|
由 经理人月刊 提供 image
想让老板另眼相看，只有速度还不够！最标准的报表，是资料整整齐齐排列，让老板可以一眼看出「重点在哪里」。这时候，你需要这6个美化报表的技巧：
1. 跨栏置中：帮表格内容群组化，横跨储存格设定分类
由 经理人月刊 提供 图说明
跨栏置中能让你跳出储存格的限制来整理资料内容。象是这张杂志刊登价格表，就可以选择A2到A6的储存格，再点选「常用」索引标签里、「对齐方式」的「跨栏置中」，让「杂志内页」的分类置于第2列到第6列中间，让人一眼看清楚这些内容是同一个群组。
2. 自动换列：文字资料太长，就让它折行才看得见
由 经理人月刊 提供 图说明
Excel预设所有内容都以一列的方式呈现，当某一储存格里的内容超出视窗大小，就必须调动卷轴才能看见所有的内容，不如派出「常用」索引标签里、「对齐方式」的「自动换列」让资料可以「折行」，在一个画面里完整呈现。
3. 统一栏宽、列高：让储存格大小一致，看起来更顺眼
由 经理人月刊 提供 图说明
要让表格看起来更整齐，就把栏宽和列高调成一致大小。范例中「自然科学」的栏位字数较多，Excel会以较大的栏宽呈现，**只要全选所有想调整栏宽的栏位，并将鼠标移到B栏与C栏分隔处，等出现栏位调整的符号后按下滑鼠往右轻拉，栏宽就统一了！ **
4. 栏列互换：想调整栏列不用重新输入，只要复制后转置贴上
由 经理人月刊 提供 图说明
输入资料后，却发现应该将栏位和列位的内容对调才好阅读，只能摸摸鼻子重新输入。Excel有内建栏列互换的功能，像范例表中的业绩报表，如果要改为业务单位为栏、月份为列，只要先以Ctrl+C复制整个表格，选择「常用」索引标签里、「贴上」中的「转置」即可。
5. 储存格视觉化：增加颜色和图示，更快掌握资料重点
由 经理人月刊 提供 图说明
你预先知道主管买机票的预算只有2万5000元，那就请Excel把在预算内的储存格标上颜色。全选「总价」这栏的资料，再选「常用」索引标签的「样式→设定格式化的条件→醒目提醒储存格规则→小于…」，设定小于25000元的储存格标为红色，马上看出符合预算的机票。
6. 一秒把表格变图表：按下F11，数字转化成信息图表
由 经理人月刊 提供 图说明
只放一堆数字的表格，看起来就很普通，如果制作成信息图表感觉更专业。要把表格图表化，最快的方法是全选资料、按下「F11」，Excel就会变出一张对应的图表给你囉。不过目前快速键预设的是建立直条图，假如需要其他的图表，就要再自己修改图表类型。
14个最常用的Excel快速键，快点记起来
|
