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随着年底的临近，各种总结、汇报材料纷沓而至，成为不少人的负担。“举头望明月，低头写材料。洛阳亲友如相问，就说我在写材料。”在 网上，这一段子最近十分火爆，引来众多网友“吐糟”。到了年底，各种盘点总结，少则几千字，多则上万字，甚至年终总结还跟评优挂钩，让不少上班族深感头 疼。那么年终总结到底该怎样写呢？
误区一:“总结一定要低调”
误区二:“总结就是要格式化”
误区三:“报喜不报忧是上策”
误区四:“总结就要面面俱到”
误区五:“总结难免临阵磨枪”
误区六:“总结要向全体汇报”
年终总结小技巧
要紧紧围绕自己
总结要遵循各司其职的原则,不要超越自己的职责范围和权限,而去总结其他人的工作成绩或失误,虽然你的工作也许会有其他部门的配合.这也是写总结的最基本要求。
要针对领导的需求
作为中层经理人的年终总结,其受众对象一定是企业的领导,还有一部分受众是平级的部门经理,有的企业普通的员工也会列席总结会.那么,此时你的总结最主要的是要针对领导们的需求。
领导的需求更多的是你今年取得的成绩和经验,有没有达到去年制定的目标,比去年的业绩提高了多少,如果业绩下降,要说明理由.要通过总结让大家看到部门的希望和前景,这是重中之重。
反之,如果你什么都讲,如部门存在的严重问题,如何的令人担忧,虽然你说的是事实,甚至是非常坦诚的表达,但是有些是不适合当着公司全体人员说明的.否则会使普通员工对部门甚至是公司失去信心,或者对领导的能力产生怀疑,这是非常糟糕的。
追求图文并茂
总结如能力争做到有数据、有图示、有丰富的文字说明,做到图文并茂会比较理想。
当然,你的总结也不能过于专业化,至少要有60%是上司能一目了然并能够马上作批示的内容,而有30%是领导通过你在总结中的解释可以理解的,另有10%是非常专业的,目的在于显示自己水平的内容。
如果有可能,不妨利用多媒体演示,让人看起来既非常专业,又非常便于理解,同时会认为你的总结非常认真和准确,同时为自己树立一个非常职业化的形象。
首先,多用数据化和图示.企业的领导通常都很忙,因此他们会平时只关注大数据,对微观的内容部分关注不多.因此,他们就会非常想知道一些细节的东西.此时,总结多用一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据,会非常符合领导的需求。
同时,如果能运用一些科学的分析方法,比如:swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法,一定会使你的总结非常专业和精彩!
总结虽然不能像写文章一样,追求“语不惊人死不休”,但也一定要有个人的语言风格和特色.在写总结时,我们不妨先写出大纲,然后再把大纲中所涉及的事件加进去,然后再细致地进行加工,最后再进行文字的润色。
又不能“只想”自己
要素一:反思亦创新.总结的主要目的是通过反思过去,找出问题所在.但是仅仅找到问题还不行,更应该拿出解决方案.如果你能做到拾遗补缺,拿出有效的解决方案,其实就是一种突破和创新。
要素二:知己亦知彼.总结的内容一定要做到心中有数,总结中的关键是要有重点,要展现出自己的工作重点和亮点,特别是上司关注的问题一定要详细具体。
要素三:瞻前亦顾后.写总结时不要忽略细节,尤其是一些重大事件的细节,通过细节的描述,赢得上司的关注和理解,毕竟上司在决策层,有时并不能理解执行层的苦衷。
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