编辑公式功能的改进Part 1
我想稍微调整进度，提前来谈一下我们在创建和编辑公式方面所做的改进。对绝大多数用户来说，创建和编辑公式是平时使用产品的主要工作。在规划Excel 12时，我们仔细地研究过此方面的功能，并且做了看来较为充分的改善。接下来，我打算用一整周的时间，来讨论我们对此所做的努力。
先来看看编辑栏有了哪些变化？在Excel 12 里，为了让您用得轻松自如，我们对编辑栏做了新设计。“编辑栏无视数据表的存在！”是调研中用户给我们最多的反馈——显示活动单元格的(长)文本时，编辑栏常会越位，挡到列标和工作表的内容。用户工作表单元格的文本超过一行时，这种令人沮丧的事就有可能会发生。在Excel 12中，这个问题已解决。编辑栏开始固守本位，不再占用表格的空间。解决方式有点类似调整任务栏的大小。我们来看个例子：
如下图，在Excel 2003 中，选择一个包含长文本的单元格时，编辑栏会遮挡到列标和数据。
再来看看Excel 12中同一文档的情况。为使编辑栏不越位，我们对其新增了滚动条，保证其仅显示一行的文本内容。（默认设置）
用户仅需调整编辑栏的高度，就可用来显示更多内容。要实现它，有两种方式——拖曳编辑栏底部的调整条，或点击最右边的自适应按钮（译者注：自动调整显示一行或多行）。用户调整编辑栏的高度时，表格也随之下移，因此表里的内容不会再被覆盖到。我们还为键盘用户添加了快捷键，以便在编辑栏的单行和多行模式间快速切换。
还有一个关于编辑栏的反馈信息。原有的名称框太小，不够用来显示长名称。为此，我们添加了水平方向调整名称框的功能。用户可以通过左右拖曳名称框的分隔符（圆点），来调整宽度，使其能够适应长名称。
这是名称框中不够位置显示长名称的例子：
这是名称框调宽之后的样子：
之前，我已经谈过Excel 12的限制问题。但在本文结束前，还有必要指出这些限制中与编辑栏相关的一些内容。我们对编辑栏做了改变后，相应地加大了这些限制的上限，允许编辑更长的公式。
T公式长度限制（字符）
旧限制：1K个字符
新限制：8k个字符
公式嵌套的层数限制
旧限制： 7
新限制： 64
公式中参数的个数限制
旧限制： 30
新限制： 255
今天就到这。下回我们谈Formula AutoComplete（吼，这听起来很不错）。
编辑公式功能的改进Part 2
上次介绍，在Excel用户界面中，长期以来保持一成不变的编辑栏有了新的变化。今天，我接着来谈谈Excel 12特有的一个新功能——Formula AutoComplete。（译者注：字面意思为“公式自动完成”）设计它是为了提高公式编辑的效率。这里需要特别地说明，在设计AutoComplete时，我们设定了三个目标：
帮助用户更快地创建公式
用户不必依赖外部帮助来创建公式
达成1和2的方式不妨碍到正常使用
我们采用了与Excel自带的VBE和Visual Studio相同的用户交互方式，并尽可能地同它们的标准保持一致。
公式AutoComplete是如何工作的？
AutoComplete带有一个下拉列表。它可以根据用户的输入内容来自动筛选项目。列表中的每个选项都拥有一个图标，用来识别该选项的所属分类。（本文图中所示的图标不是最终产品，只是个在产品。）
要说明AutoComplete，也许举例是最好的方式。让我们通过创建下面这个公式来体验一下AutoComplete的工作过程：
=SUBTOTAL(109, data)
开始创建公式时，我总是先输入一个“=”号。在此例中，我想要插入一个SUBTOTAL函数，因此接着输入“s”。即刻，在单元格下方，出现一个AutoComplete下拉列表，上面显示一列以字母“s”为首的选项。列表的第一个选项已被选中，而且还带有一个功能描述的提示。 这里，我只需按一下TAB键，或是双击该选项，即可完成函数的输入。
但我没有这么做，而是接着输入。当我输到“sub”时，列表中只剩下以“sub”为首的选项—— SUBSTITUTE 和SUBTOTAL 。可用上下光标键在选项中移动选择。此例中要使用向下键将光标移到SUBTOTAL的位置。提示中的功能描述提醒我，已找了SUBTOTAL函数。
再按一下TAB键，我便完成了SUBTOAL函数的输入。这时AutoComplete又给出了函数的语法提示，并将光标移到其第一个参数的位置。此例中，第一个参数（function_num）有一套预设的可选参数值。AutoComplete允许我们通过上下移动光标，轻松地从有效参数值列表中选择一个参数值。在此例中，我想要SUM选项（109），因此选中了它，并按下TAB键将其插入。如果没有AutoComplete，而想要获得正确的参数值，我就不得不去记这些列表，或是寻求其他帮助。
Subtotal函数的最后一个参数类型是区域，用来指定需要汇总的数据所在的单元格区域。此例中，我已将要汇总的数据预先定义了名称“DATA”。正如前述，当我键入一个字母“d”时 ，AutoComplete马上会显示出一个“d”开头的下拉列表。“data”名称就显示在列表的顶部，并带有一个新图标。这个图标表示该选项的类型是“名称”。所有同类型的选项都共用相同的图标。最后，您会发现选中的名称“data”旁有一个的提示，写着“汇总区域”。这是我在定义名称时给的注释。AutoComplete中所显示的名称注释，可以用来方便地插入名称，或查看名称相关的有用信息。（更多的内容会在之后的话题——对名称的改进中谈到）
插入名称“Data”后，我所要做的就是关闭函数语法的提示。（可以输入“）”或Eneter来关闭——译者补充）
我希望这个简单的例子，可以展示AutoComplete在创建公式过程中的作用。除了较少地使用键盘输入外，AutoComplete还内置了用来创建公式的信息，使用户能轻松惬意地浏览各个选项，这比去记住它们要强许多。
需要说明一个的重点，AutoComplete并不影响公式的正常输入。用户依然可以采用过去的方式（手工输入），AutoComplete不会妨碍到它。这个功能仅是用来筛选并显示一个同键盘输入内容相匹配的选项列表，直到没有选项可配比为止。（此时AutoComplete便不显示）。而且AutoComplete可以通过Excel Options或键盘快捷键来开启或关闭。
哪些事情可以AutoComplete ？
以下是AutoComplete下拉列表可显示的全部内容：
Excel函数——涵盖Excel所有内置函数。
用户自定义函数——用户通过VBA、自动化加载宏、XLL’s show up as functions等建立的自定义函数
名称——所有非隐藏的名称
枚举参数——AutoComplete也支持一些枚举参数（如例子中的function_num）
列表的构成区域——（更多的内容会在之后的话题——对列表的改进中谈到）
Published Wednesday, October 19, 2005 2:59 PM by David Gainer
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编辑公式功能的改进Part 3
对编辑公式功能的改进 Part 3：新增函数
除了改进编辑公式的界面外，我们还在Excel 12的内置函数库上花了些功夫。多年以来，用户挖掘出许多新方法，整合和发挥Excel函数的功能，创建各式各样的公式。虽然如此，用户还是期望拥有更多新的函数。此版本中，我们瞄准了三个方面来扩充Excel内置函数库，它们是——分析工具库，SQL Server Analysis Services和用户提出的最具代表性的需求。
首先，我们把分析工具库函数整合到Excel内置函数库中，使其成为“一等公民”，并取消了原来的加载宏。这些函数对用户十分有价值。从Excel 12起，它们就可以和其它Excel内置函数一样方便地使用。这意味着，用户不需要加载宏，可以直接使用这些函数。它们会出现在Formula AutoComplete功能提供的下拉列表中（见前面的帖子），且和其他内置函数一样也有相应的功能提示。
第二，我们还新增了一套函数，允许用户从SQL Server Analysis Services中获取数据。考虑到一些读者并不熟悉SQL Server Analysis Services，我先简单地概括一下。除了相关数据库产品外，SQL Server 还包括一个称为Analysis Services 的功能，提供商业智能和数据挖掘能力（有兴趣的读者可以在这里找到更多信息）。在Excel 12 中，这些新增的函数可从SQL Server Analysis Services 直接获取数据，存放到单元格里。由于涉及面较广，接下来的几周里，我会再写些帖子介绍这些函数。
第三，我们新增了5个在用户提出的需求中具有代表性的函数，作为Excel的内置函数：
IFERROR
AVERAGEIF
AVERAGEIFS
SUMIFS
COUNTIFS
下面是这5个函数的介绍：
IFERROR(Value, value_if_error)我们收到关于函数的最具普遍性的需求，是用户要求简化错误值的处理过程。例如，想要截获VLOOKUP计算结果中的错误值，并将其替换为用户自定义的错误提示，就不得不采用像IF和ISERROR这样的函数组合。
=IF(ISERROR(VLOOKUP("Dave", SalesTable, 3, FALSE)), " Value not found", VLOOKUP("Dave", SalesTable, 3, FALSE))如您所见，这里两次运用了VLOOKUP公式。这样做会有几个问题。首先，维护公式比较麻烦，如果你想改动公式，就不得不修改两处。其次，它影响运算速度，公式往往会被多运算一遍。IFERROR函数解决了这些问题，它可以让用户方便地截获并处理公式算出的错误值。下例，我们采用IFERROR函数处理上述的情形：
=IFERROR(VLOOKUP(“Bob”, SalesTable, 3, false), “Value not found”)
Less to author, less to maintain, faster performance.
