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工程项目内部控制制度

2015-10-07  张XIAOXUAN

工程项目管理办法

第一章 总 则

第一条  为了加强公司对工程项目的管理,提高工程项目管理水平,提高资金使用效益,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本办法。

第二条 本办法所称工程项目,是指公司根据经营管理需要,自行或者委托其他单位进行设计、建造、安装和修护,以便形成新的固定资产或维护、提升既有固定资产性能的活动。

第三条 公司在工程项目管理过程中,至少应关注涉及工程项目的下列风险:

1、工程项目违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

2、工程项目未经适当审批或超越授权审批,可能导致资产损失。

3、立项缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式,决策不当,盲目上马,可能导致难以实现预期效益或项目失败。

4、工程项目概预算编制不当和执行不力,可能造成工程项目建造成本的增加。

5、工程项目成本失控,可能造成公司经营管理效益和效率低下。

6、工程物资质次价高,工程监理不到位,项目资金不落实,可能导致工程质量低劣,进度延迟或中断。

7、竣工验收不规范,最终把关不严,可能导致工程交付使用后存在重大隐患。

8、工程项目会计处理和相关信息不合法、不真实、不完整,可能导致公司资产账实不符或资产损失。

第四条 公司在建立与实施工程项目管理过程中,至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制:

1、职责分工、权限范围和审批程序应明确规范,机构设置和人员配备应科学合理。

2、工程项目的决策依据应充分适当,决策过程应科学规范。

3、概预算编制的依据、内容、标准应明确规范。

4、委托其他单位承担工程项目时,相关的招标程序和合同协议的签订、管理程序应明确。

5、价款支付的方式、金额、时间进度应明确。

6、竣工决算环节的控制流程应科学严密,竣工清理范围、竣工决算依据、决算审计要求、竣工验收程序、资产移交手续等应明确。

7、工程项目的确认、计量和报告应符合《企业会计准则》和《企业会计准则-应用指南》的规定

 

第二章  岗位分工和授权批准

第五条 不相容岗位分离

1、项目建议、可行性研究人员与项目决策人员分离;

2、概预算编制人员与审核人员分离;

3、项目实施人员与价款支付人员分离;

4、竣工决算人员与审计人员分离。

第六条  业务归口办理

1、公司的工程项目组织与实施由工程部归口办理;

2、工程项目价款支付,由公司财务部归口办理;

3、财务部设置工程项目核算岗位,办理工程项目会计核算业务。

第七条  经办和核算工程项目业务人员的素质要求

1、具备良好的职业道德和业务素质;

2、熟悉国家有关的法律法规及工程项目管理方面的专业知识;

3、符合公司规定的岗位规范要求。

第八条 相关部门职责

1、工程部

1) 受理项目申请和项目建议;

2)组织项目的可行性论证和评估;

3)组织或委托招标;

4)办理工程开工的前期工作;

5)组织编制概、预算;

6)组建项目管理机构;

7)监督工程质量进度;

8)审核工程结算(工程量);

9)组织项目后评价;

10)其他职责。

2、财务部

1)参与工程项目的可研论证与评估、决算事项;

2)工程项目核算;

3)工程价款支付;

4)参与工程概预算、结算审核;

5)参与工程建设监督。

6)工程审计和委托工程审计;

第九条 授权审批和权责划分

1、授权方式

1)公司对董事会的授权由公司章程规定和股东会决议;

2)公司对董事长和总经理的授权,由公司董事会决议;

3)总经理对下属的授权,由岗位责任制规定。

     2、权限

 

审批人

审批权限

一、工程立项

董事长

所有工程项目

二、工程审批

股东会

1)一个工程项目或在设计、技术、功能最终用途等方面密切相关的多项工程的工程造价达到或超过公司净资产的10%以上;

2)工程项目建成使公司的主业或产业结构发生重大变化;

董事会

1)单项200万元以上至净资产10%以下;

2)对报股东会审批的工程项目事前提出预案,经董事会决议通过后;报股东会审批。

董事长

1)年度预算内工程项目;

2)预算外单项200万元以下,年预算外累计不超过500万元。

三、工程项目外包合同签署

董事长

1)签署(由股东会批准的项目);

2)授权总经理签署(一般项目)。

总经理

 按授权签署。

四、工程项目建设过程事务

授权审批人

按公司授权范围审批。

3、批准和越权批准处理

1)审批人根据公司对工程项目相关业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限;

