《永乐文档一体化管理软件》及应用

《永乐文档一体化管理软件》及应用

　　

《永乐文档一体化管理软件》及应用

系统概述：

此系统是从档案管理的实际情况出发而研发，在总体上，力求简明、实用和功能完备；在操作风格上，尽可能地向大家所熟悉的、微软的产品靠近。它具有文档一体化功能，机关档案室可以从收、发文登记开始管理，以归档类目为桥梁，通过归档操作，最终完成归档工作。此系统启运方便快捷，双击桌面上的快捷图标即可（系统的初始默认姓名是“LAMS”（大小写均可），口令是“2000”）。

――文书档案

一、文书档案子系统的启动

文书档案管理子系统是该软件的核心，它包括文件级和案卷级管理、报表输出和件的二级目录四个功能模块，用户可以直接点击“WD”（文书档案管理）按钮来打开此子系统。点击文件级管理模块，进行文件级的数据录入。

二、数据的录入

1）档号：是以字符的形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码（字符的格式是：XXXX－XXXX－XXX－XXXX－XXXX，要求的字符位数是4-4-3-4-4，位数不足的，前面用“0”填足）。相对应的是：

①凡是执行《归档文件整理规则》，即以件为单位整理的档案，其档号的编制格式为：“全宗号－年度－保管期限号－机构（问题）代号－件号”，如“市政府办公室2004年度永久第一件”所编档号为：0501-2004-001-0000-0001，0501为全宗号、2004是年度号、001是保管期限号，0000是机构（问题）代号（因为我们采用的是二级分类方案，“机构（问题）代码省略，所以以“0000”来代替）、0001是件号。

②对已装订成卷的档案编号的格式有两种，一种是案卷级，其编制格式为：“全宗号－年度－目录号－案卷号”，如“市政府1996年永久第一卷的档号为：“0501-1996-001-0001”，0501为全宗号，1996为年度号，001为目录号（如果本单位的档案门类较多，同样是作为永久保管的档案，其目录号不一定都是“001”，也可能是004、005或者其他），0001为案卷号（表明这是这一年度的第一卷永久卷）；二是文件级的档号，其编制格式为“全宗号－年度号－目录号－案卷号－文件页号”，如“市政府1996年永久第一卷第一份文件”的编制档号为：“0501-1996-001-0001-0001”，此档号的最后一组四位数就是第一份文件在此卷中所在的页码号。在输入时，如发现档号输入错误，可移动光标重新输入正确的数字，不需要删除原先的错误数据。　

档号构成中的一杠“－”，是为了便于区分其构成而自动设置的显示格式，不需要用户输入。在数据输入过程中，每新增一条记录，系统会自动复制上一条的数据，用户可以直接在输入焦点（颜色变蓝的区域）上修改，原先的数据自动被覆盖。

2）、文号：文号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成，规范格式为“机关代字＋［年度］＋顺序号”。例如“溧政发[2005]0001号”，“溧政发”是机关代字，“［2005］”是年度号，“0001号”就是顺序号（顺序号由四位数字构成，不足规定长度的，前面用“0”补足）。此软件只认定这一格式，如果本单位所编制文号的格式与之不同的，要转换成这种格式，如“南政发（1999）第1号”，得转换成“南政发［1999］0001号”。

3）、责任者：也就是文件的署名者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的，必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。注意著录时不可用“本镇、本部、本局”等字样。

著录责任者需要特别注意的问题：

1、领导讲话稿的责任者为领导本人，并标明其职务。

2、协议书的责任者为协议双方，包括自然人。

3、机关所属科室或乡镇所属站所形成文件材料的责任者为所在机关或所在镇的全称或规范化简称。如乡镇婚姻审批表的责任者是“XX镇政府”而不是“XX镇民政办”。

4、政府办文单的责任者是市政府，而非领导个人。

5、审批表之类的文件，其责任者应为最高一级审批单位，并在题名栏内标明申请人；呈报表的责任者为呈报单位，如编制花名册，工资年报表等。

6、需要承办的文件，如提案，责任者为承办单位，没有答复的，责任者为提案人。

4）、题名：也就是文件的标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。在本系统中，所有文件级题名的长度均限制在60个汉字左右，如果文件的实际题名多于60个汉字，应在能表达文件精神的前提重新拟写题名。

著录题名应该注意的几个问题：

1、标题内容不明确的，需经过认真查阅文件，采用诠释的方法予以明确。所谓诠释法是对可能引起疑惑、误解、混乱的著录内容加以说明，说明文字置于被说明内容之后，并加相应的内容标识符。如有些文件的题名只有“通知”两字的，要对文件的精神加以领会，拟写出这是关于哪些事项的通知，重新拟写的题名，用［］括起来，表明此题名为自拟题名。

2、有些协议的标题不能直接反映协议内容的，要在标题上加以说明，如“关于XXX的协议”。

3、职务任免类的文件，要在题名内把涉及到本单位任免的人员名单罗列清楚，用小括号括起来，超过3人以上的，可以在件的二级目录内加以补充。

4、介绍信之类的文件，题名的拟写格式应为“介绍信存根　XXX（人名）”，如果一张介绍信上人名过多的（超过5人），可以在二级目录中加以完善；如果一类介绍信作为一件处理的，其题名中只标明是哪一类介绍信，具体的人名，在件的二级目录里输入。

