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学会控制时间,不要让时间控制你 时间取向和时间人格 时间管理方法

 青衣问道 2015-10-01
 学会控制时间,不要让时间控制你


你的時間觀可以重建過去、享受現在、創造未來!

時間是公平的,每人每天都擁有二十四小時,但使用時間的方式卻人人不同。你習慣把時間花在哪些地方?你用時間換來的是金錢、健康、親情、友誼、快樂、創造力,或是空洞、煩悶與懊悔?面對時間之河,你喜歡緬懷過去、活在現在、或展望未來?

金嶄新的時間觀點:時間比金錢更珍貴,人們卻渾然未覺。我們不會把錢往窗外丟,為何卻任意浪費時間?投資金錢時,我們無比審慎,對時間的投資為何缺乏評估?某人擁有銀行龐大存款,卻把時間都拿去賺錢而不曾享受生活,這樣的人真的富有嗎?


时间常常在不经意地被我们挥霍,有些时候,我们总是以为自己在合理利用时间,其实这不尽然。相反,我们往往因为缺乏时间而备受到折磨。我们平时总是匆匆忙忙,还以为这是在节省时间,其实我们那种缺乏目的般的匆忙,往往正是让自己的行为被时间所控制。




你觉得时间不够用该怎么办?

 

哪怕劳累了一天,有人找你谈事情,你也没有办法拒绝,生怕别人以为你自私或者清高,你不想让别人为难,你总是在为别人服务,把时间都花在倾听或者安慰别人上。即使你被很多别人的请求压弯了你自己的腰,但是你觉得你自己很自豪,不断被别人包围着。其实,你这种热心反而让你自己处在情感的真空状态。

 

为什么不去考虑一下你自己的生活仍然需要你自己优先去处理呢?这并非是鼓励你自私地只考虑自己,而是每一个人都应该学会说“不”,首先帮助自己找回自己的时间,然后从新安排你的时间,告诉你自己,只有在自己心平气和以后,才能够照顾和关心别人。你总觉得时间不够用,那是因为你花太多时间在一些与你并非是很相关的事情上,虽然你仍然意识到你自己还是有很多事情要做,只不过不会说“不”的你,使你劳累不堪。试想一下,如果你把自己的时间首先安排好,首先让自己在匆忙的生活中停下来,再去想如何帮助别人的事情,其效果是不是更加好呐!不要担心你会因此失去朋友,因为只有你自己的生活处理得更好,你的朋友才会更加欣慰地与你相处。

 

你总是把事情拖到最后一刻该怎么办?

 

你有一个坏习惯,就是总是把事情拖到最后一刻。也许是你还没有做完一件事情,就又开始做另外一件事情;也许你只是觉得还有时间,所以你不经意地拖拉;也许你害怕事情当中的疑难,不知道如何解决,而你总是期盼在最后一刻总是“船到桥头自然直”而自有事情解决的方法;也许你认为这次的时间不够用,如果有更多时间,你就能够把事情做得更加好;也许你是不想让人失望,所以你总是把事情往后推,希望能够发现一个更好的事情处理方法。总之,你种种奇怪的想法,结果使你总是把事情拖到最后,让自己狼狈不堪,反而是把事情搞杂了。

 

其实,无论你是基于上述什么原因,你都是缺乏自信,你害怕这件事情做不好,因此你想做更加多的事情来证明你是成功的。你害怕受到别人的指责和批评,因此你总是谨慎地无法开始启动,而是一种逃避来把事情拖拉。其实你没有自信,而是虚浮的心态让你以为这是一件很容易完成的事情,所以你更加盼望拖拉可以为你找到更好的处理方法。

 

你应该尝试在任何一件事情之前,找到一些“我能”的自信感觉,不要同时做两件事情。你最好估算一下完成的目标需要多少时间,然后坚持下去,列出你的时间表和工作的阶段。当你完成一个阶段的工作时,让你自己轻松一下,逛逛街或者找个节目玩一下。庆贺一下自己,然后再继续投入工作当中去。事实上,如果你需要三十天做完的一件事情,而你提前五天吧事情做完,你会感到更加轻松。相反,如果你把事情拖拉到最后一刻,而在这之前你又是否真是轻松吗?只有我们往往把事情拖拉到最后关头,才发现原来前面的时间都被浪费了。

 

你总是忙得不可开交应该怎么办?

 

当你忙得不可开交的时候,那种疯狂的匆忙节奏会让你觉得生活得很充实吗?如果你觉得它是很充实,那么同样你也是一种不自信的心理,这种不自信,并非是因为你热爱匆忙和忙碌的生活,而是你害怕被别人看低;你担心失去一个很好的工作;又或者你企图逃避某种事情;你错误地认为忙碌才能够证明你的成功。如果你并没有感觉你的生活很充实,相反你觉得你的生活很糟糕,对于这样的忙碌你有很大的埋怨,其实,这样很好,至少你还没有缺乏自信,而是你就需要从新学习怎么样安排时间。

 

事实上,总是让自己处在压力状态下,由此产生的紧张会让你筋疲力尽,不利于保持自我平衡。在当今的企业管理层中,往往充斥着型型态态的忧郁症和急躁症,正是因为这种忙得不可开交的生活造成的。自我的不平衡的心态,往往表现在生活和工作当中的事务上,使我们丧失了身体和心理平衡的状态。并非只是安排有节奏的时间表就可以改变这种状态,而是真正地让自己把所有的节奏慢下来,让自己完全松下来,想想自己的生活中还有没有什么事情没有享受过的,然后考虑一下如何享受自己的生活,如何让自己轻松快乐起来。

 

我们必须明白一个道理,每个人的成功和“梦想”都与自己工作的忙碌程度完全没有直接的因果关系,即使忙碌也不代表自己的成功。虽然我们需要不断地努力完成自己成功和“梦想”的目标,但是这必须是在我们生命和时间之内完成的,然而生命与时间是等于关系,我们一天的生命就只有24小时,我们的一年就只有365天。真正的成功是能够在有限的时间内完成我们最要做的事情,而不是让我们所有的事情充满了我们所有的时间。如果我们把所有的事情都充满了我们的时间,其实这是在浪费时间,也浪费了我们自己。