与之前的公式相比较，该公式书写少了，维护少了，运算速度也更快了。
AVERAGEIF(Range, Criteria, [Average Range])另一个用户普遍关心的需求是，想要一个条件平均函数作为SUMIF和COUNTIF的补充。相应地，我们新增了AVERAGEIF函数，对在一定范围内满足某条件的数据进行求平均值。例如，在B2:B5单元格区域中按条件求平均值，条件是A列与之相对应的单元格的值大于250000。
=AVERAGEIF(A2:A5, “>250000”, B2:B5)
SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1 [,criteria_range2, criteria2…])
COUNTIFS(criteria_range1, criteria1 [,criteria_range2, criteria2…])
AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1 [,criteria_range2, criteria2…])（译者注：Value = “One”应该改为Number= “One”）
第三个非常有代表性的问题是，“如何对一个范围的数据进行多条件的汇总/计数/平均”。 举例，如图所示，怎样对满足Fruit = “Apple” 且 Number= “One”的Value列的数值求和。
在Excel2003中，有许多方法可以做到这点——比如，我们可用数组公式的方式输入下面的公式：
=SUM(IF(C2:C17="Apple", IF(D2:D17="One", B2:B17, 0), 0))但是，对许多不了解数组公式的用户来说，正确地创建这个公式并不容易。而且，数组公式比较难理解。
Excel 12 中我们仅用SUMIFS一个函数就可方便地做到：
=SUMIFS(B3:B18, C3:C18,"=Apple", D3:D18, "=One")这个公式书写起来简单，理解起来也容易，而且不必以数组公式的方式输入。
COUNTIFS 和 AVERAGEIFS 也是Excel 12 的新函数，而且也有着一样的好处。
以上是Excel 12所有的新函数。（当然，更多的内容在之后的Analysis Server函数中还会涉及）下期预告： 编辑公式 Part 4：定义名称。
Published Thursday, October 20, 2005 2:28 PM by David Gainer
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编辑公式功能的改进Part 4
对编辑公式功能的改进 Part 4：名称
在公式书写时，名称是一个很实用的工具。用户可将单元格引用、公式和常量定义成名称，并在创建公式时引用它们。应用名称可使公式变得比较容易理解和维护。此外，相对引用单元格区域而言，在写公式的时候使用名称比较不会出错，而且方便记忆（例如，用“Tax_Rate（税率）” 而不用“G36”）。本文讨论名称的改进——重点介绍新增的创建和管理名称的界面以及如何给名称添加注释。
新的名称管理对话框
最常见的关于名称的抱怨可能是名称管理界面的缺陷带来的。我们拜访客户时，常会见到客户的工作簿的名称达到成百上千之多。在执行删除名称（多个），重命名和查找错误结果值名称等任务时，这会带来许多麻烦。新的名称管理对话框，正是专门设计用来查看和管理工作簿中的名称的。
名称管理对话框功能的按钮设在新的格式菜单中。目前版本中，只要点击“格式”标签，就可以看到一个叫“Name Manager (名称管理)”的大按钮。
再点击该按钮，你会看到一个名称管理对话框。
这个对话框用来：
查看已有的名称
· 查看名称的引用范围（“Refers to” 控件）、适用范围（“Scope” 栏）和结果值（“Value” 栏——注：错误结果值也会显示出来）
· 确认该名称是否已在表格中使用（“In Use”栏）
创建名称
· 在新的名称框对话框中，可以很容易地指定名称的适用范围（在之后的对话框的讨论中）
· 方便地设置名称引用范围
编辑已有的名称
· 名称可以重命名，不必再为了改名字而重新去定义一个名称。
· 可以很快地在编辑名称对话框中修改名称的适用范围（在之后的对话框的讨论中）
快速删除名称
· 一次性选择和删除多个名称
名称排序
· 单击栏标题可以对名称进行排序
· 调整名称对话框的大小
· 根据需要调整refers-to box（引用范围文本框）的宽度。这样，名称的可见程度仅仅取决于桌面窗口的大小
名称筛选
· 强大的过滤器可以遵循几个常用的规则来对大量名称进行筛选。规则包括适用范围、是否在用和是否返回错误值等。
· 可以通过简单的选择，任意设置多重的过滤器。例如，只需点击两次鼠标，就可以筛选出不在使用且返回错误值的所有名称。
我们假想有用户需要将隐藏的名称也显示在对话框中。目前设计允许通过选择过滤器上的选项来显示隐藏名称，默认设置为不显示。之所以这么做，是因为用户反映隐藏名称会导致许多问题，并希望得到帮助。同时，一些方案提供商使用隐藏名称作为变量，但它们在用户界面看不到。目前的设计允许高级用户不用写代码就能查到隐藏名称。注：对方案开发者来说，有个变通的办法——可利用XLM中的隐藏namespace达到真正隐藏名称的目的。（例如，SET.NAME）
新的名称创建/编辑对话框
对于名称管理的改进方面，我们还设定了另一个目标——简化创建名称的过程。我们新增了一个对话框作为用户定义和编辑名称的界面。（对话框的标题会随着新增或是编辑功能的选择而相应地发生变化）值得一提的是，可以通过适用范围（Scope）的下拉列表选择一个特定的工作表或整个工作簿，来设置名称的适用范围。
鼠标用户可以方便地选择一个范围后，通过右键快捷菜单打开创建名称对话框，refers-to box（引用范围文本框）会自动带入这个引用范围。
Excel 12 的新工具栏（Ribbon）和名称管理对话框中，也有打开新建/编辑名称对话框的地方。
最后，我想说一个名称对象的增强属性——名称注释。名称注释可以用来阐述这个名称指的是什么、可以做些什么或不可以做些什么等等。在用户界面（新增/编辑名称对话框）和OM中都可以编辑注释，它将出现在Formula AutoComplete中名称选项的提示和名称管理对话框中。
名称注释可能包括如下的一些内容：
· 名称用途的详细描述
· 名称审核（修改记录、数据更新日期，等等）
一般性的注释
· 希望您能喜欢名称注释这个功能。
本周话题——“对编辑公式的改进”已近尾声。我希望您能对此感到兴趣。下周的事我们下周再说。
条件格式与Ribbon
