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四问办公室管理:一位领导的办公室工作心法重磅必看

2016-03-29  超越梦想...

四问办公室管理:一位领导的办公室工作心法重磅必看

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【作者简介】:刘向兵,管理学博士,研究员。现任中国人民大学党委常委、副校长。


【石评】:本文作者是石头职业生涯的第一位领导,曾长期担任单位办公室主任。石头现在对于办公室工作的认识、做法和习惯,很多都脱胎于那几年领导的指导和锻造,领导很多的教导,当时不甚理解,却历久弥新,越琢磨越有味道。这篇文章根据领导当时发言、讲话整理而成,我们一起来听听看,在他眼里,如何管理好办公室?如何使用管理高学历的干部?如何使用副职?如何做好秘书?

四问办公室管理:一位领导的办公室工作心法重磅必看

一、如何管理好办公室?

1、树立“以人为本”的思想:管理好一个部门,首在用好人才。主要领导的主要精力,应当放在做人的工作上,因为做好人的工作,是管理好一个部门的关键。对干部应当无论年龄、学历、资历,均应一视同仁的给予关心、体贴、善待。要真挚的而不是程式化地、做作地与他们交朋友,善于经常地了解他们的喜怒哀乐,利益追求。

2、要给部门树立好目标:共同的目标,共同的价值观,是部门发展的驱动力。主要领导要致力于树立部门的目标,建立好共同愿景,让人人都明白这个愿景,明白这个目标,鼓励大家一起去努力。

3、建立好督促大家学习、交流的机制:建立学习型组织,例行的会议制度、交流制度、研讨制度非常有效。员工或骨干在一起沟通工作进展,通报工作安排,交流工作心得,营造学习气氛,在此过程中也可形成许多好的工作思路和建议,有助于大家进一步明确共同愿景,明确工作责任重大,是崇高的事业,光荣的使命,不断增强凝聚力、战斗力。

4、要激励每个干部勇于自我负责、承担责任:一些高学历干部成就感强,责任心强,要给他们大胆地压担子,鼓励他们勇于自我负责、承担责任。有了错误、有了失误,也要积极鼓励,不要让他们因此消极或消沉,变得不敢负责。

5、要善于发现和归纳问题:任何事业、任何工作都是在矛盾中前进的,问题、矛盾经常会产生。如同物理学中的“理想状态”一样,现实生活中,实际工作中的“理想状态”也是不存在的。同物理学一样,理想状态只是为了科学研究的方便,为管理学研究的方便虚拟出来的一种最典型的至纯至善的状态。作为主要领导,一定要善于把握事物的趋势,善于发现问题,归纳问题,找到焦点,这样才能正视问题,解决问题。要经常保持这样的敏感性、判断力。这是领导人不同于一般群众的最大特点。什么时候变得麻木了、无所谓了,什么时候就难以再前进了。

6、要重视总结、善于总结:良好的总结是工作的一半,是成功的一半。适时的总结具有几大作用,一是明确已经做过的工作,总结工作的成败得失;二是凝聚员工的力量,使大家有明确方向,有共同的成就感、荣誉感;三是让上级领导明确本部门的成绩,认可工作进展,更好地支持本部门的工作。

二、如何使用管理高学历的干部?

1、对于高学历干部总体希望与要求:总体而言,我们对高学历干部有三个要求,即“三要”:起点要低,目标要高,发展要快。“三要”是密切联系的一个整体,最重要的是起点要低,在工作上要放下架子,从头做起,要忘掉自己的博士、硕士身份,从点点滴滴工作做起;同时目标要高,在目标追求上要牢记自己的博士、硕士身份,“志存高远”;做到前两点,或者把前两点结合好了,也就保证了“发展要快”的要求。

2、充分照顾多层次的追求:高学历干部的需要追求有多元化、多层次的特点,用马斯洛需求层次理论分析,他们属于特殊人群,即在较低层次的需求还没有满足的时候,往往可以同时有较高层次的需求,甚至可以更为看重自我实现的需求。因此,激励他们的手段也应多元化,既重视物质利益的满足,也重视精神追求的满足;要更多关注他们对精神愉悦、个人发展乃至社会认可的追求。

3、善用表扬和批评:表扬和批评都是工作手段、激励手段,该用当用。但在对待高学历干部时,有些特殊的要求,因为高学历干部成就意识强,自尊心强,自省意识强,所谓“响鼓不用重锤敲”,所以要把握:表扬一一不吝表扬:及时表扬,当面表扬,公开表扬,书面表扬;批评一一慎用批评:过后批评,私下批评、口头批评,或者把批评变成善意的提醒,或者以长者、好友的身份推心置腹地谈心,婉转地引导;有时不加批评,而给他们一个将功补过的机会,如交给有关任务,给一个台阶,效果反而更好。批评有“四忌”:一忌情况不明就发火;二忌当着众人就发火;三忌当事人不在时在别人面前批评之;四忌在就一件事批评人时联系到其他事情,捎带批评。

