如何让老板听我的－向上管理的撇步 对于新手主管而言，向上管理似乎比向下管理要困难，若是谈到说服老板，又更让人难以启口。说服只是一种沟通的过程，我们并不是要否定或是推翻老板的想法，而是藉由双向的沟通，让这个想法更为完整或是提出其他更好的答案，最终的目的无非是希望能让工作更为顺利的进行。 总是有些时候，你发觉老板并没有详细了解全部的事实，因此对于情势的判断过度乐观，低估了可能的风险；你听到不少顾客的抱怨，认为公司有必要改变某些作业流程，否则将严重流失客源；你想到过去曾经有过类似的成功案例，所以你相信这一次的提案一定可行……这些种种的情况，让你觉得有话要说，更需要让老板听到。 我真的需要老板听我的 「老板与属下之间的关系，其实是两个同样会犯错的人彼此相互依赖，」管理大师约翰?科特（John P. Kotter）说道。除了职务上的层级差别之外，其实你与老板之间，只是角色扮演的不同，有不同的职责，对事情自然有不同的认知或看法，也会有盲点存在。 老板非常需要你提供意见，帮助他厘清思考的盲点，做出正确的决策。通常高层的主管比较偏重大方向的思考，缺乏对于细节的了解，因此在做决策时很容易忽略执行面的困难或是阻碍。 更何况，当老板的想法或是决策有所缺失，倘若你什么都不说、不去说服老板，其实只会让自己的工作陷入更困难的境地，甚至无法执行，最后仍是你自己去承担失败的后果。 如果你真的对自己的工作结果负责，说服老板就是你不可逃避的责任，你的目的只有一个，就是要让工作能更顺利的完成。 然而，你必须认知到，说服的目的不是要对方完全接受我的想法，而是共同协调出双方都可接受的答案。 「说服并不是单向的去推销自己的想法，」南加州大学组织行为学教授杰伊?康格尔（Jay A. Conger）说道。我们都以为说服就是要对方推翻或是否定他自己原先的想法，百分之百接受我们的观点。 「其实，真正的说服是学习与协调的过程，」康格尔说道。在过程中彼此学习理解对方的想法，最后相互协调出双方都可接受的答案，「妥协也是说服结果的一部份。」 如果是这样说服，那就错了 以下便是一般人在说服时常犯的错误： 1. 在过程开始即坚定陈述自己的立场 我们常认为说服老板就象是商业谈判一般，以为在一开始时就应当坚定的清楚表明自己的立场，在过程中不断证明自己想法的正确性。然而，在面对老板时，这种强势的态度容易引起反效果。 呆伯特漫画的作者史考特?亚当斯（Scott Adams）建议，最好不要采取直接的方式，对着老板说：「我觉得……，我们应该……」，而是运用假设性的说法：「如果……，也许可以……」「有没有可能……」。采取建议性的态度，比较容易为老板所接受。 2. 说服是单一事件 说服是持续性的动态沟通过程，而非立即可获得解决的单一事件。康格尔认为，说服不仅发生在你与老板之间几小时的面对面讨论而已，还包含了准备、发现、以及对话的过程。 准备的过程除了你必须搜集相关资料支持自己的观点之外，更重要的是，在进行说服之前，你必须从各种角度去测试自己的想法：这会对其他人有什么影响？我的说明是否有不足的地方？还有没有其他可能的方法？老板对这样的想法会有什么样的质疑？ 此外，在说服之前，你也必须花费一段时间透过各种可能的对话机会或是观察，试着了解与发现老板的真实想法：在工作中他最优先考量哪些事情？他必须顾及到哪些层面？他的思考模式又会是什么？在说服时你才有可能找到正确的切入点，更容易打动老板的心。 另一方面，老板也需要时间做全盘考量，有些问题并非是一次的讨论就能决定的。「自我发现（self-discovery）是最有效的方式，你必须给老板一些时间自行得出最后的结论，」麦肯锡顾问公司资深顾问马克?马雷兹（Mark Maletz）说道。 3. 成功的说服在于内容的逻辑性与合理性 话是没错，但这只是成功说服的一部份，并非全部。还有其他重要的因素影响了说服的成功与否，包括了你个人的信用度、你是否顾虑到老板的立场、以及你是否感受到对方的情绪反应。以下我们将分别讨论强化说服力的关键因素。 看透向上说服的4大关键 如何说明你的内容、强化说服力，其实与内容的逻辑性与合理性是同等的重要。