会计师事务所审计档案管理 首席合伙人负领导责任2016年1月11日，财政部、国家档案局发布了《会计师事务所审计档案管理办法》(财会[2016]1号，以下简称《管理办法》)，并规定自2016年7月1日起施行。那么，新《管理办法》是在什么样的背景下出台的？有哪些亮点？对注册会计师行业本身有何助推作用？对上市企业和相关部门又有何影响？《财会信报》记者对上述问题进行了梳理并采访了相关专家。
进一步加强和规范审计档案管理工作迫在眉睫
随着我国市场经济体制的日益完善和资本市场的快速发展，合伙制逐步成为会计师事务所的主体形式，注册会计师的职业责任风险加速显化，职业责任约束空前强化，会计师事务所的审计质量与资本市场的信息披露质量越来越紧密相关并受到广泛关注。
会计师事务所审计档案作为执业活动全过程的“记录者”和执业质量控制的“见证者”，对会计师事务所、注册会计师防范审计风险、应对法律诉讼、保障合法权益至关重要。
但是，在信息技术的革新和审计技术快速发展的大背景下，我国会计师事务所的审计档案管理一直缺乏统一的制度规范，而近年来行业内重组合并等情况较多，如何规范审计档案归属和保管，如何顺应时代潮流引导电子审计档案的规范和发展等诸多问题，都成为亟待解决的迫切问题。
因此，业内人士指出，出台《管理办法》十分必要。虽然，这些年来注册会计师事务所的档案管理取得了很大的进展，但也同时存在着一些问题，例如，一些会计师事务所在档案管理方面不规范，在执业过程中，部分规模较小的会计师事务所审计档案在存放地点和存放措施方面不谨慎，容易引起档案损毁，或者，不注重会计档案的收集整理工作，出现缺少各种审计证据的情况，这些都无疑增加了企业的风险。
而近些年来，业内又存在着重业务档案管理、轻其他门类档案管理的现象，各会计师事务所对其他门类的档案管理各行其是。更有甚者，部分事务所的档案处于无人管理的状态。
基于这些存在多时的问题，新《管理办法》将在三个层面解决这些问题与隐患。
首先，完善了会计师事务所审计档案管理的制度建设，规范了会计师事务所的审计档案管理工作，保障了审计档案的真实、完整、有效和安全。
其次，提高了会计师事务所审计档案信息化管理水平，提升了审计档案的利用效能，合理降低审计档案的管理成本，切实减轻会计师事务所的负担。
再次，该《管理办法》的出台将促进会计师事务所优化内部治理，完善内部管理制度，增强风险抵御能力，实现健康可持续发展。
明确审计档案保管期限不得低于10年
《管理办法》共七章三十二条，主要包括总体要求、归档保管与利用、权属与处置、鉴定与销毁、信息化管理、监督管理、附则等七部分内容，较以往进一步明确了审计档案的范围、鉴定销毁制度和对电子审计档案的管理要求，并完善了审计档案的保管要求。
与之前发布的征求意见稿比较，正式发布的《管理办法》首先增加了审计档案的责任条款，并详细规定了对会计师事务所存续、终止时审计档案的保管要求，明确了会计师事务所对审计档案的管理责任，同时，要求会计师事务所建立健全审计档案管理制度，采用可靠防护技术和措施确保审计档案妥善保管和有效利用，严格遵守境外发行证券与上市审计相关保密和档案管理规定。另外，《管理办法》还去掉了“跨境监管合作中涉及对境外提供审计档案的，按照财政部与境外监管机构签署的监管合作协议或备忘录的约定执行”部分。
正式发布的《管理办法》首次提出会计师事务所要结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素合理确定保管期限，并要求最低不得少于10年，强调会计师事务所的保密义务，对依法依规调阅利用会计师事务所审计档案提出程序要求。
《管理办法》要求合并、分立、终止、组织形式转制但法律实体存续等情形下的审计档案在交回执业证书之前，要交与所在地国家综合档案馆或委托中介机构代为保管，同时，要签署书面协议。
《管理办法》要求会计师事务所要定期开展对保管期满的审计档案的鉴定工作，对不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的审计档案应按程序报批后销毁，仍需保存的审计档案应重新划定保管期限。同时，要求档案管理部门和相关业务部门共同派员监销，电子审计档案需信息化管理部门监销。
为顺应信息技术革新和审计技术发展的需要，《管理办法》跟随时代的脚步，要求会计师事务所要加强信息化建设，建立电子审计档案备份管理制度，强化电子审计档案管理，采取有效的存储格式和存储介质归档保存，建立健全防篡改机制和备份管理制度等措施，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。
在监督管理方面，规定会计师事务所从业人员转所执业的，禁止将属于原所的审计业务资料带至新所，禁止损毁、篡改、伪造审计档案，禁止将审计档案据为己有或委托个人私存，违反规定的要受到相关处罚。
国家层面的会计师事务所审计档案管理制度确立
根据近年来行业发展和商事制度改革等新形势，《管理办法》在现有档案管理法规制度和执业准则的基础上，建立了国家层面的会计师事务所审计档案管理统一制度，并建全了审计档案管理的三级责任体系，即首席合伙人或法定代表人负领导责任，指定的审计档案分管负责人负分管责任，审计档案管理人员负直接责任。
财政部表示，会计师事务所应当严格审计档案管理要求，提升审计档案管理水平。在开展中国内陆企业境外上市审计业务时，要依法依规做好保密和档案管理工作。
在具体落实方面，各省级财政部门和档案行政管理部门要高度重视，按照各自职责切实强化对会计师事务所审计档案管理的监督和指导，促进会计师事务所规范审计档案管理，发挥审计档案的保障作用，推动注册会计师行业持续健康发展。
暨南大学会计学教授丁友刚在接受《财会信报》记者的采访时表示，注册会计师行业的审计档案是最基本的法律文件，如果国家不发布一个管理办法来进行规定，注册会计师行业的法律责任就无法明确、无法界定，也就没办法实打实的落实。
丁友刚表示，国家一直在强调依法治国，所以各领域各方面的规章制度都应该要建立健全，这样依法治国才能真正得到落实。因此，建议内部审计、国家审计也应该参照这个《管理办法》来执行。
丁友刚认为，《管理办法》弥补了注册会计师行业法律责任方面的制度空白，保护了审计档案的权威性，增强了对审计档案管理的法律保护，有利于遏制审计档案管理过程中的不规范行为。
同时，丁友刚指出，《管理办法》的发布对每个人来说都具有积极意义，因为有了明确的规范，就意味着有了明确的行为规则，避免了由于模糊不清出现的误闯误撞的违规行为。对上市公司来说，在配合审计部门时，也必须要明确审计档案的规范性要求和意义。
丁友刚还指出，此次《管理办法》发布中，最大的亮点就是针对我国会计师师事务所变更重组比较频繁的情况，规定了审计档案的管理与归属责任的问题。该举措避免了由于一些原因带来的管理主体不明确的混乱现象。
《管理办法》的另一个亮点，就是确立了会计师事务所一把手对审计档案的领导责任。
针对该《管理办法》可能存在的一些问题，丁友刚认为，此次发布的《管理办法》，对会计师事务所审计档案的分类管理，以及对审计档案管理过程中的法律责任不是太具体和明确，建议应进行具体的细化与公布。 |
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