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某有限公司财务管理制度2015新版

2015-07-15  鹏鸣

***有限公司财务管理制度

公司发展日益壮大,为满足公司发展需求,规范公司日常财务行为,加强公司财务管理,根据国家有关法律、法规,结合公司具体情况,特制定本财务管理制度。

第一部分:财务部门的职能

一、认真贯彻执行国家有关财务管理制度和税收管理规定。

二、建立健全财务管理的各种规章制度,编制财务计划,加强经营核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律执行情况。

三、积极为经营管理服务,通过财务监督发现问题,判断和评价企业的生产经营成果和财务状况,为公司领导决策提供依据,促进公司取得较好的经济效益。

四、厉行节约,合理使用资金;加强对资产、资金、现金及费用开支的管理,防止损失,杜绝浪费,良好运用,提高效益。

第二部分:财务机构和人员管理

一、财务人员要认真执行岗位责任制,各司其职,互相配合,如实反映和严格监督各项经济活动。

二、财务人员具体工作中必须坚持原则,照章办事。

三、记账原则采用权责发生制,以人民币为记账本位币。财务记账采用电子记账方式。

四、记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、摘要清晰、账目清楚、日清月结、近期报账。

五、由于财务人员的岗位特殊性,对于调动工作或因故离职,须至少提前30天办理调动或离职手续,财务人员离职管理不执行公司管理制度规定。必须与接交人员完整交接工作资料及其他手续,没有办理完毕移交手续的,不得中断财务工作。移交包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、财务专用章、发票专用章、法人章、相关实物、电子资料及其他纸质原始资料、未了事项、其他需特殊交代事项等。移交工作必须由部门负责人监督执行。

第三部分:资金管理制度

一、现金管理制度

(一)账务处理规定

1、建立健全现金出纳各种账册,严格审核现金收付凭证。

2、严格执行现金管理制度,不得坐支现金,不得白条抵库。

3、对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结,及时核对,保证账实相符。

4、出纳人员应根据现金收支情况,及时登记现金流水账,并与会计核对是否与现金日记账余额相符,保证账账相符。

(二)现金收款规定

1、现金收款时,出纳人员应监督交款人登记《现金收款登记明细表》;非我司人员直接交款的,出纳人员自行登记《现金收款登记明细表》。

2、出纳人员应根据现金收款信息开具现金收据,并及时将收据记账联转交会计记账。

(三)现金付款规定

1、因出差、调货需事先借支现金的,须由经手人填写《借款单》,经部门负责人签字,并经总经理或分管副总经理审批后,方可到财务出纳处支款。财务出纳应严格审查签批手续是否完整真实,对于签批手续不完整《借款单》有权拒绝付款。借款人应及时清理借款,前款未清的,不得再次借款。

2、需支付现金的差旅费以外的费用报销,由报销人填写《费用报销单》,经部门负责人签字,并经总经理或分管副总经理审批后,方可到财务出纳处领款。财务出纳应严格审查签批手续是否完整、信息填写是否完整真实,对于签批手续不完整、信息填写不完整的《费用报销单》有权拒绝付款。

3、需支付现金的差旅费报销,由出差人员填写《差旅费报销单》,经部门负责人签字,并经总经理或分管副总经理审批后,到财务出纳处领款。

4、需要支付现金的货款,由采购员填写《资金支付证明单》,经部门负责人签字,并经总经理或分管副总经理审批后,方可到财务出纳处领款。财务出纳应严格审查签批手续是否完整真实、信息填写是否完整,对于签批手续不完整、信息填写不完整的《资金支付证明单》有权拒绝付款。

5、其他情况需要支付现金的,由经手人填写《资金支付证明单》,经部门负责人签字,并经总经理审批后,方可到财务出纳处领款。财务出纳应严格审查签批手续是否完整真实,对于签批手续不完整的有权拒绝付款。

6、库存现金超过限额的应及时存放银行,对于大额支付应避免采用现金支付方式,大额支付采用银行转账方式。

(四)现金保管规定

1、为了保证现金安全,现金应存放在专用密码保险柜中,出纳人员应随身携带保险柜钥匙,不得随意放置;保险柜密码不得随意泄露。因主观原因导致的现金短缺,由出纳人员个人承担;因不可抗力导致的现金短缺,视具体情况减轻或免除出纳责任。

