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NO.1《小强升职记》——时间管理方法(2014.8.6-8.13)-日记 - 豆瓣

2015-08-04  大草卧者
NO.1《小强升职记》——时间管理方法

花了一周中午的时间,第一篇读书笔记终于成形了,只是目前阶段只是很粗糙的整理,还没有用自己的理解和逻辑进行总结加工,姑且先放上来,希望以后可以补充。
最重要是实践。

第一章 你的时间去哪儿了?(2014.8.6)

老付工作四步法
第一步:将所有任务放入工作篮。
第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他事情也做合理安排。

第二章 无压工作术(8.7)

一、四象限法则——史蒂芬·科维


处理原则 思考
A:没什么好说的了,立即去做!——真的有那么多重要而且紧急的事情吗?
B:有计划去做! ——如何避免更多的事情进入令人讨厌的A象限?
C:交给别人去做! ——如何尽量减少C象限的事务?
D:尽量别去做! ——我们在工作中是否有必要进入这个象限?

应用“猴子法则”走出第三象限
猴子法则(比尔翁肯):猴子管理法则的目的在于帮助经理人确定由适当人选在适当的时间,用正确的方法做正确的事。身为经理人要能够让员工去抚养自己的“猴子”,你也有足够的时间去做规划、协调、创新等重要工作。

“猴子管理”理论告诉我们(百度参考):
一、每一个人都应该照看自己的“猴子”;
二、不要麻烦别人照看自己的“猴子”;
三、组织中,每一个人都应该明白自己应该照看哪些“猴子”以及如何照看好它们;
四、不要试图把自己的“猴子”托付给别人照顾。这里的别人可能是上司、下属、别的部门的同事,也可能是公司、社会乃至上天、命运等;
五、不要出现没有人照看的“猴子”,也不要出现有两个以上“主人”的“猴子”;
六、作为上司不仅应明确让下属知道他应该照看好哪些“猴子”,更需要训练下属如何照看好他们的“猴子”。
七、“猴子管理”并不适用于所有管理。比如说我们在创业初期时,就需要创业者或创业团队背负所有的“猴子”。并主动的帮助其他人背负“猴子”,否则创业不会成功。就像比尔盖茨一样,不仅要背负写软件这只“猴子”,还要背负卖软件这只“猴子”。
八、“猴子管理”会使人变得自私,类似于各人自扫门前雪,会使团队失去活力, 所以,这个管理法则有外国人发明,却在中国的网站上大行其道!可悲乎?

例:
老板问:关于水利系统软件的那个项目,想和你谈一谈。
你回答:好的老板,不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料?

下属问:我们怎么解决项目预算超支的问题?
你回答:你有什么想法?能不能先请你做一个删减成本的计划案?

同事问:我什么时候能拿到这个软件的操作说明书?
你回答:我已经让***去做了,他会直接发给你。

老婆问:明天下午能否和我一起逛街?
你回答:老婆,下个月结婚纪念日的时候我陪你逛一整天,好吗?

朋友问:这周六咱们一起去打羽毛球吧?
你回答:好啊,到时候你给我打电话,有时间我一定去。

父母问:家里的空调坏了,换一个新的吧?
你回答:行啊,你们选好喜欢的品牌和款式,到时候我去买。

第二象限工作法(四象限的核心和最终目的?)
方法小结:
1. 根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。
2. 根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。
3. 将所有的日常事务放到四象限中分析。
4. 对四个象限内的事务用不同的处理方法和原则。
5. 将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。
6. 平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。

执行:
对第二象限的事务进行目标描述和任务分解。

项目 任务 目标 计划时间 负责人 是否达成
          1 1 2天 小强
A 2 2 1天 ck
          3 3 3小时 小强

二、绝招:衣柜整理法(8.8)
时间管理,管理的是什么?是承诺。所以履行承诺的能力就是时间管理的能力。

捕捉(将插入事务放进收集篮)
使用捕捉工具的几条军规:
1. 捕捉工具越少越好。
2.保证5秒钟进入录入状态。
3.定期清空这些工具。

处理收集篮的几大原则:
1.从最上面一项开始处理。
2.一次只处理一件事。
3.永远不要再放回收集篮。
4.将收集篮的任务分类,填入“3 1组合”,即将来清单、行动清单和项目清单。

下一步行动:
1.动词开头。
2.内容清晰。
3.描述结果。
4.设定开始时间、周期、最后期限。

行动——任务——项目

任务和项目都是由行动组成的,但任务下的行动基本由自己独立完成,任务关注的重点是事情本身,而项目关注的重点是与人的沟通协调。
压力是因为焦虑,焦虑是因为缺乏掌控感。

每天下班:
1.今天做了些什么?
2.对哪些比较满意,哪些不满意?
3.推进了哪些重要的事?
4.明天的规划是什么?

