), 再选定需要输入数据的单元格或单元格区域,键 入或编辑相应的数据,回车。

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链接 2:在其他工作表中输入相同的已有数据 选中含有输入数据的源工作表,以及复制数据的目标工作表,选定包含需要复制数据的单元格, 在【编辑】菜单上,指向〖填充〗,再单击“至同组工作表”。

Ctrl+D 向下填充。 Ctrl+R 向右填充。 F4 或 Ctrl+Y 重复上一次操作。
链接: 链接:在编辑公式时选择要更改的引用,按 F4 可切换引用类型(指绝对引用、相对引用) 链接: 鼠标高手” 链接:用鼠标实现此功能的方法参见本手册“鼠标高手 鼠标高手

Ctrl+Z 撤消上一次操作。 Ctrl+;(分号) 输入日期。 Ctrl+Shift+:(冒号) 输入时间。 Alt + =(等号) 用 SUM 函数插入“自动求和”公式。 Ctrl+C 复制选定的单元格。 Ctrl+C,紧接着再按一次 Ctrl+C 显示 Microsoft Office 剪贴板(多项复制与粘贴)。 Ctrl+X 剪切选定的单元格。 Ctrl+V 粘贴复制的单元格。 Ctrl+~ 在显示公式和计算结果之间切换。
逸凡注:在英文、智能 ABC 输入状态下有效,极品五笔、全拼状态下无效,其他未测试。 逸凡注

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Ctrl+F9 将工作簿窗口最小化为图标。 Ctrl+F10 最大化或还原选定的工作簿窗口。 PrtScr 将屏幕图片复制到剪贴板中。 Alt+Print Screen 将当前窗口的图片复制到剪贴板中。(注:如果要复制单元格区域为图片请使用“照相机”功能) Ctrl+空格键 选定整列。 Shift+空格键 选定整行。 Ctrl+A 选定整张工作表。 Ctrl+Shift+"(双引号) 将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏。 Ctrl+shift+8 选定当前区域(逸凡注:等同于使用“定位——当前区域”功能)。 Ctrl+'(撇号) 将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏。 Ctrl+9 隐藏选中单元格所在行(取消隐藏用 Ctrl+Shift+9) Ctrl+0 隐藏选中单元格所在列(取消隐藏用 Ctrl+Shift+0)

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第二讲、懒人懒到底 第二讲、懒人懒到底——使用鼠标 使用鼠标

什么?“懒人用鼠标,高手用键盘”?让那些高手用键盘去吧,我们懒人的口号是: 要懒就懒到底,能用鼠标的地方就不用键盘,懒要懒得专业,懒得有技术含量,懒就要懒 出境界来。以下是使用鼠标的常用技能: ☆ 移动单元格 选定目标单元格区域,将鼠标移到单元格区域的边缘,拖动至目标区域。 ☆ 复制单元格 选定目标单元格区域,将鼠标移到单元格区域的边框,按住 Ctrl 拖动至目标区域。 ☆ 在同一行或列中填充数据 用鼠标拖动填充柄经过需要填充数据的单元格,然后释放鼠标按键。如果要按升序排 列,请从上到下或从左到右填充。如果要按降序排列,请从下到上或从右到左填充。
如果复制的数据类型是 Excel 中可扩展的数据序列, 如数字、 日期或其他自定义填充序列, 注释: 在复制过程中这些数据将在选定区域中递增而不是原样复制。如果发生了这种情况,请重新选定原始数 据,再按住 Ctrl,然后拖动填充柄进行复制。 技巧 1:如果旁边列有数据,那么向下填充数据时也可双击填充柄来向下填充。 技巧 2:可通过选择“自动填充选项” 充格式”或“不带格式填充” 。 技巧 3:使用鼠标右键拖动填充柄。会有什么效果呢??试试看。 来选择填充所选单元格的方式。例如,可选择“仅填

☆ 删除单元格内容 删除单元格内容 用鼠标向内拖动填充柄经过需要删除的单元格,然后释放鼠标按键。 ☆ 快速移动至数据边界 快速移动至数据边界 将鼠标移至活动单元格/区域的边缘, 鼠标指击变成四向箭头时双击鼠标左键即可。 双 击左边缘快速跳至当前数据区域的最左边,其余类推。 ☆ 设定合适行高列宽 如果某单元格未完全显示, 双击该列列标题的右边界, 可以设置为“最适合的列宽”。 如果某单元格分行后未完全显示,双击该行行标题的下边界,可设置为“最适合的行 高” 。

