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明明一早忙到晚,却感觉啥事也没做,怎么破?

2016-01-03  cntagu



【一】


逛超市的时候,你是否有过这样的体验:


想买点水果,于是进超市看到漂亮的苹果时,你动了心。不一会儿,你的目光又扫到了旁边打折的香蕉上,于是决定再买点香蕉。这时候,原本只打算花十几分钟买水果的你,跑到远处拿了个小小的购物篮,装进了香蕉和一些苹果之后,发现苹果旁边还在卖进口的果酱,再想到早餐可以开始烤面包、夹果酱、喝牛奶,感觉真是营养又丰盛……


你的想法越来越多,想买的东西也越来越多,直到最后把购物篮换成了购物车,买了一大堆东西满心欢喜地回家。可到家后你才发现,原本只想花十几分钟做的事最后竟耗费了大半天的时间。


其实,这种体验和我们一天的工作也有着异曲同工之妙:


一早坐到办公室,打开电脑,水倒好,刚要开始搜些材料,就看到QQ弹出一个自己感兴趣的新闻。点进去看完,又看到几条相关的新闻,于是一个小时过去了,你还没开始搜材料。或者本想打开邮箱看两眼就去做今天最重要的事情,结果处理邮件不知不觉却花掉了一上午。



我们真的很忙吗?你是否思考过,时间到底都去哪儿了呢?最近,精读君读了《小强升职记》这本书之后发现,许多人的这种体验其实是因为掉入了时间的黑洞,也就是说,由于我们的注意力被许多相关的信息所吸引,导致消耗的时间在不知不觉中逐渐膨胀,最终影响了工作效率




那么,我们要如何才能避免掉入时间的黑洞?今天,精读君就把《小强升职记》中的时间管理技巧结合自己的理解与大家分享一二。



【二】


首先要说的是著名的四象限法则,由管理学家史蒂芬科维提出,他把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分,分为了四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。




要想用好这个法则,首先就要评估一件事情的重要程度和紧迫程度。《小强升职记》的作者邹鑫认为,我们的价值观就是评估一件事情重要程度的标准,紧迫程度则是任务的时间底线。但价值观是一个说不清道不明的东西,用它作为标准来判断往往很难对阵下药。所以,精读君认为,判断一件事情是否正确且重要,唯一的原则就是它是否符合你当前的计划和目标


如上图所示,我们可以把一天要做的事情全部写到一张纸上,然后按照轻重缓急分类,分成A,B,C,D四类。


A类:重要且紧迫的事情,比如你的各学科的期末考试内容复习,你明天要交的报告等。


B类:重要但不紧迫的事情,比如:学习一门外语,提升自己的人际关系,提高自己的演讲能力等。


C类:不重要但紧迫的事情。比如:突然接到电话,来了临时访客,出现紧急情况等。


D类:不重要不紧迫的事情。比如:读一本小说,看看报纸。


在每件你要做的事情后面写上相应的ABCD,这样就能分清楚事情的轻重缓急了。卓有成效的管理者一定会把要事放在第一位按照事情的重要程度而不是压力的轻缓程度来决定优先次序


但对于大多数人而言,处理紧急事件能让人感到充实、有成就。这就很容易让人沉溺于应付C类事务(紧急而非重要的事情),却没有时间停下来问问自己,现在手头上所做的“紧急事件”是否值得耗费如此多的时间和精力。在C类事务上投入过多的精力,就无心处理真正重要的B类事务(重要但非紧急事务)。“嗜急”成瘾是一种消耗性行为,应警惕。


我们要集中精力于当急的要务,就得排除次要事务的牵绊,勇于向C类事务说“不”。对他人说“不”,有何技巧?请点击阅读微课为什么说不很难?怎样妥妥地拒绝?


此外,确定B类事务(重要但不紧急的事情)同样很关键,几乎所有的采购员都普遍认同与各商店老板建立良好关系,最有助于业绩发展。这应该属于B类活动。但调查发现,大多数采购员在这类活动中花费的时间不到5%。而他们却大多数的时间都花在D类不重要不紧急的事情)的行政性事务上。


因此,无论我们的身份是什么,大学生、普通职员甚至是家庭主妇,只要能确定自己的B类事务,而且立即采取行动,一样可以事半功倍。



【三】


第二个要跟大家分享的是衣柜整理法,其实也就是美国时间管理大师大卫·艾伦提出的GTD管理法,GTD是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情做完”,它的核心理念就是,必须记录下要做的事,然后整理安排并自觉一一去执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。邹鑫把这种方法的五步骤类比成衣柜的整理:




精读君认为,GTD管理法中,“整理”和“组织”是一个需要特别注意的步骤。只要走好这两步,“回顾”和“执行”便轻而易举。


整理时,我们可以把事务按照“是否需要采取行动”来进行划分,简单来说,就是按照下图中黄色箭头的流程来进行。




为了把待办事项清单整理地更具体可行,我们需要进一步审视清单,把当下不必要的事项扔进“垃圾”;诸如有兴趣的讲座传单、希望在大会提出的想法、电脑软件升级通知、想报名的课程等事项,由于还在酝酿,眼下尚且无需采取行动,可先放进“将来/也许清单”;而那些需要保留、累积成资料库的项目如营销资料库、学习英文资料库等就可以放入“参考资料清单”。


整理好这些事项后,可以再将它们重新归类,进入“组织”的步骤。比如,在整理委派他人的事件时,可以把“打电话给厂商索报价”等事务进一步归类至“等待清单”中,或是把那些无明确执行时间但“愈快愈好”的事项归类至“下一步行动清单”,如下图所示。




那么图中的④⑥⑦分别指的是什么呢?


日程表中的行动提示”即有明确执行时间与日期的行动,如“下午4点~5点与主管开会”或是“周二打电话给A厂商询问报价”等,这些有明确执行时间的行动,可立即列入日程表,以免遗漏。


项目清单”即无需写入执行细节,也无需依据轻重急缓排序的认为,也就是一个你所有未完成任务的“目录”,让你知道目前手上有哪些工作及各自的进度。


项目的辅助资料”即用来收纳未执行项目的相关资料或文件。如,你想和A厂商进行某合作案,先将此事列入“项目清单”中,等某天实际要执行时(如,致电A厂商),再将相关资料拿出来,协助完成任务。


按照这个步骤每天花5至10分钟把一天的工作任务整理归类后,不仅让“行动”的步骤一目了然,也增强了做事的条理性,工作效率便自然大大提升了。



【四】


四象限法则和GTD管理法为我们提供了一个高效利用时间的方法论,但执行起来并不容易。比如,如果你不懂得适时“放权”,就很容易被需要拒绝的C类事务以及需要委派给他人的事务所累。


经济学家帕累托提出一个二八定律,即80%的结果取决于20%的努力。关键在于分辨出哪些任务构成了你那20%的努力,从而专注于这些任务,并将其余的80%由别人处理,甚至推迟办理或放弃不做。因此,提高工作效率还要做好授权分责,勿将太多本该由下属完成的工作招揽到了自己身上,以至于永远在苦苦追赶工作进度。如何利用二八定律?请点击阅读微课大智有所不虑,大巧有所不为


对此,邹鑫在他的书中还提到一个猴子法则,把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的猴子。比如,你在走廊上碰到一位同事,他说:“我遇到麻烦了,能不能和你谈谈?”于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦,你听了半小时才弄清是怎么回事,而且还没法立刻给出建议,于是你说:“这个问题很复杂,让我仔细想想,回头咱们再谈谈。”


就在你倾听同事的讲述时,同事背上的猴子便悄悄向你的背上跨过来一只脚。听完同事的讲述,你表示要仔细想想再与其讨论。这时,猴子便完全转移到了你背上。同事又变成了监督者,也许还会不时跑来问你:“那件事你考虑得怎样了?”“我们什么时候再谈谈?”于是,你不知不觉便陷入了时间的黑洞。


虽然我们理应帮助遇到困难的同事,但也应该避免让他们把你当做他们猴子的收容站,到最后你被堆积如山的“别人的问题”所困扰,甚至没有时间照顾自己的猴子。



【五】


最后,精读君想提醒的是,一刻不停地赶进度固然重要,但为了更好地工作,适当的小憩也很重要。短暂的休息,是为了更好地出发


在工作中,小憩充电有助于节省时间和减轻工作压力。四处走走,喝点水或做一些和工作无关的事放松一下,不仅可以降低企业的员工流失率,减少员工失误率,还可以让员工缓解疲劳和压力,不至于感到工作无聊。




20世纪20年代时,在费城的纺织厂里,研究员埃尔顿就发现,让必须站着工作一整天的工人每天小憩四次,可以提高纺织厂工人的工作效率,而且这办法还使工人的流失率降低了250%。相比金钱方面的刺激,这种可以提升工作效率的小憩,给员工带来的影响更积极。


如今,员工从站着工作,转变为整日坐在电脑前。如何让员工站起来四处走动,利用小憩时间改善工作节奏,就成了很多企业面临的挑战。1999年,康乃尔大学所做的一项研究发现,那些经常从电脑上接收到通知,告知应该休息一会儿,伸展一下四肢或坐直身体的雇员,其失误率会因此降低13%。


因此,不要害怕别人说你在工作中总是表现得懒,你可以大方地回答对方:“小憩是为了更好地工作。”当身体或精神给你发出信号,告诉你何时应该休息一会儿时,你要学会适应这些信号,并弄明白最佳的小憩时间,即多长的休息时间能让你把工作效率提到最高。


精读君又曰:

不在各种“时间黑洞”里蹉跎蹭蹬,才有可能事半功倍。


作者精读君(微信/QQ公众号:精读

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