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7个技巧搞定你的邮件

2016-05-14  时间变成水

7个技巧搞定你的邮件-内部会议笔记分享

“感觉自己一直被工作追着跑。我到底在忙些什么?”

本期我们邀请到学院的Anna老师与大家一起探讨管理电子邮件的话题,希望能够帮到大家。

“每天早上就是一大堆未读的邮件和需要处理的需求,逼得我喘不过气来……”

“放假回来得花上一整天处理邮件啊,很烦……”

“明明RTX可以沟通的,一封封邮件发来发去骚扰死了……”

……你是不是每天也是这样的感觉呢?有的人一上午时间就花在整理邮件上面,这样浪费了大量的时间。

邮件的发明,让我们有了更方便的沟通工具,但事实上也占据了不少的工作时间,增加了沟通成本。但如果有好的工作技巧,就能够体现你的专业能力,也能提高办事效率,避免重复作业与减少犯错误的机会,所以发邮件是非常重要的职场沟通能力之一。

学院Anna老师点评:

电子邮件的发明,让我们有了更方便的沟通工具,但事实上也占据了不少的工作时间,增加了沟通成本。但如果有好的处理技巧,不但能够体现你的专业能力,更能提高办事效率,避免重复作业与不必要的错误,所以发邮件是非常重要的职场沟通能力之一。

即时通讯还是邮件?用“简单”原则来决定

如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则,当一些简单的信息可以直接面对面沟通或是电话传达的,就不需要邮件来邮件去了。

当某些沟通的结论需要存档、记录下来或周知他人的时候,就必须发邮件了,因为这个时候用RTX留言或电话沟通,有可能导致信息的流失或遗忘,邮件这个时候就起到了相当重要的作用。

对于在线沟通的电子邮件,效率是第一原则,形式则是随意的。所以内容要简明扼要,一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在线沟通时都可以省略。

关注最重要的讯息

有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的讯息上。

作为收件方,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容,除非信件内容是有关近期内(例如两个星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。

前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的邮箱应该只剩下更少量的重要信件,但是并不表示你必须全部保留剩下来25%的信件。你必须判断这封信件:

1)是否与你现在的工作内容有关;

2)是否有提到你必须完成哪些事;

3)是否有说明应达成什么样的目标;

4)是否有列出可使用的资源。

如果不符合以上的条件,就直接删除或是回复给寄件人,请求对方尽快回复以上的问题。

节省写邮件的时间并增加对方响应的机会

记住写电子邮件实际上和你写一封信或面对面谈话是完全一样的,差别只是在传递的方式不同罢了。

要注意邮件沟通中的措辞,增加收件人的信息反馈以达到最好的效果。因为邮件撰写是为了给你的用户看,这种互动是透过计算机网络产生的,发件者经常会不自觉地“忘记”与自己真正互动的是远程的“人”。同时,许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突。

邮件的内容一定要精简扼要,逻辑条理清楚。每一个人的时间与注意力是有限的,电子邮件的内容愈精简愈好,不仅可以节省自己的时间,更能吸引收件人的注意,提高响应的机率,否则你的电子邮件就会成为对方90%的删除名单之中。

邮件主题一定清晰明了

邮件一定要有标题(Subject),因为有许多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让对方一望便知,以便快速地了解与记忆。

随便找一个以前的邮件直接回复是禁忌,这样的结果会让收件人误以为,这是针对以前的某一件事情的邮件,导致对方一头雾水,无法快速辨认。

回复对方邮件的时候要附上历史记录,不要把历史记录删除,否则对方不知道先前发生的事情和交流的内容。

不要随意改变邮件的主题,一件事情或一个产品的要保持一个邮件主题。

邮件内容尽量精简

在邮件中,首先你要说明主要目的和观点,只要写得清楚了,就不需要反复的沟通,邮件你来我往浪费太多的时间。然后,帮助对方将已解决和待解决的功能点逐一列出来。如果事情比较复杂,繁多的话,可以用1、2、3、4、5等编号注明。

多分段。表达要简洁,直接,明确。不要把很多事情写在一段中,显得非常冗长,没有条理性。

建议是必须有的。不能直接把问题抛给对方,设问和建议是邮件内容的两大要素。

多确认。如下一个流程接手人、问题解决人、具体的时间点等等。邮件的回答不再是“是”与“否”的问题,而是沟通与对话的过程。

谨慎选择发送邮件

特别提出的一点是,需要注意慎重选择邮件的接收对象。发送出去的邮件将会有可能永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此,在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句,以免他日落人笑柄。不仅如此,还须确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰,所以请将人数降至最低。

若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时,可擅用“抄送”的功能。在小范围内分享信息,用抄送是一个很好的办法。但需要注意的是,要区分接收对象是直接处理这封邮件的主要人员,抄送的对象是你希望(或者对方希望)能够看到的人,一般抄送的都是你或者对方的老板(比如投诉)、你的同事(信息共享)、或者一个相关的Group(群组)。

当你需要群发给很多人但是希望他们单独回复给你的时候,需要在邮件内标出明显提示,避免骚扰,甚至可以采用“密送”的功能。

用收件人的眼睛看邮件

“最容易阅读、理解、与回复的信件,最吸引我的注意。”这是职业生涯顾问专家比尔.约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时,引用一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

最前面两三行信息是最重要的。收件人在这部分要看明白你的主要观点,这样的空间可以让收件者在2到3秒钟的时间迅速浏览全部的内容。

要看明白关键点。若要表达对某一事情的看法,可先简要地描述事情缘起,再陈述自己的意见;若是想引发行动,则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚,收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议还是意见,因而造成不必要的误解或行动。

最后,要考虑他人计算机的容量。收件方所拥有的系统与硬件不尽相同,尤其公司内部的邮件是限制了空间大小的。为确保对方能读到自己发出的讯息,撰写邮件时应特别注意传送对象的邮箱是否有系统的限制、附件大小的限制,以免收到退件通知。

7个技巧搞定你的邮件-内部会议笔记分享

邮件的数字规则:

1)每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内。

2)超过20个字就应换行。

3)如果超过3行必须空行。

4)每一段中间要空一行,方便别人阅读。

7个技巧搞定你的邮件-内部会议笔记分享

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作者: 铁子-lohan.tie

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