技能get√行政助理工作标准流程

2015-10-27  小米VIP

第一章 环境卫生与维护



一、卫生清洁

会议室、总经理办公室、走廊等公共区域卫生

1、每日早到15分钟,进行卫生清洁,争取840之前完成卫生清理工作;

2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;办公桌、椅、沙发隔天进行擦洗,特殊情况每日清洁;地板每日清扫,隔日拖洗;垃圾篓纸屑每日清理;烟灰缸每日清洁;玻璃窗和墙上壁画每周清洁;走廊每日查看有无脏物;

3、其他办公室卫生由负责人安排,同时行政助理需要提醒办公室负责人进行及时清洁;

4、每日清早查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水;查看茶叶、纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;

5、总经理办公室电脑外观的清洁;总经理茶具清洗;

6、资料柜(样品柜)、书柜、报刊架、资料架每日整理,保持整洁;其中样品柜确保样品3个月更新一次,发现少的、坏的及时添加、更换;

7、花草根据植物生长情况,进行适当浇水,同时如果发现绿叶上面灰尘较多,需要进行及时清洁。

二、环境维护

1、办公环境布置,对办公室窗帘、装饰物适时提出建议,进行清洗或更换。

2、在有重要客人来访前,尤其需要注意维护走廊、会议室等各个办公室的卫生。

3、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。


第二章 会议组织



根据不同会议性质,在得到上级开会指令时,争取行政主管意见,进行会议组织工作,通常情况下:

一、会议物资准备(培训除外)


与开会领导取得联系,确定需要准备的资料;同时需要投影的,提前确定使用哪一台电脑,调试好电脑与投影,同时准备音乐,连接音箱,提前放比较有激情的音乐;把窗帘拉上部分,保证有一个比较好的光线条件。

二、会议通知

得到准确会议通知时,需提前通知需要参会的人员,同时在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达办公室;会议开始前一分钟清查还未到会者,及时通知其到会,不能参会者向会议领导报告。

三、会议记录

总结表彰类等大型会议按照惯例需要进行会议记录,其他部门会议根据情况而定。

四、会中事务

有总经理参加的会议,会议前把总经理电脑、茶杯等拿到会议室,同时开会期间需要给总经理续杯。

大型会议需要拍照,在会议前准备好相机,期间如果自身有任务在,则安排其他人进行拍照。

五、会后事务

会后需要清理会场,整理好物资,清扫卫生。

六、每日总经办员工工作计划总结会(通知)


第三章 文印、传真、快递、电话管理工作



一、文印工作

除财务部门以及其他部门需要保密的文件,由其自行文印,其他由行政助理进行打印、复印工作。

1、行政助理需要掌握良好的排版技能,根据各部门需要进行设计,同时行政助理需要在每一次打印前对其文件进行系统检查发现错别字或其他明显错误需要提醒打印部门。

2、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,打印机严禁打印私人资料。

二、传真工作

根据各部门需求进行传真,同时传真结束后要及时与需求部门汇报。

三、快递工作

收发快递,需要及时与各部门保持联系。

四、电话机、打印机、传真机管理

办公室设备如若出现故障或耗材缺失,行政助理应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。

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第四章 办公用品采购与管理



一、各部门需求计划收集

每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,编制需求计划汇总表,同时根据库存情况编制采购申请表,交由行政主管审批;

二、其他公共物品采购计划

公共物品包括:茶杯、茶叶、食品、纸巾、清扫用具、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可临时报经行政主管,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。

三、采购流程

一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:

1、首先编制采购申请表,交由行政主管审批;

2、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

3、到达指定地点进行采购;

4、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,将实物与单据交由行政主管审批;

5、物资入库,由行政助理开具入库单,行政主管、财务签字,一式两联,行政助理与财务各一份;

6、根据入库单填写入库汇总表(电子版);

7、将报销单交由财务审批、报销。

四、办公用品发放

1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放;

2、根据各部门的物资需求计划,到仓库集中领取,出具出库单,行政主管、财务签字,一式两联,行政助理和财务各一份;

3、根据出库单填写出库汇总表(电子版);

4、发放时,根据不同物资的性质,登记到不同的领用登记表中,发放完毕后,编制汇总表,更新库存。

五、办公用品库存管理

1、库存用品及新采购用品统一放置在资料室(资料室作为办公用品仓库);