现在我们回顾一下Excel 12中新增加的条件格式功能，让我们看看要如何更容易的找到并使用这些功能。我们的目标之一，是在界面中突出展示这些新功能，所以我们把条件格式的入口放在新的Excel Ribbon中的第一个标签里面。这个标签叫做“工作表”，下面是这个标签的截图：
(点击看大图)
工作表标签放置了最常用的Excel命令。你可以看到，条件格式按钮非常显眼而且很漂亮，这可以帮助用户浏览某些他所需要的特性。实际上，Ribbon中的许多有用的功能在所有Office组件中都是易被浏览的。如果你点选条件格式按钮，你会看到一个图形的菜单分类，包含5个目录和一些新的命令：
（译者注：此处图片所示在最新版本中已经发生了变动，请见文章中最后两张译者的截图）
当你选择图形目录中的每一个项目，你会看见不同的可用命令列表“飞”出来。飞出来的“突出单元格规则”项目允许你基于数值创建规则，诸如多于、少于、……之间，等于，包含，等等。
“突出单元格规则”项目中的每个子项都会启动一个我们称之为“快速启动对话框”的窗口，它集中了你试图创建的所有规则。在浏览条件格式的图形目录中的其他部分以前，让我们来看一个实例。比如你有一个数值区域，你希望突出显示比150小的单元格：
你可以选择整个数据区域，再从“突出单元格规则”项目下点选“少于”，Excel会显示一个快速启动对话框让你填入数值和希望看到的格式：
当你输入了条件值，并设置目标格式为从红色开始进行背景填充，你会发现，尽管你还没有点击“确定”来完成你的设置，但已经能够看到工作表中的单元格按规则进行了格式化。这种“实时预览”可以让你在完成规则设置以前就确定你设置的正确与否。比如，你输入150，相应的单元格会立即突出显示：
你可以把目标格式改为“红字”（或者其他任何格式），情况会立即发生变化。
一旦你对结果满意，你只需轻松的点击确定，条件格式会忠实的工作。注意：1、你可以从预设置的格式清单中选择（我们已经尝试提供了许多命令格式）或者设置你自己的格式。2、这里有一个“更多规则”命令，它可以开户一个更高级的条件格式对话框，允许你访问所有条件格式设置。
在我继续介绍其他的部分以前，我想小结一下，所有的一切是那么简单又快捷——选择一个区域，然后点选一些选项，用户就能为他们的数据设置各种各样的强大的条件格式。
再来看图形目录中往下的部分，这次飞出来的“高/低规则”项目可以让你创建基于百分比数值的规则，比如最高的n%。同样的，这里面的子项目为启动“快速启动对话框”来帮助你完成条件格式设置。
接下来的data bars、color scale和icon sets在其他文章中已经详细介绍过，在此就不赘述了（译者注：原文在此有内容，但与其他文章雷同，故省略）
最后的项目是“新建规则”、“清除规则”和“管理规则”。“新建规则”可以打开高级规则设置对话框，允许你访问所有可用的规则设置。“清除规则”可以让用户有选择性的清除不同区域范围中的条件格式，如选定的单元格、当前工作表、当前列表和当前数据透视表。
“管理规则”可以对整个工作簿中已经设置的所有条件格式进行管理。（译者注：此处内容与图片与原作不同，因为原文中的环境在最新版本中已经发生了改变）
综上所述，我们努力使条件格式非常容易被找到，被简单快捷的使用，并被轻松的删除——仅仅需要一些点击操作。
条件格式中的新规则
在我介绍条件格式的改进目标时，收到了很多的反馈信息。我曾说过，改进目标中的重要一项是使用条件格式时尽可能不需要编写任何公式。下面让我简要的介绍一下这方面的情况。
Excel 2003在允许用户在创建条件格式时使用两个选项，即数字（单元格比某数值大、比某数值小或等于某数值，等等）与公式。虽然使用公式是非常强大和灵活的做法，但这会需要花费更多的时间和掌握更多的产品知识。所以，创建诸如“突出显示最高的20%的部分”这样的条件格式，是一项充满挑战的工作。
当我们开始设计Excel 12时，我们的团队在这个部分做出了大量的研究，并且发现，用户在利用条件格式去完成的许多普通工作中，常常可能需要编写并非易懂的公式。基于这项研究，我们在条件格式中添加了许多新的规则来满足绝大多数用户的需求，我想他们会从这项新功能中体会到巨大的价值。
…………
在新的用户界面中，我们把这些功能放到单独的分类中以使他们更容易被找到和正确的选用。在Excel 12里面，你可以按规则来格式化单元格而不需要编写任何公式：
1.在data bars, color scales或者 icons中设置数字、百分比、百分点和公式，请见我们其他的相关文章。
2.包含、不包含、从…开始、以…结束。比如，突出包含某些字符的部分目录。
3.包含动态变化的日期，如昨天、今天、明天、过去7天、上一周、本周、下一周、上个月、本月、下个月。比如，突出属于昨天的项目。比较精彩的是 Excel会基于系统时间自动计算这些规则，所以用户不必担心如何更新规则。
4.空白或非空白
5.错误或没有错误
6.最高N个或百分比前N的区域。比如，在1000项投资项目中突出收益最高的10项。
7.最低N个或百分比后N的区域
8.单元格在区域中高于平均值，低于平均值，大于等于平均值，小于等于平均值，高1个标准偏差，低1个标准偏差，高2个标准偏差，低2个标准偏差，高3个标准偏差，低3个标准偏差。
9.重复值，相反值和唯一值
10.在列表中基于两列进行比较。比如，突出显示“实际销售”列比“计划销售”列中小的值。当我们使用列表功能时，我们也可以很容易的基于规则结果来格式化整行数据，这方面的内容，我将在今后详细介绍。
注意，在Excel 12里面，你仍然可以创建和Excel 2003中同样的规则类别。
最后，我要做一项更正。罗布曾经问我，条件格式有没有增加对数字格式的支持（比如，如果单元格等于零，就格式化为空白），我当时回答说没有。现在我们有一个好消息就是，我们已经开始做相关的工作了！我将在我们完成改进后介绍有关于此的信息。
更多有关条件格式的内容……
我们有关条件格式的另一个改进目标是满足用户的最主要的需求，比如多于三个条件、录制条件的能力、多重条件判断。让我们来看看更高级的条件格式界面以及它是如何满足那些用户的需求的。首先，让我们看看“条件格式规则图例”对话框：（译者注：在最新版本中，已经改为“管理规则”）
这个对话框可以实现对工作簿中所有的条件格式进行一站式查看与管理，你可以：
·查看现有的规则——你可以查看规则包含的条件，应用的区域和目标格式。对话框上方的‘Show Formatting Rules for’(显示规则范围)·下拉列表允许你选择查看不同范围中的规则。你可以选择查看应用于选定单元格的规则、当前工作表中的规则、当前列表中的规则、工作簿中其他工作表的规则、工作簿中其他列表的规则或者整人工作簿中的规则；?
·使用‘New Rule’（新建规则）按钮来添加规则；
·利用向上或向下的箭头按钮改变规则的优先级；?
