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 目前我国经济正处于增长速度换挡期、结构调整阵痛期和前期刺激政策消化期，“三期”叠加是当前中国经济的阶段性特征，传统粗放型增长方式已难以为继。为此，中央提出“大众创业、万众创新”的口号，加大扶植力度，将扶持小微企业尤其是科技型小微企业发展提高到国家战略的高度。
科技型小微企业是科技创新最为活跃和最具潜力的企业，这些企业具有适应能力强、成长空间大的特点。苹果、微软、阿里巴巴、华为等国内外著名科技企业，全部都是从科技型小微企业成长起来的。
目前我国科技型小微企业生存状况并不乐观，据统计我国科技型小微企业存活5年以上的仅占全部小微企业的10%，存活10年以上的仅占1%。这里面既是小微企业面临的外部竞争压力大等外界因素作用的结果，也是小微企业创新活跃、生长迅速等自身特点的必然选择，但是小微企业内部管理不到位也是重要原因之一。 科技型小微企业一般多为初创企业，在激烈的市场竞争中生存，必须竭尽全力以应对各种挑战，很难在档案管理上投入人力物力，因此档案管理既缺乏基础设施又缺乏专业档案管理人员。
同时，小微企业对于档案管理重要性缺乏足够的认识，不了解有效的档案管理可以提高企业管理水平、增强企业竞争力、促进企业良胜发展，因此其主观上不会积极推进企业档案建设。
科技型小微企业多是智力密集型企业，创意、专利技术等科技因素往往是企业生存发展的关键，相关技术文件、专利材料等档案资料的保管、保密及利用对于科技型小微企业意义尤为重要，有效的档案管理利用能够促进企业健康发展。
然而，由于小、微企业受到自身条件限制，一般很难建立完善的档案管理体系，在这种情况下档案管理外包是一种解决其档案管理难题的有效途径。
首先，从企业自身内部管理的角度出发，档案管理外包有助于提高科技型小微企业自身管理水平。
相比较于大型企业，小微企业各门类管理部门多不健全，档案管理更是很少有专门部门、专职人员负责管理，档案管理业务开展较少，档案管理各门类之间联系也不够紧密，这反而给档案外包带来了便利。小微企业相较于大企业，在档案外包过程中将档案管理业务与其他业务剥离更加容易，牵涉的部门人员更少，对于具体工作流程的变动更小。
同时，档案管理外包服务通过专业档案管理服务，高效的档案整理、归档、存储及查阅，可以显著提升刁、微企业各部门管理水平，从而起到促进小微企业发展的目的。 其次，通过档案外包服务可以使小微企业节约管理成本，同时降低管理风险。
档案管理外包最初被提出，就是希望通过规模化、集约化管理模式，降低管理成本。作为科技型小微企业，既想提高自身压力。在这种情况下，将自身不擅长的又不涉及企业核心商业机密的档案管理工作外包，由专业档案管理机构管理，将能够使小微企业节约人力资源、降低工资成本。
同时随着档案管理信息化程度日益加深，档案管理相关设备的采购费用在档案管理费用所占比重逐渐提高，已经成为档案管理成本中一个重要组成部分这部分费用也是单个小、微企业难以承受的。
对于没有专门档案管理部门的小微企业，由于没有完备的管理体系，随着员工的流动，难免会出现重要资料未及时归档或利用后未及时归还的情况，同时各类档案资料随意放置，还增大了档案毁损的风险。在档案外包服务过程中，外包机构自身的专亚胜及双方所签订的服务合同都是小微企业档案安全的重要保证。 第三，档案外包有利于提升科技型小微企业竞争力。
通过档案外包服务，可以使小微企业从日常烦琐的档案管理业务中抽身，使管理者将更多的精力放到如何拓展业务、开发产品等方面。同时，引入档案管理外包服务，能够有效地帮助企业理顺档案管理体系，尽可能做到将各类重要的文献资料规范归档，方便企业随时调阅，从而提高了企业的办事效率，提升竞争力。
首先，通过档案外包服务可以使小微企业获得专业化的档案管理服务，提升企业档案管理水平。
专业化的档案外包服务机构可以通过其先进的档案管理技术、丰富的档案管理经验以及完备的档案设备设施，为小微企业提供高质量的档案管理服氛相比较于小微企业自己进行档案管理，档案外包机构从业人员多是档案管理专业出身，具有相关专业学习经历及职称。
同时，档案外包服务机构出于竞争的考虑，为了进一步提高自身档案外包服务水平，还要不断地跟踪最新的档案管理动向，以便为服务对象提供更有价值的档案管理服务“科技型小微企业通过档案管理外包服务可以轻松地获得专业的档案管理服务，提升企业档案管理水平”。 其次，专业的档案外包服务机构已有一定数量、外包服务市场已经形成，这是科技型小微企业档案管理外包的外部条件。