2、因出纳人员请假或其他缘由不能到岗的,需提前按规定办理严格的现金交接手续,代理人在代理期间应履行出纳人员同等职责。

二、银行存款管理制度

1、银行结算方式根据公司实际情况采取如下几种方式:网银、电汇、支票、银行承兑汇票。

2、财务人员应按照每个银行开户帐号设置银行存款明细科目,出纳人员应及时将银行对帐单传递财务人员,以便核对各银行账户账目是否账实相符。财务人员应确保各银行存款明细账余额与各银行账户实际余额相符,原则上不允许出现企收银未收、银收企未收、企付银未付、银付企未付的需调节账项。

3、出纳人员应确保取得银行收付业务的每笔结算凭证,缺失结算凭证的应从银行柜台补证或从网上银行打印。做到每笔记账凭证都有对应的原始凭证附件。

4、每月月初,出纳人员应从银行柜台或在银行开立的回单柜中取得各开户银行加盖有银行印章的月份对账单。

5、银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用,严禁借账户供外单位或个人使用,严禁为外单位或个人代收代支、转帐套现。

三、相关票据及印鉴使用规定

(一)收据使用规定

1、公司采用一式三联的收款收据,由财务部作为主管部门,指定专人进行保管。

2、收据属于内部自制单据,不得外借、代开,不得拆本使用。

3、收据原则上只限公司财务部门使用,其他部门不得领用和自制;因业务需要外出携带收款收据的,须经总经理审批后按照规定登记收款收据领用登记明细表并签字确认,非特殊需要原则上不予外出领用;确因需要外出领用的,应根据需要张数加盖财务章,并事先书写完整,空白收据不得加盖财务章,返回公司时应及时整本交回财务。

4、开具收据时,应按序使用,书写规范,内容完整,金额大小写一致,且不得涂改。因填写错误的需要加盖“作废”章,并完整保留各联次。

(二)支票使用规定

1、支票的领购、保管、使用由财务出纳人员负责。

2、出纳人员必须妥善保管支票,应存放在专用的保险柜中。为了防范丢失风险,支票必须做到使用时再盖章,不得提前在空白支票上盖章备用。

3、出纳人员应根据支票使用情况登记支票使用登记簿,使用时需经总经理或分管副总经理签字批准。

4、支票使用时,应按照支票使用规范填制;公司内部提现使用现金支票,对外支付使用转账支票。转账支票支付时须由收取方在支票头上签收或盖章。

对外支付转账支票时需填制《资金支付证明单》并书写支付用途、支付对象、支付金额、勾选转账支票支付方式。

5、支票签发错误或因故不需再使用的已签发支票,应与原票头粘贴在一起加盖“作废”章,并在支票领用登记簿上将该号码注明“作废”字样予以注销。

6、现金支票提现和转账支票对外支付业务,须严格根据已审批的单据进行。

7、收取的外单位转账支票应及时送存开户银行进行结算。

(三)银行承兑汇票规定

1、根据公司目前状况,关于银行承兑汇票部分,一般为收取支付银行承兑汇票业务,暂未涉及自行向开户银行申请办理银行承兑汇票业务。

2、公司不提倡收取银行承兑汇票,收取银行承兑汇票的,同一产品售价要按一定比例高于以现金或银行存款方式收取货款的产品售价,且此种情况仅限于***01事业部。***02事业部和***03事业部不允许发生收取银行承兑汇票的业务发生(***02事业部和***03事业部一般采取预收货款方式进行业务开展)。

3、由于商业承兑汇票的风险太大,公司所有业务杜绝采用商业承兑汇票方式收取货款。

4、收取银行承兑汇票时,应对银行承兑汇票记载的各要素进行严格审查,对要素不齐全、不符合要求的银行承兑汇票应拒绝收取。

5、收取得银行承兑汇票应及时复印,以留存备查;银行承兑汇票应妥善保管,存放于专用保险柜中。

(四)财务印章管理规定

1、我公司对外专用财务印章主要包括:财务专用章、法人章、发票专用章;对外专用财务印章应分人妥善保管,规范使用;对外专用财务印章必须存放在专用保险柜中

财务专用章、发票专用章由出纳进行保管,法人章由财务负责人进行保管。

对外专用财务印章对外具有法律效力,使用时须严格检查各项单据是否合法、齐全、符合要求、准确无误。

2、对内专用财务印章主要包括现金收、付讫章,银行收、付讫章,作废章等;对内专用财务印章仅供公司内部管理需要,对外不具有法律效力;对内专用财务印章由使用人自行妥善保管