·使用‘Edit Rule’（编辑规则）按钮来重新编辑现有的规则。新建规则和编辑规则的界面都将在下文中展示；
·使用‘Delete Rule’（删除规则）按钮来删除规则；
·控制是否会有多个条件为真的规则。
当你在上面这个对话框中选择新建条件，或者在条件格式的图形目录中选择“更多选项”时，你将看到“新建条件”对话框：
这个对话框允许你向选定的区域新建条件格式。通过这个界面，你可以像使用Ribbon时那样来创建所有可用的条件格式。事实上，你可以改变每种条件格式的设置与参数。我们已经把所有的条件格式分类并以列表方式显示在“新建规则”对话框中“选择条件类别”的下方，并且在对话框的下半部分根据选定的规则类别来显示不同的细节设置。下面简述这些规则分类：
·Format all cells based on their values（根据单元格的值来格式化）– 创建data bar, 2色或3色的color scale，或者icon set
·Format only cells that contain…（单元格包含时格式化） – 创建 Excel 2003风格的规则或者更多(大于、小于、大于或等于、小于或等于、等于、不等于、界于…之间，不在…之间)。通过这里也可以创建这些类别的规则：指定的文本、日期，空白，非空白，包含错误，不包含错误。
·Format only top or bottom ranked values（按最高或最低排名格式化） – 创建top n, top n%, bottom n, bottom n% 的规则。
·Format only values that are above or below average （按高/低于平均值来格式化） –根据单元格在区域中高于平均值，低于平均值，大于等于平均值，小于等于平均值，高1、2、3个标准偏差，低1、2、3个标准偏差来创建规则。
·Format only unique or duplicate values （根据唯一值或重复值来格式化）– 创建基于唯一值或重复值的规则。
·Use a formula to determine which cells to format （使用公式判断需要格式化的单元格）– 创建Excel 2003风格的，使用公式判断哪些单元格需要格式化。
最后，正如我以前简要谈到过的，我们通过对条件格式的底层架构进行重大改进
·同个区域的条件数量不再限制。在Excel 2003里面，你只能为条件格式的规则创建3个条件，现在你不再受此限制，你能创建的条件数量只受限的系统内存。
·多个为真的条件。在Excel 2003里面，只能有一个被足条件的对应格式应用到单元格里面，如果多个条件为真，只有第一个对应的格式被应用。我们现在允许你有多个满足条件的格式被应用。比如说，假设你有一个条件格式是当条件为真时设置字体加粗，而另一个条件为真是设置单元格的背景色为红色。如果两个条件同时为真，你可以看到两个格式都被应用到单元上去了（加粗字体和红色单元格背景）。当格式之间有冲突时（如红字和绿字），第一个条件对应的格式有效。这一项功能可以利用“Conditional Formatting Rules Legend”对话框中用每条规则里的复选框来开启和关闭。
·引用其他工作表。在Excel 2003里面，你不能引用其他工作表的区域作为条件（译者注：可以使用名称来解决这个问题，但作者的本意是不能直接引用）。Excel 12允许引用工作簿中的任意一处。
·在条件格式中支持数字格式。在Excel 12里面，设置条件格式时，单元格格式对话框中的“数字”标签已经变为可用，所以你可以在条件格式中设置数字格式。
至此，我们已经大量讨论了Excel 12中条件格式方面的改进。下一次，我会谈谈条件格式如何在对象模型中被操作以及公式与函数。
Tables Part 1_处理列表中的数据
列表（第一部分）：处理列表中的数据
（译者注：本文中的“列表”其原文为“Table”，在已经发布的Excel中有一项功能称为“模拟运算表”【在数据菜单中】，在其相应当英文版本中也是“Table”，本人认为本文讨论的Excel 12新功能不同于现在的模拟运算表，所以使用“列表”一词，在最终发布的Excel 12中文版本中所使用的名称可能与本文不同，特此说明。）
接下来几章中，我将花一些时间来解释一下Excel 12如何改善对于表格化数据（译者注：原文中的Tabular Data）的处理。
我相信每一个Excel的用户都会非常频繁的用到表格。在不同场合“表格”这个词有很多种含义，让我先来简单的定义一下我们所说的列表，列表是指一个简单的结构，列表的行对应于一个单一“项目”（例如：一个交易，一种产品等等），列表的列表示每个项目的某些具体信息（例如：每项交易的金额，产品数量等等）。典型的列表拥有标题行，一般位于列表的第一行，它用来定义每列所包含的内容，列表也可以是交易清单或者从服务器上得到的最新的库存数量。这里有一个非常简单的列表。
支持二维数据存储的电子数据表格可以很容易的处理和分析表格化数据，然而传统的Excel只能提供很少的处理表格化数据的功能，究其原因在于Excel并没有内置关于列表的相关内容，如列表是什么样子的，如何操作列表。我们做了很多工作，使列表完全的融入Excel 12。对比以前在列表中进行数据操作，在新版本中，一旦Excel认为用户在使用列表，那么它将提供更智能化的反应，让我们用一个简单的例子解释一下，下面是我们格式化后的列表，对于“Profit”列使用Data Bars（译者注：如希望更多的了解Data Bars请参考本版面的帖子“条件格式概览——Data bars”），添加一个图表并且在列表上方添加一个公式用于计算“Profit”列数据的总和。
接下来添加数据，我仅在D9单元格输入一个数值，我们看一下工作表有什么变化。
在我按下<Enter>键之后，工作表自动作出了如下的反应：
1. 我输入的数据加入列表中，Excel假设我在向列表追加数据 （如果用户不需要这个结果，只需要点击一下告知Excel不需要自动扩大列表）
2. 当新数据融入列表时，我的列表格式自动扩展到新的数据所在行，请注意这项功能非常智能的延续了原来列表的间隔行颜色格式
3. 条件格式的数据条同样扩展到新的数据行，Excel将用D5:D9的数据重新计算Data Bars的大小
4. 求和公式自动更新，结果将包含新添加的数据
5. 最后，图表同时更新反映出列表中添加的数据
如果没有上述的列表功能，每次追加数据时，我需要手工设置单元格格式，添加格式，公式和图表，这些大约需要六步操作才能完成，由于列表功能的出现，使得这些工作可以自动完成，新的Excel具备识别功能，它能够识别列表，列，标题等等，当用户在电子数据表格操作时，系统会作出相应当反应。在这里我们只是简单的介绍列表功能，在随后的帖子中，我将详细阐述使用列表的好处和所有相关的新功能，现在让我介绍一下基本知识。
生成列表
用鼠标点击Ribbon上的Insert标签中的Table就可以生产一个列表（如果希望更快，可以直接使用快捷键 <CTRL+L>),此时系统将出现一下对话框，用户可以指定工作表中的某个区域为列表，并声明数据是否包含标题行。
当用户生成列表时，一个新的专门用于设计列表的标签将出现在Ribbon上，只有当前活动单元格位于列表中才可以看到这个标签，该标签可以用来调整列表的可选项和设置。我们不在此详细解释其全部功能，仅提供界面的截屏。
另外一个改进是我们将现在的外部数据查询（有时也称为查询表）融入新的列表功能，新的查询功能由于引入列表功能而得到加强（同时网站查询和文本查询功能将取消），在接下来的一两周中即将对Excel 12性能进行最终审查，我认为届时查询表融入列表功能的好处将显而易见。注意：用户可以使用上面讲到的Ribbon或者快捷键将现在在用的查询表转换为列表，当使用Excel2003新增加的XML功能导入XML数据时也将生成列表。
在列表中输入数据
由上面的示例我们已经知道如何在列表中添加新的一行，使用类似的方法可以添加新的一列，将活动单元格设置在列表的右侧，输入数据，Excel将自动扩大列表，使其包含新输入的数据，如果用户并不想将新的数据添加到列表，一个简单的操作就可以将列表恢复原状，新添加的数据将保留在列表外。“自动扩展”功能可以设置为关闭。
还有几种方法可以添加行，有些像Word中的表格，当活动单元格为列表的右下角单元格，此时按<Tab>键，Excel就为列表添加新的一行，并且活动单元格移到新添加行的第一列，另外，当活动单元格位于最后一行的任何单元格，按下<Enter>键，Excel都将添加新的一行。
最后，如果用户需要快速的调整列表的大小，也就是添加或者删除行和列，点击右下角的“resize”，然后根据需要拖动就可以调整列表的大小了。你可以从上图中看“resize”。
列表功能的一个目标就是保持表格结构的完整性，所以在列表中移动单元格或者添加空白的唯一方法就是添加、插入整行或者整列。
顺便说一下，如果你曾经使用过Excel 2003的相关功能，那么你会熟悉上面的某些操作，事实上列表功能并不是基于以前的功能，接下来的几天你就可以看到，我们围绕列表功能可以实现更复杂的功能。
接下来的几天，我计划向大家展示下面的内容：更多的列表核心功能
如何处理列表和公式的冲突列表筛选和自动筛选的改善列表风格和智能格式化。
Tables Part 2_附着，结构化选中...
列表（第二部分）：附着，结构化选中...
