谈判技巧与策略（采购方面）

ISMN 2015-06-08

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谈判技巧与策略

一、谈判的定义：

“谈判”，或有些人称之为“协商”或“交涉”，是担任采购工作最吸引人的部分之一。谈判通常是用在金额大的采购上，由于本公司是大型综合超市，采购金额很大，因此谈判工作格外地重要。

采购谈判一般都误以为是“讨价还价”，谈判在韦氏大辞典的定义是：“买卖之间通过商谈或讲座以达成协议”。所以成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨、及分析的过程达成互相可接受的协议或折中方案。这些协议或折中方案里包含了所有交易的条件，而并非只有价格。

在成功的谈判里，双方都是赢家，只是一方可能比另一方多赢一些，这种情况是商业的常事，也就是说谈判技巧较好的一方理应获得较多的收获。

二、采购谈判的目标：

在采购工作上，谈判通常有五项目标：

（1）为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格

（2）要使供应商按规定准时与准确地执行合约。

（3）在执行合约的方式上取得某种程度的控制权。

（4）说服供应商给本公司最大的合作。

（5）与表现好的供应商取得互利与持续的良好关系。

1、公平而合理的价格：

谈判可单独与供应商进行或由数家供应商竞标的方式来进行。单独进行时，采购人员应该先分析成本或价格。数家竞标时，采购人员应选择两三家较低标的供应商，再分别与他们谈判，求得公平而合理的价格。

2、交货期：

在采购工作上交货期通常是采购人员最容易忽略的问题，也是供应商的最大问题。大多是因为：

（1）采购人员订货时间太短，供应商生产无法配合。

（2）采购人员在谈判时，未将交货期的因素好好考虑。不切实际的交货期将危害供应商的商品质量并增加他们的成本,间接会使供应商价格提高。故采购人员应该随时了解供应商的生产状况，以调整订单的数量及交货期。

3、供应商的表现：

表现不良的供应商往往会影响到本公司的业绩及利润，并造成顾客的不满，因此采购人员在谈判时，除价格外还应谈妥合约中有关质量、数量、包装、交货、付款及售后服务等条款及无法履行义务的责任与处罚措施。对于合作良好的供应商，则应给予较多的订单或其他的方式来奖励，毕竟买卖双方要互利，才可维持长久的关系。

4、与供应商维持关系：

采购人员应了解任何谈判都是与供应商维持关系的过程的一部分。若某次谈判采购人员让供应商吃了闷亏或大亏，供应商若找到适当时机时，也会利用各种方式回敬采购人员。因此采购人员在谈判过程中应在本公司与供应商的短期与长期利益中，求取一个平衡点，以维持长久的合作关系。

三、谈判的有利与不利的因素：

谈判中有些因素对采购人员或供应商而言是有利的或是不利的，采购人员应设法先研究这些因素：

1、市场的供需与竞争状况。

2、供应商价格与质量的优势或缺点。

3、成本的因素。

4、时间的因素。

5、相互之间的准备工作。

四、谈判技巧：

谈判技巧是采购人员的必须掌握的技能，所有采购人员都应该花时间去研究这些技巧，以求事半功倍。下列谈判技巧值得本公司采购人员借鉴：

1、谈判前要有充分的准备：知己知彼，百战百胜，成功的谈判最重要的步骤就是要先有充分的准备。采购人员的商品知识，对市场及价格的了解，对供需状况的了解，对本公司的了解，对供应商的了解，本公司所能接受的价格底线、目标、上限，以及其他谈判的目标都必须先有所准备并列出优先顺序，将重点简短列在纸上，在谈判时随时参考，以提醒自己。

2、谈判时要避免谈判破裂：有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会让对方留一点退路，以待下次谈判达成协议。没有达成协议总比勉强达成协议好。

3、只与有权决定的人谈判：本公司的采购人员接触的对象可能有：业务代表、业务各级主管、经理、助理、副总经理总经理或董事长，看供应商的规模大小而定。这些人的权限都不一样。采购人员应避免与没权决定事务的人谈判，以免浪费自己的时间，同时可以避免事先将本公司的立场透露给对方。谈判之前，最好先了解清楚对方的权限。

4、尽量在本公司办公室内谈判：在自己的公司内谈判除了有心理上的优势外，还可随时得到其他同事、部门或主管的必要支援，同时还可节省时间与相应的差旅费用。

5、放长线钓大鱼：有经验的采购人员知道对手的需要，故尽量在小处着手满足对方，然后渐渐引导对方满足自己的需要。避免先让对手知道自己的需要，否则对手会利用这一弱点要求采购人员先作出让步。

6、采取主动，但避免让对方了解本公司的立场：攻击是最佳的防御，采购人员应尽量将自己预先准备的问题，以开方式的问话方式，让对方尽量暴露出自身的立场，然后再采取主动，乘胜追击，给对方足够的压力，对方如果难以招架，自然会作出让步。

