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财务基础工作中的一些注意事项

2016-01-30  心明斋
      在日常财务基础工作中,有一些事项是我们平时不太注意的或是容易出错的地方,而且《财务日常工作手册》中也没有明确的规定,现对这些事项做一下补充说明。

1. 确认最终结算时,保修金需单列,因超过一年,做报表时需重分类至“长期应收款”,可减小应收账款。
2. 凭证封面盖章需要清晰,科目汇总表打印日期为下月初,打印一级科目余额即可。
3. 原始单据上不要出现“公关费用、招待业主、监理”等等不合理的字样。
4. 银行余额调节表上的未达账要查明是否是非正常业务尚未处理,如果是,需及时处理,不能在银行余额调节表上反映。
5. 所有的附件不要用废纸打印。
6. 管理费用负数结转;应收商业承兑汇票背书转让不能终止确认应收款;应收账款应付账款对冲均是外审检查的重点。
7. 清单编制要合理,办公用品建议编制A4纸 根据金额编制单位包或箱,也可编制硒鼓或墨盒,数量太大的容易看出问题。
8. 礼品、黄金、虫草、手机等明显是送人的发票是不能报销的,发票上出现歌舞厅、足疗城开出来的发票也是不能报销的。
9. 车辆保险费进“管理费用\保险费\财产保险费”或“合同成本\间接费\车辆保险费”,其中车船使用费要单列“管理费用\税费或间接费\税费”。
10. 清洁用品入“管理费用\物业费\排污费”或“合同成本\间接费\排污费”。
11. 叉车油费入“其他直接费”,小汽车油费入“间接费\差旅费”,判断的标准:“其他直接费”是与工程直接相关的,“间接费”不是直接用于项目成本的,比如施工水电费和租房水电费。
12. 物料消耗科目摘要需列明购买物品明细、数量,便于追溯去向。
13. 报销人委托付款给他人,需在明确的意见后面跟上签名,否则无法确定是否报销人的真实意图。
14. 汇款人汇款至对公帐号冲他人备用金的,需写明真实意图扫描回来附凭证后。
15. 费用报销单上“报销事由、摘要栏”最好与发票上的名称一致。
16. 处理费用的凭证一定要给财务经理过目,从外审的角度看有没有费用处理的痕迹,冲账的大额劳保用品需办材料验收入原材料。
17. 与培训相关的差旅费入职工教育经费,与工会相关的入工会经费,食堂费用、探亲路费入集体福利费。
18. 发票比报销单大的正面粘贴,发票比报销单小的反面粘贴。
19. 拿支票的需对方提供授权委托书、收据盖财务专用章、领用人的身份证复印件,都需要附在凭证后面。委托书下给领取人,尽量减少支票使用量,能网银的网银。
20. 附件粘贴的顺序依次是:付款申请单,发票或收据,清单(很多张清单,并能与验收单一致,可以一张清单一张验收单),验收单或结算单,银行回单。
21. 附件折叠宽度与凭证纸宽度相差应该在5毫米左右是正常的。
22. 一次出多笔手续费的凭证,银行回单按照日期顺序粘贴,分录也按时间顺序录入,分录和回单的顺序是对应的。
23. 如果多借多贷,分录金额有对应关系,先做一个借贷的分录,再做另一个借贷的分录;分录金额没有对应关系,先做所有的借方分录,再做所有的贷方分录,科目顺序按编号从小到大,一般我们把银行存款科目放到最后一条分录。
24. 调整凭证要在原凭证附件上标注某年某月几号凭证已对此分录进行调整,调整凭证摘要要注明原凭证号,需附原凭证并盖附件章。
25. 无法支付的材料款不能冲减“合同成本\材料费”,应入“营业外收入\应付款项转入”科目。
26. 废料处理需办红字验收冲减原材料,劳务班组罚款冲减”合同成本\人工费”并单列分录做支付人工费。
27. 管理人员奖励借记“应付职工本薪酬\工资\奖金",罚款记借方负数,不能冲减管理费用。
28. 后补的附件需剪角再贴上去,包括银行回单等。
29. 协会会费入管理费用\团体会费。
30. 材料结算做成本递增的,需将查账记录打印出来做为附件,并在上面注明累计已办理的结算金额,最终办理的结算金额,本次需增补的结算金额,有审核人复核。
31. 代付业务应根据实际业务选择现金流,而不是选择“代收代付内部流转”。
32. 交纳风险抵押金需要一张缴纳清单,上面注明减半缴纳的原因。
33. 凭证附件A4纸应该向外拆叠,而不是向内折叠,便于翻阅。
34. 当附件上有一堆数字的时候,分录只取其中的几个数字,需要用记号笔把数字标出来,方便审核人查看。
35. 盖章不清晰、章盖反了,都会影响美观。
36. 不要用超标申请单代替经营费开支申请单,经营费开支申请单的作用是让审核人清楚知道,而不是让外审抓到把柄。
37. 审核人需仔细审核摘要上的错别字,错别字给人的感觉不好,比如摘要人名与人员档案人名对不上号。
38. 确认工程结算不能使用NC中打印的收款明细辅助账做为附件,而是需要业主确认的工程量单,可以是手签版也可以盖章版。一般确认的量会比收款大很多,限于控制应收账款的增长,一般会按接近收款报量,这时需要PS附件。
39. 收废旧物资处理款原会计处理是直接冲减“工程施工\合同成本\材料费”,现在是要求办红字验收,但有时会存在项目“原材料”科目余额为0,因为拆下来的废料已经出库,这时需补红字出库单,相当于领料后退回。(正常的处理应该是 借:现金或银行存款,贷:营业外收入,公司规定废料处理办红字验收是为了规避废料处理所需交纳的税费)