四、资金审批流程

资金审批流程为:经办人→部门负责人→财务审核→总经理或经分管副总经理审批→领款人签字→出纳检查、支付。

第四部分:发票管理制度

一、发票的领购

1、发票使用完毕后,财务人员应及时向主管税务机关办理发票领购手续。

2、发票领购后,开票员应及时将所购发票号码按序登记在《发票领用登记表》上,以便于后期领用登记。

二、发票开具和保管

1、财务人员开具发票应严格遵守国家最新发布的发票管理办法规定,按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,做到项目齐全,内容真实,字迹清楚,并在发票联和抵扣联加盖发票专用章,不允许加盖公章或财务专用章。

2、销售人员根据业务要求,需提供销售发票的,须填写《开具发票申请单》,经部门负责人签字后,转交财务部门开票员开具即可;不涉及货物的特殊情况开票申请经部门负责人签字后,须经总经理或者副总经理签批,方可开票,签批手续不完整的财务部门开票员应予以拒绝开票,否则由此产生的经济损失由申请人及开票员共同承担。

3、对于新客户需要开具增值税专用发票的,首次开票需要客户提供相关资料,资料如下:税务登记证副本复印件、增值税一般纳税人资格证书复印件(因国家政策有所变动,新成立的增值税一般纳税人不再核发资格证书,但需注意其税务登记证上必须有加盖增值税一般纳税人章),另需提供单位地址、电话、纳税人识别号、开户银行名称及账号等资料;对于新客户需要开具增值税普通发票的,首次开票需要客户提供税务登记证副本复印件,或根据情况需提供至少客户全称一项信息。

4、开票员收到开票申请后,应按照申请资料及时开具相应发票,因客观原因(如税务装置本身出现问题、发票数量受限、发票已用完且在报税期并且尚未报税、其他原因)造成的不能及时开具发票的,开票员应及时将不能及时开票原因及延后期限转达申请人,做好信息传递工作,以便于申请人和客户做沟通工作。

5、发票开具后,开票员应及时通知申请人领取发票,并须经领取人登记《发票领用登记表》;杜绝领取人滞留发票,发票领取人应于当日及时送达客户或于当日邮寄客户,现场送达的须经客户签署《发票签收单》,并及时(规定当日交回,当日交回有实际困难的,应最迟于次日交回,次日逢节假日的,节假日后第一天应及时交回)交回财务部门开票员处;以邮寄方式送达客户的,须及时向财务部门开票员提供邮寄公司名称及邮寄单号。因领取人原因造成发票丢失的,由领取人承担由此产生的全部经济损失。

对于填开发票后,发生销货退回的,在收回原发票或取得对方国税机关的有效证明后,方可填开红字发票。原发票未退回的或者尚未收到对方国税机关提供的有效证明的,不得提前开具红字发票。

6已经开具的发票,存根联应按序订本保管,作废的发票应完整保存所有联次并注明“作废”字样。发生发票丢失的情况时,应及时报告主管国家税务机关,并在报刊、电视等新闻媒介上公开声明作废,同时接受国家税务机关的相关处理。

7、尚未开具使用的发票,应存放于保险柜中,确保发票安全。

第五部分:应收应付管理制度

一、应收应付账务处理规定

1、应收应付科目采用客户往来、供应商往来辅助核算。

2、为了便于查阅每个客户的交易明细,无论现销还是赊销,均须通过应收账款科目进行过渡核算,收款时再予以冲销。应付账款账务处理同理应收账款。

3、财务人员记录应收账款凭证时应严格审查单据是否齐全。

4、财务人员应于每期期末整理提供应收应付明细。对于逾期应收账款或2个月以上的应收账款应划线重点列示,上报公司总经理或分管副总经理。

二、应收账款管理规定

1、应收帐款的管理部门为公司财务部门和销售部门,财务部门负责数据传递和信息反馈,销售部门负责客户的联系和货款催收。财务人员应积极配合销售人员进行应收账款的对账工作,销售人员应积极跟踪客户,进行应收账款的催收工作。

2、财务会计对部门应收款进行监督。每期期末提供应收账款明细,对于逾期应收账款或2个月以上的应收账款应划线重点列示,上报公司总经理或分管副总经理。

3、由于销售人员的原因造成的逾期应收账款,由销售人员承担相应责任。

4、送货人员收取客户现金货款的,应及时上交财务,并在现金收款登记表上签字确认交款,对于收款不上交或者延期上交的销售人员,一经发现,公司从重处罚并追究相关法律责任。

5、根据业务特点,***02事业部、***03事业部不允许出现应收账款(质保金除外)。公司不提倡签订销售合同时预留质保金,根据实际情况确需预留质保金的,应争取尽量缩短质保期、降低质保金额度,并须经总经理批准后执行;关于质保金部分,由销售人员追踪客户,进行催收,财务人员负责提供相关会计资料。