（译者注：本文中的“附着”是原文中“Stickinees”或者“Stick”的直译）
Excel 12列表的一个核心优点在于－当使用列表时，其他相关功能能够更有预测性的迎合用户的需求，为了使这一切成为可能，Excel必须准确定知道列表的相关信息，如：开始和结束位置以及标题行位置，哪些单元格包含数据，它们分别属于哪些列等等。那么这些功能到底对终端用户有什么好处呢？Excel所具有的识别用户数据结构的不同方式可以带给用户不同以往的感受。
附着当用户对列表的某列进行操作时，其相关的属性将被“附着”，这究竟是什么意思呢？例如用户在列表的某列使用了条件格式，Excel就会假定条件格式会永远应用到该列，所以无论是在列表的中间还是最后添加或者删除行时，Excel会相应地扩展或者收缩条件格式的范围及其相关的规则，如格式（单元格格式对话框中的所有选项）、单元格保护、数据有效性等，将“附着”在该列，另外，这种方式会应用在任何与引用相关的功能，例如公式、表格和数据透视表。
那么，我们如何使某些功能“附着”哪？到目前为止我们没有任何方法可以定制它。Excel只是假设任何时候对于整列进行的设置，将永远跟随本列，如果用户选择列表的某列设置数据有效性，那么数据有效性的范围会随着列表而扩大或者收缩，如果设置列表为数据透视表的数据源，那么列表新增加的数据将自动添加到数据透视表中，图表具备同样的功能。准确的说，本文中所提及的“整列”是指包含列表中所有行的数据，但是标题行的数据不一定包含在内，
附着功能同样会应用到新增加的列，例如：一个列表作为图表的数据源，列表增加列时会自动更新图表，另外，整个表格的所有属性、标题和汇总（以后的帖子中会更多的阐述汇总）也会相应的“附着”。
选中
现在Excel可以识别列表中的某些元素，如行和列，利用简单的方法选中这些元素就成为一个自然的需求，通过简单点击一次鼠标就可以选中一行或者多行、一列或者多列，乃至整个列表，如果希望选中列表的某列，只需要将鼠标移到标题行之上，当鼠标变成下箭头时点击鼠标就可以完成。
如果希望选中列表的某行，只需要将鼠标移到列表左侧边界，当鼠标变成右箭头时点击鼠标就可以完成，如果希望选中整个列表，则需要将鼠标移列表的左上角，当鼠标变成向右下方的箭头时点击鼠标就可以完成。
注意选中行和列有两种方式，第一次点击总是仅仅选中列表中某列的数据部分，这样可以很容易的选中一列数字，并设置格式或者修改其他属性，第二次点击将选中列表中该列的所有内容，包括标题行在内，这种方式可以用于复制/粘贴或者调整该列在列表中的位置。
如果你喜欢使用快捷键（似乎阅读这个帖子的多少人都是这样），使用键盘同样可以实现选中功能，在先前版本中使用的行和列的选择快捷键<SHIFT+SPACE>和<CTRL+SPACE>现在可以仍然可以应用于列表，例如：按一次<CTRL+SPACE>可以选中列表中某列的所有数据，第二次按下快捷键可以列表中该列第所有内容，再次按下快捷键则选中工作表的整列。
再次请问——我在哪列中？
这是我非常喜欢的功能之一，当你处理大量数据时，需要滚动屏幕，标题行时常消失的无影无踪，如果有很多列都有类似的数据，那么用户根本无法记得自己在查看哪列的数据，如果你在Excel 12中使用列表功能，这个问题将不再存在，用户浏览很大的列表时，当列表的标题行将要移出屏幕时，Excel会将系统原来的列标题的A，B，C替换为列表的标题行（请看下面的截屏图），例如当我在不停地滚动屏幕时……
t……列表的标题行文字显示在工作表列标题的位置。
这样即使不使用分割窗口/冻结功能也能很清楚的知道自己的位置，请注意只有在当前活动单元格位于列表中时，才会显示列表标题，如果选中列表之外的单元格，工作表列标题将恢复原状。
条件格式的更多精华
在◎条件格式◎的帖子开始处，我说过我们将要实现的一件事情就是提供更好的列表体验－减少以前设置条件格式时所需要输入的公式或一些无关紧要的东西，我们提供两个新的功能可以应用于列表条件格式。
第一，当设置列表的条件格式时，将会出现“格式化整行”的选项
如果选中这个选项，当条件满足时，该列表的相应数据行整行都会突出显示，在过去只有具备高超的条件格式应用技巧才能够实现这个效果，现在则变得非常简单，只需要在设置条件格式时选中这个选项，就可以实现整行突出显示的效果。
第二，我们在列表的条件格式中添加了“对比列”，这可以基于本列和其他列数据的比较来设置格式，例如，突出显示“2005 Profits”少于“2004 Profits”的数据行，正是因为Excel能够识别列表的列，所以我们才能通过简单的用户界面来设置条件。
点击看大图
今天就到这里，在我的下一个列表的帖子中我将详细阐述列表、公式和引用。
条件格式之Icon Sets
我们加入到Excel 12中的最后一个视觉元素叫做icon sets。顾名思义，这个功能可以由用户基于单元格的数值把图标放到单元格里面去。它和我在前面讲到过的data bars和color scale很类似，关键不同点在于，icon sets可以为数据指定一个分类数字（3到5种），然后为每个分类选择一个图标，由Excel根据单元格区域中不同的数值来决定把不同的图标放到相应的单元格中去。当你尝试注释和介绍数据以使人容易阅读和理解的时候，这是一个非常高效快捷的功能。
下面是一些示例。首先，这是一个包含了红、黄、绿图标的数据区域：
接下来，你看到的是包含四种不同方向和颜色的箭头的数据区域：
然后，下面这个例子中的数据使用了5种不同分类，以从空到满的圆圈来表示（就像我们看到过的月亮的阴晴圆缺）。
用户可以使用数字、百分比、百分点和公式来设置图标匹配具体分类的值，这和data bars 、 color scales中的用法是完全一样的。比如，在一个三图标的例子中，Excel 12设置33%和67%作为三个图标的分隔点。我们将在Excel 12中尝试提供各种各样有用的 具有非凡创造性的图标……下面的清单并不完整，当我们最终发布时可能会有些变化。
下面对一些可能存在的icon sets相关问题做出解
● icon sets初始大小为3号字，如果用户改变字体大小，icon sets也会适当的做出变化；
● 用户目前还不能增加自己的图标（也许下一个版本可以），所以我们试着提供给大家最有用和最灵活的图标；
● 用户可以利用条件格式只显示图标而隐藏具体数值，所以在Excel 12里面，你可以创建各种各样非常有趣的“仪表板”；
我们可以同步大家所熟悉的SQL Server Analysis Services 2005关键性能监视器中的图表，所以如果你在Excel 12中使用Analysis Services KPI，图标可以自动被填入相应的单元格！
条件格式之color scale
接上回讲，Excel 12的条件格式中第二个新的视觉元素，我们称之为“Color Scales”(再说一次，这不一定是最终的叫法)。它和我们曾经讲过的data bars很相像，都是用来对比选定区域中的单元格，然后呈现出一些特效结果给用户，而且也可以做许多较高级的设置。那么color scales和data bars有什么区别呢？前者使用的效果是单元格的背景色，而后者则是在单元格里面绘出颜色条。这对于你希望表达隐藏在单元格数据中的比值大小来说非常有帮助——比如，如果较大的数字意味着好而较小的数字意味着差，而你希望了解手上的数据中存在的异常，使用color scale是一个非常棒的选择。
下面我们来看一个例子。现在你有一些关于投资收益类的数据：
如果你选中这个区域然后运用color scale，那么此区域会变成下面这样：
现在非常容易看出哪些是良性收益，哪些是不良收益，趋势等等。红色是差的，绿色是好的，黄色则是中性的。这项工作与data bars很相似——Excel对比选定单元格区域中的每个数值，按照评估基数把不同颜色的背景分配给相应的单元格。这些颜色向用户提供了易于理解的信息。当你运用color scale时，Excel默认按照区域中的最大值、最小值和中间值来决定颜色的分配方式，正如data bars那样，你还可以设置用于决定分配颜色的数值，和需要分配的颜色。你可以在“最小/最大值”、“数字”、“百分比”、“百分点”和“公式”这几个选项中选择一种，如下图所示：
Color scales 是Excel 12 支持32位真彩色应用的一个绝佳例子 ——你可以看到我们几乎可以随心所欲的定制单元格的背景色。Excel 12允许color scale在2到3种不同颜色中进行渐进。刚才我们已经看过3色的color scale，现在我们用一个2色的color scale来结束这篇文章。在这个例子中，我们最开始设置从绿色到黄色，然后我们设置淡色调为白色，所以现在看起来是用蓝色表示数值的增长情况。
全新条件格式概览与Data Bar（一）