40. 有时候付预付款的时候,我们不知道是应该做预付工程款或预付购货款,需要确认对方提供什么样的发票,如无法确认,一般先做在预付购货款。
41. 付款前我们需要根据结算额*付款比例(查阅合同)- 已付款=应付款>实付款,有的合同没有约定预付款扣回方式,只约定了每次付款的比例,例如“预付10%,每批货到付85%”,这种条款会造成累计已付款长期大于送货金额,预付比例越大,这种情况会越明显。财务应该要求物资部在合同中明确约定预付款的扣回方式。
42. 每次提供的发票金额基本上会与结算或验收的金额不一致,这种情况该如何处理?我们现在的处理方式一般是在摘要栏里注明发票的金额,无论是预付款还是支付购货款都需如此,每次付款前均需查询发票是否足额提供,如果只是备注的方法,会极大的增加查询的工作量。我建议的处理方式如下:
      (1)、有发票且与结算金额相等100000,
借:工程施工-合同成本-分包工程支出 100000
贷:应付账款-应付分包款-应付分包工程结算款 100000
      (2)、有发票100000但小于结算金额200000
借:工程施工-合同成本-分包工程支出 200000
贷:应付账款-应付分包款-应付分包工程结算款 100000
贷:应付账款-应付分包款-暂估应付分包工程款 100000
       (3)、有发票300000(一张)且大于结算金额200000,因现行要求暂估应付款余额不能出现在借方,有两种处理办法:一、如果前面也欠发票100000,且加上本次的结算金额200000大于或等于本次发票金额300000,可以入账,二、反之,发票待下次做对比后入账。
       (4)合并成一张凭证,可能的分录是:
借:工程施工-合同成本-分包工程支出 200000
贷:应付账款-应付分包款-应付分包工程结算款 100000
贷:应付账款-应付分包款-暂估应付分包工程款 100000
借:应付账款-应付分包款-支付购货款 120000
贷:银行存款或预付账款 120000
43. 预付款,需千方百计索要同等金额的发票,现实中存在两个问题,合同纠纷款已付发票要不回来,或供应商变更单位名称,导致前面办的结算无法提供发票,这时候需要办理红字结算将无发票的部分冲平,累计结算减去有发票部分已办的结算,重新以新单位名称办结算。
44. 入分包工程支出需提供的发票是建安发票,非建安发票入“材料费”。
45. 项目计提保修费需计提材料费、人工费、间接费等明细,入相应的科目,计提完之后发生费用,借记预计保修费。
46. 计提保修费时贷记“应付账款”或“其他应付款”不如“预计负债”查账方便,因为“应付账款”或“其他应付款”有两个辅助核算,需增加供应商辅助项“保修费”,而“预计负债”只有项目辅助核算
47. 《财务日常工作手册》中105、107与109业务一般是一起处理的,如果手续不全,缺发票或缺签字,可以凭付款审批单和收据先做支付凭证,便于及时统计项目资金情况,如果项目付款不及时处理,供应商的累计付款不准确,项目也容易出现超支的情况。109业务需对发票进行账务处理(同预付款有发票业务)。
48. 《财务日常工作手册》中110业务,材料月度消耗业务,凭证附件贴限额领料单及领料单太厚,一般贴材料月度报表即可。
49. 原材料结转一般不涉及办公费,安全费用需单独结转,在材料报表中有安全费用明细。
50. 大多数时候财务报表做完了,物资的材料报表还没有出来,这时候怎么办呢?可暂估出库,月初冲回,再做正确的分录。
51. 有时材料报表不符合财务报表报收入的要求,怎么办?这时候只能按照报表要求的数据来要求物资部做相应的材料报表。
52. 关于劳务公司欠发票的问题:一般是劳务公司下月提供上月已付劳务款金额的发票,如果提供不了,有两种处理方法供参考,
      (1)、下月应付劳务费按80%支付,下下月还不提供发票,再按应付额的70%支付,百分比可灵活掌握,直到提供足发票再补付差额。本月付款不建议扣税金,劳务公司会垫税金开票,积极性不高,补税金时计算麻烦。
      (2)、在建项目如果停工风险比较小的情况下,可要求劳务公司一次性或分两次将合同额的发票开出来,合同额较小的样板工程劳务发票可一次开出来,一般我司劳务结算额都会比合同大得多,超开这部分的税金可一次补给劳务公司,这部分发票可马上抵扣,提前支出时间不会太长。
      (3)、长期不清理欠劳务发票,可能会存在着急收款,先将给业主的发票开出来造成劳务发票无法抵扣,或后期与劳务公司有纠纷,发票难以收集。
53. 付款时不能直接冲减暂估劳务费或结算劳务款,错误的分录如下:
借:应付账款-应付劳务款-应付结算\暂估劳务款 20000
贷:银行存款 20000,
只能借记支付劳务款,分录如下:
借:应付账款-应付劳务款-支付劳务款 20000
贷:银行存款 20000
贷:应付账款-应付劳务款-暂估应付劳务款 -30000
贷:应付账款-应付劳务款-应付结算劳务款 30000
54. “应付租赁费”科目下无结算、暂估、支付租赁费明细科目,现暂不使用,挂往来科目时使用“应付购货款”科目代替。
55. 总包或业主代扣水电费需要水电费发票复印件和对方开的收据做凭证附件,相当于“费用分割单”。
56. 总包管理费:有结算里包含和不包含两种情况,结算不包含总包管理费对我司有利,这部分的营业税不用交纳,需争取。


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