 

如果你的老板总是在午夜十二点打电话给你,谈工作的事情,如果你总是在假日的时候打电话给你的同事或者下属讨论工作问题,你有没有想过,你的老板或者你自己是个成功的人吗?午夜十二点或者节假日是不是应该有比讨论工作更加重要的事情去做呢?只有弄清楚我们的时间是有限的,我们才能够把握好每一天。而当我们弄清楚时间是有限的时候,我们是应该利用时间,而不是被动地把时间去填满,这就是我们是被时间控制还是我们应该去控制时间的道理。







一位美国商人前往日本谈判,飞机着陆后,他受到两位专程前来迎接的日本职员彬彬有礼的接待。他们把他送上一辆豪华的轿车,让他一个人坐在宽大的后座。美国人问"为什么不一起坐?"

  "旅途疲劳,我们不想妨碍您休息。"日本人毕恭毕敬地回答。

  美国人听了非常高兴。

  在途中日本人问道"您何时准备乘机回国?我们可以安排送您到机场。"

  美国人高兴地把回程机票掏出来让他们看"哦,准备逗留14天。"

  现在,日本人已知对方的期限,美国人一下飞机就感受到对方的热情款待,却不知对方这几步都已是事先安排好的。

  美国商人在日本人热情邀请下游览了北海道,参观了神社,观赏了日本的茶道,据说这样可以让美国人更好地了解京教风俗。美国商人对日方的好感进一步加深。

  美国人一直没有机会提出谈判事宜。第12 天,谈判终于开始了,然而下午却安排了高尔夫球。第13 天,谈判再度开始,但为了出席盛大的欢送宴会,谈判又提早结束了,晚上,美国人急了。

  第14 天,正当谈到关键时刻时,去往机场的专车却来了,为了争取时间,美国商人与日方代表在车上最终敲定了合同内容。

  那么谈判的胜负如何?

  据这位美国财团的总裁说"这次交易是日本人自偷袭珍珠港后的又一重大胜利!"

  如何掌控时间,才不会像美国人那样一败涂地呢?

  首先要抓重点,有时影响全局的就是那么关键的一点。现在的年轻人似乎总有忙不完的事情,学习,课外活动,体育运动,社团等等。那么你是否觉得杂乱无章、毫无头绪呢?是否感到苦恼、压力重重呢?

  一个人的命运是掌握在自己手中的,同样,时间的合理利用与否也是取决于你本人。因此,要想做时间的主人,你就应该学会自我控制时间。事情的主要与次要分清了,优先安排做重要事情的时间,你就会工作重点突出,主次分明,做起事来有条不紊。先做重要的事情,是你的时间管理中的重中之重。而难度大,不易解决的问题就应该多花点时间去处理,对于那些次要的和易处理的问题要少用时间,这样,就可以把时间合理地分配到各个领域,做起事来也比较顺手。养成一种习惯,任何一件事都必须在规定好的几分钟、几天或几个星期内完成。每件事都必须有一个期限。如果坚持这么做,你就会努力赶上期限,而不是无休止地拖下去。把握好了时间的遥控器,还能有什么解决不了的呢?主次分明,分配比例得当,最后的结果也会取得高效益。

  对时间掌控合理,就不会反过来被时间控制。所以,首先要学会处理当务之急。你的生活包含很多的内容,你越控制得有条不紊,你收纳的东西就越多一一就有更多的时间供自己支配。掌控好影响结果的关键,就会始终让时间之舵掌握在自己的手中。

  摘自《效率第一》李佳东著




时间心理学:时间调戏人类的七种方式
 

明明时间只过去5分钟,有人觉得只眨了眨眼,有人却度日如年。这种差距是由我们对时间的不同感知造成。且看时间如何调戏我们。

来源:Mr. Kate

译者:sibyl玥

你是否曾在等待某人时感觉时间止如静水?又是否随着年龄的增长觉得时光越来越如白驹过隙?身处科技产品的包围之中,几乎所有的事物,只有你想不到的,没有你得不到的。因此,我们的生物钟和时间感很有可能已经发生了改变。

时光无法飞逝

俗话说,“欢乐时光总是过得飞快”,不过我们都知道事实并不是这样。但是,心理学家James J. Kellaris进行了一项实验,想要弄清这句格言是否包含着一丝真理。Kellaris让人们听一曲他们喜欢的音乐。后来当他问他们感觉时间过去了多久时,听歌者们的估算总是比实际时间要长。

Kellaris认为,当我们陶醉于某些事情时,我们会更加专注于那件事,而我们的大脑就将这份关注当成了额外时间。这就是“迷失于音乐中”的由来。另一方面,这一谚语还可能帮助印证这样一个自我应验的预言:当我们玩乐时,如果我们相信时间会飞逝,那当时间过去的更快时,我们更有可能觉得我们玩得很开心。

我们被科技戏弄了

就像我们自己对时间的扭曲还不够一样,最近的一项研究表明,科技,也能改变我们的时间感。在这个生活即虚拟又现实的世界里,社交媒体网站们也变成了货真价实的耗时机器。2012年,Cisco公司的机智的小伙伴们做了一项调查,发现在18至30岁的人群中,60%的人会情不自禁地查看智能手机上的更新,每瞄一眼就是一寸光阴的流逝啊。

斯坦福大学的心理学家Phillip Zimbardo博士认为,这一最新发现的对“此刻”的痴迷改变了我们的时间观念。指尖有如此之多的信息可以轻而易举地到手,这加快了我们的生物钟。同样地,每次我们查看Facebook或登录Twitter时,我们会下意识地留意时间,这让我们更能感觉到自己在这一日常习惯上所花的时间之多。Zimbardo对《赫芬顿邮报(Huffington Post)》的记者说:“科技使得我们对于那些要花几秒以上去完成的事物失去了耐心。”

