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文/阳光时代（北京）律师事务所 行军安 把民事诉讼业务当成项目进行管理 在项目管理中，项目的概念简单说是“为创造产品、服务或成果而进行的临时性工作”。民事诉讼是律师运用其经验与智慧服务于当事人的一项临时性工作，符合项目管理对项目的定义。民事诉讼中有当事人、法官、律师（代理人）三种主要角色。律师处理民事诉讼主要有诉讼前与诉讼中两个重要阶段。律师与当事人以及法官的关系受委托代理合同以及相关法律规定所约束，在两个阶段与三种角色中相对来说处于被动。律师如果在处理诉讼业务过程中，将民事诉讼业务当做项目进行管理，会发现实施项目管理下的民事诉讼业务别有洞天。 如何将民事诉讼当成项目进行管理 一般情况下，项目都有其生命周期。典型的项目生命周期分为计划阶段、组织阶段、实施阶段、完成阶段四个阶段。每一阶段都有自身的工作目标、相关活动、关键技能和为完成工作目标所选用的工具。我们可以将民事诉讼诉前与诉中的相关工作逐一分解到上述四个阶段中，每一阶段都分别有本阶段的工作目标、相关活动、需要的关键技能和为完成目标所选用的工具。 以下笔者以前面提到的案例为主，介绍如何将民事诉讼工作分解到项目管理的四个阶段，如何制定每个阶段的工作目标，提炼本阶段的主要工作和相关活动、本阶段需要律师具备的关键技能有哪些？为完成本阶段工作目标可能需要选用的工具是什么？ 下面先简单介绍一下案件的基本情况。 这是一个典型的“三长两短”二审案。纠纷期间长、证据时间长、案卷材料长，此为“三长”；距离开庭时间短、熟悉案情时间短，所谓“两短”。苦于留给律师的时间太短，案情十分复杂，一招一式按照普通民事诉讼办案流程走下来的结果有两种：一种是端出一碗夹生饭，另外一种是将庭审开成一锅粥。但是，项目管理的经验让我们在处理这起特殊的民事诉讼过程中应付裕如，取得良好效果。 制定计划、组织、实施、完成四个阶段工作目标 1、计划阶段工作目标 本阶段工作目标主要有两项：（1）诉讼双方争议焦点问题整理。（2）除争议双方外，确定有没有其他利益相关者、确定客户的诉讼中目的（例如：哪些费用可以支付，但要求扣除相应期间；哪部分费用不予认可等）。 2、组织阶段工作目标 本阶段工作目标主要有两项：（1）组成项目团队（出庭人员：一名律师（项目主管）、一名客户工作人员；辅助人员：一名律师助理、一名客户工作人员）。（2）根据诉讼情况制定全局性工作计划。 3、实施阶段工作目标 本阶段工作目标主要有两项：（1）项目主管对项目实施过程进行监督和控制。（2）及时向客户报告案件进展情况。 4、完成阶段工作目标 本阶段工作目标主要有两项：（1）结束项目。（2）确定后续工作或步骤。 四个阶段的工作目标 确定计划、组织、实施、完成四个阶段工作内容 1、计划阶段工作内容 本阶段工作内容主要有四项：（1）与客户协商确定服务范围，并起草签订服务合同。（2）估计诉讼过程中需要律师所做的努力以及大体时间安排（例如：申请延期开庭）。（3）估计所需动用的资源（例如：向相关有经验的退休法官进行咨询，准备模拟法庭）。（4）随时准备调整代理思路（例如：参与客户另外一个类似纠纷的案情讨论、仲裁开庭、庭后讨论等，根据仲裁中的问题随时调整代理思路以及对证据的取舍）。 2、组织阶段工作内容 本阶段工作内容主要有七项：（1）制定相关工作日程表并明确每一项工作的完成时间、责任人及配合人，以及所需的相关资源。（2）多维度全面收集与本案相同、相近的判例。第一个维度是法院（上下），收集一审法院、二审法院、全国其他省市自治区中院和高院、最高院的类似判例，并对判决书主要观点进行整理；第二个的维度是对方当事人（前后），收集对方当事人发生过的与本案相类似的判例，整理出对本案有利或不利的信息；第三个维度是一二审主审法官（左右），收集一二审主审法官判过的的与本案相似的判例，以及一二审法官公开发表过的相关文章，整理法官对此类案件的主要观点。另外还有一二审法官毕业的学校及师从，对其导师发表的文章进行分析。（3）制定代理思路，就每一项争议焦点在代理思路中标明我方的观点和证据，对方的观点与证据，对我方有利的方面，对我方不利的方面以及应对方法。（4）起草代理词（将主要观点形成目录附前）、制作庭审过程中需要向合议庭展示的相关图表。（5）整理证据及证据目录，按照代理思路的主要观点对证据进行分组，用彩页纸间隔区分每份证据，用彩笔标注出证据中的关键内容。编辑整理按照序号、证据名称、证据主要内容、证明对象、所在页码为主要内容的证据目录。（6）确定模拟法庭时间、模拟法庭合议庭组成人员、模拟法庭评审人员及双方代理人人选，确定参与庭审的人员范围。（7）明确利益相关者对本诉讼的期望值（例如：委托单位的董事长、总经理、公司常年法律顾问、公司法务以及所属集团公司）。 3、实施阶段工作内容 本阶段工作内容主要有五项：（1）通过模拟法庭的形式对正式开庭前的准备情况进行检查和验收，对发现的问题及时进行修正。（2）庭前证据交换。（3）正式开庭。突出重点，不纠缠枝节，对双方争议的焦点问题或用文字难以表达清楚的事项用放大的图表向法庭展示。