“条件格式”允许用户依据单元格的数值和公式值来自动格式化单元格，这是一个非常易于使用的功能，比如可以高亮显示某些数值（“把所有测验得分小于50%的标红色”），或者把特定的单元格变得更容易识别（“把所有分配给Dave的任务标绿色”）。它同时也是一个非常强大的强大的功能，其条件可以基于任何Excel公式。许多用户都很喜爱这项功能，许多书籍、文章和网页也在讨论使用该功能的各种技巧。在Excel 12中，我们计划在保持原有特性的基础上，在这一领域加入更多的功能以适应所有用户的需要，我们将通过一系列的改进来使它变得更方便和更强大。以下是比较有特色的几个方面：
- 更方便。我们希望用户能够更容易的找到这个功能。
- 尽最大可能的使用这个功能而不需要写任何公式。我们希望用户能够快速的设置诸如“前十名”、“重复值”等条件。
- 提供一套新的视觉元素。我们希望用户能够利用全新的视觉元素来分析他们的大型数据集，展现趋势和异常，快速对比数据。同时我们也希望用户能借此方便的注释和更准确的表达他们的思想。
- 满足用户最强烈的需求。许许多多的用户曾经要求多过3个的条件，更棒的用户界面等等，所以，我们希望能做到这些。
- 更好的数据透视表体验。现在是时机让条件格式在数据透视表中也能够大显身手了。比如，可以为数据透视表全局设置条件格式，当数据更新、变动时，所有的设置能够被自动继承。
- 更好的列表体验。列表是Excel 12中的一项新特性，全新节构的列表允许用户使用格式。比如，你可以创建一个条件格式用来对比一个列表中的两列数据，或者根据条件格式化列表的一整行。 ——译者注：列表在Excel 11中已经有了，不太明白原文作者为何说是Excel 12才有。
这些目标使得Excel产生了以下的变化
- 三个新的视觉元素 – “data bars”, “colour scales”和 “icon sets” (注意——这些不是最后的名称)
- 全新的界面用于增加、删除和管理条件格式
- 新的条件格式“规则”
- 新的极限值（条件数量只受内存限制）
- 一些用于数据透视表的特别功能
- 一些用于列表的特别功能
举例：现在你有这样一些数字，
如果你选择这个数据区域然后应用“data bars”，这个区域会发生以下的变化
全新条件格式概览与Data Bar（二）
现在，不同数字之间的差异显而易见。这是怎么一回事情呢？原来是Excel对比了每个单元格中的数据，然后画出各自对应的data bar。这个颜色条为用户提供了清晰的视觉提示，这样就可以轻松的挑选出大的数据或者小的数据。当你点击应用data bars的时候，Excel默认分别用最长和最短的颜色条来标注最大和最小的数字。下面我将改变头两个单元格中的数字，把它们变大，你可以看到这到底是怎么工作的：
所有的颜色条都自动调整过了——颜色条总是会根据当前的数据进行重算与重绘，所以用户不必担心它们会与数据不一致。
当然，许多时候你可能不希望像上面这样表示最小和最大值……所以，我们允许你自行设置颜色条长短与数据之间的关系，如下图（注意——这不一定是最终界面）：
除了data bar的颜色以外，, 你可以设置最短颜色条和最长颜色条对应到“最小/最大值”、“数字”、“百分比”、“百分点”和“公式”。
- “最小/最大值”： Excel 评估数据区域中所有单元格的值，把最短的颜色条对应给最小的数据，把最长的颜色条对应给最大的数据。
- “数字”： 用户可以手工指定最短颜色条和最长颜色条对应的数字（不一定是数据区域里面的数字），Excel会简单的根据比例来计算并绘出颜色条。
- “百分比”： t用户可以手工指定最短颜色条和最长颜色条对应的百分比。 比如，选定区域单元格的数值为从0到200，那么用“25%”表示的最小值为50。在这个例子中，所有小于50的单元格都将被对应的绘上最短颜色条。——译者注：尚不清楚百分比计算时的基数是否为数据区域中最大/最小值的差，还是其他的什么算法，试验多次也没有总结出规律。
- “百分点”： “百分点”不同于“百分比”，这是一个不确定的数据。也就是说，“百分点”根据设置的值，把数据区域中的单元格进行排序，然后决定相应的序数。在一个由10个单元格组成的数据区域中，“百分点”40将意味着第四个单元格的值。因此，如果用户为颜色条的最小值选项选择“百分点”并且输入40，那么位于“百分点”40的这个单元格的值成为标准值，任何比它小的值将得到最短颜色条。
- “公式”：利用用户输入的公式计算一个结果来匹配最短颜色条和最长颜色条。这是一个非常有用的条件选项，可以用来设置其他不适用于以上四种选择的情况。
现在总结一下，我希望我说明清楚了此种条件格式与其他条件格式不同的两个重要基本点。第一，这不是基于一个又一个单元格的条件格式，而是在一组单元格之间进行比较。第二，data bars提供了一种全新的视觉效果——单元格里面的颜色条。
工具|选项——剩余部分（一）
工具|选项——剩余部分
几天以前，我概括地说了一些对工具|选项所作的改变。今天，我想要对好奇的演示一下选项是如何组织的，并且介绍一个我在周一忘了提及的功能。因为我们已经看过了“个性化”页，我们从公式页开始吧。
正如你看到的，最经常更改的选项都在这里。（Harlan，我想你的建议，关于“个性化”页上的选项都是新的——澄清一下，不仅是我讲过的“个性化”页，是开始的好几页。对不起，我应该将得更清楚些……你可以看到“公式”页上的大多数选项都不是新的。）你也可以看到那些处理多线程计算的选项没有设计在这里，因为，我们决定那些项目绝大多数用户将从不会修改。接着是“证据”和“保存”。
在“保存”页上，你可能注意到在“除……外，自动修复”有个下拉框。这是我在本周前些时间忘了提到的功能。我们试图弄清楚选项的“范围”是什么……例如，当有些选项仅应用于工作簿时，我们得说清楚并让用户对任何开启的工作簿设置该选项。对工作表等也一样。对于某些用户，这已证明很有帮助。
下面是“高级”选项里所有东西的贴图。你通常需要滚动来查看全部项目，但是，为了网页的好看，我在画图中将位图结合在一起了。
工具|选项——剩余部分（二）
“自定义”是你可以从“快捷访问工具栏”里添加，删减，以及清除命令的地方。
“加载宏”显示你安装的加载宏并允许你管理它们，“信任中心”是我将在后面的帖子里涉及的东西。
最后，“资源”页是你可以更新版本，诊断问题，注册，鉴定你的版本，等等的地方。
工具|选项发生了什么变化？
工具|选项发生了什么变化？
在写本博克的过程中，在建议和直接的电子邮件当中，我估计我碰到了上千个问题。在这些问题中，只有一个和工具|选项有关，这是个令人惊讶的小数目，要知道当我在路上与用户交谈时，他们是多么频繁地提到它。和Office 2007中的大多数UI（用户界面）一样，工具|选项有下显著的修改（实际上它不见了，被一个全新的设计所替代了）。今天，我想给这些变化一个概述。
首先，让我们来看看具有工具|选项功能的东西在彩带世界中的哪个位置呢？当你查看文件菜单的内容时，你将看到在“退出Excel”按钮的右边有个“Excel选项”按钮。
当你按下该按钮，你就会看到一个新改善的Excel设置选项（我将演示的例子都是Excel的，但是Word，PowerPoint，Access等等都做在相同的变化。）
我们试图要做的与该对话框相关的关键事情之一是将更多重要的设置明显地放置在该对话框中，这样就任意找到并设置它们。几年来，我们添加在许多设置——一些比其它更有用的——结果呢，除了一些有毅力的用户外，要从这以大堆设置里找到感兴趣的变得很难了。新的设计将最通常更改的设置放到前面，将那些不经常更改的设置清理到“高级”页上，并且允许我们将其余的归类为容易识别的组合。
你可能会注意到的另一件事情是某些项目旁边的小“i”。将鼠标移到这些图标上面时，会显示高级提示，提供大量的有关该设置具体是什么，到底干什么用的信息。
明天，我将演示该选项上的所有不同的页，但是，在我今天结束之前，我想给你介绍一篇Jensen Harris’ UI博克上的帖子。我在上面描述的设计，实际上是Office 2007版本的第二次工具|选项的设计。作为你们中使用过我们第一个beta版的人可能会记得，工具|选项的第一次重新设计中，包含一个叫做“专家模式”的东西，它是我们第一次尝试简化整个设计。虽然和我们预先想象的设计不一样，但是，在获得很多对beta版使用的反馈后，UI团队出来了这个第二版设计。你可以在这篇帖子里了解这整个过程。
介绍SmartArt图形（一）
介绍SmartArt图形
几周以前，一些人发电子邮件给我，询问一些东西如组织图和其它图形的新的特点。今天，我们有了答案，以来自Matthew Kotler的两篇客串帖子之一的形式，Matthew是SmartArt组的项目经理。
电子表格，文档和演示文稿里的图形冲击是巨大的，改进理解和信息回收。然而，创建在Office里的巨大多数内容是文本，通过今天的工具，要创建专业质量的图形是很困难的。上个月，David调查了Excel 2007的所有新图表功能。本产品提供的图表工作为视觉化量化的数据提供了极大的改进。然而，有些时候，你需要其它的方式来交流信息。SmartArt图形（以前编码命名为“IGX 图形”）解决了这个需要。因为一张图片胜过一千句话，我们开始吧：