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第三讲、双剑合璧——鼠标键盘组合 双剑合璧——鼠标键盘组合 ——

鼠标键盘联用来完成某些功能将大大提高操作效率, 有诗为证: 鼠标键盘, 外设至尊, 联袂江湖,谁能相抗,双剑合璧,谁与争锋。 ☆ 快速选定单元格区域 按住 Shift 键,将鼠标移至活动单元格/区域的边缘,鼠标指击变成四向箭头时双击活 动单元格(区域)的边缘,可快速选定活动单元格区域至此行或此列中下一个空白单元格 为止。 ☆ 选取连续单元格区域 先选取单元格的起始单元格,再按住 Shift,点击目标单元格区域的最后一个单元格, 将选取一个以起始单元格为左上角,最后单元格为右下角的矩形区域。
链接 1:扩展选定的单元格区域 按下 F8,再点击鼠标或按下方向键,可增加或减少单元格选定区域。按 Esc 或 F8 退出扩展模式。 链接 2:选取两张或多张相邻的工作表 先选中第一张工作表的标签,再按住 Shift 单击要选取的最后一张工作表的标签

☆ 选取不连续单元格区域 先选中第一个单元格或单元格区域,再按住 Ctrl 选中其他的单元格或单元格区域。
链接 1:选取两张或多张不相邻的工作表 单击第一张工作表的标签,再按住 Ctrl 单击其他工作表的标签。

☆ 插入单元格 按住 Shift,拖动填充柄 ☆ 跨工作表移动单元格 跨工作表移动单元格 将鼠标移到单元格区域的边缘, 按住 Alt 拖动鼠标到目标工作表的标签后至目标区域后 释放鼠标。 ☆ 调换单元格的顺序 调换单元格的顺序 单元格 按住 Shift,将鼠标移到单元格区域的边缘拖动单元格至目标单元格 前三讲总结: 前三讲总结:
总体原则是:输入数据时多用键盘快捷键,操作时多用鼠标,尽量少在鼠标和键盘之间切换。不 管是菜鸟还是高手,如果偏执地使用鼠标或键盘,那就是偏执狂了!

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第四讲、 第四讲、Excel 的枷锁

Excel 并不是辽阔无边的大草原,可让你信马由缰。因设计所限,Excel 有很多限制, 在此仅举出一些常见的限制,有空可以了解一下,应知应会的知识点已用蓝色标记。 1、工作表和工作簿限制
工作表大小 列宽 行高 单元格内容(文本)的长度 工作簿中的工作表个数 工作簿中的颜色数 工作簿中的单元格样式种类 工作簿中的名称个数 窗口中的窗格个数 缩放范围 排序引用的个数 撤消层次 65,536 行乘以 256 列(office2007 可实现 100 万行、16000 列) 255 个字符 409 磅 32,767 个字符。单元格中只能显示 1,024 个字符;而编辑栏中可以显 示全部 32,767 个字符。 受可用内存的限制 56 4,000 受可用内存限制 4 10% 到 400% 单个排序中为 3,如果使用连续排序则没有限制 16

2、工作组中的限制
可同时打开和使用一个共享工作簿的用户人数 修订记录保留的天数 在共享工作簿中可突出显示的单元格个数 256 32,767(默认为 30 天) 32,767

突出显示修订处于打开状态时,用于标识不同用户 32(每个用户用一种颜色标识。当前用户所作更改 所作修订的颜色种类 用海军蓝突出显示)

3、计算时的限制 数字精度 最大正数 最小负数 最小正数 最大负数 公式内容的长度 15 位 1.79769313486231E308 -2.2250738585072E-308 2.229E-308 -2.2250738585073E-308 1,024 个字符 单元格中可键入的最大数值 9.99999999999999E307