2)经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理工程项目业务;

3)对于审批人超越授权范围审批的工程项目业务,经办人有权拒绝并应拒绝办理,并及时向审批人的上一级授权部门报告。

 

第三章  工程项目决策控制

第十条 工程项目决策控制程序图

 

 

 

 

 

 

 

 


流程图: 决策: 是否立项                                              NO

 


                                 

                                  YES

 

 

 

 


流程图: 决策: 是否合理                                               NO

 


                                   

                                  YES

 

 

 

 


流程图: 决策: 是否通过                                                NO

 


                                  

                                   YES

项目实施

 
 

 

 

 

 

 

 

 


第十一条 工程项目决策控制程序要求

 

业务操作

操作人

控制要求

1、项目立项

董事长

1)项目必须符合公司的发展需要,项目应是必要和可行的;

2)项目立项前已进行了初步调查研究,并由相关部门编制项目建议书,无项目建议书一般不予立项。

2、可行性研究

由工程部门会同相关部门

1)可行性分析应由工程、营销、生产研发技术、财务等部门派员参加;

2)对项目的必须性和可行性进一步进行研究和分析:

①市场研究分析;

②技术分析;

③财务经济分析等。

3)编制项目可行性研究报告。

3、项目评估

由工程部门组织相关专家

1)评估人员应由工程、生产研发技术、财会等相关专家参加;

2)对可研报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审;

3)出具评审意见。

4、项目审批

股东大会

董事会

董事长

 

1)对项目的必要性、可行性和项目风险进行再评估;

2)对项目是否审批进行发言表决;

3)项目通过必须符合董事会、股东会的议事规则;

4)对项目审批过程和结果记录并存入档案;

5)项目决策改变,必须按项目审批的程序执行,不得由一人单独决策或擅自改变决策。

第四章  工程项目实施控制

第十二条  招标范围

公司除下列情形外,所有工程项目均采用招标方式确定施工单位:

1)自营项目;

2)小型项目,且按国家及地方政府规定可不招标的项目。

第十三条  招标机构

1)除小型项目外由公司委托或招标确定招标代理公司办理;

2)小型项目由公司工程、技术研发、财务等部门组成招标小组招标。

第十四条 招投标原则

1)公平、公正、公开;

2)投标单位不得少于3家;

3)合理设定中标条件;

4)保密。

第十五条 工程概算

1)工程概算,是公司以初步设计文件为基础而编制的,是考核设计方案的经济性和合理性的重要经济指标,是确定工程规模、编制年度财务预算、资金筹措的重要依据。

2)工程概算是由工程设计人员,依据工程概算定额和各种费用标准编制。

第十六条  工程预算

1)工程预算是以施工图设计为基础编制的,是公司进行招投标选择施工单位和设备、控制建设项目工程造价、进行竣工决算、编制资本预算和资金筹措计划的重要依据。

2)工程预算由工程部门的专业人员或委托专业机构编制。

第十七条  概、预算审核

工程概、预算由公司财务部采用下列方式组织审核:

1)组织工程、技术研发、财务等部门的相关人员进行审核。

2)配备专业人员审核。

3)委托中介机构审核。

第十八条 合同签订

1)公司委托施工工程和工程物资采购必须签订合同。

2)合同条款必须符合《中华人民共和国合同法》的相关规定。

3)财务部事先必须对合同中的经济利益、财务结算等有关条款进行审查。

4)合同签署应当遵守公司《合同管理办法》的规定。

第十九条 合约审批。

按公司内部授权文件规定审批,审批人在授权范围内审批,不得越权审批。

第二十条 合同登记与存档

工程合同(包括施工合同与采购合同)的登记与存档,按照公司《合同管理办法》的规定办理。

第二十一条 合同履行跟踪

合同履行部门实时对合同的执行情况进行跟踪和检查,发现异常及时向总经理报告,采取有效措施,避免或降低合同损失。

第二十二条 价款支付控制

    1)公司办理工程项目价款支付业务,按公司《财务报销制度与流程》的有关规定办理。

    2)公司办理工程项目采购业务,参照公司《采购管理办法》的有关规定办理。

第二十三条  工程进度款支付程序

施工单位

工程监理人员

    