六个高度(David Allen)
1.原则(5万英尺)
找个时间好好思考自己的价值观、原则和目标,比如:高效率,慢生活。
2.愿景(4万英尺)
包含3~5年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面,你需要问自己:
(1)我想要什么?
(2)哪些人已经做到了?
(3)他们是如何做到的?
(4)那时候我的工作和生活会是怎样的?
3.目标(3万英尺)
比愿景更细化,通常一年内可以有个阶段性的成果。
4.责任范围(2万英尺)
工作上、生活上、兴趣爱好上的角色。
5.任务(1万英尺)
任务和项目。
6.下一步行动(跑道)
行动清单。

自上而下地思考,自下而上地执行。


第三章 遇到问题怎么办?(8.11)

一、番茄工作法(意大利 奇列洛)
老付版本
1、选择一个行动:一定是很明确,可以立即执行的行动,而不是任务。
2、倒计时25分钟作为一个番茄时间,你预估完成行动需要吃掉几个番茄,然后在番茄时间内不间断工作。
3、每吃掉一个番茄休息5分钟,连续吃掉三个休息15分钟。

Q:被打断的时候怎么办?
A:问自己,这些事情必须现在做吗?
否——写到收集篮里。
是——果断中断番茄时间,去处理那些事情。
臣服环境、臣服天性——缩短1个番茄钟的时间,如改成15分钟。

二、如何做到要事第一?

如果每天都是被动地接受着琐事,解决琐事,很快会发现两点:
1、工作很无趣。
2、即使做不好,公司也不会把我怎么样,对职业生涯失去野心,进而对人生失去梦想。

为什么会琐事优先?
1、简单、明确:大脑喜欢做简单的事情。
2、即时满足:大多数人总是倾向于即时满足。
3、不愿改变。

要事第一
何为要事?重要但不紧急
相对比较大块的时间在哪儿?在该时间段用番茄工作法处理要事。

琐事越做越多,要事越做越少。

三、如何处理临时突发事件?
做事靠系统,不是靠感觉。

第四章 如何养成一个好习惯?(8.11)

培养习惯的秘诀是少、慢,而不是多、快。
首先我们养成习惯,然后习惯改变我们。

一、培养习惯首先找到驱动力
驱动力>约束力
二、再微不足道的成就都要大肆庆祝
三、培养习惯不是一个人的事

怎么做?
1、我为什么要养成这个习惯?
2、我打算如何奖励自己?
21天:
66天:
100天:
3、有谁和我一起来?

第五章 如何让想法落地?

一、用S.M.A.R.T法则厘清目标——制定目标的5个原则
S——Specific(明确的)
M——Measurable(可衡量)
A——Attainable(可实现)
R——Relevant(相关的)
T——Time-based(设置截止期限)

二、用思维导图梳理计划(托尼巴赞)——发散和梳理思路
步骤:1.在纸上写出完成一个项目需要哪些方面的因素。
          2.针对每一个因素进行发散思维。
          3.做减法,哪些能再做精简?


三、用甘特图掌控进度(亨利甘特)——评估总体进度
步骤:
1.确定里程碑和任务。里程碑和任务不同,里程碑是关键节点,通常关键节点的进度如果滞后,就要重新调整计划,而任务在短时间内的超前、滞后都没关系。
2.确定每一个里程碑和任务的时间期限,即计划进度。
3.确定责任人。分工明确。


四、用九宫格平衡人生





第六章 建立高效办公区
花半小时彻底清理办公环境
把所有资料分4类
1、待处理
2、委托他人处理
3、整理归档
4、扔进废纸篓
5、David Wang(大胃王)——每周清理

附录

战隼http://www.read.org.cn/

Doit.im http://blog.doitim.com/

小强的时间管理博客http://www.gtdlife.com/

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