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迭代次数 工作表数组个数

32,767 受可用内存限制。另外,数组不能引用整个列。例如,数组 不能引用整个 C:C 列或 C1:C65536 区域。然而,数组可以 引用区域 C1:D65535,因为此区域比最大工作表的大小少一 行,且未包括整个 C 或 D 列。 2,048 30 7 329 1900 年 1 月 1 日 (如果使用 1904 年日期系统, 则为 1904 年 1 月 1 日) 9999 年 12 月 31 日(呵呵,以前有个千年虫,以后会有万年虫否?) 9999:59:59

选定区域个数 函数的参数个数 函数的嵌套层数 可用工作表函数的个数 计算允许的最早日期 计算允许的最晚日期 可以输入的最大时间

4、数据透视表规范
工作表上的数据透视表 每字段中唯一项的个数 数据透视表中的行字段或列字段个数 数据透视表中的页字段个数 数据透视表中的数据字段个数 受可用内存限制 32,500 受可用内存限制 256(可能会受可用内存的限制) 256

5、图表规范
图表引用的工作表个数 图表中的数据系列个数 二维图表的数据系列中数据点个数 三维图表的数据系列中的数据点个数 图表中所有数据系列的数据点个数 数据透视图报表中的页字段个数 数据透视表中的数据字段个数 255 255 32,000 4,000 256,000 256(可能会受可用内存的限制) 256

6、其它 自定义格式的条件 名称的的最大长度 工作簿间的引用只能是绝对引用不能是相对引用 不能设置同一单元格格内两行文字的间距,同一行字的字间距 3个 255 个字符

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第五讲、 的应具备的良好习惯 第五讲、使用 Excel 的应具备的良好习惯

不好的使用习惯就极大地降低你的工作效率,让你事倍功半。下面谈谈本人使用 Excel 的一些体会。 一、 同一对象请使用同一名称,而不要使用简写、别称,以便使用函数查找,引用,

如果你使用过 vlookup 等函数你就可体会到这个习惯的必要性。同理,不同部门间对同一 对象亦应统一名称或编码,以利数据的传递、引用。 二、 排版时不要在字符串的前后插入空格,尽量使用对齐功能来排版,以便使用函

数查找、引用。 三、 在要使用公式的单元格,尽量不使用合并单元格功能(可使用跨列对齐来居

中) ,以便填充公式、排序、筛选。 四、 标题列。 五、 数字及文本的对齐方式请使用 Excel 默认的格式,即数字靠右对齐,文本靠左 排版时使用顶端标题行、 标题列功能, 而不要笨拙、 野蛮地强制性插入标题行、

对齐。数字使用千位分隔符。 六、 七、 学会使用拆分窗口功能,免除为看到标题行而大量滚屏,以提高工作效率。 工作簿内工作表较多时,使用工作表标签的快捷菜单,快速选取工作表。

逸凡注:通过用鼠标右键单击标签滚动按钮,显示快捷菜单。

八、 九、

经常使用快捷键,提高工作效率。 在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式,

请使用组合工作表功能,以提高效率。 (具体使用方法参见本手册的“键盘高手” 键盘高手” 键盘高手 ) 十、 在要进行乘除等运算时,要养成在公式的最外层使用 round 函数的习惯,以免

出现四舍五入的误差。 十一、 在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A 等错误,而其它单元格又需对此 单元格进行运算时,要养成使用 if 和 ISERROR 函数消除错误值的习惯。 十二、 要对工作表进行临时性排序时, 养成添加序号列的习惯, 以便恢复原来的顺序。 十三、 当工作表要提交他人(多人)填写时,养成保护工作表、锁定单元格以及对特 定单元格设定数据有效性的习惯,以避免他人的错误操作影响报表的汇总。 十四、 养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。

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第六讲、实用功能介绍及技巧之一 第六讲、实用功能介绍及技巧之一

Excel 的功能太多了,一一讲解的话那就是一块厚厚的砖头,而不是培训手册了。所 以本讲仅介绍 Excel 一些常用的功能和相关的技巧。下面按菜单顺序选取常用的功能进行 介绍。 一、设置顶端标题行\左端标题列 设置顶端标题行\ 操作: 【文件】→〖页面设置〗→“工作表”选项卡 ☆ 选中“行号列标”复选框,打印行号列标; ☆ 若要在每一页上打印列标题,请在“打印标题”下的“顶端标题行”框中,选取 列标志所在行,然后单击“打印” 。
逸凡注:你是否干过这样的傻事:为保证打印的工作表的每一页都有表头,就在每隔十几二十行 复制一个顶端标题行??我也这样做过,嘿嘿 : )P。