6、由于***01事业部零星业务较多,且存在多种销售方式(现金、代收、赊销等方式),***01事业部部门会计应注意核对相关销售单据的完整性;销售单据注明现金的,要注意检查是否收取现金;销售单价注明代收的,要注意检查是否有物流代收单据;销售单据注明赊销的,要注意检查是否有客户签收字迹。销售人员赋有及时送达销售相关单据的义务,财务人员赋有检查单据完整性的义务。

7、***02事业部部门会计应注意核对实际入库货物明细和供应商提供发票明细的对应关系。

第六部分:固定资产管理制度

一、固定资产的界定

使用年限一年以上,单价人民币2000元以上的房屋、建筑物、运输工具、机器、设备、工具列为公司固定资产。

二、固定资产折旧年限

类别 代码 折旧年限 净残值率

1、电子设备 ZC01 3年 5%

2、车辆 ZC02 4年 5%

3、其他设备 ZC03 5年 5%

4、办公家具 ZC04 5年 5%

5、房屋、建筑物 ZC05 20年 5%

三、固定资产折旧方法

公司固定资产折旧方法采用平均年限法进行折旧。

四、其他

固定资产的购进和处置,均须经总经理审批后执行。固定资产处置收入归公司所有,经办人员应及时报账处理。

第七部分:费用报销制度

一、差旅费财务管理规定

1、差旅费是指员工因公出差期间产生的住宿费、车船费、伙食补助费、交通补助费等各种费用。

2、员工因公出差需事先书写《出差申请单》,注明出差时间、地点、事由、用款计划等。《出差申请单》审批流程为:出差员工→部门负责人→总经理审批→行政留存统计考勤。

事先未办理出差申请手续出差的,不予报销出差费用,不予发放出差补助。

出差人员借款需持批准后的《出差申请单》,填写《借款单》,注明资金用途,由部门负责人签字担保后,经总经理或分管副总经理审批后方可借款。

3、住宿费按出差实际住宿天数经审批后在规定的标准内凭真实合法有效的票据实报销,超过标准部分不予报销;出差发生的车船费、交通费经审批后凭真实合法有效的票据实报销;餐费不予报销,实行标准餐补制度,就餐补助按出差天数计算,财务薪资专员计算就餐补助出差天数按照实际住宿天数+1进行出差天数统计,就餐补助计入当月工资一并发放,不再另行报销。

4、随同总经理或部门负责人一同出差的,原则上由总经理或部门负责人负责费用支付(包含就餐费用),由总经理或部门负责人进行报销,出差人员不得再另行报销此部分差旅费,因总经理或部门负责人负责安排就餐的,不再计算发放就餐补助。

5、出差人员由客户单位接待的,一律不准再报销住宿费用。

6、出差人员应厉行节约,出差同行人员为两名以上同性员工的,应安排同住一室,由其中一人回司后报销,其余人员不得再报销住宿费用;两位异性员工出差同行的,按照各自住宿标准进行报销。

7、出差人员报销住宿费的,应提供真实合法有效的住宿类发票,财务人员应严格按照规定审查票据。

8、出差住宿标准,参照如下:

单位:元/间/天

地区

人员

直辖市

特殊地区

省会城市

地级市

县级市及以下

总经理

280

220

180

部门主管

200

150

120

其他人员

150

120

100

9、出差餐补标准,参照如下:

单位:元/天

地区

人员

直辖市

特殊地区

省会城市

地级市

县级市及以下

总经理

120

100

80

部门主管

100

80

60

其他人员

80

60

50

10、出差车船费、交通费采用实报实销原则,乘用交通工具类别应事先书写在《出差申请单》上,经部门负责人审批,并总经理批准。有审批权限的审批人签署《出差申请单》时应审查出差人书写项目是否齐全,避免先审批后补写情况的发生。

11、出差员工返回公司后,应及时填制《出差返回确认表》,根据实际情况注明差旅费承担情况、实际出差地点、期限。《出差返回确认表》审批流程为:出差员工→部门负责人审核→总经理审批→行政留存统计考勤→财务薪资专员予以核算工资。

12、出差人员出差返回后须在三个工作日内填写《差旅费报销单》报销差旅费,结清借款。逾期未报的,从当月工资扣发借款金额。财务人员审核《差旅费报销单》时,须根据《出差返回确认表》,并检查原始票据的真实合法有效性。