「一般人都太过注重说明的内容，却没有注意到如何运用技巧，强化自己的说服力，」米勒威廉斯顾客研究公司（Miller-Williams Incorporated）执行长盖瑞?威廉斯（Gary A. Williams）说道。 要能强化说服力，必须掌握以下4大关键： 1. 建立个人的信用 根据康格尔多年的观察以及研究显示，在说服时，多数人都过度高估了自己的信用。 在工作上，个人的信用来自于两方面：专业度以及人际关系。专业度代表的是你在某个领域所具备的专业知识，这可以从你过去所表现出来的具体成绩得到证明。另一方面，在说服过程中，你是否表现出对问题的深入了解，并对各种可能影响事前做好完整的分析。 至于人际关系的信用度，指的是个人的合群度。老板是否相信你是一位愿意接受他人意见、容易沟通的人，而非坚持己见、不容易妥协的人；你不是为了自己利益，而是为了部门或是组织整体利益着想；你是诚实、稳定、而可靠的人，不是情绪起伏不定、工作表现大起大落的人。 2. 运用生动的语言 你的说明内容必定会牵涉比较抽象的概念或是大量的数据，最好运用实际的例子，或是生活中所熟悉的事物作为类比，才能让资料产生意义，同时让老板能快速的理解。 举例来说，「增加×××的营业额，相当于多销售××××套产品」、「这套全新研发的数据库软件就好比是你的私人管理顾问，不仅可以即刻提供你需要的资料，更具备了资料比对分析的功能。」 3. 考量老板的立场 我们时常感觉身为老板的人总是性格保守，对于许多事情都抱持着否定的态度，似乎他唯一的目的就是反对。事实上，老板在行事作风上所表现出的保守倾向，多半时候是为了顾及不同的需求，必须在相互冲突的期望之间寻求最大公约数。 「当你处在组织的愈高层，就被愈多不同的势力所拉扯，无法自由的依据自己的喜好或是行为模式做事，」哈佛大学肯尼迪政府学院的领导教育计划主持人罗纳德?海菲兹（Ronald A. Heifetz）说道。 你的老板所面对的是更广大的组织网络，他所要解决的不只是工作的问题而已，更多时候他必须处理复杂的人际关系。这是你在说服时必须考量到的。 4. 不宜过度感性 你必须表现出对于自己的提议或是报告内容的热情与信心，但是也不要过度的感性，以免显得有些感情用事、不够专业。另一方面在说服的过程中，最好能一心二用，在陈述意见的同时，仔细观察老板的情绪状态，随时调整说话的语气。 顺着老板的风格说服才有效 成功说服的另一项策略，就是要因应老板不同的决策风格，随之调整你的说服策略。盖瑞?威廉斯经过两年的研究，观察1,684位来自不同产业的高阶主管的决策模式，最后他归纳出5种决策风格： 1. 魅力型：他们很容易被新的想法或是概念所吸引，而且可以快速的吸收大量的信息。不过，他们也相当的务实，除非得到相关的事实证明，否则原先的热情就会急速的冷却。 他们非常重视执行的层面，特别是执行过程的细节部分以及财务面的实质结果，因此在说服过程中必须加强这一方面的说明。 不过，魅力型的老板通常比较没有耐性，注意力持续的时间非常短暂，所以在一开始的时候就要说出重点，说话要简短直接，不要拐弯抹角。 2. 思考型：这是最难以理解、最难被说服的类型。他们对于控制的重视远超过创新的需求，而且对于风险的接受度偏低，因此喜欢不断的提问，只是为了一再确认可能面临的风险或是负面结果。 他们常常为了做一个决定，要求阅读各种市场调查、消费者调查、成功案例研究、成本效益分析等专业报告，希望能参考不同角度的分析与观点。 因此，他们需要较长的时间去思考，自己决定哪一种方式才是最可行的，所以最好不要自行为他们下结论或是提出任何的建议，否则就会被认为是过度热心、不可靠的。 3. 怀疑型：他们对于任何的信息都抱持着怀疑的态度，喜欢与人争辩。 与思考型不同的是，前者通常是对事不对人，但是怀疑型的老板则偏爱针对个人。思考型的老板通常不轻易表露自己的想法，怀疑型的老板则会毫不掩饰地大声说出自己的意见。 在说服怀疑型老板时，最重要的就是个人的信用。这类型的老板通常比较信任与他们有相似背景的人，例如同一所大学毕业的，或是曾经共事过的工作伙伴。