☆ 若要在每一页上打印行标志,可在“打印标题”下的“左端标题列”框中,输入 行标志所在列的列标,然后单击“打印” 。

二、选择性粘贴 操作: 【编辑】→〖复制〗【编辑】→〖选择性粘贴〗或点右键→〖选择性粘贴〗 、 复制就不多说了,快捷键为 Ctrl+C。注意:不能对多重数据区域使用复制剪切命令。
技巧: 技巧:选择要复制的单元格、图表等对象,按住 Shift,点击【编辑】菜单,该菜单会出现一个〖复 制图片〗的子菜单,点击后出现“复制图片”的对话框(如下图,如选“打印效果”则不会有网格线) , 点击确定,然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。链接:按住 Shift 键点击“文件”菜单,原来 链接: 链接 的“关闭”菜单项就变成“全部关闭” ,可关闭全部工作簿。

名称: 作者: QQ:
复制图片对话框

逸凡账务系统 龙逸凡 392028647

名称: 作者: QQ:

逸凡账务系统 龙逸凡 392028647
“照相机”的效果

“复制图片”的效果

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链接: 链接:也可使用“照相机”功能复制单元格为图片,两者效果差不多。只是“复制”出的图片无边 框,见上图。 “照相机”照出的图片在 Excel 里会随着源数据的变化而变化, “照相机”不能复制图表。 关于“照相机”的使用请参见本手册的“实用功能介绍及技巧”的“自定义工具栏”部分。

选择性粘贴是一个非常实用的功能,下面介绍常用的几个选项:

1、

粘贴公式

当复制公式时, 单元格引用将根据所用引用类型而变化。 如要使单元格引用保证不变, 请使用绝对引用。 2、 粘贴数值

☆ 将单元格中的公式转换成计算后的结果,并不覆盖原有的格式; ☆ 仅粘贴来源数据的数值,不粘贴来源数据的格式 3、 粘贴格式

复制格式到目标单元格。但不能粘贴单元格的有效性。
,也可 链接 1:选择含有要复制格式的单元格或单元格区域,单击“常用”工具栏上的“格式刷” 复制单元格或区域的格式。格式刷适合复制比较复杂的格式,而 F4 或 Ctrl+Y 只适合重复单一的格式设 置。 链接 2:若要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置,请双击“格式刷”按钮。当完成复制 格式时,请再次单击该按钮或按 Esc 以关闭格式刷。 链接 3:若要复制列宽,请选定要复制其列宽的列标,再单击“格式刷”按钮,然后单击要将列宽 复制到的目标列标。

4、

粘贴时运算

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可对粘贴对象进行加减乘除运算,如:A1 单元格数值为 2,复制 A1 单元格,选定 B5: E7 区域,进行下列操作:选择性粘贴--运算--乘,则 B5:E7 单元格的数据变成原来的 2 倍。其余运算类推。
技巧: 技巧:如果某单元格区域的数字已设成文本格式,无法对其进行加减,可在某空白单元格输入数 值 1,复制数值为 1 的单元格,再选定目标区域,选择性粘贴→乘,即可将文本格式的数字转换为数字 格式。另:用除 1 或加减零都可转换。同理,使用“选择性粘贴→乘”的功能将单元格区域的数字转换 正负号、将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位是非常方便的! 链接: 链接:还可以在不改变数据原值的情况下把报表转换为以千元或万元为单位显示,其方法请参见 本讲第十二项《设置单元格格式》中的技巧 7:Excel 中的变形术 技巧 中的变形术。

5、

跳过空单元

防止用复制的空白单元格替换数据单元格。 6、 转置

复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列,而复制区域的最左列将显示于粘贴 区域的顶行,很方便哦。 7、 有效性

粘贴单元格的有效性条件。
技巧: “全部”和“边框除外”选项也可复制数据有效性设置。 技巧:

三、查找、替换 查找、 操作: 【编辑】→〖查找、替换〗 可查找(替换)某特定格式或某文本;可在整个工作簿内查找(默认为仅在工作表内 查找) ;可设定是否区分大小分、全角半角等。 查找内容中可使用“?”“*”等通配符,用法见下图。 、 通配符类型 ?(问号) *(星号) 用法 任何单个 单个字符 单个 例如,sm?th 查找“smith”和“smyth” 任何字符数 例如,*east 查找“Northeast”和“Southeast”

查找* 技巧 1:查找*或?符号本身 在 * 和 ? 前加 ~ 即可使它们失去通配符的作用,如:要查找“*”那么在查找内容里输入“~*” 即可;要查找“lhm?88”请输入“lhm~?88”。

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将工作表中包含某字符串( 逸凡账务系统” 技巧 2:将工作表中包含某字符串(如“逸凡账务系统”)的多处单元格一次性设置为某格式 方法 1: 【编辑】→〖替换〗 ,在替换对话框点击“选项” ,查找内容和替换内容均输入“逸凡账务 系统” ,在“替换为”那一行的“格式”中设置你需要的格式,再点“全部替换” 。 方法 2: 【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找全部”→按 Ctrl+A,再 设置需要的格式退出。 方法 3: 【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找下一个”→设置格式(不 要退出查找对话框)→双击格式刷→点“查找全部”→按 Ctrl+A→关闭退出。

四、定位 操作: 【编辑】→〖定位〗 什么是定位?定位就是 Excel 替你选定符合你所设定位条件的单元格。此功能的快捷 捷为 Ctrl+G, 打开定位对话框后单击 “定位条件” 按钮可选择包含特殊字符或条目的对象、 批注或单元格。这是一个很实用的功能,大家一般都不太用,即使是经常使用 Excel 的朋 友也不常用。下面介绍一下它的一些常用选项:

若要选择包含批注的单元格,请单击“批注” 。 若要选择包含常量的单元格,请单击“常量” 。 若要选择包含公式的单元格,请单击“公式”
逸凡注:常量和公式选项又有数字、文本、逻辑值、错误等子选项可选。 逸凡注

若要选择空白单元格,请单击“空值” 。

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若要仅选择区域中可见的单元格,虽然该区域也跨越隐藏的行和列,请单击“可见单 元格” 。 若要选择当前区域 当前区域,如整个列表,请单击“当前区域” 。 当前区域
注释:当前区域 注释:当前区域指填写了数据的区域,该区域包括当前选定的单元格或单元格区域。该区域向四 周扩展到第一个空行或空列。 技巧: 技巧:如果要选定一个很大的区域,建议使用定位功能。如要定选 A1:D20000 区域,为避免大量 滚屏,可以直接在定位对话框的“引用位置”直接输入 A1:D20000 即可。当然也可先选定 A1 单元格, 然后拖动滚动条到 20000 行,然后按住 Shift 选定 D20000 单元格即可

五、插入行、列 插入行、 操作: 【插入】→〖行、列〗 这个功能就不介绍了。 建议在【工具】→〖自定义〗里将“插入行”“插入列”的命令按钮拖动到工具栏。 、
技巧: 技巧: 插入多行:选定需要插入的新行之下相邻的若干行。选定的行数应与要插入的行数相等; 插入多列 选定需要插入的新列右侧相邻的若干列。选定的列数应与要插入的列数相等。 结合选定不连续的单元格,也可以一次性在不同的地方插入行或列。如选定 A2:A4 以及 A11:A15 单元格区域,然后使用插入行命令可在原第 2 行前插入 3 行,在原第 11 行数据前插入 5 行。

六、插入工作表 操作: 【插入】→〖工作表〗 此功能为插入空白工作表。也可在工作表标签点鼠标右键,点击“插入” ,然后选择 “工作表”即可插入空白工作表。也可使用下面链接 1 的方法复制空白工作表。 链接
链接 1:点击工作表标签,直接拖动工作表标签可移动工作表的顺序;按住 Ctrl 拖动鼠标可复制 工作表到本工作簿。 ,使 链接 2:如果工作簿里工作表较多,可以在工作表标签点鼠标右键,点“移动或复制工作表” 用此方法在较多工作表时移动很方便直观。如果点“移动或复制工作表”并将“建立副本”的选项勾上, 选择要移动至工作簿,即可将工作表复制到其它工作簿。

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七、插入图表 操作: 【插入】→〖图表〗 选定数据区域,点击图表向导 或【插入】菜单→〖图表〗 ,根据图表向导的提示,

可完成简单的图表设置。此功能内容的详细介绍计划在《龙逸凡培训手册》之飞龙在天以 专题介绍。或登录 club.excelhome.net 的图表版的精华区下载相关资料学习。

八、插入符号 操作: 【插入】→〖符号〗 使用此功能可插入一些键盘、软键盘上没有的符号。如 若要输入 ? € 0128 在数字键盘键入此代码 请按住 Alt 并在数字键盘键入此代码 0165(这是人民币符号哦,一定要记住,不要再用¥来代替了!)

