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【分享】会务接待工作流程及服务细则

2015-10-12  halanyiqi...


何做好会议的接待工作?细读本文,会给您答案。

(一)仪容仪表仪态注意事项

1.仪表:工作时必须着工装上班,配戴统一配置(丝巾、工牌)。

2.仪容:保持面部干净,化淡妆。工作中耳部和手部不可配戴饰品(手表除外)。

3.仪态:微笑式服务,笑容自然亲切。言谈举止得体大方。

(二)工作时间注意事项

1.在会议之前要保持办公室门敞开,以示我们工作人员已经到岗。

2.不论有无会议,每天先备两壶热水,为临时通知会议急用。无会议通知就在办公室坐班。

3.从当天开展工作的第一刻起,对于每一件事都要做好工作笔记,以便查询。

4.前一天在下班之后清洁领导办公室卫生时,如有取回已批阅的文件,要在次日规定时间之前交于总经理办公室主管文件的工作人员,并做好记录,其中包括批阅文件的标题、哪位领导已批阅、文件字号等,以防文件丢失我们有据可查,便于查询。

5.到收发室取回各领导当天的报纸,并按照《局领导当年报刊订阅表》开始逐一分类和分配。尽量在上午规定时间送入各领导办公室。

6.中午11:40到二层小餐厅接待领导用餐,必须提前做到五件事:1〉打开小餐厅门;2〉检查小餐厅卫生;3〉核对消毒柜领导用餐碗具姓名与编号相符;4〉熟知当天午餐饭菜花样;5〉将饭菜花样告知用餐领导,征询并按个人要求确保无误送到。

7.下午上班,有会议接待会议,无会议就在办公室等待处理总经办或其他领导以及各部门(各公司)随时交办的其它工作任务。

8.及时了解哪位领导不在办公室,可在下午规定时间之后有计划安排清理各层领导办公室卫生。

9.清洁完各领导办公室卫生,在离开办公室之前,记得查看当天的工作记录,次日有无重要事情以及会议安排,力争做到第二天的工作顺利开展。

(三)领导办公室卫生清洁

1.礼仪式敲门:握紧拳头用中指轻轻敲动,每次连续三下(1、2、3),连续三次,每次中间间隔两秒,等无人应答时,再用钥匙开门,开门后先称要进入房间的称谓,xx总:您好!如无反应,才方可进入。

2.1〉进入主要领导办公室清洁工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗手间(整体浴室、整体面池、马桶、地面)。2〉进入其余局领导及四公司领导办公室工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗脸盆。

3.检查事项:1〉有无要带回的批阅件;2〉抽纸是否还需配备;3〉瓶装纯净水是否需要再备;4〉饮水机是否还要续水。注明:每次另需检查主要领导洗手间配置生活用品(卫生纸、香皂、毛巾)等。

4.收拾完毕,出办公室切记锁好房门。

(四)接待会议

1.会前筹备:1〉确定会议地点;2〉确定会议名称和参会人数;3〉清洁会议室卫生并将桌椅摆放整齐;4〉和总经办做好沟通,确保会议要求和服务标准;5〉根据季节性掌握续水标准要求。6〉提前半小时将会议室门、灯打开,并备好茶叶、水和抽纸。

2.会中服务:〈1〉续水:1〉等会议开始,领导就坐,从本次参会的最高领导(或主宾)处依次加水;2〉夏季第一次续水10--15分钟,依次是15--20分钟,第三次以后每25--30分钟续水。冬季第一次续水15--20分钟,第二次续水20--25分钟,第三次以后每25--30分钟续水。〈2〉解决随机问题:1〉指引不了解会场周围环境的入会人员上洗手间;2〉传递文件〈3〉休会期间:大型会议在休会期间为领导更换茶杯。〈4〉接待会议途中,要确保业务联系畅通,在办公室无人情况下,桌面必须有留言条,告知来人去向,并留下本人移动电话号码。移动电话随时随地带于身上,设置为振动模式,以便及时联系。

3.会后服务:〈1〉会议结束提醒参会人员带好自己物品;〈2〉待人员走完,检查有无遗忘物品;〈3〉清洁会场卫生。

(五)随机性事务处理

1〉领悟清楚各位领导交办事宜;2〉做好相关记录;3〉以及时、高效、优质的服务方式处理并完成。


来源:房地产E网

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