公文知识培训教材
一、公文概述
所谓公文，就是公务文书的简称。
二、公文的种类及介绍
企业常用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
1、决定:用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位和个人，变更或撤消下级单位不适当的决定事项,任免和聘用管理人员。
2、指示：用于对下级单位布置工作，阐明指导原则。
3、通告：用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要周知的事项。
4、会议纪要:用于记载、传达会议情况及议定事项。
5、通知:用于传达上级批示和要求下级办理或周知的事项；批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文；发布规章制度。
6、通报:用于对人和事的表扬或批评；传达重要精神或情况。
7、请示:用于向上级请求指示，批准。
8、报告:用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级询问。
9、批复:用于答复下级请示事项。
10、总结:用于向上级做综合性的全面工作汇报。
11、计划:用于对今后工作做出全面安排。
12、函:用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
三、请示和报告
（一）请示：是向上级机关请求指示、批准时使用的公文文种。
请示的特点：针对性、呈批性、单一性（一文一事，只写一个主送机关）、时效性。
请示写作要点：
开头部分请示原由（合理充分，强调其重要性、迫切性和必要性）
主体部分请示事项（条项清楚、具体明确）
结尾部分请示要求（是向上级机关提出肯定性的请求），常用结语“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等。
（二）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。
报告的写作要点：
开头部分概括说明全文主旨，开门见山。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。
主体部分内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。
结尾部分要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
（三）请示与报告的相同之处
两个都是写给上级的上行文；公文里都有陈述意见，反映情况的内容。
（四）请示与报告的不同之处
第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；
第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；
第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
四、函
函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的适用范围广泛。
在行文方向上，可在平行机关之间行文，也可以在不相隶属机关之间行文，其中包括上级或下级机关。
正文一般包括三层：
1、简要介绍背景情况；
2、商洽、询问、答复的事项和问题；
3、希望和要求，如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。
特定结尾语还有“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
五、如何写常见公文
1、明确发文的主旨、文种、范围与阅读对象。
（1）发文的主旨：为什么发文？
（2）发文的文种：发哪种公文？
（3）发文的范围和阅读对象：给谁看，想达到什么目的？
2、收集有关资料进行调查研究。
根据实际需要进行资料收集，可以参考过去的文件或者进行实地调查。（如服装尺寸、采购价格、事故起因等）
3、落笔起草，拟写正文。
（1）观点要鲜明。
（2）用材要得当。
（3）语句要简练。
4、反复检查，认真修改。
（1）观点的修改：看观点是否正确，是否正确的表达，是否符合法律、法规与相关政策。
（2）材料的修改：看材料是否符合观点，与观点一致。
（3）结构的修改：看整体结构是否严谨，是否残缺。
（4）语言的修改：看是否有错别字、不通顺的句子、不合理的标点。
建议：写完的公文至少通读一遍，重要公文通读三遍。
六、写作要点
用好公文的常用术语
1、开头用语：为（了）、关于、由于、按照、兹有、兹因（兹，现在的意思）
2、结尾用语：为要（盼）、特此通（告）知、为荷（感谢对方帮助的意思）、承蒙（得到的意思）
3、称谓用语：
(1)本，自己方面的意思。用于第一人称。如：本部、本族、本人等。
(2)贵，敬辞，在公文中称呼对方，如：贵部、贵处，以示尊敬。
(3)该，用于第三人称。通常用于指出前面说过的单位或人员。如该项目、该员工等。
4、承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以上、以致
5、经办用语：经、已经、业经、现经、拟（打算的意思）
6、征询用语：妥否、当否、是否可行、意见如何、酌情、斟酌（考虑的意思）
7、期请用语：期、为盼、望、拟请、报请、敬请、莅临（来临的意思）
8、时限用语：定于、为期、按期、定期、届时（到时候的意思）、不日、即日（当天的意思）、日前（前几天的意思）
要点：题目显旨，开宗明义，篇末点题，片言居要，一气贯通。
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