慢动作移动

我们都在恐怖片中看过演员们以慢动作从一爆炸处脱身。这样是为了增强戏剧效果。但是你也能在镜头之外体验这些慢动作瞬间。在危及生命或危险情况下,人们总是说时间似乎放慢了一样,其中的原由是相当有逻辑的。

2007年,一队心理学家进行了一项测试,让人们从50米的高度坠向一个个安全网,然后询问他们的下坠体验。研究者发现,除了感觉到明显的恐惧,人们还觉得他们经历的时间比实际时间要长,这主要是由我们的身体对危险的反应方式造成的。在我们受到生命威胁时,我们会产生肾上腺素让自己更加集中精力,帮助我们活下去。结果,因为我们能够在短时间内记住更多的细节,所以一切似乎都是以慢动作发生的。

时间随年龄加速

人们总说随着我们变老,时间就会“在眨眼之间”溜走。除了科技会加速我们对时间的感觉,随着我们年龄的增加,还有一个因素也会影响我们的时间感,而且我们还无力改变这一因素。

当我们还稚气未脱时,我们总是能发现从未体验过的新奇有趣的事情,我们自然而然的就那些事更加关注。然而,当我们长大,这些“新奇”的经历变的索然无味。这样一来,时间也就过去的更快。有趣的是, Mangan 和 Bolinsky在1997年做的一项研究证明,老年人确实对时间有着不同的感觉。20多岁的年轻人能够相当准确的猜测三分钟已经过去了,但是60多岁的人在估算时间时会多算20%,这就增加了“时间确实会随着年龄的增长加快”这一观点的可信度。

午后小憩

世界上最微不足道但又最幸福的事就是来个简简单单的午后小憩。短短的“20分钟电源午睡”能让我们在剩下的半天里精神充沛。但是一旦睡过头了,我们的时间判断能力就会随风而去。

当我们劳累时,我们的时间感就会完全紊乱。这是因为当我们睡眠不足时,我们的大脑是无法辨别时间的长短的。午睡的时间长短也是一个影响我们大脑计算时间的关键因素。小睡了20分钟后,我们就进入了被称为“慢波睡眠”的阶段。如果你将慢波睡眠从中打断,你就得花上一段时间来把时间感调整精确,这也正是我们将其称为“二十分钟电源午睡”的原因了。

时间停滞

还记得高中时看着时钟等待下课铃响的经历吗?如果你感觉时间就像静止了一样,那可能是因为你的大脑真的是这么想的。当我们的眼球快速地从一点移动到另一点是,就会出现这种时间停滞的“光学”幻觉。据Kielan Yarrow以及其他许多心理学家说,当我们忽然盯着时钟的秒针看时,我们的时间知觉会稍稍向后延伸以抵消这一动作。因此,你的大脑会让你觉得你盯着秒针看的时间比实际时间更长,这样就能自欺欺人地填补那一空白。

情绪波动

许多人都认为他们不是感情用事的人,但是感情对我们身体的影响确实比我们想的要大——至少在我们的时间感方面。我们的大脑总能找到新方法调戏我们,而在这个新方法候选名单的底部就是负面情绪,它尤其能够对我们的计时能力产生严重的破坏。就像乏味的事物能让我们觉得时间好像静止了一样,几乎任何感情都会或多或少地影响我们的时间感——尤其是焦虑。

心理学家们已经就这一现象进行了多年的研究,并且得出结论:比起心情愉悦的人,情绪消极的人会更加关注于时间的流逝,这就让极其焦虑的时刻更加漫长。这或许能解释为什么在人们争吵之后,屋子里的紧张气氛似乎能让时间放慢脚步一样。







险些用成就感毁了我的时间



自以为很厉害的一项技能一下就把我多年引以为豪的智商拉到了谷底。

事情要从淘宝购物说起,以前习惯了买东西时会先找到自己确定要的东西,然后货比三家后会去跟意愿买的那家店家讲价,开始各种乱砍一气,但是也都是在把店家哄高兴的基础上,聊半天甚至两三个小时去划价,虽说最终一般都会成功划下少则5块十块,多的一次是60……

或者说我可以在聊了几分钟的情况下鉴别出来跟这个店家最后是否能谈成然后决定是直接拍还是划价,虽然周围朋友们听说后会因为她们怎么也做不到而觉得特别佩服我,但是之前的洋洋自得今天被击溃了,今天店家可能也是真的合不上成本一直讲价也还是讲不成,所以最后我真的是对这人很无语,首先我聊了都一个多小时她都不行,两块手工皂就86是真的挺贵的,然后最后我看到她发的最后一句我真都快哭了,对着电脑呵呵了。。。心想,几块钱至于吗?

最后都不打算买了,但是考虑到要给老妈送生日礼物这个东西也是为她选的,要的是东西总不能因为店家这个人影响我买产品啊,我真的不耐烦了也没回复直接原价下单付款了。




然后我就开始各种滋味,觉得我为了这几块钱讲了半天价还没讲成至于吗?亏不亏啊,耗着时间却没完成预期的事,这个说来还是要感谢卖家死活都不给我便宜的,如果还像以前的卖家一样让我最后都能得逞我还会只是收获成就感,而不是一种新的认识——我原来的作法都是在用时间去省钱啊!但是时间和钱的兑换比例真的对吗?


