细节决定命运：办公室邮件六原则（1-3）石说
1、切忌空白主题。 这一要求看上去是老生常谈，但事实上很多人做的并不好。在发邮件提要求或说明一件事情的时候，大部分人还能记得给邮件加上标题，但一到转发邮件和通过附件发送材料的时候，就会出现转发邮件不更改系统默认的转发主题，发送附件不写主题的情况。 石头就经常收到层层转发的邮件，到我这的时候主题往往已经面目模糊，只剩下一排“fw”， 千万不要把转了N层的邮件直接发给别人，一方面显得非常业余，另一方面也不利于别人知晓邮件内容，我一般会在转发邮件前标注【转自XXX】，后边再写上邮件主题。 另一种容易出现的问题就是有时你跟别人要一些参考材料，老赵，上次你给我们讲公文写作时用得PPT挺好的，发我看看呗；好的，马上发你邮箱。没一会儿，收到一封空白主题的邮件，打开一看，就是刚才索要的PPT。 对办公室人来说，邮箱不只是一种通信工具，也起着资料库和工作记录的作用，经常需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，没有主题的邮件通常不会打开，这样一来你发给别人的材料就很容易被错过，就算打开，事后再查找时也因为没有主题很难被发现，要一个一个去翻阅、打开，写上主题是举手之劳，何不给别人行个方便？ 邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂。如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【特急】。 如果你实在很懒，觉得给邮件添加主题实在是一种酷刑，那么一些邮件客户端就很适合你，比如FOXMAIL，当你写邮件时，它可以自动把上传的第一个附件名称添加为邮件主题，它还可以直接复制附件名称，你只需要粘贴到主题栏就行了，值得深度“懒癌”患者拥有。 2、关于正文的三个原则。 原则一：礼多人不怪。礼多人不怪，礼貌性称呼是公务邮件不可或缺的内容。正文开始一定要说“XX您好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘处长你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐老师你好！”总是不会错的。结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到，比如“顺颂 X 祺”。 原则二：短句为上。正文写的水平如何体现的是个人基本表达能力，石头可能帮不到你，但简明扼要、多用短句总是没错的，毕竟大家都习惯了短阅读，内容一长可能没耐心看完，也会容易遗漏里面的重要信息。 原则三：比平常说话更委婉恭谦。电子邮件交流时，不像面对面交流那样带有感情，也无法像电话交流中能听出语气，更不像书信可以慢慢推敲华丽辞藻。如果你不注意的话，很容易显得冰冷、无情，易被误解的。 一句话可以用很多语气表达出来，举个例子，若你不同意对方的意见，那么在反对时请多用“我们”而不是“你”。比如“我们觉得这个稿子还可以再进一步修改”和“你这个稿子还可以再进一步修改”，是不是感觉后一句的手指头都快戳到别人眼睛里了？ 3、请认真对待附件。 很多时候办公室同志们写完正文觉得就完事大吉了，附件随便一拖就了事。但正如前面提到的，有些时候，传送附件才是写这封邮件的主要目的，附件也不是随便加的。 不要忘记贴附件。 石头自己也发生过好多次这种情况，写着写着最后send时忘记贴上附件，很明显，别人看到这样的邮件，眼里一个大写的马大哈就诞生了。 正文里一定要有说明。 要说明附件的内容，如果添加多个附件，更要一一说明附件一是什么，附件二是什么；如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开。 附件一定要有编号和名称。 有时收到下级单位草拟的领导讲话，附件的名字就叫“讲话”，麻烦请换位思考一下，这个讲话在你电脑上是独一无二的，但在我电脑上就没有任何意义；如果有多个附件，一定编好号并对应在正文说明，否则有时六七个附件收件人怎么分得清东南西北。 较短的文档附件，内容要在正文重现。 以前石头给一些报纸期刊投稿时常常被要求将附件内容粘贴在正文里，一次别人也给石头发了一封这样的邮件我终于体会到妙处。 如果将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾，这样对方在使用电脑尤其是智能掌上设备的时候，便无需等待下载打开附件，可以直接快速浏览正文。对于不长的文档附件，石头建议你这样做，毕竟下载后浏览还是要浪费别人一些时间。 新潮、好用、深度的办公室实操宝典 讲讲做人、办事的办公室故事 带你看透办公室的秘密 助你在办公室混得风生水起 |
|
|