另: 万分号?的快捷键为 2031 Alt+x(逸凡注 先在 word 文档内输入 2031, 逸凡注: 然后按住 Alt+x,
输入的 2031 自动变为?),或在 Excel 内(Word 内也行)按以下操作: 【插入】菜单--〖符

号〗子菜单,在字体:Lucida Sans Unicode,子集为“广义标点”中选取。
技巧: 技巧:如果你需要经常输入某个生僻的字符,你可以在【工具】菜单→〖自动更正选项〗子菜单 将某字符串设置为自动替换为该字符,这样可大大提高效率。 ,既可采用自动更正的 链接: 链接:如果要经常输入某字符串,如“逸凡账务系统是个 Excel 财务软件” 方法也可采用手工造词来达到快速输入的目的。此方法在 office 其他软件里同样适用。

八、插入分页符 操作: 【插入】→〖分页符〗 在要插入水平或垂直分页符的位置下边或右边选中一行或一列, 单击右键, 再单击 “插 入分页符” 。
链接: 链接:删除分页符 选定插入的分页符后的那行/列,点击“插入”菜单,此时的“分页符”已变成“删除分页符” , 点击即可删除分页符。

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九、插入函数 操作: 【插入】→〖函数〗 函数是 Excel 最强大最实用的最迷人的功能之一。什么是函数呢?函数是一些预定义 的公式,通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。如果你不太 理解这句话,你就把函数理解为“函数就是能完成特定功能的字符串,这些字符串已经预 设了公式。要使用它,必须得按照既定的格式来使用,否则它就无法完成这些特定功能” 。 函数的结构以等号 (=) 开始,后面紧跟函数名称和左括号,然后以逗号分隔输入该 函数的参数,最后是右括号。函数可以嵌套使用,但嵌套层数最多为七级。 在使用函数时必须注意函数中的引用类型。如果需要多行或多列地复制公式,那么请 使用相对引用或正确的混合引用。函数中可以使用预先定义的名称或行列标志。具体用法 请参见 Excel 的联机帮助。
链接:在编辑公式时选择要更改的引用,按 F4 可切换引用类型。

下面简单介绍一下本人认为必须掌握的函数: and、 sum、 if、 or、 sumif、 dsum、 countif、 vlookup、round。其它常用函数拟在《龙逸凡培训手册》之飞龙在天详述。或直接到 club.excelhome.net、www.officefans.net 的函数版面的精华贴下载各网友总结的精彩实 例。 双击打开下表参看具体实例:
if函数 if函数 if函数是公式中的智能开关,也可以说是组合公式的指挥部,它对数值和公式进行条件检 测,执行真假值判断,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果

语法格式: 语法格式: if(检测条件,检测条件为值时返回的值,检测条件为假时返回的值) 注:检测条件可以是多条件,实例请参见and函数 姓名 职工A 职工B 职工C 职工D 职工E 男 女 男 男 女 性别 工资 800.00 3,600.00 4,300.00 900.00 2,900.00 高工资 高工资 判断1 判断2 低工资 高工资 高工资 低工资

