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备用金有两种管理形式：一是不固定金额的管理，二是固定金额的管理。 备用金主要用于日常零星的现金支出事项，一般都是现金。 比如，行政部门的人员接到了电力公司的通知，需要支付288.29元电费，从单位借出300元现金去交费。 这类支出就属于不固定金额的临时借款。
还有一种情况，就是根据单位的规定，事先将一定数额的备用金预借给某人（比如采购人员，运输人员）在日常指定的工作中使用，而不必由个人先行垫款，事后定期将发票报账即可，由出纳将用款人持有的现金差额补足。 比如，业务人员根据单位规定，可以持有200元的备用金乘坐出租车。到钱用的差不多时，业务人员可以将发票报账。如果报账了186元，出纳就再将186元的现金补足给业务人员（当然要办理借款审批手续）。 这类支出属于固定金额的专项借款。 显然，这部分不在出纳手中掌管着的现金数额不该很大，否则会有较大风险。这种情况下的数额和支出审批需要由单位加以具体规定。
备用金需要以预借的形式从出纳转到用款人的手中。因此，用款人和出纳都应当按照单位的规定办理预借和报账的相关手续。
一些单位建有专门的备用金账户，实行专款专用。出纳就必须在备用金的日常零星支出范围内办理业务，而不能与其它现金支出业务混用。比如：差旅费，工资。 对于出纳来说，备用金就应当为小额的现金支出服务。 而更多的单位并没有将备用金、差旅费和工资之间界定管理的那么清晰。即便从银行以差旅费的名义提取了现金，回来也并未当作差旅费使用。 这种做法事实上并不鲜见。因为提取差旅费的现金额度比起备用金来说，银行管制要松得多。这也是单位将银行存款尽可能多地变为现金的常见做法。
出纳管理好备用金的关键点在于：对每笔支出的数额进行控制。 在网银应用越来越普及的形势下，大额现金的支出完全可以减少。对于维护单位的资金安全来说很有意义。
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