SmartArt图形是为了让每个人（不仅是专业设计师）转换点子为某个图形变得更快更容易而设计的。该目标转换为下述SmartArt图形特定：
· 布局模板
· 文本窗格，输入信息
· 图形和文本的自动大小和位置
· 在布局之间自由切换
布局模板
上面的每个布局都提供了一个方法来不同地表达你的内容。在该改进的一面是布局，简单地添加栩栩如生的磨光点到项目编号了的清单上。
该改进的另外一面是如组织图的图表，维恩图或者连锁齿轮，表达着信息描绘的特殊意义。
描述的布局集合只是SmartArt图形带来的80多个不同布局的示例之一。“选择SmartArt图形”对话框显示了划分为七个类别（列表，过程，循环，层次，关系，矩阵和金字塔）中的所有不同布局，带有提示，建议该布局适合哪种类型的信息。当你点击彩带上插入页的SmartArt图形命令时，就会显示该对话框：
SmartArt图形的布局集是可以扩展的，因此我们可以继续通过Office Online提供新的变体，并且，你们组织可以创建一套专门为你们自己的需求裁剪的布局。
供信息输入的文本窗格
在选择某个布局后，会出现一个模板，在该布局左边有个区域供输入文本。文本窗格，提供了快速进入并编辑图形文本的方法。
介绍SmartArt图形（二）
每个图形有其自己设计好的文本和图形的组织方式。注意，相同的文本（从上面的文本窗格）在两个不同的布局里是如何不同布置的。在上面的布局里，分点代表为单独的图形，而在第二个布局里，它们代表为同一个图形里的项目编号：
文本窗格设计来象一个大纲和项目编号列表一样工作。按下回车键创建新行，使用Ribbon上的升级和降级按钮（或者分别按下键盘上的tab和shift+tab键）将会增加或者减少一行上的文本缩进。所有这些操作都有一个相应的图形效果。例如，取决于图形布局，敲下回车键就会创建一个新图形，而降级则会在图形中显示一行带项目编号的文本。
图形和文本的自动大小和位置
通过使用文本窗格，你可以关注你想要交流的信息，而不必担心工作表上图形的大小和位置。SmartArt图形会为你搞定所有的事情。当你在大量图形里更改大量的文本或者清单时，就能体会到SmartArt图形的“智能”了。顺便说一下，那些更改不必一定在文本窗格里进行，所有的编辑也可以直接在图形里进行。
SmartArt图形的目的是让最后的视觉效果总是看上去很专业。例如，因为一个图形了添加在太多的文本，所以文字大小会减小，以确保文本适应图形大小，而不是图形（或者图形自己可能增大）适应文本。另外，为了保证图形看上去一致和专业，如果某个图形的文本缩小在，那么该图形里的所有其它文本也会缩小为同样大小。例如，一个模板缺省地仅显示三个图形，但是，它经常允许添加额外的图形，并且该图形会自动更新。
布局之间无痕迹的自由切换
有些时候，一个布局不能捕捉你想要表达的信息。在任何时候，你都可以切换到另外一个布局。因此，如果你不喜欢在分开的图形里显示文本的话，那么你可以切换到一个不同的布局里，将文本显示为项目编号。或者，如果你觉得你要展示的工作流程确实是个重复性的过程，那么你可以从一个简单的水平流程图切换到一个环形图。充分利用在线预览功能，你可以将鼠标移动到显示在彩带上的任何不同的布局上去，你将看到应用该模板后将显示的内容样子。某些布局对某些数据上不适用的。在线预览允许你试验不同的布局，直到你找到最好沟通你信息的模板。
正如大多数其它介绍美化文档外观的功能一样，SmartArt图形不仅在Excel里可用，而且在PowerPoint，Word和Outlook里也可用。在PowerPoint 2007里面，有个按钮，可以将标准按项目编号列出的清单转换为SmartArt图形，并且可以将动画应用到该图形（例如，每次显示一个图形，或者每次显示一级图形）。
当需要时，赶紧好好利用这个丰富图表的新功能吧，但是当你必须表达一些更抽象的东西时，那么在“插入”页的左边添加一些标题吧。有了SmartArt图形，你将能够以新的方式快捷轻松地捕捉和表达你的点子。
在下篇关于SmartArt图形的帖子里，我将探究如何快速地将一个缺省的图形转换为真正看上去就像有图形设计者帮你做的东西……也就是说，一些如下所示的东西：
SmartArt 图形和样式（一）
译
SmartArt 图形和样式
这是Matthew Kotler的第二篇客串帖子，他是SmartArt小组的主要项目经理。
在上篇帖子里，我发表了SmartArt图形的概述。在本篇中，我将演示如何将你创建的普通SmartArt图形设置格式使其真正突出（或者巧妙的融入，取决于你的目的）。正如单元格，表格和图形（译者：Shape）一样，SmartArt图形也为文档主题丰富的功能性增色不少。当你插入一个SmartArt图形到电子表格（或者文档或演示稿）时，你可以肯定它将和工作表的其它部分相匹配。就象其它的每个对象一样，如果你更改电子表格的主题，那么SmartArt图形的外观也将改变。
SmartArt图形在SmartArt工具下面的设计页上也含有两个图库，以供快速更改图形的外观。
第一个图库提供许多不同的格式选项，包括不同的图形填充，线条样式，阴影和3D效果。和Office 2007里许多其它图形一样，该图库有自动的在线预览功能，显示应该该快捷样式后你的图形会变成什么样。
这里是一些应用了不同样式的相同SmartArt图形：
SmartArt 图形和样式（二）
第二个图库提供许多不同的可以为SmartArt选择的颜色选项，每个选项按不同的方式应用一个或者多个主题颜色到该图形。
这里是应用一些不同颜色的相同SmartArt图形：
每种图库结合SmartArt图形一系列不同的样式和颜色变化的目的是让你创建独特的视觉效果。
但是，如果内置的图库不够提供你想要的外观的话，几乎所有SmartArt图形的成员都是可自定义的。
SmartArt图形和普通的Excel图形是创建在同一个基础上的。因此，如果你不喜欢自动文本字体大小的话，那么你可以通过手动设置不同的字体来克服它。如果该快捷图库没有正确的结合填充，线条和效果，那么你自己可以设置自己的图形样式，或者完全自定义该图形。如果该工作表上图形的大小和位置不遂你意的话，你也可以随便移动图形或者改变其大小。“SmartArt工具”里的格式页提供了这些自定义的切入点。
甚至在应用任何这些自定义设置之后，你仍然可以回到前面，更改为不同的布局，SmartArt图形将试图保留这些自定义设置。我建议保存你的自定义设置，这让你有了灵活性，确保图形表达你想要的东西。万一你发现你走得太远，总是有个重设图形按钮在设计页上带你回到愉快的地方。
SmartArt图形给你提供了工具，快速有效地用格式选项交流你的信息，确保专业而独特的结果。
数据集函数概述
继续Excel 12 博客游戏——数据集函数 Part 1
好了，前几周我做了有几个有趣的客户拜访（感谢客户们抽了几周来陪我们），刚才回来。现在接着谈EXCEL 12的特性。
我们曾讨论过如何用数据透视表从SQL Server Analysis Services取数到Excel里。如果您想对数据进行深入挖掘和剖析，找出其中有价值的信息，那么数据透视表是一个非常合适的工具。您可以更改数据透视表的字段显示，重排数据，改变筛选和排序的应用。如果您使用SQL Server Analysis Services的OLAP数据源，还可用前面我介绍过的其它功能，以自己的方式来查看数据。
还有几种需要从 SQL Server Analysis Services 的OLAP 数据源取数的情况，但并不适合用数据透视表。虽然数据透视表是个理想的工具，它可以通过特定的方式，快速地挖掘数据，寻求多种答案，但是它不适合用来创建固定版式的不规则或自定义的报表。举几个例子：
·自由式报告，报告的行列不遵循约定的固定模式。（详见后叙）
·混合使用多数据源的报告
·带有很多间隔行和/或细化分组排序的报告，常常不同于数据源的数据存储方式。
为了满足这些需求（或者更多），我们考虑提供有一种方法，将SQL Server Analysis Services的OLAP数据直接放入特定的工作表单元格中，而不受到周围单元格的任何限制。它可同时具备多维数据存储和Excel公式化语言及计算引擎的能力。让我们看个例子。
下例使用存放在SQL Server 2005 分析服务器上的Adventure Works样本数据，在Excel 12 测试版上，创建了一张自由式报表。
请注意标题列的字段取自不同的数据维度。销售成因（“促销”和“价格”）和国家（“加拿大”和“美国”）分别取自两个维度。另外，可以见到所有数值的计算都基于A栏中的项目，且报表的B和E两栏是空列。最后，还可看到单元格C2中的公式从“销售成因”的维度提取了一个成员——“促销”。该公式使用CUBEMEMBER函数（7个新CUBE函数的一个），将SQL Server Analysis Services的OLAP数据，取到Excel电子表格的单元格中。
新增的数据集函数是什么？