还好今天这件事,似乎把我一巴掌打醒了,原来自欺欺人的行为是多么可笑啊,说实话,我以前的做法也不是真的对钱感兴趣,而是划价这件事带来的成就感才是罪魁祸首,讲下来60和讲下来5块我也都是满足于目标的达成,而不是数字的差别,所以一下觉着被上了一课,虽然开始觉着不就这几块钱吗?害我花这么多时间也没讲成,劳资以后一定要挣很多钱,就不用纠结你这几块破钱,冷静了一会想想呢,发现了有价值的认识,我现在是在用时间省钱,以后我要做的不是这个,而是花钱买时间!时间是什么,钱又算个什么。该用理智的长远的眼光去看这件事。钱想要以后有的是机会和来源,时间呢,谁都给不了的东西。如是而已孰轻孰重自己心里清楚。

最后总结了一下,在无聊时购物可以议价,那会除了购物也没什么别的要干的事,就是为了放松消磨消磨时间,这种情况下议价不仅无坏处,还是个很有意思的事;但是如果手头还有其他任务要做,购物只是为了把产品买下来才能进行下一个任务那议价简直就是一种让人蠢哭了的行为。

不要用时间去节省金钱(实则追求成就感),要学会用金钱去买时间。





时间取向和时间人格



时间对于人类的生活至关重要,是人类日常生活和经验中不可或缺的组成部分。时间维度影响人类和其他物种最佳适应环境的能力,并因此成为确定生存能力的决定性因素。这条规则适合于所有生物,人类也概莫能外。如果缺少了时间维度,要阐明人类文明的生活方式简直是不可能的。时间让个体从梦中醒来,构成生活的每一天;时间使人类生活和所在的世界变得鲜活、有意义。从出生的那一刻起,时间便为我们提供了渲染过去、现在和未来的画布。个体的思考、情感和行为无不受到时间的影响。

西方人对时间的线性理解和体验也许是一种错觉,至少根据一些物理学家的观点,他们承认自己不理解时间的结构。在大多数物理学家的时间理论中,时间往往被视为如同空间一样的维度。由于时间在物理上是无形的,但又受到物理事物的影响,因此,物理学家认为如果未目睹事件的发生则难以解释时间。作为具有高级抽象能力的有机体,人类能构建自己的认知、情感和行为结构,从而使自己在抽象、无形但异常重要的时间中遨游,并在时间背景中思考自身、他人和世界,可以借助与时间的关系来阐明社会生活、商业贸易、经济发展、人际沟通等。

时间取向

把过去、现在和未来进行区分的文化都认为,当前时刻把过去和未来分离开来。但是,个体一般具有占主导地位的过去时间取向、现在时间取向或未来时间取向。个体在说话和书写中,提供了有关时间取向的线索。心理学家认为,特定动词时态的频次是个体时间取向的指标。在研究中,分析采访录音的动词时态的频次,是研究时间取向的常用技术。一些研究者设计问卷让被试选择哪些句子能最精确地描述其过去、现在和未来让被试基于现在时态的句子讲故事,然后按照主题的时间取向对故事进行归类,从而了解被试的时间取向特征。

(一)关注过去或过去现在

对时间态度进行归类,包括各类时间取向特征。他们发现,过去取向是时间焦虑个体的典型特征。相关特点包括控制时间的需要、思考未来的不安、对时间流逝的焦虑等。这些个体通常坚持时间表和常规价值观。研究者发现,过去取向经常与心理幸福感有关,也与问题解决、延迟满足缺陷、自我控制差有关。医学研究者也发现,与控制组相比,抑郁症患者更沉浸于过去。抑郁症患者通常对未来无望,他们在思考过去时间时比非抑郁个体更能延展到过去。Braley和Freed(比较了精神科门诊患者和控制组个体,发现门诊患者多为过去现在取向,而控制组更关注未来。所有个体看待过去的方式,均受到他们对现在如何解释的影响。Schkade和Kilborne研究了事后聪明偏向,即基于事后结果对过去的重新解释。研究者发现,当被试对结果感到惊讶或失望,以及结果是消极而非积极时,更可能发生事后聪明偏向。这些发现意味着,事后结果可能粉饰了个体对过去的看法。无论个体的主要时间取向如何,消极的过去经验可能作为一种危险的暗示,并促进风险规避行为的发生。在一项投资决策的模拟研究中,Thaler和Johnson发现,之前赢过的被试作出的决策与之前输过的被试截然不同。这些发现表明,在经历过去成功冒险的经历之后,个体增加了对后来冒险的容忍度,而在过去失败的冒险经历后,降低了对风险的容忍度。正如Tversky 和Kahneman所指出的,如果个体没有消极事件的历史或回忆,他们可能预期事件的概率较低。如果早期回顾了失败或消极事件,个体更可能考虑或缓和下跌风险。一个既有消极投资经验又是过去取向的个体,可能更被认为会回避风险,但是目前该领域并没有实证研究支持这个假设。

(二)关注未来

心理学家传统上均承认个体关注未来的重要性。Kelly的个人建构理论认为,期望未来事件是个体行为和决策的重要特征。Maslow的需要层次理论也意味着满足低层需要(如食物和安全)时的现在取向,以及达到高层需要和自我实现时的未来取向。与过去取向的个体相比,未来取向的个体不仅可能情感健康,也更可能自我满足和自我控制。Braley和Freed发现,与关注过去现在的门诊患者相比,关注未来的患者更容易表达对自己的满意。当询问其理想的时间取向时,过去取向和未来取向的个体不存在差异,均偏爱未来取向。未来取向与应对技巧、延迟满足和自我控制有关。如果未来取向者不能感知到现在向未来的流动,也可能是不健康的。Braley和Freed发现,具有极端未来取向的控制组更可能对自己不满意。Braley和Freed认为,如果时间取向者过于关注未来,就无法与现在保持足够的联系,以建立适宜、有意义的连续感。这个发现表明了建立短期目标和长期目标的重要性。Calabresi和Cohen在对时间态度的划分中认为,现在取向和未来取向者的典型特征是时间占有欲,相关特征还包括时间贪婪、对时间流逝的懊恼、无法容忍浪费时间、对思考过去不感兴趣等。