2、办公用品出入库坚持开单据、行政主管审批、及时更新库存的原则;

3、用品出入库后,进行整理,各类物品分类存放;

4、每月24日前进行库存盘点,填写盘存表,交由行政主管审查,如果发现实际与账目不符,查明原因,追究责任。保底库存量,由行政主管确定

六、办公用品使用管理

1、对于借用的物品,需要归还的,行政助理需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;

2、对于交还的物品的完好性,行政助理需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

3、每月30日前汇总本月员工领用,需扣款的明细表(含工作包、工作装、入住宿舍、电话卡等)报至人事主管以备当月工资核算。


第五章 员工宿舍管理



行政助理负责寻租员工宿舍、宿舍布置、初次卫生的清理、床位安排等,进行各项活动时,均需与与行政主管进行汇报、获批。

一、员工宿舍环境布置与维护

1、每月23日前与宿舍长沟通员工宿舍家具、设施是否安全、齐全,如有问题及时汇报;

2、每月半月查看员工宿舍卫生情况,适时帮助进行公共区域卫生清理工作,如有问题及时与行政主管沟通;

3、月底组织全体宿舍员工进行卫生大扫除,同时通知行政主管及公司领导进行检查;

4、当月内员工宿舍员工回寝后,于三日内抽查宿舍卫生情况,如有问题应拍照汇报上级。

5、期间不定期了解是否有外来人员进入,及时解决汇报。

二、新进员工入宿工作

1、安排新同事填写入住宿舍申请表、签订宿舍入住协议;

2、负责将新进员工带至员工宿舍,并安排床位,告知相应设施使用方法及宿舍管理规定。

三、离职员工宿舍清理

1、收回钥匙;

2、跟至员工宿舍,监督其将物品清理,同时对宿舍床位进行整理。


第六章 钥匙管理



钥匙管理包括员工宿舍和办公室宿舍的管理,除总经理办公室、总经理助理办公室及财务室钥匙由总经理助理和财务主管管理外,其他钥匙由行政助理管理。

1、办公室钥匙分配

各个办公室钥匙由各部门负责人持有,其他员工不予发放钥匙。

2、员工宿舍钥匙

行政部留有一把,宿舍长留有一把。

3、办公室调整或离职员工钥匙及时收回,并予以调整发放。

4、每日提前到公司给各个办公室开门。


第七章 来客接待


一、未预约来访

如有在我公司办公区逗留人员,上前询问找哪个公司,如果是访问我公司,询问找哪个部门,哪位经理,并将其引至会议室等候,倒水,同时通知相应人员。

如果不是访问我公司的人员,告知其要访问公司的地址,如果是上门推销的人员,告知其我们现在在工作期间,不需要,请其尽快离开。

二、已预约来访

已预约来访,亲切问候,同时将其引至会议室,倒水,同时通知相应人员。

三、客人离开

客人离开后,第一时间清理接待处。

四、预定酒店、宾馆

来客访问时,在中午11:00左右与接待领导联系,确定是否需要定酒店就餐及宾馆,如果需要预定及时与相应酒店联系。


第八章 档案管理、公文制定、文件收发等工作



1、文件档案资料正在整理中,后期安排

2、公文制定

协助行政助理制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;


第九章 QQ群、员工通讯录管理



一、QQ群管理

1、新进员工及时邀请加入QQ群,同时更新群名片;

2、对于新加入员工要表示祝贺;

3、离职员工及时剔除QQ群。

二、通讯录管理

1、员工如有电话更换,需及时更新,并将其发至群共享;

2、日常办公通讯录需及时更新。


第十章 员工电话卡、名片办理



1、新员工入职1个月,提请行政主管为期办理电话卡及名片

2、员工离职后销电话卡


第十一章 车辆管理



一、车辆申请使用管理

1、备有《车辆使用申请表》,由用车人在用车前填写此表,并交由行政主管签字,行政助理留存;若使用人在使用前未能填写,则交车后补填。

2、使用人凭申请表到管理员处取车。

二、车辆交接

1、取车、交车时应与管理人填写《车辆交接表》。

2、交车后督促管理人在5日内查看车辆是否有违章记录。

3、无论是公司用车还是私人用车行政助理必须记录清楚用车人、用车时间、用车型号


其他

协助行政主管开展各项工作。

工商年检由财务部门负责


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来源:中国人力资源开发网



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