7、必要时转移话题：若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈拢，有经验的采购人员会转移话题，或暂停谈判，以缓和气氛。

8、尽量以肯定的语气与对方谈话：否定的语气容易激怒对方，让对方没有面子，谈判因而难以进行。因此采购人员应尽量肯定对方，称赞对方，给对方面子，从而对方也会愿意给面子。

9、尽量成为一个好的倾听者：一般而言，业务人员总是认为自己是能言善道，比较喜欢讲话。采购人员知道这一点应尽量让他们讲，从他们的言谈及肢体语言之中，采购人员可找到他们的优势与缺点，也可了解他们的谈判立场。 10、尽量为对手着想：全世界只有极少数的人认为谈判时，应该赶尽杀绝，丝毫不能让步。

事实证明，大部分成功的采购谈判都是在和谐的气氛下进行才可能达成。人都是爱面子的，任何人都不愿在威胁的气氛下谈判，何况本公司与良好的供应商应有细水长流的合作关系，而不是对抗的关系。

11、以退为进：有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定。此时不妨以退为进，与主管或同事研究或弄清事实情况后，再答覆或决定也不迟，毕竟没有人是万事通。草率仓促的决定大部分都不是很好的决定，聪明的采购总是先深思熟虑，再作决定。

12、不要误认为50/50最好：有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。事实上，有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交待，因此站在家世界的立场，如果谈判的结果是60/40，70/30或甚至是80/20也就不会“于心不忍”了。

五、谈判的十二戒：

采购人员若能避免下列十二戒，谈判成功的机会将会大增。

1、准备不周。 2、缺乏警觉。 3、脾气暴躁。 4、自鸣得意。 5、过分谦虚。 6、不留情面。 7、轻诺寡言。 8、过分沉默。 9、无精打采。 10、仓促草率。 11、过分紧张。 12、贪得无厌。六、谈判的项目：

本公司采购人员经常必须谈判的项目包括：

质量交货期包装交货应配合事项价格售后服务保证订购量促销活动折扣广告赞助付款条件进货奖励

七、谈判策略

1、质量方面质量的传统解释是“好”或“优良”，对本公司采购人员来说，质量的定义应该是：符合买卖双方所约定的要求或规格的就是好的质量。因此采购人员应该设法了解供应商对本身商品质量的认知或了解的程度，管理制度较为完善的供应商应该可以提供以下有关质量的文件：商标注册证、卫生许可证、检测报告、质量认证、3C认证

采购人员必须向供应商取得以上资料，才能够开始交易。通常在合同及订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：

市场上的商品等级性能的规格品牌工程图商业上常用的标准样品（卖方或买方）物理或化学的规格以上的组合

采购人员在谈判时应该首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷甚至法律诉讼。

对于不良品或仓储运输过程中损坏的商品，采购人员在谈判时应该要求无条件退货或退款。

2、包装方面

包装可分为两种：内包装及外包装。内包装是用来保护、陈列或说明商品用途的，而外包装则仅用在仓储及运输过程中的保护。在自选式的营业方式中，包装有着较为重要的作用。

外包装如果不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。外包装如果太坚固，供应商成本可能会增加，导致采购成本偏高，商品价格缺乏竞争力或毛利降低。

3、价格方面

除质量以外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。本公司在消费者心目中的形象是高质量低价格。如果采购人员对任何其准备采购的商品，以进价加上本公司合理毛利后，自己判断此价格无法吸引消费者购买，就不应该向该供应商采购。

在谈判前，采购人员应该事先调查市场价格，不能凭供应商片面之词，受骗上当。如果没有相同商品的市场价格可查，应该参考同类其他商品的市场价格。

在价格谈判中，列举供应商产品在本公司销售的好处非常重要，比如：销售量大、提高市场占有率、节省运费（使用DC时）、降低营销费用、清理库存等等。

价格谈判是所有商业谈判中最敏感也是最困难的项目，非常具有挑战性。采购人员应该认识到这一点，运用各种谈判技巧去完成这一艰巨任务。 4、订购量方面由于本公司与供应商是长期合作的关系，因此没有必要与供应商谈一次性进货量的大小（除非是某些特定的促销谈判或切货）。但为了方便门店订货及以后使用系统自动补货，采购人员必须与供应商谈好每笔订单的最低订购数量或金额。理论上来说，最低订购数量或金额越小，门店库存控制及损耗控制越好。但过低的订购数量或金额必然增加供应商的运输费用，会间接导致采购成本的增加。因此采购人员必须重视此一项目，根据实际情况与供应商协商制定合理的最低订购数量或金额。

