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律师助理的工作特点是事情多而琐碎，小到贴发票、寄快递，大到准备证据，起草法律文书不一而足。业务方面则是需要全方面学习，如何和客户打交道，如何和法院沟通，如何掌握行业发展的动态，如何面对突如其来的实务问题的研究。一个刚入行的小菜鸟，一方面需要学会高效处理手头的工作，另一方面也要学会全方位地搜集和整理学习资料。
入行一年多，我主要从事民商诉讼。在实习即将到期之际，我梳理了自己在任务处理及知识管理方面的感想，和大家一起交流。市面上的笔记管理类工具很多，我使用的是印象笔记，各个工具设计的细节方面可能会有不同，但基本功能都差不多。
一、安排工作——案件记录表和任务清单
由于律师助理的工作往往是多而零碎的，我希望一方面能够有条理地完成这些工作，一方面能够清晰记录工作进度，而都不需要花费太多时间。
于是在律师常用的案件记录表和任务清单的基础上，我设计了我自己的任务清单。
这个清单如同中枢，我把任务分已完成（done）和未完成（to do）两大类，然后未完成再分今天要做的（now）和将来要做的（future）。在已完成栏里分案件（case）、随机任务（random）和过去任务（past）。因为诉讼律师虽然以案件为主，但律师助理也会有很多非案件的临时或单独的任务需要完成，所以设置了random一栏。past则是一个笔记的链接，里面记录的都是已经结束不会有新任务的case或者random。
在done的case栏里就是每个诉讼案件记录表的链接，点击每个带下划线的case，就会到这个case的案件记录表。
我的案件记录表除了记录一些重要的时间节点，更多的是对自己和律师做的相关工作的记录。有些需要记录时间：x年x月x日，我就某问题给法官助理打电话，他是怎么答复我的；x年x月x日，发了一封律师函给某公司。有些则不用知道日期，例如某次我就某个问题做的法律研究。我习惯记录自己每一项工作成果，这样做不仅有迹可寻，还可以帮助自己梳理思路，了解自己接下来要做什么。
“备注”栏记录的是一些日后可能会使用的信息，例如法官的电话、快递的单号，以及收到的文件等。感想则是记录在办案过程中一些零碎的想法，在处理事情过程中积累的经验、想法都是有用的，但如果不及时记录，很多时候都只是浮光掠影，转瞬即逝了。
因为在做案件的每一步都已经记录在案，因此当一个案件结案的时候，总结对我而言就变得更加容易。
然后，在记录完自己已经完成的工作后，我就可以跳回自己的任务清单上。通过每个case和random对应的now和future，我能够迅速了解自己现在需要做的工作。每完成一项，我再跳到具体的case或者random里记录，在记录的过程中梳理出接下来可能要完成的工作，再跳回任务清单的now或future里记录。
不管是任务清单还是案件记录表，都是律师常用的表格。利用印象笔记的内部链接将两者结合在一起，方便我在任务状态间快速地记录和切换。
而且，由于印象笔记的多平台同步，我的任务清单就能够不限制在桌面或者纸张上，可以随时查阅和更新。
二、个人知识管理
一般而言，律师助理的工作特点是无法预料将会遇到哪个领域的问题，因此需要对知识的全面搜集。同时由于缺乏经验，对问题的判断力较弱，因此只能对大部分搜集到知识照单全收。但限于工作的忙碌和信息量巨大，在不占用太多非工作时间的情况下，很难把搜集到的信息全部消化。所以，整理和归类变得非常重要，信息不一定要即时消化，但在需要的时应该知道怎么找出来。
虽然现在有许多法律数据库和检索工具可以使用，但我仍然认为建立自己的知识库最有用。别人再如何研发和调整检索工具，都不可能完全符合自己的思考方式。按照自己思维习惯整理出来的数据库，即使自己已经完全忘记曾经接触过某个问题，但按照自己的思路仍然可以在自己的知识库里找到相关资料。
以下，是我知识库的总目录。
其中的“合同总则”目录，全文太长，做了缩减。
在文件夹名前添加序号使其按照自己的逻辑排序。
虽然目录看起来复杂，但操作其实十分简便。在微信和微博中绑定“我的印象笔记”，在chrome中安装印象剪藏插件，已经能够搜集大部分自己需要的信息。
知识管理最大的挑战是分类，及时高效的分类才能保证个人知识管理能够长期进行下去。结合自己的经验，我认为首先大的分类应该尽可能和实务相结合，而不是用学校里学到的理论体系划分。东莞市第二人民法院黄琳娜法官的《关于法院知识管理系统的一些思考》里提到，知识管理系统的体系分类在大方面上可以基本参照最高院《民事案件案由规定》。这一点很有参考价值。此外，我认为还应该重视对政策类信息的搜集，如国务院及下属部委发布的各项政策、司法改革的大背景下法院的各类举措等。就我个人而言，搜集政策的好处有二，一是逐渐建立对公共事业服务机构职能的认识。在搜集政策之前，许多具体事务我都不清楚负责的部门是哪一个。国家新闻出版广电总局原来是一个部门、食药局和卫计委职能的划分、工信部到底管了多少事情，在搜集各项具体的政策的过程中，逐渐也有了了解。第二个好处则是能从法规角度了解宏观，这比通过新闻媒体了解来得直接。
至于每个大项下的具体分类，我觉得不需要急着划分。在逐渐积累一定数量的文章后，按照自己的理解划分细项，能够更加符合自己的思维方式。
此外，现在有许多热心人会发布各类案例汇总的文章。如果案例汇总和自己的分类不一致，就不要害怕麻烦，还是要狠心把汇总拆解，然后把案例按照自己的分类逐一放置。
个人知识管理是一个内容很丰富的话题。不过我想加强基本功是其中很重要的一环，学会慧眼识珠才能筛选出真正有用的文章，实现把书读厚到把书读薄的过程。
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