对乐观或愿望思维(wishful thinking)的自然偏向会影响个体对未来的看法。行为经济学家认为,投资者对预测未来过度自信,过于依赖过去来预测未来。个体在形成对未来的期望时依赖其过去,但是过去仅在某种程度上支持未来的期望。个体对未来的考虑越深入,乐观偏见可能越严重。由于存在乐观偏差,成人在具有过去消极经验的情况下,也可以发展出持久的积极未来期望。因此,他们更乐意假设长期投资具有高风险。

计划活动是一种控制未来的手段。实际上,“计划活动经常夸大对未来事件的控制感”。因此,计划助长了个体对未来事件的过度信任感。个体对消极过去经验和乐观期望的力量进行权衡。但是,尚无研究把时间取向和过去经验与未来期望进行整合。另外,研究者已确认时间取向和生活节奏之间存在相关。A型人格者不仅步调快,而且沉浸于对未来的期盼。研究者发现,较快的时间节奏更可能与未来取向有关。Wyrick发现,过去取向程度越严重,时间节奏越慢,Frederick在过去时间取向和快时间节奏之间发现了显著的相反关系。

时间人格

纵观时间心理学的整个发展历史,时间心理学研究大致经历了从纯粹时间知觉模型建构到对整个时间认知范畴研究,从单一的时间认知研究到认知人格研究的一体化,从纯粹的现象分析到系统学科的建立,并将时间心理学与人格心理学结合起来,开创了人格心理学大师们未涉及的人格的时间维度的差异研究。根据国内外有关时间心理学的研究成果,时间心理学研究的最新领域和热点问题主要包括3个方面:①时间知觉与意识,主要研究时间知觉和意识过程的关系,特别是探讨了意识过程的时限和时间整合问题,其中,时间知觉与意识时间知觉即“知觉到的现在”,和时间估计不同,它强调的是离散的心理事件只有在一定的时间限度内(其上限约为3秒钟)才能形成知觉上的整体。这种时间知觉就是意识的限度。②时间认知的脑机制,主要利用事件相关电位和脑成像技术,探索时间信息加工的时程和脑功能定位问题。③时间人格研究,主要研究时间维度上的人格差异。例如,探讨时间洞察力的内涵和时间管理倾向的理论及其应用。

时间无处不在,它不仅是基本心理过程的存在方式,而且也是人格特征的存在方式。每个人在时间上的机会是相等的,但对待时间的态度、看待时间的价值、管理和规划时间却是不同的。个体在对待时间的态度、看待时间的价值,以及管理和规划时间的方式等方面所表现出来的人格,就是时间人格(time personality。国内研究者把时间研究和人格发展相结合形成了时间人格研究。对时间人格的研究是现代心理学研究的重要领域之一。在日常生活中,时间人格有多种表现,比如,有的人守时,有的人爱迟到;有的人善于规划时间,有的人浪费光阴;有的人急性子,有的人很拖拉……时间人格关注时间背景下的人格特征和个体差异,是个体对时间情境稳定的适应倾向及能力特征。时间人格研究是探索人性的基本途径之一,研究时间维度上的人格差异,研究人在时间人格上的共性与差异性,有助于我们深入地理解人类的本性。时间人格研究也为管理、营销、教育、心理咨询与治疗与生产、生活时间提供了理论基础。

本文摘编自吕厚超著《青少年时间洞察力研究》一书。

时间洞察力(time perspective)属于时间人格(time personality)的范畴,不仅涵盖过去、现在和未来三个基本时间维度,还包括认知、情绪、行动或行为倾向等内容。在个体所经历的时间事件中,有些时间事件可能是情境性的,属于状态性时间洞察力,而另一些时间事件可能是相对持久的,属于特质性时间洞察力;后者是一个人的人格特质,属于时间维度上的人格差异。本书基于心理学研究视角,以实证结果论证了青少年时间洞察力的理论构想;编制了青少年时间洞察力量表;检验了时间洞察力与其他变量的关系;用实验法验证了青少年时间洞察力的心理加工特点;并探讨了个体或群体在时间洞察力上的共性与个性以及时间洞察力的特点、形成机制和规律。


时间管理

    时间管理是有效地运用时间,降低变动性。
    时间管理的目的:决定什么事该做,什么事不该做。
    时间管理最重要的功能:是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。

  一、无法管理外在的要求

  主管最大的困扰就是,太多来自外界的干扰,随时得放下手边的工作去做别的事情。

  担任主管的责任之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。换句话说,主管的工作有很大的一部分需要与别人互动,外界的干扰是主管工作的一部分。你可以排定某些时段做为你的工作空挡,当有人临时找你需要讨论事情时,告诉他,你这会儿忙着呢,不急的话儿,在你的空挡时间再来详谈。

  时间管理发展得很快,第一代是建立备忘录;第二代就需要事先的计划和准备;第三代会根据你对任务的理解排列优先顺序。到了第四代,就是分工合作的授权管理。

  二、做事没有方法

  我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。

  完成一件事情,可以有许多方法,关键在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了,先花几分钟的时间衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情?

  三、周围干扰因素

  周围众多干扰因素,是时间流逝的致命杀手,嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围、性欲、压力、烟瘾、联想、健康状况,都是诸多的影响因素。












时间管理方法

  (一)计划管理

  关于计划,有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

  待办单:将你每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次序,确认完成时间,以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废,尽可能做到,今日事今日毕。

  待办单主要包括的内容:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

  待办单的使用注意:每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项,每天坚持。

  每年年末作出下一年度工作规划; 每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划

  (二)时间“四象限”法

  著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等)、既不紧急也不重要(如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等)。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。

  时间管理之重要事情

  如何区别重要与不重要的事情?

