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我们身边会有很多纸质文件，如：企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等，这些是我们办公环境的重要组成部分。
无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通依然然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。
但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，没有想象中那么难，一步一步来。
文件一般可分为三类：
1、正在办理的文件：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件，譬如必须回复的信件、预计提交的报告、打算阅读的报纸等。
2、近期会使用的文件：已经办理好了，但是近期可能还会使用到的文件。
3、需要一直保存的文件：已处理完毕、但需要保存的文件，如合同、发票等。
需要一直保存”的文件大约分两类，一类是证件、合同类这类文件直接放到普通的资料夹里收好就好。另外一类使用频率稍高，如杂志剪报 、 研讨会的摘要等
1、除了“现在正在用”，“近期内会需要”，“需要一直保存”的文件之外，都丢掉吧。
2、一些纠结麻烦的文件请这样整理
第一步和第二步是同时进行的，这里分开是为了方便描述。
1、正在使用的文件
“现在正在用”的文件属于待办，可以用一个装“待办文件”的盒子来装这类文件，重点是这样的盒子只能有一个，绝对不能分散到各处。
这类文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。
待办文件的盒子要以清空为目的。
 这种文件盒可以来收纳待办文件盒近期需要的，刚好放在办公桌
正在办理的文件，等到办理完毕后，将会变成第二，三种状态，如果近期都不会使用
了，那要么需要保存起来，要么就应及时丢弃。
2、近期使用的文件。
近期会使用的文件，可以用另外一个文件盒收纳然后放在待办文件盒的边上，最好是在两个盒子上分别贴身标签“待办”，“近期使用”
3、需要保存的文件
已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。
只要把上面的做到位了，你想要的就可以很快的找到，工作效率也会大大的提高的，如果你没有时间整理文件，那么你迟早要腾出时间来找文件。
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