自由自在新闻 / 待分类 / 【实现新年计划从提升效率开始 时间管理矩...

0 0

   

【实现新年计划从提升效率开始 时间管理矩阵你真的会用吗】

2016-01-15  自由自在...

看完界面新闻曾经报道过的暗示你2016年注定完不成新计划的诸多迹象之后,你一定很气馁吧?仔细回想你过去一年里那些没实现的新年计划,有多少是输在了“我没时间做”上了?

每一个大计划都是由你每日一点一滴的行动来完成的,而你总觉得时间不够用,只能说明你还没有完全掌握时间管理的窍门。

谈到时间管理,不得不提美国企业管理大师史蒂芬·柯维(Stephen Covey)的经典之作:《高效能人士的7个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)。这本常年盘踞畅销书排行榜的商务指导书虽然首次出版于1989年,但里面的许多关于如何实现职场成功与成就感的理念至今仍然极其具价值。

在习惯三“重要的事情要先做”(First things first)中,柯维提出了“时间管理矩阵”(time-management matrix)的概念。这一矩阵帮助你根据事情的轻重缓急规划行程,以求达到最佳目标。

史蒂芬·柯维的时间管理矩阵图。图片来源:WikipediaCommons

这张图看上去很简单,也许你早就见过,但你遇到问题时真的会条件反射般想到用这张图来做取舍吗?

矩阵的横轴与竖轴分别为紧急性与重要性。紧急的事需要你立即做出反应;重要的事则和你的重大任务、个人价值和目标息息相关。理想的做法是,你应该把大部分精力放在重要但不紧急的事情上——即矩阵图上第二象限中的事情。

柯维指出,第二象限包括建立职场社交、发现新机会、制定计划和预防危机发生等。

你要避免把大量时间浪费在其他象限,甚至包括“重要而紧急”的第一象限——这一象限总是由各种危机组成、充斥着让人分心的事物;包括不必要的会面在内的第三象限和浪费时间的第四象限更应避免。

规矩听上去挺简单,但事实是,我们总是倾向于优先考虑紧急事务而非重要事务,因为对我们来说紧急事务才是那些火烧眉毛、必须立刻完成的事情——这可能是一封需要回复的邮件、一个电话、一个坐在隔壁的同事的帮忙请求。

柯维在书中写道:“紧急事务通常也是那些最显而易见的事。它们对我们施加压力,要求我们立即付诸行动。对他人来说它们是喜闻乐见的事。它们总是就摆在我们面前。而且通常做这些事让人感到放松愉快,但他们往往是不重要的!”

但我们该如何克服“急事优先”的惯性,理智决定轻重缓急的做事顺序呢?

《内在优势:个人领导力的10种实践》(The Inner Edge: The Ten Practices of Personal Leadership)作者Joelle K.Jay博士提出“5D法则”,帮助你理清头绪,快速制定行动计划。

这5D包括:做它(do it)、删除它(delete it)、分配它(delegate it)、决定它(decide on it)和计划它(date it)。“它”指的是所有你正在面对的任务事项。在你面临一堆繁杂琐事时,5D法则就是你决定事情轻重缓急的关键。

“做它”意味着立即行动。任何在15分钟之内可以完成的事情都应该立即完成。

“删除它”意味着有些事情并不需要你给出反馈。仅仅因为别人给你发了条微信或发了封邮件不代表你需要回答。如果一件事不能让某段关系更进一步或达到某个重要目标,把它抛之脑后吧。

“分配它”指的是将某事交给别人去做。他们不需要比你做得更好或比你做得更快,但除非这是件顶级要务或是件非你不可的事,你大可将它交给别人。当然,这不是处理烫手山芋的借口,而是为了让对的人做合适的事,以此让效率最大化。

“决定它”指的是对某事立即做出决定,而不是告诉自己“我稍后再来对付这事”。你会参加这场会议吗?你会答应同事的帮忙请求吗?做出决定,然后做你手头的事。

“计划它”指的是给那些需要你花费大量时间精力的事情制定时间表。想要做某件事需要花多少时间,然后在你的行程中预留出时间。在那之前你可以不去想这件事。

关于如何分配时间,谷歌软件(Google Apps)全球营销主管Jeremiah Dillon还有3个窍门。

谷歌软件全球营销主管Jeremiah Dillon。图片来源:网络

第一是设立的计划要具体。Dillon认为职场中分为两种人,一种是一天的时间以30分钟为间隔的“经理”,另一种是以半天或一天的时间来思考问题、在特定时间内完成任务的“时间制造者”。Dillion建议“经理”应该学习“时间制造者”安排时间的方式,为自己设立在某个具体时间段完成某个具体任务的目标,这样能够让他们更有效率。

第二是重新安排会议。仔细思考你的会议安排,也许其中的一些会议可以缩短时间或让更少的人参加;其他不那么重要的会议则可以重新安排时间或干脆取消。这样你就可以利用那些节省出来的时间了。

第三是根据你一周的精力值来合理分配任务。每天早上往往是思维最清晰的时候,在这时尽可能多做事;在周末时就开始计划安排下一周的待办事项;在斗志最昂扬的周二、周三挑战最重要的任务;在周四安排会议;在惰性上扬的周五做长期工作规划和职场社交。

待做事项一一列妥后,如何高效工作?埃森哲上海分公司金融服务行业经理叶谋润告诉界面新闻记者,自己高效工作的心得有两个:一个是充分利用碎片化时间,第二个是实行单任务抗压机制。

埃森哲上海分公司金融服务行业经理叶谋润。图片来源:王恺

“每个人每一天的时间都是一样的,区别就在于你会不会利用那些碎片化、零散化的时间。”他说,“这个是我从大学开始就养成的习惯,我会充分利用路上的时间。”不管是在出租车上还是地铁上,叶谋润都会利用这段时间对即将开展的工作进行构思——也许是5页的幻灯片、也许是一份提案书——这样当他真正坐下来办公时他就已经胸有丘壑。

而在事务繁多让人心烦意乱的情况时,他认为同一时间只专心干一件事是个很好的解压方法:“我会把任务排成序列,但不会关心下面有几项任务,我只关心下一项做什么,只是先把下一步做好。这样的话其实你的心会定下来,不会觉得自己欠了一屁股的债,而是一件件地去做好。”

叶谋润认为自己能在埃森哲的10年时间里历经数职并“幸存”下来的重要原因,正是自己快速适应、高效工作和抗压的能力。

不仅如此,他还能在繁忙的工作之余坚持自己从大学延续至今的公益事业。现在看来,公益事业对于他来说,就是那件“不紧急但很重要的事情。”

从2014年开始,叶谋润积极投身于埃森哲Diggers青年领袖教练”项目中。在将近两年的时间里,他贡献了20多天的休息日及年假日,担任了2次营队教练,为70余名热心公益的在校大学生教授领导力培训、团队合作培训、生涯规划、自我驱动等一系列课程。

了解了那么多,你是否对时间管理有更深的认识了?新的一年已经来临,为了完成今年的新年计划,就从合理安排时间开始吧。

(本文来自互联网,不代表一点资讯的观点和立场)

    本站是提供个人知识管理的网络存储空间,所有内容均由用户发布,不代表本站观点。如发现有害或侵权内容,请点击这里 或 拨打24小时举报电话:4000070609 与我们联系。

    猜你喜欢

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章
    喜欢该文的人也喜欢 更多