  1.会影响群体利益的事情为重要的事情;

  2.上级关注的事情为重要的事情;

  3.会影响绩效考核的事情为重要的事情。

  4.对组织和个人而言价值重大的事情为重要事情。(重大包括金额和性质两方面。)

  该时间管理方法常常被以如下图式表示:

  Image:重要紧急.jpg

  1.对重要和紧急的事情当然是立即就做

  2.而对不重要不紧急的事情不做

  3.平时多做重要但不紧急的事情,(因为这是第二象限,常常被称为第二象限工作法)

  4.对紧急但不重要的事情选择做。

   (三)有效的时间管理

   美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为,有效的时间管理主要是记录自己的时间,以认清时间耗在什么地方; 管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间; 集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。

   (四)时间abc分类法

  将自己工作按轻重缓急分为:a(紧急、重要)、b(次要)、c(一般)三类;安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;在工作中记载实际耗用时间;每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;重新调整自己的时间安排,更有效地工作。

  (五)考虑不确定性

在时间管理的过程中,还需应付意外的不确定性事件,因为计划没有变化快,需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法:第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作,对你自己能力有了信心,你已仔细分析过将做的事了,然后把它们分解成若干意境单元,这是正确迅速完成它们的必要步骤。

  考虑到不确定性,在不忙的时候,把一般的必然要做的工作先尽快解决。

  在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的,时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间,计划再好,目标再高,能力再强,也是空的。时间是如此宝贵,但它又是最有伸缩性的,它可以一瞬即逝,也可以发挥最大的效力,时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间,压缩时间的流程,使时间价值最大化。




最新的时间管理概念--GTD

  GTD是Getting Things Done(完成每一件事)的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》。

  GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤:

  收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。

  整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。

  组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

  等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。

  GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 。

  回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

  执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。


时间管理的十一条金律

  金律一:要和你的价值观相吻合

  你一定要确立个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对你最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对你来说最重要的事。

  金律二:设立明确的目标

  成功等于目标,时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。

  金律三:改变你的想法

  美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成,但它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯,只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后,从明早开始,每天都从你的list中选出最不想做的事情先做。

  金律四:遵循20比80定律.

  生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事,而不是最紧急的事情上,然而一般人都是做紧急但不重要的事。

  金律五:安排“不被干扰”时间

  每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。

  金律六:严格规定完成期限

  帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中,写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

  金律七:做好时间日志

  你花了多少时间在做哪些事情,把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

  金律八:理解时间大于金钱

  用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象,因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起,他花了40年时间成功,你跟10个这样的人交往,你不是就浓缩了400年的经验?

  金律九:学会列清单

  把自己要做的每一件事情都写下来,这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的list时,也会产生紧迫感。

  金律十:同一类的事情最好一次把它做完

  假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

  金律十一:每1分钟每1秒做最有效率的事情

  你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(晋升))






时间管理的基本程序

  1.评估

  包括评估时间利用情况、管理者浪费时间的情况以及个人的最佳工作时间。

  2.计划

  ①制定具体工作目标及重点;

  ②选择有效利用时间的方法与策略;

  ③列出时间安排表。

  3.实施时间计划时应注意:

  ①集中精力;

  ②学会“一次性处理”或“即时处理”;

  ③关注他人时间;

  ④有效控制干扰;

  ⑤提高沟通技巧;

  ⑥处理好书面工作。

  4.评价

  评价时间安排是否合理有效,活动主次是否分明,有无时间浪费情况。

时间管理案例分析

案例一:浅谈高效管理者的时间管理[3]

  一、时间管理的主要方法

  1.帕累托原则在时间管理中的运用

  在有限的时间和资源下实现目标最大化,是高效管理者工作的重要原则。 时间是实现目标的重要因素之一,为了对高效管理者的时间进行更好地管理,我们引入帕累托原则。 帕累托原则又称做重要的少数、微不足道的多数,或80对20定律、犹太法则等,是19世纪末和20世纪初由意大利经济学家及社会学家帕累托提出的,最初是用于经济领域中的决策。 这一原则是说在任何一组东西之中,最重要的通常只占其中的一小部分,因此对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源,更注重对它的管理。 在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。 将一大堆需要完成的工作列出优先次序,把最应优先完成的作为工作中的重中之重,各花上一段时间集中精力把它们完成。

  只有这样,那些看起来可能是无法一一完成的工作才能通过我们所完成的那几件重要工作而得到解决,获得最大的收益。

  2.“坐标法”在时间管理中的运用

  一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情,一直保持高效更是难上加难,因此管理者应把时间花在重要的、必须做的任务上,而不是那些并非必须要做的事情之上。

  如果以“轻—重”为横坐标,“缓—急”为纵坐标, 我们可以建立一个时间管理坐标体系(见图)把各项事务放入这个坐标体系! 大致可以分为四个类别:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。

时间管理坐标体系

  我们通常会把紧急的事情放在第一位,这不是管理时间的有效办法。在最初,我们可能会重视事情的重要程度,做的是“重要且紧急”的事情,但应避免习惯于“紧急”状态,否则,我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉,把自己当成“救火队员”,转而去做那些“紧急不重要”的事情了。

  这样一来,我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事,而这些事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上,可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中,更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。对于高校来说,“重要不紧急”的事就是教学。确定了教学任务,就明确了围绕教学所需的人、财、物以及包括学术活动在内的各种活动,高校各个管理层的时间管理都应围绕这一任务展开。

  二、高校管理者的时间管理

  高校管理者每天都要面对各种各样的事务,千头万绪,涉及到方方面面。如何在繁多的事务中抓住重点,以点带面,从而促进相关工作的开展和完成,时间管理有着重要的作用。科学、规范、有序的时间管理不仅对高校管理者本人极为重要,对提高整个高校的工作效率、降低办学成本也极为重要。但因为主观客观上的原因,我们都习惯了不将时间列入办学成本进行计算。

