word2007应用技巧（二）

胡老剑客 2016-05-14

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忙碌的工作日过后，我们又迎来了轻松的周末，一年之计在于春，在温暖和煦的春风中我们一定要积极播下一年中学习的种子，等待秋天最美的收获！跟随昨天的脚步继续我们今天的学习，今天我们继续了解word2007应用技巧

Tips 6: 利用文档部件实现内容的再利用

对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的，例如个人的联系信息就属于这种情况。如果您每次都要重复输入这些信息，很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，Microsoft Office Word 2007提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独部件存储并方便用户再次使用。

（1）在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。

（2）切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。

（3）在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。

（4）在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，您刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，只需单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。

Tips 7: 使用更快捷的方法为文档插入目录

在先前版本的Microsoft Office中，您每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。现在，Microsoft Office Word 2007代替您完成了其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得非常简便。

（1）将光标定位在要插入目录的位置。

（2）切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”。

（3） “目录库”以可视化方式向您展示了各种目录的编排方式和显示效果，您只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。

Tips 8: 将文档共享给没有安装Microsoft Office 2007的用户

PDF（Portable Document Format）是一种国际通用的文档格式，现在已经有很多可免费下载和使用的PDF文档阅读程序（例如Adobe Reader）。如果您要将Word 2007文档以丝毫不变的风格发送给那些没有安装Microsoft Office Word 2007程序的用户观看，将该文档转换为PDF文件格式将是一个不错的选择。

（1）在Microsoft Office Word 2007中打开要发布的文档。

（2）在Word 2007主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】|【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。

（3）为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。

Tips 9: 快速访问您最常用的功能

Microsoft Office 2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。同时，Word 2007也为您提供了一种构造个性化工具箱的机会，您可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”（Excel 2007和PowerPoint也有）。

（1）回想一下，当您在Word 2007中打开和编辑某个文档时，哪个功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。例如，位于“视图”选项卡的“显示/隐藏”组中的“文档结构图”功能。

（2）在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中（位于Word 2007标题栏的左侧位置）。

（3）如果您觉得“快速访问工具栏”的默认位置让您的鼠标走了太远路程，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。

Tips 10: 轻松插入数学公式

在先前的Word版本中，向文档中插入数学公式是一件非常麻烦的事情。现在，Microsoft Office Word 2007将这项工作进行了彻底地简化，您可以在内置的“公式库”中找到很多常用的数学公式，或者轻松构造自己的公式，而且智能化的“功能区”会在您插入公式后，自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具也会自动呈现在您的面前。