（4）开庭后与利益相关者交流开庭的情况及后续应当关注的问题。（5）根据庭审情况以及当事人的要求，对代理词进行修订，整理成完全版与简洁版（仅写明主要观点）两个版本代理意见，并将电子版存入U盘一并寄给法官。 4、完成阶段工作内容 本阶段工作内容主要有五项：（1）对诉讼资料进行整理，撰写项目总结，详细总结本案的经验与教训，对项目进行归档，形成组织过程资产。（2）和项目团队成员一同反思经验教训。（3）接到二审判决后，撰写对案件判决后情况分析，与利益相关者回顾诉讼所取得的成果，对案件后续情况进行分析，提示客户相关风险及解决的思路与方法。（4）制定案件跟进计划，并定期进行客户回访。（5）对项目进行内部考核。 四个阶段的工作内容 概括计划、组织、实施、完成四个阶段所需的关键技能 1、计划阶段所需要的关键技能 这一阶段所需要的关键技能有三项：（1）对案件进行全面把握、分析的能力。（2）对案件的进程整体策划、人员及资源调配能力。（3）对案件的成本及效益分析的能力。 2、组织阶段所需要的关键技能 这一阶段所需要的关键技能有五项：（1）根据案情组建最佳团队的能力。（2）对案件各个环节工作进行细分并分派给团队中适合成员的能力。（3）对案件的发展过程进行预测与分析能力。（4）谈判的能力。（5）对内部的沟通能力。 3、实施阶段所需要的关键技能 这一阶段所需要的关键技能有五项：（1）与法官、当事人、对方当事人及代理人等沟通能力。（2）解决突发问题的能力。（3）矛盾管理能力。（4）庭审的驾驭能力。（5）监督团队成员工作的能力。 4、完成阶段所需要的关键技能 这一阶段所需要的关键技能有四项：（1）二审胜诉（败诉）后与当事人以及其上级集团公司相关人员的沟通能力。（2）对案件败诉后后续工作及相关问题的策划能力。（3）胜诉后维护客户并发展成常年法律顾问单位的能力。（4）败诉后客户不再委托作为代理人的持续跟进能力。 如果团队成员不具备上述阶段所需要的技能，项目主管可以根据需要随时在全所范围内调动具备上述能力的人员充实到项目团队中来，或对项目团队成员进行培训，或聘请所外专业人员为项目提供上述技能支持。 四个阶段所需的关键技能 计划、组织、实施、完成四个阶段所选用的工具 1、计划阶段所选用的工具 该阶段所选用的工具一般是工作分解结构（WBS）。工作分解结构是一个用来进行评估、分配人员、跟踪项目进展情况和显示项目工作范围的工具。选择这一工具的深层含义就是将一个复杂的任务分成几个相对较小的任务，然后再把较小的任务分解成更小的任务，一直到不能再细分为止。这样就可以用最小的单位来定义每个任务。便于任务分解到每一个团队成员，方便团队成员具体操作，也便于划清责任。除此以外，如果临时调整团队成员，新接替的团队成员也会很快熟悉自己的工作任务及范围。 在上述案件诉讼过程中，我们正是选用工作分解结构的方法，将工作任务分解至最小，明确完成时间分配给团队成员，保证在十分紧凑的时间内完成了通常情况下不可能完成的工作任务。 2、组织阶段所选用的工具 该阶段所选用的工具一般包括关键路径法、法律关系图、大数据、树形图、甘特图、数据流向图等。上述工具可根据诉讼案件的需要进行选择。 关键路径法是一种网络分析技术，它上连着工作分解结构（WBS），下连着执行进度控制与监督。关键路径是项目计划中最长的路线，它决定了项目的总实耗时间，是时间管理中很实用的一种方法。在上述案件代理过程中，因为时间紧任务重，为了合理安排利用时间，我们采用了关键路径法这一工具，在十分有限的时间内实现了对时间的有效管理，为案件的代理奠定了良好的基础。 3、实施阶段所选用的工具 上述案件处理过程中该阶段所选用的工具实际是组织阶段所选用的工具的延续。值得一提的是将大数据作为诉讼项目管理的一个重要工具，在诉讼过程中发挥了重要作用。我们从上下、前后、左右多维度采集与本案相关的数据。正是通过这种方法收集到了二审主审法官判过的与本案争议焦点之一的违约金条款相类似的一个案例，使我们及时调整之前确定的抗辩意见及代理思路。另外，也是通过大数据的方法收集到对方当事人的另外一起与本案相关的诉讼，据此，我们申请法院向案件审理法院调取了相关材料作为对我们有利的证据。 4、完成阶段所选用的工具 这个阶段要用到项目管理中一个最重要的工具——组织过程资产。组织过程资产是项目管理的专属概念，比较拗口。是指项目组织在项目管理过程中指定的各种规章制度、指导方针、规范标准、操作程序、工作流程、行为准则和工具方法等。项目组织在项目操作过程中所获得的经验和教训，其中既包括已经形成文字的档案，也包括留在团队成员脑子中没有形成文字的思想。 项目组织在项目管理过程中形成的所有文档，包括知识资料库、文档模板、标准化的表格、风险清单等，包括前一个项目组在以往类似项目操作过程中留下的历史信息。对项目进行全面分析、总结、讨论，并且进行完整归档，完善上述提到的规范标准、操作程序、工作流程、行为准则，形成新的组织过程资产，为律师事务所和律师留下最宝贵的财富，构成律师事务所的核心竞争力。 四个阶段所选用的工具 |
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