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李忠秋:你的报告也可以价值百万?!

2015-12-16  易良义
2015-12-16 李忠秋 结构思考力

你的报告也可以价值百万!

用结构思考力“画”出一份有吸引力、说服力的报告

文: 李忠秋 结构思考力学院创始人

自我介绍、产品推介、项目方案呈现、工作成果汇报、工作建议汇报、竞聘演说、年终总结、年初规划、大会演讲、培训分享……职业人几乎每天都为这些内容殚精竭虑、绞尽脑汁,可以说有职场的地方就有报告。然而调查中发现大部分的报告都很无聊,尽管信息量很大却常常是不知所云,非常好的解决了大家的失眠问题。


如何在90秒内清晰有效的表达自己的观点?

如何让5分钟的报告让领导对你刮目相看?

如何让10分钟的报告为企业创造上百万的价值?

相信是很多职业人和企业都关心的问题,今天为大家分享如何用结构思考力“画”出一份有吸引力、说服力的报告!

在运用结构思考力构建表达内容的时候我强烈建议大家要远离电脑,多用草稿纸来“画”,因为在纸上可以让我们纵观全局,让思路变得更加清晰,完成草稿构思后再形成电子文档就非常简单了,如图1所示将运用结构思考力的过程分为三大阶段五个步骤。

图1 结构思考力的三大阶段五个步骤

第一步:明确理念打基础

众所周知三国时期的诸葛亮以思维缜密而闻名于世,在诸葛亮传中有这样的记载:“初,亮在荆州,与元直及汝南孟公威、颖川石广元游学,三人务于精通,而亮独观其大略。”。诸葛亮非常聪明,他一读文章就能读出大略,学习时从大处着眼而非拘泥于细节。这是典型的结构思考力,它强调的是无论思考和表达时做到先总后分、先框架后细节、先重要后次要、先结果后原因。

图2:金字塔结构图

结构思考力的核心理念源于麦肯锡的金字塔原理,如图2所示:纵向结构上每一组的观点都必须是其下一个层次观点的概括。横向结构上,每组中的各个观点互不重叠且有一定的逻辑顺序。这样就构成了一个严谨的逻辑体系。通过这样的方式,我们在思考时,就可以在大量复杂的信息中,用最短的时间明确方向、锁定所需要的信息。我们在沟通问题的时候,就可以让听众迅速抓住我们要表达的主旨,帮助听众沿着我们的思路去理解内容,提高沟通的效率和效果。

结构思考力可以帮助我们在表达核心观点的基础上,有理有据、条理分明地证明这个观点,使我们能够做到清晰思考和准确表达,如果组织的全员普及这种方式做报告(包含商务环境下所有的口头和文字表达)更可以通过构建统一的思维和语言标准提升整个组织的工作效率,尤其是在传统思维与表达更习惯于“先分后总”的中国,更有必要大力推广结构思考力!


第二步:画龙点睛—基于目标定主题

“画龙点睛”说的是画龙之后再点上眼睛,比喻在关键地方简明扼要地点明主旨,使内容生动传神,也比喻在整体中突出重点。在做报告时顺序正好相反是要先点睛,一个报告能否打动受众,很大一部分原因取决于你的这个报告是否有灵魂,也就是是否有目标和打动人的结论。任何一次商务环境下的沟通都需要明确的目标,所谓目标是要在这次报告之后希望对方有哪些行为,比如跟领导谈涨工资的事情,你的目标可以是对方听完后马上同意给你涨20%工资,比如跟客户介绍产品,你的目标可以是客户听完以后愿意掏钱购买你的产品。

当目标明确以后,要基于这个目标来确定主题,注意在结构思考力的要求下所有的主题必须是个结论且要符合“简单、准确、利益”的要求。

比如下表在结构思考力课上的一些小组,经过讨论按照上述的要求修改前后的主题变化。

原主题

修改后

《信息安全的重要性》

《逃出虎口—请远离信息安全风险》

《渠道4G终端营销》

《抢钱 快人一步——渠道4G终端营销秘籍》

《恒通白金卡介绍》

《你想把我带回家吗?——恒通白金卡你值得拥有》

《春节期间内推政策》

《带着红包过大年——春节期间内推奖励翻翻》

《关于建立支撑经理团队的报告》

《内外兼修,放飞营销——建立支撑经理团队,提升营销拓展效能》

《绩效改革方案解读》

《聚焦利润,高效盈利——绩效改革势在必行》

所以第一步是要明确报告的目标,然后基于这个目标制定一个符合“简单、准确、利益”,而且是个观点或结论的主题。

【关注本账号(结构思考力),回复“标题”,获取如何写一个好主题的详细方法】

第三步:画地成图—纵向结构分层次

“画地成图”出自《汉书·张安世传》,在西汉时期,敬侯张安世的长子张千秋和大将军霍光的儿子霍禹都担任中郎将,一起领兵跟随度辽将军范明友攻打乌桓国得胜回朝。霍光询问千秋战况如何?千秋用树枝在地上画出交战的地形及驻军分布情况,霍光十分佩服。形容信手拈来,指胸有成竹。所以这个步骤当中,需要运用结构思考力由上到下提问回答式和自下而上概括总结的方式搭建报告的总体框架。

自上而下提问回答式是以对方需求为出发点的思维模式,是一种想象对话技术,如图想象下当你说出你的主题后对方心中都会有哪些疑问,把它们都列出来,接下来你报告内容的设计就来回答他们的疑问,你的回答本身又会引起哪些问题,接下来再继续回答。