二、业务招待费财务管理规定

总经理及副总经理以外员工预发生客户招待费用的,需事先填写《业务招待申请单》,经部门负责人审批,并经总经理或副总经理批准。申请人在批准限额内进行招待,不得超过批准额度,未经事先批准的或超过审批额度的招待费用财务部门有权拒绝报销。

报销业务招待费时,报销人需填写《费用报销单》,注明招待对象、招待事由、归属部门、费用金额等信息,先经部门负责人审批,再经财务费用审核专员进行审核,审核通过的再经总经理批准,经总经理批准后到出纳处报销。

财务人员应按照业务招待费发生部门分部门记账。

三、通讯费财务管理规定

通讯费执行包干制度,除总经理及副总经理执行实报实销方式,其余人员按照岗位类别执行不同的标准额度,一并计入当月工资发放,不再另行报销。

四、办公费用管理规定

办公用品的采购由专人负责,采购人员持经总经理批准的《办公用品请购单》进行采购。

采购人员报销办公费用的,填写《费用报销单》,财务审核人员须根据《办公用品请购单》,并检查原始单据的真实合法有效性。

财务人员应按照请购人所在部门分部门记账。

五、车辆费用管理规定

1、车辆油费

车辆加油一律采用“先充油卡,再加油”的方式,原则上不准报销现金加油款,总经理特批除外。

2、车辆保养、维修费

按照规定发生的公司用车辆保养费,经部门负责人审批并经总经理批准后准予报销;因车辆本身特性原因发生的车辆维修费,经部门负责人审批并经总经理批准后准予报销;因违章造成的车辆维修费视责任归属情况进行报销或不予报销。

3、停车费

因公发生的停车费用,经规范流程批准后准予报销。

4、违章赔偿、罚款

车辆违章款原则上不予报销,由车辆驾驶人自行承担,总经理特批除外。

六、财务费用管理规定

公司账户发生的银行工本费、管理费、汇款手续费、利息支出等财务费用,凭银行系统专用票据准予不经审批直接入账。

七、其他费用报销规定

其他因公发生的经营费用(如:租赁费、运费、邮寄费、生活费、水电费等)报销,凭合法有效的票据,由部门负责人审核后,经总经理批准后准予报销。

八、严格资金使用审批手续。

出纳人员对审批手续不完备的资金使用事项,均有权拒绝办理。

九、费用账务处理规定

1、为了便于归集各事业部费用发生情况,费用类会计科目采用部门核算辅助核算方式。

2、为了便于分析各类费用发生情况,费用科目一般采用二级明细科目设置,根据管理需要,部分科目可设置三级明细科目。

3、财务人员录制凭证时应严格按照实际费用归属、类别分别记录各部门、各类别费用发生情况。

十、票据审核规定

财务费用审核人员应严格按照票据规范审核原始单据的合法性、真实性、有效性。财务人员对无效、不真实、不合法的原始票据,不予审核受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正或补充。

第八部分:薪资管理制度

一、不同部门、不同岗位执行不同的薪资标准及结构,薪资标准和结构由公司总经理决定。

二、薪资标准和结构的调整由公司总经理决定。

三、财务薪资专员应按照总经理核定的薪资标准、结构以及实际出勤情况,于每月3日之前计算上月薪资。

四、因工作确需加班的,参照如下公式计算加班费:(月基本工资/月平均工作日)*加班天数。

员工出差期间,超过工作时间的不计加班费。

事假扣款参照如下公式计算扣除:(月基本工资/月平均工作日)*事假天数。

五、工资表的审批流程为:薪资专员计算工资(每月3日前)→财务负责人审核→总经理审批→发放(每月8日)。

第九部分:会计档案管理制度

一、每期月结账后会计人员应及时打印会计凭证,按照会计规范装订成册。

二、每期年结账后会计人员应及时打印各类会计账册,按照会计规范装订成簿。

三、每期的财务报表、税务报表、其他相关财务资料应规范整理,定期装订。

四、会计凭证、会计账簿、财务报表、税务报表、其他相关财务资料严格按照会计档案规范进行保管。

五、会计档案的查阅权限限于财务人员、税务检查人员、公司总经理及副总经理,其他人员查阅会计档案需经总经理批准,并在财务人员的监督下在财务室内进行查阅。

第十部分:其他相关规定

一、未经总经理批准,严禁为外单位或个人提供担保贷款。

二、因财务管理表格不能满足特殊需求的,可经分管领导及总经理审批后自行书立格式打印后按规定流程走审批程序,但自行书立的格式必须包含标准格式的关键需求点。

本财务管理制度解释权归公司财务部所有,自公布之日起开始执行,不完善之处另行补充规定。

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