5、会议记录之类的文件，要根据会议的主要内容拟写题名，格式应为“关于XXX的会议记录”。

6、已承办的文件，其题名拟写格式应为：提案类的“关于XXX提案的答复”；办文单类的为“关于（申请人）要求XXX请示的批示”，例：“关于南渡镇政府要求下拨抗洪专项资金的请示的批示”。

7、档案中所涉及的组织、机构、事件、史实、人名、地名、名词术语等在著录过程中，如有生僻字、难辨字或繁体字等都要通过查阅字典或进行考证，使用规范化的简化汉字，避免主观臆断，影响检索效果。

5）时间或成文日期：文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间。时间输入由8位阿拉伯数字组成，如1980年1月12日，输入格式为“19800112”，如果文件日期不祥的，可根据文件的内容考证标明其所属年份，月、日可用“00．00”替代。

6）、保管期限：是对档案划定的存留年限。用数字表示，若“保管期限”分别用永久、长期、短期表示，则其对应的数字代码分别是1、2、3。保管期限项在计算机内以数字代码存储，而给用户的提示是汉字值，本系统为用户提供“支持代码的下拉列表”式编辑风格，即用户可以输入代码“1、2、3”，也可以输入汉字“永久、长期、短期”，也可以在下拉列表中选择。

7）备注：需要对题名进行必要说明的，可以在备注栏中加以说明。如请示批复合为一件录入的，可以在备注栏中加以说明“附请示”。或是此件详细内容在件的二级目录中的，可以注明“见二级目录”等字样。

8）件的二级目录：“件的二级目录”是为了贯彻“细化检索”的原则，对“文件级文档管理”的补充，用户将转发件和被转发件、请求与批复、介绍信存根等作为一件归档时，在归档文件目录中，只能出现一条目录，这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的，为了弥补这种缺陷，我们需要在件的二级目录中细化文件题名的录入工作，使能够更加细致地储存和检索有关信息。

1、档号

这里的档号和文件级管理中的档号格式是一致的，如文件级的档号为“0501-1999-001-0000-0001”，它的二级目录的档号同样是“0501-1999-001-0000-0001”。

 2、顺序号

是“件内”的顺序号，即在一件里面，如果有若干个文件或若干条目录，以此设定其顺序（前面的档号可以重复，而“档号＋顺序号”则不允许重复）。

3、相关内容

在“相关内容”里面，用户可以录入被转发文件的文号、责任者、题名等内容，也可以录入人事任免的所有人员名单和任职事项。相关内容的字节长度为255，若不够输入详细内容，可以另外增加一条记录继续输入（档号可以重复，顺序号要下延）。

4、文件类别：是自动累加的下拉列表风格，用户可以在此对二级目录里的文件类型进行标识（如“人事任免”、“介绍信存根”、“转发件”等）。

三、数据的修改

1）零星修改：如果发现数据窗口中有些地方输入错误，可以通过常规的编辑操作直接修改（首先要将输入点转移过去）。

2)批量修改：当需要批量修改数据时，用户可以用“查找与替换”这一功能，用户在使用查找与替换前，应将相应的数据检索出来，然后再点击工具栏上的“查找与替换”按钮，即在原数据窗口中弹出一个小的标题为“查找与替换”的窗口，用户在该查找与替换的窗口中告诉计算机：需要从什么项目中查找什么内容，并将该内容替换成什么信息。用户可以一个个地查找、替换下去，也可以通过“全部替换”按钮让系统自动全部替换。

注意：对“档号”、“成文日期”等具有特定输入格式进行“查找与替换”时，与其他项目有所不同，在查找时，这些项目的值要连续写，而在替换时，新值要用“－”分隔。例如：若要将0204全宗2001年度001目录的0020卷替换成0205全宗2001年度001目录0015卷，则其查找的内容为：020420010010020，而其替换的内容应为：0205-2001-001-0015（分隔符“－”得自己输入）。［如果对此软件还未能熟练掌握的情况下，建议慎用这一功能，如确要进行批量修改，最好在档案业务指导人员的辅导下进行。］

四、数据的新增、删除与保存

1、数据的新增：可以使用工具栏的“新增”按钮，在当前行后插入一条新记录，也可以在最后行的“备注”列按回车键新增，新增操作后，一般会复制上一条记录的内容，而且档号与前一条会出现重复，用户需对此条的档号更新才可以对修改后的数据进行保存。

2、数据的删除：使用工具栏中的“删除”按钮，删除数据窗口的当前记录（是数据窗口左边有个小手指指向的记录），若要进行批量删除的，选择记录的方法与微软产品的操作方法相似：（1）选择一条记录：鼠标点击该行的“记录”列，右击菜单项中删除；（2）选择一块记录：先选择首条记录，按住“SHIT”键并用鼠标点击最后一行的记录列，右击菜单项中删除；（3）选择多条记录：按住“CTRL”键，鼠标点击需要选择的行的记录列，右击菜单项中删除。