你可以寻求具有类似背景的人为你背书。 不过，这类型的老板有一个好处，一旦他们确认这些想法出自于他们所信任的人，通常会很快就做出决定。 4. 追随型：他们倾向于根据过去的经验或是其他人的做法来做决定，深怕自己做出错误的决策。虽然追随型的老板态度较为谨慎，但并不多疑猜忌，他们只是希望有人帮助他了解自己所不熟悉的事情。 与其他类型的老板相较，追随型的老板是最容易被说服的。要能成功说服他们关键在于，你必须提出成功的案例作为证明，增加老板的决策信心。 5.控制型：控制型的老板厌恶不确定性以及模糊性，他们是理性的、精确的、客观的，绝不感情用事。他们通常只从自己的角度出发，不像追随型的老板可以站在其他人的角度思考。 他们总认为自己才是最优秀的专家，因此不太能接受别人给予的意见。你唯一能做的就是尽可能提供详细的资料分析，然后由他们自行做出决定。 通常他们内心的恐惧以及不安全感会左右他们的决定，而且会透过特定的行为掩饰自己的不安，例如过度注意流程的细节等。所以，要说服这类型的老板，就象是在玩猫捉老鼠的游戏，你必须从他的问题中搜寻他不安的线索。 「在面对老板时，我们都过于强调能否达成老板的要求，却忘了自己也有权力影响老板的决定，」欧洲管理学院（INSEAD）教授安德烈?罗伦特（Andre Laurent）说道。事实上，一位真正优秀的主管，不仅只是一位有效率的执行者，还必须是一位值得老板信任的忠告者。 向上管理随堂考 当你试图要说服老板或是影响老板的决定时，总是会有各式各样的状况发生。以下是《如何与老板成为伙伴》的作者杰瑞?维辛斯基（Jerry Wisinski）所设计的7道题目，请选择你认为最适当的答案。 1.我已经向老板提出建议，但是他却没有给我任何的回应，我应该： a.问老板：「你是否需要再花一点时间思考？」 b.问老板：「你是否有什么疑问或是建议？」 c.重复刚刚报告内容的重点 2.当老板提出相反的观点时，我应该： a.仔细的和老板讨论，化解疑虑 b.要求老板说明反对的原因 c.试图转移老板的注意力，不做任何评论 3.老板不认同报告的部分内容，针对这些部分我也已经做出回答，之后我应该： a.直接说：「好，那我就开始进行。」 b.问老板：「还有没有其他需要讨论的地方？」 c.保持沉默，等待老板是否提出其他不同的想法 4.老板已经同意我的提案，所以应该： a.直接说：「谢谢，」然后尽快离开 b.对于老板的支持表达感谢 c.和老板讨论接下来应采取的行动 5.我已经完成报告，老板也说：「你的报告非常好，不过有些重要的部分没有提到。」这时我应该： a.保持沉默，等待老板的指示 b.再补充说明其他相关的数据或是资料 c.问老板：「可否让我知道是哪些内容？」 6.老板只认可部分提案的内容，但是我认为除非他完全同意，否则无法执行。这时我应该： a.持续说服老板，直到他同意所有的内容 b.首先厘清我们双方都同意的部分，稍后再讨论意见有所不同的部分 c.直接放弃，反正要老板完全同意是不可能的事情，不如重新调整报告内容之后再讨论 7.当我向老板提出建议，他却回答说：「这个想法很好，但是我还要再考虑看看。」我应该： a.直接说：「好的，我再另外约时间讨论。」 b.询问老板是否认为报告内容有不清楚的地方 c.简短说明如果不及早行动，公司就可能丧失某些优势 随堂考解答 1.（b）你得先了解老板对你的建议到底有什么样的看法，才能开始进行下一步。 2.（b）你必须了解老板为了什么样的原因反对你的建议，是不是有其他的考量。 3.（b）不要以为一切就此拍板定案，最好再多问一次，确认没有其他的问题。 4.（c）如果你的老板同意你的意见，接下来最重要的就是决定工作进度以及完成目标。 5.（c）不要急着提出辩驳，询问老板到底是缺少了哪些重要的内容。 6.（b）知道何时该结束讨论也是很重要的，先搁置意见不同的部分，稍后再做讨论，或是寻找出其他替代的方案。 7.（a）也许你的老板有更重要的事情需要处理，不如另外找时间再好好谈一谈。
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