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利用Excel函数功能解决数据库历史数据迁移难题

 天涯军博 2016-04-03
 利用Excel函数功能解决数据库历史数据迁移难题
赵占云
随着档案管理现代化水平的提高,管理软件也不断升级,新老管理系统的数据库结构往往存在差异。如中原油田管理软件已由dbase、Fox、VF下的单机版升级到网络版,再到现在的PDEAMS8.0数字档案馆系统,数据内容几经迁移,每次都要修改数据结构。以“卷”为单位进行管理的数据库为例:早期的数据库中只有文件级数据,没有案卷级数据,到后期开发的管理系统,又添加了案卷级数据库,需要逐条逐字段录入,工作量非常大。如果利用已有的文件数据生成一些字段内容,就会减少大部分工作量,同时也能保证数据的准确性。此外,多年来使用Excel、Word、Wps等办公软件也积累了大量数据。怎样充分地利用这些宝贵资源,工作中我们利用Excel的函数功能摸索出了一些小技巧,与大家分享。下面介绍在Excel中由文件目录数据生成案卷目录相关数据的方法。
1整理原文件级数据:
1.1把原程序的数据倒成EXCEL数据,表名“文件”。按照新程序数据库要求规范各字段的名称,
下面按规定完成相关字段内容的添加。
1.2生成档号:档号由“全宗号、分类号、年度、案卷号”组成,在第一条记录的档号单元格内,输入“=C2&D2&E2&F2”点工具栏上“√”(公式输入完成后都要点“√”,下面不再重复说明)。复制档号列,“选择性粘贴-数值-确定”粘贴到原位。“文件”表字段及生成档号公式见图1
                图1图1.jpg
1.3在“页数”列后插入一列,在第一条记录的新生成列单元格内输入“=P2+0 ”
1.4复制新插入的一列,“选择性粘贴-数值-确定”粘贴到原“页数”列,删除新列。
1.5同样方法将“日期”字段数据转为数值型。
1.6按年度、档号、件号排序。
1.7核对记录条目数是否与台帐相符。
1.8“文件”表整理完成后,进行下面的操作。
2根据“文件”表数据生成“案卷”表数据
2.1拆分“件号”。(原数据 “件号”是由“档号+件号”组成),在“文件”表“件号”后插入列。选“件号”列,点“数据—分列”,“固定列宽—下一步”。见图2

图2图2.jpg
2.2在3位与4位之间点击,点“下一步”。
2.3选“文本”,点击“完成”,复制“件号”列和插入列,“选择性粘贴-数值-确定”粘贴到“案卷”列,删除新列。
2.4插入新表,名“案卷”。在“文件”表中筛选“件号”为“01”的记录,复制、粘贴到“案卷”表。“案卷”表按“档号”排序,核对案卷总数后修改“案卷”表结构。案卷库结构见图3
                图3图3.jpg
2.5在“案卷”表中K2格,键入“=M ATCH(B2,文件!$B$1B$20000,0)” 其中:B2:案卷库的第一记录的档号单元格;文件!$B$1:点中“文件”表“档号”列的第一个单元格就自动出来了;20000:大于文件库记录的数;0:找首位。
2.6在“案卷”表中L2格,键入“=MATCH(B2,文件!$B$1B$20000,1)” 其中:1指找未位,其余同上。
2.7求“起始日期”:在“案卷”表“起始日期”列M2格,键入“=min(INDEX(文件!$m$1m$20000,K2):INDEX(文件!$m$1:$m$20000,L2))” 文件!$m$1:点“文件”表中“日期”列第一个单元格。
2.8求“终止日期”:在“案卷”表“终止日期”列N2格,键入“=max(INDEX(文件!$m$1:$m$20000,K2):INDEX(文件!$m$1:$m$20000,L2))”。
2.9求总页数:在“案卷”表“页数”列O2格,键入“=SUM(INDEX(文件!$P$1:$P$20000,K2):INDEX(文件!$P$1:$P$20000,L2))” 文件!$P$1:点“文件”表“页数”列的第一单元格。
2.10求总“件数”:在“案卷”表“件数”列P2格,键入“=L2-K2+1”
2.11检查“案卷”表“件数”列的总和是否与“文件”表记录一致。
2.12选中“案卷”表复制所有的列,“选择性粘贴-数值-确定”。删除K列和L列。
3注意事项
3.1操作前要做好备份。
3.2.dbf格式文件,有备注字段的,不能直接倒成EXCEL文件,可先将.dbf文件转成.mdb文件,再由.mdb文件导成Excel文件后进行操作。
3.3如果是Word表格,也要先转换成Excel数据,再进行操作。
(作者单位:中原油田档案管理处)

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