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【职业化成长】工具2:用“80/20法则”分配时间

2016-05-17  韩思睿


卓有成效的管理者懂得,要使用好他的时间,他首先必须要知道自己的时间实际上是怎样花掉的。

——彼得·德鲁克

80/20法则的启示


80/20法则是意大利经济学家帕雷托提出的,他认为:原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间存在着无法解释的不平衡,一般情况下,产出或报酬是由少数的原因、投入和努力产生的,若以数学方式测量这个不平衡,得到的基准线是一个80/20关系——结果、产出或报酬的80%取决于20%的原因、投入或努力。举例说明:

80%的销售额是源自20%的顾客;

80%的电话是来自20%的朋友;

80%的总产量来自20%的产品;

80%的财富集中在20%的人手中;

20%的人口与20%的疾病,会消耗80%的医疗资源;

帕雷托认为:在任何特定群体中,只要能控制具体有重要性的少数因子,既能控制全局。这个原理经过多年的演化,已变成当今管理界所熟悉的“80/20”原理——即80%的价值是来自20%的因子,其余的20%的价值则来自80%的因子。

“80/20”原理对时间管理的一个重要启示便是:在我们所做的努力中,通常有80%的收获,来自于20% 的时间付出;另外80%的时间付出,则只带来20%的收获。

如何让时间发挥出最大价值

我们每个人每天都是有24小时,86400秒,一分不多,一秒不少,不能提前预支,也不能过期补上,唯一能做的就是把眼前的一分一秒高效地利用好,让他发挥最大的价值。

对一个职业人来说,工作时间内的每一分钟都是有价值的。职位越高的人,公司花在他身上的工资、福利和职务费用越高,他的时间价值也就越大,相应的时间管理责任也就越重大。只有做好时间管理,工作效率才会提高,你的价值才能得到体现或放大。

一般情况下,人们习惯先做喜欢的事,然后再做不喜欢做的事;或先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事,很显然,这些都不符合高效工作方法的要求。

80/20法则”给我们的一个重要其实便是:免将时间花在琐碎的不产生重大效能和价值的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。应该将时间花在重要的少数时间上,因为解决这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。

每个人的时间和精力都是有限的,有时,时间比金钱更显珍贵,但并不是每一件事都是重要的,都值得全力以赴,要想在相同的时间内做出不凡的业绩,就必须按事情的重要性有重点地去分配时间和精力。

重点做20%重要性是80%的工作

80/20法则用于时间管理,那么,20%的工作占整个工作80%的价值,而其他80%的工作占整个工作20%的价值。因此,我们要有重点地分配、使用自己的时间,集中80%的精力做20%的工作,投入其他20%精力做另外80%的工作,先做20%重要性是80%的工作,比如:只会见占销售量80%20%的客户,只批阅占80%信息量的20%的文件,听取20%下属80%的建议,出席起80%作用的20%的会议。

如果一天的工作有10件事要完成,依据80/20的原则,其中只有2件事是需要集中你80%精力和时间完成的,完成这些工作,你就可以取得80%的价值,也就是最大的价值,所以你要认真地挑选价值80%2件事情去做。而其他的8件事可以慢慢去做,或授权、委托他人去做,或另作安排,或暂时不做,因为这8项工作所取得的价值,远远低于你所选出的2个项目的价值。

因此,在你的工作或生活中,要把一些相对重要的项目挑选出来,专注于那些能产生80%效益的20%关键(核心)工作,对次要任务少花时间精力,忽略其他较低价值的工作或项目,专心致志地去完成高价值的项目。而不是花80%的时间只创造20%的生产力,把时间都浪费在不必要的地方。

如何运用这一法则

第一步,将你的工作全部列出来。

第二步,对工作进行如下分类:

价值80%的工作

价值20%的工作

事项一:

事项二:

事项三:

事项四:

事项五:

……

第三步,时间和经历分配:

价值80%的工作

价值20%的工作

事项一:需2小时集中精力

事项二:需1小时不受打扰

事项三:需2小时整块时间

事项四:可往后推

事项五:可委托下属


凡事都有轻重缓急,重要性最高的事情,不应该与重要性最低的事情混为一谈,应该优先处理。大多数重大目标我们无法达成的主因,就是因为把大多数时间都花在了次要的事情上,所以,必须学会根据自己的核心价值,排定日常工作的优先顺序。建立起优先顺序后,坚守这个原则,并把这些事项安排到自己的例行工作中。

帕累托定律告诉我们:应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。记住这个定律,并把它融入工作当中,对最具价值的工作投入充分的时间。“分清轻重缓急,设计优先顺序”,这是管理时间的精髓。


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