5、折扣方面

折扣通常有新品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等等。有些供应商可能会由全无折扣作为谈判的起点，有经验的采购人员应该引述各种形式的折扣要求供应商让步。

6、付款条件方面

付款条件与采购价格息息相关，许多知名品牌的供应商不同的付款期有相应不同的价格折扣。目前一般供应商的付款条件是月结30~90天左右，采购人员应该计算对本公司最有利的付款条件，兼顾付款期与合理进货价格。 7、交货期方面

一般情况下，交货期越短越好。因为交货期短，则订货频率增加，订购数量相对减少，门店库存压力就可以降低。但采购人员也需要考虑供应商的实际状况（生产能力、仓储及运输能力等等）协商合理的尽可能低的交货期。此条件与最低订购数量有直接关系，可一起洽谈。

以后公司使用系统自动补货后，交货期是一个重要的参数。采购人员切记不可轻视此项交易条件。

8、交货应配合事项

本公司是大型综合超市，商品的进出量大，如果供应商不能在送货作业上密切配合，则双发无法合作。采购人员在谈判时，必须明确要求供应商准时准确的将本公司订购商品送到本公司指定的门店收货部或物流中心，并按要求卸货、验收、入库。

9、售后服务方面

对于需要售后服务的商品，例如：家电产品、办公设备、健身器材等等，采购人员在谈判时必须要求供应商在商品包装内提供该商品的保修卡及相应的售后服务单位资料，以方便消费者在需要售后服务时能直接联系，减少卖场人员的工作量。

10、促销方面

DM刊是本公司促销的一个重要手段，在各个卖场都起到良好的促进销售作用。但这很大程度上决定于采购人员商品选择的正确与否，以及售价是否能吸引消费者上门。在策略上，通常公司会在促销活动前一周左右停止正常订单，刻意多订购促销特价商品，以增加利润，除非采购人员无法取得特别的价格。

在促销商品的价格谈判中，采购人员必须了解一般供应商的行销费用预算通常占营业额的10~25%，供应商不难由此预算中拨出一部分作为促销费用，其中包含了上刊费、堆头费、价格折扣等。因此采购人员应该尽量争取拿到这些费用，其中以价格为第一重点，费用次之。

11、广告赞助方面

为增加本公司利润，采购人员应该积极与供应商谈判争取更多的广告赞助。本公司的广告赞助项目包括：上刊商品广告、卖场包柱广告、银台灯箱广告、上下扶梯的看板广告等等。其中上刊商品广告赞助费用最大，按照行业经验，应该占DM刊印刷及邮递费用的80%左右，采购人员必须要求供应商赞助此项费用。 12、进货奖励方面进货奖励与数量折扣是有区别的，进货奖励是指一段时间（通常是以一年计算）达成一定的进货金额后，供应商给予的奖励，在本公司称为返利。而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范围时给予的价格折扣，如宝洁公司单次订货量达500件或1000件时给予的折扣。目前本公司的进货奖励（返利）分为两种：无条件返利（月返）及有条件返利（年返）。其中无条件返利（月返）其实是价格折扣中的一部分，是在价格谈判完毕后争取成本降低的另一种方式。有条件返利才是真正意义上的进货奖励，按惯例通常在1~10%左右，供应商因为业绩的需要很乐意提供此种奖励。此种奖励对本公司的利润提升很有帮助。有些品牌商品供应商因各种原因不愿意以较低价格供货时，采购人员应该积极争取更高的有条件返利。但进货条件部分必须考虑实际情况，切忌为了合同条款好看订定高的进货条件，实际根本达不到而无法获得奖励。也不要为了争取奖励，在年终时盲目加大采购数量，造成库存积压，甚至过季后打折销售，就得不偿失了。（次种情况最容易在家电或知名品牌快速消费品中出现）

八、异议处理

在采购谈判中，采购人员要面对的大都是一些资深业务人员，他们在零售业已经工作了很久，也与其他公司的采购人员作过很多次的谈判，难免会提出许多难以处理的问题（即“异议”），让新的采购人员不知所措。

异议一般分为三类：真正的异议、错误的异议、假的异议。比较可行的异议处理原则是：

1、真正的异议

这种异议的处理应该先以开放式的问题确定对方的异议是否真实，如果真实，那采购人员应该尽量陈述公司有利的条件，强调本公司为应商带来的利益，以满足他的需求，例如：销售量（销售量大，可以满足供应商需求）利润（=销售量*单位毛利率+节约的营销、配送及财务费用）清除库存（促销是清除供应商库存的有效方式）市场占有率（商品有保障，将部分竞争品牌排除在外等）迅速的付款（直接按照合同约定将货款汇入银行账号）典型的真正的异议例如：“这个价格已经是我们的最低价格了，我们不能再降了。”采购人员可以以各种方式询问他的需求，再以最有效的方式说明来满足他的需求。