注: 假设工资低于1000的为低工资,高于3000的为高工资

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十、插入名称 操作: 【插入】→〖名称〗 定义名称有如下好处: 减少输入的工作量、使公式更简洁、使人们更容易理解公式的含义、突破 Excel 对函 数的嵌套层数仅为七层的限制(类似于使用辅助单元格)、使用某些特殊的函数(如 EVALUATE、GET.CELL) 使用方法: 【插入】→〖名称〗 ,再单击“定义” 。在“在当前工作簿中的名称”框中, 输入公式的名称。在“引用位置”编辑框中,键入“=” (等号)和公式内容或常量数值。 注意:名称的第一个字符必须是字母或下划线,名称中不能有空格,可以用下划线和 句号作单词分隔符,名称中不区分大小写,名称最多可以包含 255 个字符。
数据有效性条件中不能使用对其他工作簿或工作表的引用, 定义名称就可绕过此限制。 使用定义名称就可绕过此限制。 技巧 1: 数据有效性条件中不能使用对其他工作簿或工作表的引用, 使用定义名称就可绕过此限制 举例说明: Sheet1 的 A1 单元格仅限于输入 sheet2 表 B1:B20 单元格区域的数值,如果你在 A1 单元格的数据 有效性中定义其允许序列的来源为 sheet2!B1:B20,系统会提示:数据有效性条件中不能使用对其他工 作簿或工作表的引用。此时你将 sheet2!B1:B20 定义为名称“数据 A” ,然后将 Sheet1 的 A1 的有效性 设置为序列“=数据 A”即可搞定。 技巧 2:定义的名称可引用多个工作表中的单元格或单元格区域 方法和定义名称一样,只是最后一个步骤有所不同: 单击需要引用的第一个工作表的标签,按住 Shift 同时单击需要引用的最后一个工作表的标签, 选定需要引用的单元格或单元格区域,得出类以“=Sheet1:Sheet3!$B$3:$B$8”的公式。 技巧 3:将已有行列标志作为名称使用 在创建需要引用本工作表中数据的公式时,可以使用工作表中的列标或行标来引用数据,此时引 用数据不必定义名称,直接使用列标或行标即可。默认情况下,Excel 不会识别公式中的标志。若要在 公式中使用标志,在【工具】菜单→〖选项〗→“重新计算”选项卡, “工作簿选项”之下,选中“接 受公式标志”复选框。 如果工作表中有层叠列标,即一个单元格标志的下面紧接着一个或多个标志。在公式中可以使用 层叠标志来引用工作表中的数据。 例如下图表中的公式使用层叠标志来分别计算工资 1 与工资 2 列的和。

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管理人员 工资1 工资2 1 1001 =SUM(管理人员 工资1) 2 1002 =SUM(管理人员 工资2) 3 1003 4 1004
链接: 三维引用是指对跨越工作簿中两 链接:在多个工作表中命名单元格实际上就是使用了三维引用。三维引用 三维引用 个或多个工作表的区域的引用。三维引用在对多工作表的同一单元格或单元格区域进行计算时很实用。 例如:需对 sheet1 到 sheet30 工作表的 B20 单元格求和,不必使用=sheet1!B20+ sheet2!B20+…+ sheet30!B20 公式,只需使用=sum(sheet1:sheet30!B20)公式即可。

十一、 十一、插入超链接 操作: 【插入】→〖超链接〗 在一个工作簿有很多工作表时,用这个功能做目录时很实用。超链接也可链接到其他 文件或网页。总之,您可创建指向新文件、现有文件或网页、网页上的某个具体位置和 Office 文件中的某个具体位置的超链接,也可创建指向电子邮件地址的超链接。还可指定 在将鼠标指针停放在超链接上时显示的提示。比较简单,不详述。
技巧: 技巧:在插入了超链接的单元格单击一次为用于跟踪,单击并按住不放可选定该单元格。 链接:在单元格中还可使用 HYPERLINK 函数创建超链接,两者最终效果一样,HYPERLINK 函数更灵 链接 活,但“插入超链接”的适用范围更广。

十二、设置单元格格式 十二、设置单元格格式 操作: 【格式】→〖单元格〗 单元格格式可设置数字格式、对齐格式、字体、边框等格式。 1、“保护”选项卡 “锁定” :保护所选单元格以避免更改、移动、调整大小或删除。只有在保护工作表 时锁定单元格才有效。若要保护工作表,请指向【工具】菜单上的〖保护〗 ,单击“保护工 作表” ,再选中“内容”复选框。 隐藏:隐藏单元格中的公式,以便在选中该单元格时在编辑栏中不显示公式。如果选 择该选项,这只有在保护工作表时隐藏公式才有效。若要保护工作表,请指向【工具】菜 单上的〖保护〗 ,单击“保护工作表” ,再选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。

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