 「时间管理」、「工作效率」是这两三年来最热的一个议题，在这个电子产品、互联网普及的时，很多人都觉得管理好时间真的不容易。 一位时间管理高手给大家分享了一些小技巧，不是要激励大家透过什么意志力来改变自己的个性，而只是在实际的作法上微调，就能改善工作效率。而其中有些方法，是不管换到什么工具上都是共通的，无论何时何地都能「被执行」，并且不需要你修身养性还是改变意志就能被执行！今天这篇文章，就来分享时间管理上「真的可以被具体执行」的小技巧。 一、帮自己留下「神圣时间」 我有一个习惯是每天都有预留一段「神圣时间」，可能是晚上10点到12点，或是早上5点到7点，但也有可能是某个假日中午的12点到2点，当然这个神圣时间是留在我自己心裡的，只有我自己知道。 但是无论任何人要给我安排什麽事情、无论任何任务需要安排什麽时间，都绝对不会碰触到我心中的这段每日的「神圣时间」，当我跟别人说：「不好意思，这一天真的没有时间了。」实际的意思就是除了神圣时间外，没有其他时间可以安排了。 「神圣时间」的时段不是固定每天一样，但「神圣时间」一定是用来执行一个我自己非常想要执行的事情，可能是写一篇部落格文章，也可能是学习一个事物，或是读一本书。 拥有「神圣时间」的好处就是：我自己想做的事情总是会一直保持进度。而这一点正是时间管理的真谛： 完成比之前更多的任务「不是」时间管理，要真正完成自己想做的事情，才是时间管理。 二、「少量多餐」的工作切割法 时间管理不只是安排时间，而是可以在有时间的时候具体有效的完成现在可以做的任务，让你无论面临什么样的时间变化都可以应付自然，只要有空档，我就有事情可以做，总是可以推进工作进度。 很多时候我们其实是「浪费了太多空档时间」，明明开会前有30分钟空档，明明下午临时空出1个小时，但我们把这些空档浪费掉了。（参考：这 10 件事情，不如留到「零碎时间」再做更有效率！） 要改善这个问题，具体的作法就是「切割工作」，一件工作尽可能的切割成很多个任务步骤，每一个都要能独立执行，并且每一个都能在60、30甚至20分钟以内完成。 这样一来，我们不用等到有完整的两个小时才能开始工作，而是少量多餐，一天之中只要给我4个30分钟的空档，我就可以把这项工作完成。仔细计算一下： -上班开始后大家还没开始互相丢工作的30分钟。 -中午午休前大家开始放下工作的30分钟。 -下午开会前觉得做什么都会被打断的30分钟。 -傍晚下班前开始酝酿下班心情的30分钟。 只要切割成多的任务，你真的可以空出空档来完成一个本来很庞大的工作。而且少量多餐会让我感觉轻松，一次要吃下大餐则负担太过沉重，反而产生了厌食的感觉。 三、「想到就能做」，善用行动工作 「行动」工作可以大幅度的改变我们的工作效率，这里指得就是在我的行动装置上进行的工作，包含手机、平板，或者非常轻便的笔电，以及可以在任何环境下进行工作，像是会议室、咖啡厅、捷运上、行人马路口。 这里不是说要大家「什么时候都在工作」，就像前面说的，这不是时间管理的目的，甚至违背时间管理的精神。 「行动工作」对我的意义是，什么时候我都「可以」工作，只要我想要、需要以及有必要，我可以立即的推进工作进度，不用回到办公室，不会遗忘资料，善用每一个值得善用的时间。前面第二点所说的切割工作，就很需要行动工作一起搭配，才能更加善用空档。 另外，我自己的经验是常常很多时候我的「工作灵感」、「工作问题与解决的方法」是发生在「行动中」。这时候如果我善用行动工具来工作，就可以立即储存想法、推展进度、解决问题，当下就去掉一个待办清单，这样整体来看更能节省自己的时间。 四、「到此为止」，设定大中小截止线 我自己的时间管理经验告诉我，有「到此为止」的想法是非常重要的。很多时候我为了要把一件工作做好，可以无止尽的进行准备、规划、收集资料，在执行上我也可以永远的去修改任何细节而让其感觉更好，但这种事情如果没有一个终止，那麽没有任何工作可以被完成。 甚至，有时候这样的永无止尽想法一直拖到了真正非要完成不可时，反而只能急就章，最后结果更加惨烈。 所以我在工作时随时都会给自己「到此为止」的截止线，而且可以区分三个层次，第一个大截止线是这个专桉必须完成的那一天，或许是一个月后。 第二个中截止线是我切割这个专桉后，设定的每週进度，每一週结束前，无论如何我要达到这个进度，无论做出来的结果是100分还是80分（当然，如果只有 60 分就要调整进度）。 第三个小截止线是每天每个时段的琐碎任务，例如这个任务我要花两个小时做，或者更真实的情况是：「我只有两个小时可以做」，那么我就做出两个小时能够做到的现在最好的结果，接着就「到此为止」。 当然要追求一个更好的结果，但比起强求这一次做到最好，而实际上自己并没有任何具体能力、条件去保证这一点，那麽不如追求「下一次」比「这一次」做得更好。 五、「就照着做吧！」