注意：所选记录呈蓝色显示，在删除记录后，只有按了“保存”按钮，被删除的数据才会在数据库中消失。

3、数据的保存：按“保存”按钮即可。

注意：在做过数据修改、删除（包括查找与替换）操作后，只有进行“保存”操作后，数据才能生效。

3、数据的检索：用户可通过工具栏上的“检索”按钮来打开检索条件设置窗口，检索的步骤如下：

1）、用鼠标点击“检索项目”栏，从下拉列表中选择一个著录项目，如“档号，题名，文号”等等，确定要通过哪一个项目进行检索；

2）、用鼠标点击“运算符号”栏，从下拉列表中选择一个运算符（如大于，小于，等于，等等），告诉计算机检索项目和具体内容之间是什么关系；

3）、用鼠标点击“给定的值”栏，在该栏中输入你要检索的具体内容；

如果有多个检索条件，即单击“逻辑关系”栏，从下拦列表中选择“与”（同时满足）或“或”（只需满足其中任何一个条件）。

例1（以档号为检索项目检索）：检索301全宗2001年度目录号为1案卷号为4的所有文件，其条件为：

检索项目　　运算符号　　给定值　　　　逻辑关系

档号　　　　大于等于　　030120010010004　与

档号　　　　小于　　　　030120010010005　END

例2（以成文日期为检索项目检索）：检索1999年所有的数据，其条件为：

检索项目　　　运算符号　　给定值　　　　　逻辑关系

成文日期　　　大于等于　　1999　　　　　　　　与

成文日期　　　小于　　　　2000　　　　　　　　END

或：

检索项目　　　运算符号　　给定的值　　　　逻辑关系

成文日期　　　　含有　　　1999　　　　　　　END

例3（以文件标题为检索项目检索）：检索文件标题中有“档案”或者有“文档”的数据，其条件为：

检索项目　　　运算符号　　给定的值　　　　逻辑关系

题名　　　　　含有　　　　档案　　　　　　　　或

题名　　　　　含有　　　　文档　　　　　　　　END

例4（以文号为检索项目检索）：检索1999年度“苏政发”第5号文到第34号文的数据：

检索项目　　　运算符号　　给定的值　　　　　逻辑关系

文号　　　大于等于　　苏政发［1999］0005号　　与

文号　　　小于等于　　苏政发［1999］0034号　　　END

注意：

①最后一个条件不带逻辑关系或逻辑关系里选择“END”。

②由于“等于”、“大于”、“大于等于”、等关系运算可以发挥DBMS（数据库）索引的优势，其检索速度快，因此，建议具有大量数据的用户除了象在题名中检索关键词那样非得用“含有”外，应尽量少用“含有”运算进行检索。

③由于中括号“［］”在“含有”运算中有特别的意义，因此在用“含有”运算检索时，凡出现中括号的地方，可以用下划线“－”来替代。

五、数据的导出与导入

数据的导出：可以通过工具栏的“导出”按钮，将数据窗口中的数据，转换成其它文件格式，保存到指定的位置，为了便于数据交换，根据江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》的规定，只能采用DBF或TXT格式。

注意：在导出数据前，必须要先将需要导出的数据检索出来才能导出，一般，我们建议使用以“DBASEⅡ或Ⅲ（.DBF）”格式进行保存。

数据的导入：可以通过工具栏“导入”按钮，将已导出的以TXT或DBF格式的文件保存的数据，导入到当前数据窗口中。

注意：①被导入的数据，应与当前数据窗口的结构完全一致。

②数据源是以何种格式保存的，导入时，也同样使用该格式。

③导入数据后别忘了保存，只有经过“保存”操作，导入的数据才能存入数据库中。

六、数据的输出

此系统为“报表输出”提供了标准的16K规格的表格：“卷内文件目录”、“案卷目录”、“全引目录”；A4规格的表格：“归档文件目录”、“专题目录”、“案卷封皮”；图形报表：“保管期限表”、“年度图”、“年度期限表”等。

报表输出的操作步骤：

1、选择报表类型：可以通过窗口下面的三组命令按钮进行，例如，若要选择、打印“卷内文件目录”，则可以用鼠标点击“卷内目录”按钮即可。

2、数据检索：选择报表之后，在打印报表之前，应该通过检索操作，将自己所需要打印的数据从数据库中检索出来，检索方法和上述的相同，检索出来的数据，会自动填充到空白的报表里面。

3、打印报表：当数据检索出来之后，报表会自动呈打印预览状态，当按下“打印”按钮之后，系统会打开一个叫做“打印设置”的小窗口，在“打印设置”的窗口中，可以调整报表的上、下、左、右的边距来确保报表居于适应的位置。设置完成之后，按“开始”按钮，就可以打印了。

4、只要对“打印设置”中的数据进行过设定，系统会自动保存上、下、左、右的边界值，下次打印就不用再调整了。