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工作方法不对活受累 教你几招告别'加班狗'

2016-03-19  濒江临海

曾经流行这样的一句话:“下班不积极,思想有问题”。当然,这只是一个段子,然而,下班不积极,很可能是方法有问题。工作方法不对,效率低,就有可能让当天的工作无法在规定的时间内完成,天天都有可能成为“加班狗”。今天,小编就来教大家几招。

合理、高效地利用工作时间的前提是学会时间管理。在这一方面,“四象限法则”与“番茄工作法”都是白领们大爱的管理方式,还没使用过的职场人士不妨试试看。

四象限法则

“四象限法则”是美国管理学家科维提出的一个理论,他把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

工作方法不对活受累 教你几招告别

(图片来源于网络)

第一象限:既紧急又重要

主要表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等,具有紧迫性及重大的影响,应优先解决。

第二象限:重要但不紧急

包括类似专业培训、长期规划、向上级提建议等,意义重大但不需要马上执行。

第三象限:紧急但不重要

类似电话、会议、突来访客都属于这一类,无须花费大量时间在这些事情上。

第四象限:既不紧急也不重要

大多是些琐碎的杂事,类似刷微博,刷朋友圈,与同事聊天等事情,在时间有限的情况下可以选择不做。

番茄工作法

番茄工作法与“四象限法则”一样被广泛运用于时间管理上。它由意大利人弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的。该方法简单来说,就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分:25分钟的工作学习和5分钟的休息,每专注完成25分钟的工作就短暂地休息5分钟,每4个番茄时段多休息一会儿。该方法能让人更高效地管理时间,告别拖延症。

编辑:伟霞

提高效率的9个技巧

1、制定工作计划

每天一到办公室就马上投入工作?NONONO!正确开启上班模式的第一步是制定工作计划,把今天的工作任务罗列出来,可根据“四象限原则”按照轻重缓急的顺序排列,再一个个攻破。另外,还可以采取分类型的方式,把相似的工作安排在一起,如打电话、查邮件等,批量化处理掉。

2、一次专注一个任务

高度专注,抗干扰。工作时建议一次只做一件任务并完全投入,工作起来会更有效。多频道来回切换容易分散注意力,或是混淆主次,到最后反而没有一件事情做好。

3、借用辅助工具

贴士板:帮你清晰地梳理今天的任务,把事情按类别分好,每完成一件就打钩。

时钟:采用计时的方式来完成任务,倒计时所产生的紧迫感能激发你的决断力和专注力,调动你的情绪和潜能。

办公软件:能用电子编辑代替的就不用手写,完成后建议用云工具备份,随时可以查看与更新。

4、整理好你的办公桌

优雅整洁的工作环境能给人带来愉悦的心情,更有利于激发人的潜能。美国管理大师坎特为不景气的公司管理人员提出的第一个建议往往是让他们把工作地点重新粉刷或是清洁一遍。每天花几分钟的时间,将自己的桌子收拾干净,下班后把东西归回原处,避免时间浪费时间在“找”上。

5、管理好自己的情绪

通常影响我们效率的,不是繁杂的任务和时间管理的问题,而是我们的情绪不肯好好合作。当你压根不想工作,不想干活的时候,你的工作也就这样被积压下来了。要学会给予自己积极的心理暗示,鼓励自己解决难题。

6、学会say no

承担能力所及的事情,不要因为觉得不好意思拒绝别人而成为“加班狗”。建议做一个“to do list”,当下一次别人不停地指派给你更多的事情,你可以将你的清单拿给对方看,明确的表示你已经没有多余的事情去完成对方要求的任务。

7、找人合作,别单干

个人的能力往往是有限的,不要因为怕麻烦别人或是担心被他人抢走功劳而一声不吭地闷着干活,有些事情,要善于利用你的同事、你的团队来合作完成。适当地寻求帮助更有利于问题的快速解决。

8、保持充电状态

适时地充电有利于提升自己的专业能力,如果你的专业能力越强,经验约丰富,那么你做一件事情比别人消耗的时间就越少,这时候你就需要考虑是不是可以接受更大的挑战,多做一些重要但是不紧急的事情。

9、休息

工作是一项长跑,不是50米冲刺,持续高压、连续加班是不可取的。当一件事情完成之后,给自己一点放松的时间,听音乐、运动、旅行等,暂时地忘掉工作,让身心得以放松,才能更好地投入下一场战役中。

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