  (一)高校管理者时间管理的必要性

  高校管理者为什么要对时间进行管理,这虽是个见仁见智的问题,但由于很多高校管理者未对时间进行科学有效的管理,往往造成疲于奔命却大事抓不了、小事抓不到,浪费时间的现象广泛存在,造成高校管理者时间浪费的原因是多方面的,从主观上说,一方面可能是因为管理者想做的事情太多,但确因没有科学区分事情的轻重缓急,甚至缺乏明确的目标,导致各项工作缺乏优先顺序,最后可能有头无尾;另一方面也可能是因为不擅于授权导致自己不得不花费大量的时间于具体事务,或因仓促决策导致了整个学校的时间以及其他资源的浪费。从客观上说,高校管理者浪费时间的原因来自于上级领导、工作系统以及生活工作条件等方面。不管是何种原因,高校管理者的时间一旦出现浪费,对整个部门甚至整个高校的伤害极大,严重的可能会导致部门、单位乃至整个高校低效率重复劳动,最终成效不彰。为了避免浪费时间的现象重复出现,必须对高校管理者的时间进行管理。高校管理者永远没有时间做每件事,但应通过对时间进行管理,保证他们永远有时间做最重要的事。

  (二)高校管理者时间管理的内容

  高校管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理,而是对管理者自身进行管理,通过提高管理者的时间使用效率,减少浪费,从而达到提高工作效率的目标。对管理者自身进行管理主要包括四个方面的内容。

  1.掌握工作的关键

  高校不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同,但管理活动却是一致的,可简单归结为三个掌握,即掌握关键工作,掌握关键人物,掌握关键活动。高校发展目标能否实现的重点不在于每个环节、每个步骤,而在于制约性因素。制约性因素往往体现在关键工作,关键人物和关键活动上,抓住了这三个关键,高校管理者也就解决了制约性因素。所谓“大智有所不虑,大巧有所不为”之所以成为大智大巧者,在于能够扬其长而避其短。高校管理者无论职位、社会地位、学术水平高低,都是普通劳动者,不可能是全能的,也不需要面面俱到,因此,只要掌握了关键也就抓住了时间管理的要诀。具体地说,出现重要而且紧急的事情时,高校管理者应首先进行处理,但要避免成为工作常规,应保证高校管理者的大部分时间花在重要而不紧急的事情上。高校管理者专注于处理重要的事情说明抓住了影响整个部门乃至整个高校的工作全局,主要精力放在不紧急的事情上则意味着未雨绸缪,防患于未然。

  2.简化工作程序

  工作流程越简化,越不容易出问题,执行部门及人员在工作过程中会越加细致,执行效果越好。同时,简化程序有利于解决高校中出现的“文山会海”现象,不该发的文不发,不该开的会不开,提高行文和会议效率,降低管理成本。就开会而言,会前必须明确会议的目的,是分享信息、辩论还是决策,决策性的会议材料应该在会前几天分发参会者,让参会者能尽早熟悉会议内容并有足够的考虑时间,以提高决策的质量和速度,避免会议流于形式,避免将会议时间浪费在泛泛而谈上却做不出任何科学决策。

  3.合理安排工作时间

  应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划,列出每一时间单位内应该完成的工作,排出优先次序,突出重点并确认完成时间,并适当安排“不被干扰”的时间。高校管理者常常需要整块的时间去思考一些重要决策或完成重要的任务,在进行这些任务的过程中,不能被外界打断,否则重新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。高校管理者集中时间不受干扰地处理一些重大事项而把其他事情都推到一边,可能会给本部门甚至整个学校带来一些意想不到的麻烦,但如果能有足够必要的时间,不受任何人任何事干扰地思考或者从事对整个部门甚至整个高校至关重要的工作,那么这些可能的麻烦将是微不足道的。

  4.合理授权

  任何一位高校管理者都不可能独自完成本部门乃至整个高校的所有工作,也不可能独自对所有的事情做出科学决策,因此将一些事情指派或授权给别人,让其他人对工作进行分担,是提高时间使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授权的事项,并授权于适当的人来决策和执行,会提高整个学校的办学效率。高校管理者的授权必须充分,同时必须重视监督和检验,保证被授权者的行为符合学校的整体利益。在授权过程中,管理者应避免出现把别人当成自己提高效率多做事的资源或者障碍、干扰者的倾向,否则可能会出现控制他人的欲望,倾向于让被授权人按照要求做事,或者让“他们”不要妨碍“我们”做事。从而使授权行为适得其反。 在授权中必须要克服“办事拖延”的鄙习,推行“限时办事制”。 办事拖延是浪费时间的重要原因之一,实际工作中,工作任务的完成时间往往都会超出预期。 因此,严格规定每一件事情的完成期限,并要求被授权者在限定时间内报告处理结果,授权效果会更为有效。



案例二:时间管理的小故事

  课上,教授在桌子上放了一个玻璃罐子,然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问他的学生:“你们说这个罐子是不是满的?”,“是。”所有的学生异口同声地回答。教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子,把它们从罐口倒下去,摇一摇,问:“现在罐子是不是满了?”大家都有些不敢回答,一位学生怯生生地细声回答:“也许没满。”教授不语,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢倒进罐子里,然后又问学生:“现在呢?”“没有满!”全班学生很有信心地回答说。是的,教授又从桌子底下拿出一大瓶水,缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。

  一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西,但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子,也许以后永远没机会把它们再放进去了。生活中那么多事情,其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样,先进行时间级别分类,如根据大学生的日常安排,按照“事分轻重缓急”进行组合,确定先后顺序,做到不遗不漏。如:

  A级别:时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。要注意的是:很多人惧怕A级别的事情,觉得太复杂,要耗费太多的精力,同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。

  B级别:很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差,但又非做不可,容易在不急的心理中被人遗忘,在最后关键时刻演变成A级别事件,如两周前老师布置的期中检查作业。

  C级别:时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情,如取快件,可以请同学顺便去取。

  D级别:时间上不紧迫也不是很重要的事情,有些可以请别人做;有的可以降低标准;有的必须要做则放在零碎时间中进行完成;有的对生活没有益处的事件则建议选择放弃,如毫无意义的闲逛。

案例三:时间管理——华为成功之宝[5]

  一、界定“时间管理”的两大误区

  “华为”时间管理培训的第一部份,就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区:

  误区一:工作缺乏计划

  大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑对工作方法的选择,结果长期用低效率高耗时的方法工作。

  误区二:不会适时说“不”

  “时间管理当中最有用的词是‘不’”。华为人认为,人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝,这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已,往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来,但这不是一种明智的行为。

  量力而行地说“不”,对己对人都是一种负责。首先,自己不能胜任委托的工作,不仅徒费时间,还会对自己其它工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效果都无法达标,都会打乱委托人的时间安排,结果是“双输”。

  所以“华为”一向强调,接到别人的委托,不要急于说“是”,而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能,那要具体与委托人协调,在必要时刻,要敢于说“不”。

  二、掌握“时间管理”的四大法宝

  “成功地界定问题就已经解决了问题的一半”,但如果没有切实可行的解决方案,困境还是不会改变。 “华为”对于时间管理有4大法宝。

  法宝一:以SMART为导向的“华为”目标原则

  “华为”的时间管理培训指出,目标原则不单单是有目标,而且是要让目标达到SMART标准,这里SMART标准是指:

  具体性(Specific)。这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。比如,目标“我要成为一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。

  可衡量性(Measurable)。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标,它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。

  可行性(Attainable)。这里可行性有两层意思:一是目标应该有能力范围内;二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者,其实后者也相当重要。如果目标经常达不到,的确会让人沮丧,但同时也应注意:太容易达到的目标会让人失去激情。

  相关性(Relevant)。这里的“相关性”是指与现实生活相关,而不是简单的“白日梦”。

  及时性(Time-based)。及时性比较容易理解,是指目标必须确定完成的日期。在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。

  法宝二:关注第二象限的华为四象限原则

  根据重要性和紧迫性,我们可以将所有的事件分成4类(即建立一个二维四象限的指标体系),见表:

    类别    特征    相关事宜
    第一象限    “重要紧迫”的事件    处理危机、完成有期限压力的工作等。
    第二象限    “重要但不紧迫”的事件    防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
    第三象限    “不重要但紧迫”的事件    不速之客、某些电话、会议、信件。
    第四象限    “不重要且不紧迫”的事件
    或者是“浪费时间”的事件    阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。

  第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一象限与第二象限的处理上,人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件,这将会使人长期处于高压力的工作状态下,经常忙于收拾残局和处理危机,这很容易使人精疲力竭,长此以往,既不利于个人也不利于工作。新员工来华为的初期,比较关注于第一象限的事件。天天加班,而且工作质量也不尽如人意,感觉很糟糕。经过培训后,转换了关注的方向,发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的,第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足,效果都会比较好。因此,增强了新员工的自信。

  法宝三:赶跑时间第一大盗的华为韵律原则

  日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%的工作时间(按每日工作8小时计),其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的 68.7%。”

  华为培训也认识到:“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题,华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则,它包括两个方面的内容:一是保持自己的韵律,具体的方法包括:对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用干扰性不强的沟通方式(如:Email),要适当地与上司沟通,减少来自上司的打扰等;二是要与别人的韵律相协调,具体的方法包括:不要唐突地拜访对方,了解对方的行为习惯等。

  法宝四:执着于流程优化的华为精简原则

  著名的时间管理理论——崔西定律,指出:“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个步骤,由此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程。”

  无论对于1部门的工作流量,还是7部门的工作流量,华为要求员工们做到“能省就省”,并编制“分析工作流程的网络图”,每一次去掉一个多余的环节,就少了一个工作延误的可能,这意味着大量时间被节省了。

  综上所述,通过研究和剖析华为的时间管理,华为给我们一个重要的启示:时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。

几款在线的时间管理工具

    rescuetime

  rescuetime是一个基于web的时间管理工具(目前在公开测试)它能准确的判断你花费了多少时间, 不用你录入数据,不用你费劲就可以收集你的事务数;迅速而即时的数据分析。例如你在WORD输入和排版上用了多少时间,你在浏览网页上用了多少时间,你在一些IM沟通上用了多少时间等;通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。你的时间管理是否到位,做得好与坏一目了然;用了这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了,比别人更勤奋了。

    propelr

  Propelr 是一款基于互联网的时间管理工具,是一种“完成事”的方法学,简称:GTD(Getting Things Done).这款工具不仅可以提高你个人的工作效率,还可以和你的客户和同事一些协作完成项目。Propel'r可以减少思考安排时间的时间,因为它已经帮你完成了,你只需去做就可以了。Propel'r提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。

    intervals

 intervals为你提供一个能让你集中在你的项目上,跟踪你的工作时间,管理你的任务个性化空间,它的功能很强大,具有以下特点:跟踪时间,做理性的人、管理任务,排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储等。

    tick

  什么叫跟踪时间?tick给我们的解释是:时间的跟踪就是让你不要做太多的事情,是让你学会恰当的时间做恰当的事。Tick给你解决的问题就是通过分析来减少麻痹给你带来的损失;告诉你什么是最重要的事情;在这里你不需要复杂的表格和难懂的理论,只有最简单和你能承受的反馈信息。Tick 除了便签等记事提醒基本功能之余,强调了在时间轴上对时间的管理和预测。

  下面还有一些是通过便签和待办事项来达到在线时间管理的,介绍两个,象google日历和待办工具来实现的就不介绍,你自己试着做一下吧。

    backpack

  Backpack 是一个简单的网络服务,Backpack具有日历和提醒功能,可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上,时间可以自己来定。当然,你也可以把你的任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack使用了Ajax接口,让你的想法或计划随手而成,很方便。

    scheduler-lenovo

  Scheduler 是联想试验室出品的在线时间管理工具。Scheduler可以帮助用户建立日程并进行跟踪而且可以通过Email及MSN的方式提醒用户即将到来的日程。 Scheduler还提供了完整的计划制定、跟踪和回顾的机制,帮助用户制定计划并分解长期的目标将之转化成日程。




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