近些年，随着经济发展社会分工不断深人，许多原来由企业负责的职能都已走向了社会化。首先是文体卫生等与企业主业无直接关系的部分从企业中剥离出来。随后是一些专业性强同时各企业共通的业务也逐渐走上了社会化的道路，如财务评估、档案管理等，将这部分业务交由专业机构打理，从而进一步提高管理效率。
部分企业、机关单位开始寻求将档案管理从自身日常管理中分离出来，将部分档案管理工作交由外包服务机构负责。到20世纪90年代末期，全国已有一百多家专业档案外包机构。随着现代服务业的不断发展，档案外包市场竞争不断加剧，促使档案外包服务机构不断提高自身服务水平，为企业提供个性化的档案外包服务，满足各企业差异化需求。
主要列举如下: 第一，通过整理、整合小微企业档案资源，为其建立完整的档案管理体系，构建完整的档案利用途径，为企业提供优质的档案管理服务。
第二，通过外包服务，实现档案集约化管理，减少小微企业在档案管理方面的资金投人，从而降低管理成本。
第三，通过档案外包，最终帮助企业建立完善的管理体系，促进小微企业健康发展。
第一，档案业务评估与培训。
通过向档案外包服务机构进行咨询，委托外包服务机构对自身档案业务进行评估，进而提出适合的管理模式及档案管理人员培训方案。这是最初级的档案外包服务，也是最为常见的一种服务模式。 第二，档案整理与保管。
档案整理工作是档案管理的基础部分，是档案开发与利用的前提条件。档案整理主要包括档案分类、划定保管期限、打页码、装订成卷、加盖归档章、编制文件号及目录等，整个过程细致繁杂，属于程序化工作，耗时耗力而又必须严格按规范整理，否则必将影响企业档案的开发利用。
为此，小微企业将档案的整理外包，利用外包服务机构的专业素养，规范整理档案，从而能够有效地节约人力成本的同时提高本企业的档案利用水平。
档案保管尤其是纸质档案等实体档案保管，需要专门的档案库房，专业的存储设备，以及防火、防霉、防盗等“十防”专业设备，如果小微企业自己进行档案保管，势必增加小微企业的管理成本。
小微企业通过档案寄存，将档案的保管工作交由外包机构负责，可以充分利用外包服务机构的专业设备以及专门档案库房，实现集约化管理，既节约保存成本又提高了档案的存储质量，保证档案安全。 第三，档案备份与恢复。
档案作为企业日常生产经营活动的记录，对于企业有十分重要的意义，如工程图纸、合同文本原件、各类技术资料等，一旦损毁将对企业造成难以估量的损失。
小微企业通过档案外包服务机构进行档案备份，可以有效确保信息安全。同时，对于已经损毁的档案资料，专业的外包服务机构能够通过专业技术手段尽可能恢复，从而将企业损失降到最低。 第四，实现纸质档案的数字信息化。
随着信息技术的发展，数字化存储信息以其存储容量大、查询速度快、信息易于编辑利用等特点，使得信急技术在各行各业得到广泛应用。在档案管理方面，纸质档案被电子档案取代是必然趋势。
由于档案数字化需要专业的技术人员和高性能扫描设备等专业设备，小微企业自己进行相关工作不仅要花高价采购相关设备，还要雇用相关专业人员，开支很大。
而小微企业档案数量不足，又会造成相关设备闲置，专业人员工作量不足。所以将这尸工作交由档案外包服务机构完成，既能够保证档案实现数字化，又能够提高人员与设备的工作效率，从而实现双赢。 第五，档案管理工作整体外包。
小微企业，特别是初创企业，因不具备相关管理能力，可以选择将档案管理工作整体外包，包括档案业务规划、档案编研以及具体的日常档案管理工作全部交由档案外包机构负责，实现档案管理工作托管。
实现档案管理工作整体外包后，小微企业只需定期或不定期与外包机构沟通，就能掌握本企业档案管理工作进展清况，有效降低管理成本，提高管理效率，理顺企业管理体系，帮助企业尽决走上发展的快车道。 第六，企业档案管理扩展服氛如档案查询上门服务档案销毁服务等。
对于档案查询工作，小微企业可以选择前往外包服务机构查询，也可与外包月陡务机构商定由外包服务机构上门提供服氛对于档案销毁，如果销毁的不完善，可能会造成商业机密泄露，故此小微企业可以选择专业外包服务机构利用专业设备帮助进行销毁。 文章转载于《中国档案》. 胡京津.科技型小微企业档案外包管理[J].中国档案， 2015(11)
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