4、不断提高自身的素质:高学历干部的价值观与众不同。他们更为认可有较尚学识、有一定学术水平、品性高洁、为人谦和的领导,一旦认定,就会努力地为这样的领导去工作,去拼搏,所谓“士为知己者死”是也。同时,与他们交朋友,除了日常的交往方式,还要善于以文会友,以学会友。这一切,都决定了领导者一定要带头学习,不断提高自身的素质,不断学习,以能赶得上信息时代的浪潮,与高学历的干部对话、学习、交流,以不断推进部门的工作。

三、如何使用副职?

1、要科学分工,明确职责:科学分工,明确职责。责、权、利分明,才能调动副职的积极性,密切配合,共同推进工作。正职的工作要尽量超脱一些,让副职具体分工具体科室、具体工作;在有多个副职的情况下,给他们的分工尽量不要交叉重叠,以免产生矛盾或其他协调上的麻烦。

2、要“抓大放小”:“抓大放小”。“副职要有权,正职要有闲”。要放手让副职去工作,去开拓创新;正职有闲,才能更多地去做人的工作,做思想工作,才能思考,才能发现和归纳问题,才能掌握全局,推进全面工作。要善于授权,不必事必躬亲,不要陷入大量的日常性、事务性工作中去。

3、要加强交流、加强沟通,加强协调:交流、沟通、协调是管理中的重要措施,重要环节,特别是正职和副职之间的交流、沟通、协调,非常重要。要通过多种渠道,建立良性机制,推进交流、沟通、协调,才能带动工作,才能带领群众,共同前进。

4、要勇于为副职承担责任:工作千头万绪,缺点、问题在所难免,副职有些工作没有做好,领导有批评或有微辞,正职一定要勇于为副职承担责任,不居功,不诿过,成绩是大家的,问题是自己领导的责任,只有如此,才能做好领导工作,才能有威望,才能获得副职和群众的信任。当然,勇于承担责任并不是无原则的庇护。

四、如何做好秘书?

1、要忠诚、勤奋、谦和、周到、多思、慎言:秘书的素质,有全面性。诸多素质中,首在忠诚,即对事业忠诚,对领导忠诚;勤奋是第一要务,因为辛苦,因为事业在发展,有大量的工作要做,有大量的问题要处理;谦和,是品质要求,无论服务的领导有多大,职位有多高,作为秘书的谦和是必不可少的,要谦虚谨慎,对人和善,不可有骄娇二气;周到,生活上、工作上要周到;要多想,多替领导着想,多思考问题;慎言,是指在公众场合注意少说话,少发表议论,否则别人会以为是领导的意图;同时,也切忌以领导的好恶去判断其他干部群众,切忌把领导的主观判断带到自己的工作中。

2、要善于处理复杂问题:分清轻重缓急,“弹钢琴”,忙而不乱,学会处理矛盾。可以概括为“帮忙不越位”,“协助不协调”,“服务不指挥”。所谓“帮忙不越位”,是指秘书是给领导帮忙的,不能越位去代表领导去发号施令;“协助不协调”,是指在工作中更多起协助作用,协调的工作,有领导,有办公室等职能部门去做,自己不要去协调工作;“服务不指挥”,还是指要把握好身份,不要自己去指挥有关部门工作。

3、要处理好与所在部门、其他部门的关系:要处理好与自己所在部门、科室领导和同事的关系,明确自己的归属,自己的家。要有整体意识,不可脱离集体,更不可凌驾于集体之上。要注意处理好与其他部门的关系,善于通气、善于交流。

4、要善于忍受委屈:学会接受批评,忍得了委屈,学会面对来自各个方面的议论。任劳任怨是秘书综合素质的体现。在领导身边,领导对秘书很亲近,也很严格,喜怒哀乐有时不回避,特别是工作中的缺点,往往会严厉指出,要善于接受批评;有时,这些批评不一定正确,但也要善于忍受,善于排解。

5、要有良好的心理素质。良好的心理素质包括良好的心理承受能力,良好的心理调节能力,良好的自我认知能力,良好的人际关系。秘书工作的特殊性,要求秘书必须具有特殊的素质,必须是“特殊材料制成的”。

6、要“眼观六路,耳听八方”。秘书是领导的助手,收集信息,了解各方意见,把握有关动态,所以必须“眼观六路,耳听八方”,才能满足领导的工作需要。当然,要实事求是。不能道听途说,更不能信谣传谣,误导领导。

(本文根据作者部分发言、讲话整理而成)

 

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