图3:自上而下疑问回答式

自上而下疑问回答式是一种思维模式的转变,比如下面两张图是课上学员的同一个案例,这个小组的目标是让公司领导同意按照本网络建设方案去实施,最初搭建的框架如4图,设想了领导可能会问的三个问题“4G是什么、我们有什么优势、怎么做”,结果领导正好在培训现场反馈了他最关心的三个问题是“建在哪里、怎么建、如何维护”,重新搭建完的结构就是右边的这个框架。

图4 打造飞一般的4G网络(改前)

图5 打造飞一般的4G网络 (修改后)

通过这个变化大家可以很容易的感受到信息传递者和信息接受者关注点的不同。这样的思维模式跟平时正好是相反的,平时我们更习惯于告诉对方我们有什么,而不是站在对方角度看对方会关心什么。这样从上到下构建金字塔结构,表达时就能让对方愿意听并接受你的观点,因为你表达的都是对方关心的,而且对方关心的都被你解答过了。

这里注意,问题的回答就是你报告的一级标题,这些标题同样也要求是有中心思想的主题句,也就是要是个观点,这样就会引发听众听到一级标题的疑问,接下来再回答这些疑问来构建二级标题。以此类推直到你觉得已经解决对方所有的疑问并能够接受你的观点为止就完成了报告框架的初步搭建,然后再通过自下而上概括总结式对原有框架的内容进行补充和完善。


第四步:运筹画策—横向结构选顺序

运筹画策出自《史通·言语》,意为筹划情况,拟订作战策略。报告最怕的问题就是观点混乱结构不清,结论的得出因为没有逻辑性而不具有说服力。在这个步骤当中,最主要的任务是要确认金字塔结构中每一组的思想呈现的策略是否按照一定的逻辑顺序进行并且符合相互独立、完全穷尽的MECE原则,以保证我们的报告更加的清晰有说服力,在横向结构中包含演绎与归纳两类子结构。

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选择演绎让报告更有说服力

所谓演绎论证是从普遍性的理论知识出发,去认识个别的、特殊的现象的一种论证推理方法,如图6演绎又分为标准式和常见式两种。当你觉得某个观点对方不容易接受时,可以采用演绎结构的方式会更有说服力。

图6:横向的演绎结构包括标准式与常见式两种

下面的《建立支持经理团队,提升营销效能》的案例,采用的则是演绎的方式直接搭建报告的一级目录。

图7 建立支持客户经理团队,提升营销效能

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选择归纳让报告更加清晰

所谓归纳论证是指从许多个别的事物中概括出一般性概念、原则或结论的推理方法。而且要符合时间顺序、结构顺序或重要性顺序(如图7)中的某一种来保证分类清楚并按照一定的逻辑顺序进行组织,当对方关注解决方案时建议采用归纳的方式,因为运用归纳的观点分类和逻辑顺序非常清晰。

图8:归纳论证的三种子结构

下面的《如何把控小企业投资风险》的案例,采用的则是归纳的方式直接搭建报告的一级目录,比如熟悉流程中选择的是时间顺序。


图9 如何把控小企业投资风险

我们需要确定报告的每个层级的每组观点到底使用哪种横向结构,如果是演绎是用标准式还是常见式,如果是归纳是用时间、结构还是重要性顺序分类(注意每组只能选择一种方式,以保证分类清楚、逻辑顺序清晰)。


第五步:画栋雕梁—形象表达做呈现

画栋雕梁是指有彩绘装饰的十分华丽的房屋,形容建筑物富丽堂皇。这一步骤中的主要任务是完成报告主题的包装并形象化的手绘出PPT内容。结构化思维是形象化表达的基础,形象化表达是结构化思维的完美呈现。首先结构化思维帮助我们搭建框架把问题想清楚,形象化表达则是把想清楚的问题说明白的最有效的方式,之所以认为它是非常有效的方式,是因为它包含了大量的信息而且比较容易记忆。

在胜间和代著的《创造商业头脑的7中框架力》当中把形象化表达定义为“可视力”,其中提到一个小练习“静静地闭上眼睛,然后稍微将眼睛睁开一下,再闭上,想想自己是照相机,尽可能多地会议起在睁眼的一瞬间看见的东西。结果怎么样呢?睁开眼睛再马上闭上后,居然记住了非常非常多的东西,这是因为我们的大脑在一次能够处理的图像形式的信息数量,是文字、数字形式的信息数量的好几百倍。”

所以通过结构化思考清楚的问题,如果再可以用形象化表达的方式做呈现一定在非常具有说服力(结构思考力的作用)的前提下更容易让对方记住你的观点!下面的案例就是在课上各个小组将报告中一部分核心的PPT手绘出来的成果。

图10:图示化案例

所以,今年我的新书《透过结构看世界》也是采用结构思考力的方法,绘制了全书配套的PPT和插图。

图11:《透过结构看世界》插图

每一页PPT呈现的逻辑也要符合结构思考力(换句话说在这一页中也要是一个金字塔结构),篇幅关系如何将结构化处理过的方案做形象化的表达找机会再跟大家分享。

最后,切记“画”报告前请远离您的电脑。如果想要构建出有吸引力、说服力的工作报告,最重要的方式是远离电脑多用草稿纸来“画”。在《演说之禅》中曾引用过这句话:“有了创意,没有机器也能办事,有了创意,机器才开始为你效劳……你尽可在沙地上用一根细棍会出创意。——阿伦.凯”

为帮助更多小伙伴们完成清晰而有说服力的年终总结报告,特在北、上、深三地开设结构思考力(年终总结专题)答谢课,让我们一起远离电脑,运用结构思考力“画”出你价值百万的报告!

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