工程管理人员

工程部负责人

工程价款支付审批人

财务部

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


椭圆: 审核

椭圆: 审批

椭圆: 审批

椭圆: 付款椭圆: 审核

    1)施工单位根据当月工程完工形象进度和施工图预算,编制工程进度表,根据累计完成进度和已付款情况编制工程价款结算单。

    2)工程监理人员对工程进度上的形象进度和工程量进行审核。

    3)工程管理人员到现场进一步核实工程形象进度、工程量,根据预算单价核实工程进度。

    4)工程部门负责人对工程进度表进行审批。

    5)按照公司授权,价款支付审批人根据工程进度款和工程价款结算单审批支付金额。

    6)财务部门进一步核实工程价款结算单,核对工程进度表、工程价款结算单,发票复核无误后,办理支付。

第二十四条  财务审核和支付

    1)会计人员对工程合同约定的价款支付方式、有关部门提供的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后,方可办理价款支付手续。

    2)会计人员在办理支付过程中发现拟支付的价款与合同约定的价款支付方式及金额不符,或与工程实际完工情况不符等异常情况,及时向审批人的上级报告。

    3)因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的,由相关部门提供完整的书面文件和其他相关资料,会计人员应对工程变更价款支付业务进行审核。

第二十五条  工程质保金

    1)任何工程完工与施工单位办理竣工结算后,按合同规定预留质保金。

    2)质保金按合同规定到期后,由相关部门提出申请,并经工程部门、工程使用部门、财务部门签署意见,经批准人批准后方能支付。

    3)质保金不得提前支付。

第二十六条  竣工结算

工程完工后,由工程部门组织相关部门对工程进行竣工验收,财务部门应参加竣工验收,竣工验收后,办理工程竣工结算和决算。

    1)工程竣工结算由施工单位编制。在工程项目竣工验收时,施工单位根据工程承包合同,施工招投标文件等编制竣工结算书。

    2)工程竣工结算由工程部组织相关专业人员进行审核。

    3)工程竣工结算经审核后,由财务部门或委托中介机构进行审计,未经审计的竣工结算,财务部门不得支付工程结算款。

    4)工程结算审计书,施工单位和公司授权人员必须签字认可。

第二十七条  工程竣工决算

    1)由公司财务部门编制,其内容包括工程项目从筹建开始到工程竣工交付使用为止的全部建设费用,财务决算报告主要包括竣工工程概况,竣工财务决算报表。

    2)在编制工程竣工决算前,由公司相关部门对所有财产和物资进行清理。

    3)竣工决算由公司有关部门及人员进行审核,重点审查决算依据是否完备,相关文件资料是否齐全,决算编制是否正确。

第二十八条 工程项目验收入库 

工程项目验收合格的,工程部门应当及时编制财产清单,办理资产移交入库手续。

第二十九条  工程项目核算与记录

公司财务部门及时进行会计核算和记录。

第五章  项目后评价

第三十条  工程项目竣工交付生产二至三年后,公司应由工程部门会同相关部门,对项目的立项决策、设计、施工、竣工验收、生产运营全过程进行系统评估,通过评价对项目决策过程进行监督,从已完成项目中总结经验教训,达到改善工程项目的目的。

第三十一条  评价的基本内容

    1)项目效益评价

    2)项目影响评价包括经济影响评价、环境影响评价、社会影响评价、项目过程评价、项目持续性评价。

第三十二条  评价报告

对项目评估后,应编写项目后评估报告,包括结果与问题、成功度评价、建议、经验教训等。

第六章  监督检查

第三十三条  监督检查主体

    1)公司监事会。依据公司章程对公司工程项目管理进行检查监督。

    2)公司财务部门。依据公司授权,对公司工程项目管理进行财务监督。

第三十四条  监督检查内容

    1)工程项目业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象;

    2)工程项目业务授权批准制度的执行情况。重点检查重要业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为;

    3)工程项目决策责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全,奖惩措施是否落实到位;

    4)概预算控制制度的执行情况。重点检查概预算编制的依据是否真实,是否按规定对概预算进行审核;

    5)各类款项支付制度的执行情况。重点检查是否按规定办理竣工决算、实施决算审计。

第三十五条  监督检查结果处理

    1)对监督检查过程中发现的工程项目管理中的问题和薄弱环节,负责监督检查的部门应当告知有关部门,公司有关部门应当采取措施,及时加以纠正和完善;

    2)公司监督检查部门应当按照内部管理权限向上级有关部门报告工程项目内部控制监督情况和有关部门的整改情况。

本办法自下发之日起执行。

                                 

                                      

 

 

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