建立可以遵循的步骤流程、待办清单 如果自己有些工作在本质上是要反覆做的（或者以后还有做的机会），那么当然要依据这次的经验，建立一个固定的流程，而且要把这个流程写下来，并且把流程转化成一个一个具体、连续的待办步骤，让自己下一次可以照着做就好。 这不只是说下一次可以比较轻松，而是有一个「具体步骤流程」可以相对容易克服工作上最大的敌人：自己的焦虑。 无论是之前做过的工作，还是这一次全新的陌生专桉，我都会从自己的经验或请教别人的经验中，事先建立好这次的「流程」、「步骤」、「待办清单」，并且把这个流程非常明确、具体的写在笔记上。 在执行专桉时，无论遇到什么挫折、阻碍，即使心情再低落、脑袋再混乱，我都知道「只要打开这份流程笔记，照着继续做下一步就好」，事先把大概的流程确定下来，可以很大程度的让整个工作更加顺畅，自然的无论如何时间就能在自己的掌控之中。 六、「删去法」，去除多余的步骤 第五点中建立了工作流程、待办清单后，我还会做一件事情，就是开始删去那些其实没有必要的步骤。 尤其在有时间压力下，千万不要忘记第一点，这种时候依然要留给自己神圣时间，所以一定要删去多馀的步骤或任务。 而且一定有可以删去的，只要我们仔细的去思考专桉的目的、工作的意义和整个流程的逻辑性，就可以找出那些可以精简的部份，精简的愈多，你就愈容易获得掌控这次专桉时间的权力。 七、「不要高估自己」，排出真正可以完成的时间 在排定工作流程时，难免会发生「本来想要今天完成的任务但没有完成」，这时候要思考一个问题：我是不是太高估自己了？这样安排了一大堆今日要完成的任务，结果变成只是一种心理安慰，那么，不如下次真正排出自己可以确实完成的任务数量吧！ 虽然数量一定会变少，但这样才会让自己真正知道需要多少时间来完成这项任务，请务必「真正的认识自己能力的极限、感觉的极限」，不只是能力上做不做得到，也要在意自己的精神力是不是能支撑，然后才知道自己确实可以完成什么样的任务进度。 不要每一次没有达成目标时就想：「下次我拼一下应该就可以」，或是「那就把今天没做完的全部丢到明天一起做，但明天原本预计要做的还是做完」，这种想法是时间管理的另外一个大陷阱，会让你永远都没有办法「安排出真正符合自己的时间管理方桉」，永远都在赶工。 很多时候专桉开始前会让你预估时间，与其错误的预估一个月就能完成，不如准确的预估自己实际上需要两个月时间，比起紧缩导致最后延误，反而准确推出的效果更好，因为一个专桉很有可能还牵涉到其他团队的配合，不是你自己的事情，只有时间准确才能让每个团队搭配出最好的效果。 八、「不要打断自己」，关闭过度的提醒 我以前也是会使用像是新邮件提醒这类工具，但是后来我发现那对我来说是工作效率的另一个大敌，是的，没错，我透过邮件通知即时收到最新任务了，但结果却是让我从现在的工作上分心、打断了现在的工作。 一旦从现在正在进行的工作抽离，要回头继续工作，就要花费更多时间的浪费，这其实非常划不来。 所以现在我都不装任何电脑上的通知软体，把 Chrome 的通知关闭，也把手机上的通知关闭，我不要这些新任务的通知来干扰我，而让自己可以「在这段工作结束后」才去看看有什么新通知。 这是一个小小的方法上的改变，可是可以大幅的增加工作效率，让每一段工作都能最有效率、最准确的完成。 九、「告别今日」，写下明日的任务清单 我曾经在「今天晚上就该做，明天早上不要做的 5 个数位工作习惯」中分享过这个想法，对我来说每天晚上写下明日的任务清单有两层意义。 第一是告别今日，既然要写下明日任务，那麽当然表示我整理了今天完成的、未完成的工作，把今日的任何问题、错误留在今日封存，然后看向明日，好好计画那麽「接下来我可以做什麽」。 时间管理的关键就是永远只看现在与未来，只思考接下来怎麽做，因为人没办法回到过去去改变已经在之前的时间点上发生的事情。 第二则是让明天一开始就能很快的进入工作状态，并且在一日裡可能的各种意外来临之前，优先完成最重要的工作。 十、「给自己休息时间」 最后回头呼应第一点，在第一点中预留的神圣时间依然是「要做什么事情」的时间，但除此之外，还要预留真正休息的时间。 短的来说可能是每工作30分钟就一定休息5分钟，中的来说可能是每天中午会睡个午觉，晚上会去好好吃饭，长的还说则是计画周末的旅行出游。 时间管理终极的意义还是在「怎么样拥有自己的时间」，怎么样更快完成工作只是为了让自己多拥有一个时间的手段与过程，而这些自己真正休息的时间，才能让自己享受人生，回头好好珍惜自己，并且也获得更多工作的动力。 所以千万不要自己压榨自己，总是去想「反正我牺牲週末就能完成」，多尝试换个想法：「在週末前我可以怎么精简工作、善用工具、请人帮忙、沟通协调」，来让目前的工作顺利达到截止线？ 小结： 这十个方法对我来说其实环环相扣，而且有效的改善了我的时间管理与工作效率，今天这篇文章做一个统整分享，希望对大家有帮助，也欢迎大家一起来讨论，提供你们的想法。 |
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