我们补充了7个新数据集函数，同其它工作表函数一样，可以在Excel公式中使用。这些函数允许Excel从 SQL Server Analysis Services (2000 & 2005) 提取数据，包括任意成员、子集、汇总值、属性或KPI（关键业绩指标）。这些数据可以放在电子表格的任何地方参与本地计算，或者作为其他公式的一部份参与计算。
CUBEMEMBER (connection, member_expression,[caption])
该函数通过定义member_expression（成员表达式）提取成员或成员组。例如，上个实例的公式=CUBEMEMBER ("Adventure Works", "[Sales Reason].[On Promotion]")， 从Adventure Works 数据集的“销售成因”维度返回了一个“促销”成员。
CUBEVALUE (connection, [member_expression_1], [member_expression_2], …)
该函数对数据集按member_expression（成员表达式）参数变量汇总，返回汇总数。例如，公式=CUBEVALUE ("Adventure Works","[Measures].[Gross Profit]","[Product].[Category].[Bikes]","[Date].[Fiscal Year].[FY 2004]") ，返回Adventure Works数据集中2004财政年度自行车的销售毛利的汇总金额$5,035,271.22
CUBESET (connection, set_expression, [caption], [sort_order], [sort_by])
该函数通过set_expression（子集表达式）参数的定义提取子集。选项参数Caption可用来自定义一个子集的标题，显示在包含该公式的单元格中。（注意子集本身并不显示值) 例如，公式=CUBESET ("Adventure Works","[Customer].[Customer Geography].[All Customers].children","Countries")分级返回Customer Geography的国家名子集，并显示“国家”作为单元格的值。
CUBESETCOUNT (set)
该函数返回一个子集的记录数，其参数是一个数据子集函数或子集函数所在单元格的引用。
CUBERANKEDMEMBER (connection, set_expression, rank, [caption])
This function returns the Nth item from a set. This can be very useful when building a Top N (or Bottom N) report in Excel.
该函数返回子集的前N名的记录。当用Excel建立一个前N或后N名的报告时，它会很有用。
CUBEMEMBERPROPERTY (connection, member_expression, property)
This function returns a property of a member in the OLAP cube.
该函数返回OLAP数据集中某个成员的属性。
CUBEKPIMEMBER (connection, kpi_name, kpi_property, [caption])
This function returns a KPI (Key Performance Indicator) from the OLAP cube.
该函数从OLAP数据集返回一个KPI（关键业绩指标）
CUBE functions provide MDX to other CUBE functions
There is one way in which the CUBE functions are significantly different from any other Excel functions. This is in the way that they behave when they are passed in as arguments to other CUBE functions.
数据集函数与其他Excel函数相比，有个很大的不同点——当它们作为其他数据集函数的参数时，有不同的行为表现。
Functions that are not CUBE functions return a value which is displayed in the Excel spreadsheet cell. For example, the result of a SUM function will be a number that is displayed in the cell.
非数据集函数返回值直接显示在Excel中。例如，SUM函数会显示一个数值在单元格中。
CUBE functions (except for CUBESETCOUNT) return a result which is more complex than this. CUBE functions return two distinct values. One is the value that is displayed in the cell. But there is also a second hidden value which can be thought of as an MDX expression (MDX is the Multi-Dimensional eXpression language used by SQL Server Analysis Services) defining the result. When one CUBE function uses another CUBE function as its argument, the argument takes on the MDX value rather than the display value.
数据集函数（除了CUBESETCOUNT 外）的返回值要复杂许多。除了一个值显示在单元格中，还有第二个隐藏值，可以看作是MDX表达式（SQL Server Analysis Services使用的多维表达式语言）的结果。当一个数据聚集函数使用另一个数据集函数作为参数时，该参数取MDX值，而不是显示值。
Here’s an illustration that I hope will help to make this clearer. Here is the asymmetric report that we looked at earlier.
我希望通过一个例子来更清楚地说明这个概念。还是刚才我们看到的那个例子。
Cell C2 actually contains two separate values. The first is the display value that you see in the cell, namely “On Promotion”. But when the formula in cell C3 uses cell C2 as an argument, the value that it obtains from cell C2 is actually “[Sales Reason].[Sales Reasons].[Sales Reason].&[2]” which is the MDX unique name for the “On Promotion” member. You can find this hidden value behind the CUBE function using Excel’s object model by selecting cell C2 and then typing “?Activecell.MDX” into the immediate window in the Visual Basic Editor.
单元格C2实际包含两个不同的值。第一个显示在单元格中——“促销”。单元格C3使用了C2为参数，而其所使用的值实际上是“[Sales Reason].[Sales Reasons].[Sales Reason].&[2]” ，是MDX返回的该“促销”成员的唯一值。您可以使用Excel对象模式选择C2单元格，然后在VBE立即窗口输入“?Activecell.MDX”，找到藏在数据集函数中的隐藏值。
And that’s the overview. In my next post, I will provide some examples that illustrate how to use these functions in your reports.
以上是数据集函数的概述。下篇帖子，我将用些示例来说明怎样在报表中使用这些函数。
