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低头看手机的童鞋注意了，注意了，今天小编要为大家上一道“硬菜”。知道怎么给领导、商业伙伴发短信、微信吗？咋称呼，啥措辞？发之前是不是要斟酌一番？ 必须说明一下，这类短信名曰公务短信，与亲朋好友之间互发的短信有属性的不同。这里面的道道儿，今天咱们一起来学习下吧~ 一条完整的公务短信或微信由称谓、主题、内容、尾语、署名、日期组成。 1.称谓恰当礼貌 称谓要表达清楚接收方的身份，并体现礼貌原则。如果是给同级人士发公务短信或微信，最好称呼具体人名，如“×××女士/男士”，以示诚意和尊重；如果是给上级领导发会议通知，称谓最好表达为领导的姓氏加上他的职位，如“张总、李主任”。称谓恰当，沟通和传递信息的效果才会更好。 2.首句反映主题 在首句中即反映出主题，旨在帮助接收方及时高效地读取信息。倘若没有明确的主题，可能会被当作垃圾短信而忽略。 主题归纳得当，并在首句中说明主题，便于接收方迅速知晓大体内容，如“营销中心××讨论会通知”，然后告知会议时间和地点，如“8月5日上午9∶00，701会议室”。主题不明确会影响工作效率，也会给今后查询消息增加难度，影响查准率；对接收方来说，不用打开短信后就能知道主旨内容，也利于提高工作效率。 3.内容简洁条理 公务短信的正文可以参照事务性通知的写作模式，第一部分说明背景及目的，第二部分说明具体事项。在内容表述上应当做到以下两点： 一是简洁明确。尽可能用一条信息容纳全部信息，减少信息往来次数。如果需要传递的信息有多项，宜分点阐述。内容表述不能有歧义，以免接收方按照自己的理解去办事。 二是条理清楚。例如，某单位领导发短信给他的秘书小赵：“明天上午10∶00你去车站接一下李主任，另外把去年的工作总结给我看一下。”职场新手会立马回复：“好的，我立刻去办。”有三年工作经验的小赵是这样回复的：“陈总，短信收到。①明天上午9：30我到车站接李主任，接到后短信通知您；②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮湿，您要注意腿部保暖。”寥寥数十字，足见小赵做事的条理性。 4.尾语按需设置 如果是一般的祝福短信或微信，宜在结尾处注明“无须回复”或“免回”。如果是比较重要的事情，可在结尾处注明“收到请回复，谢谢！”以确保信息传递到位。如果隔了较长一段时间还没有收到回复，有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的公务短信或微信比如通知，应使用专用尾语“特此通知”，以示规范和严谨。 5.署名明确勿漏 与一般的生活、娱乐信息不同，公务短信或微信较为正式和规范，结尾处必须署名。若短信末尾没有署名，接收方又没有保存过发送方的号码，他就无从得知发送方是谁，也就失去了用短信或微信传递信息的价值。 6.附上发信日期 普通公务短信或微信的末尾最好附上日期，重要公务信息的末尾一定要附上日期，以免造成误解。因为手机的发送存在着不确定因素，有时可能会延迟。一旦发生延迟，并且接收方又比较粗心，就有可能弄错时间，耽误要事。 短信或微信不同于电话，不能通过声音来传递情感，只能通过文字来表达，接收方则在字里行间揣摩发送方的语气和态度。因此发送公务短信或微信时务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。 1.礼貌 短信或微信的开头应先致问候，一句“您好”就能让对方倍感亲切和自然。如果是在下班时间发送公务短信或微信，最好在开头表示歉意，说明事情紧急，希望得到对方的谅解。结尾处加上一句“谢谢”。 2.规范 拟写公务短信或微信必须做到语言规范，不能含混表达。要先弄清信息的内容是什么，不同的内容所使用的格式以及语言也不同。如果是会议通知，最好使用通知的写作格式，才会显得正式和规范。 3.温和 短信或微信中的每一字、每一句都要让人感觉到你面带微笑，态度温和，娓娓而谈。只有让对方感觉舒适，才有助于沟通及工作的顺利开展。 公务短信的语言应简明扼要，内容应严谨规范，字数一般控制在一条短信之内，以便接收方快速读取信息。 1.内容应与公务有关 公务短信或微信的内容必须与公务紧密相连，不能借公务短信或微信发送垃圾信息或者广告。 2.简明扼要，突出要点 公务短信或微信的拟写要力求务实，用最简明扼要的语言传递信息。比如，在开头讲一堆开场白，最后才说今晚要开会，不仅多此一举，而且影响工作效率；应直接说 明开会的时间、地点、内容以及需要携带的物品等。此外，应突出要点，把要点放在最前面，然后再作具体说明，说明也必须与要点相关。 3.切忌过于口语化 公务短信或微信虽然不必做到公文那样的正式、严谨，但毕竟事关公务，比一般的短信或微信严肃、正规，因此语言表达切忌过于口语化，网络语言更应谨慎使用。 1.发送时间恰当 公务短信或微信最好在工作时间发送，以保证接收方及时处理。早上8：00以前、晚上10：00以后最好不要发公务短信，会打扰对方休息。公务短信或微信也不宜在周末发送，因为对方不可能有处理公务的积极性，很难保证信息的传递效果。如果遇到紧急情况必须发短信或微信，应先致歉，再说明缘由。 2.妥善处理接收延迟的情况 接收延迟问题在手机短信或微信中较为常见，因此，如果是比较重要的事情，最好请对方回复以确认收到，或者发送之后致电对方询问接收情况。 3.知悉短信或微信发送限制 短信能否完整顺利地发出，取决于运营商有何规则限制。有时短信内容涉及一些敏感字眼，可能会被过滤或屏蔽，导致对方无法收到。另外，如果短信超过70个汉字，应分成两条发送，一次性提交有可能字数丢失。 4.不得滥发短信或微信 公务短信应仅限于开展公务活动，不能利用工作之便滥发。要做到“三禁止”：禁止发送与公务无关的信息；禁止群发广告或非法信息；禁止对无关人员发送信息。 5.谨防手机短信或微信被人利用 不法分子冒充政府、企事业单位发短信进行诈骗的现象层出不穷，因此对公务短信或微信系统应专人负责，确保公务短信或微信用于公务联系。各单位还应该对公务系 统加大监管力度，加强对垃圾短信或微信和虚假政务信息的过滤，发现违法苗头要及时跟踪，必要时应报案，以维护本单位的合法权益。 来源：《秘书》杂志（有删改） |
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