【铂略原创】高效人士的时间管理方法

本次铂略管理会计群直播邀请到的直播嘉宾是麦肯锡现任大中华区财务总监Crystal女士。

哇！赶紧给大家介绍一下！

作为一名职场精英，Crystal服务于麦肯锡十六年，从IT转到财务，先后在美国、加拿大、北京、香港和上海工作。同时，Crystal也是三个孩子的母亲，并且还是一个六年跑龄的跑者，每年保持两千到两千五百公里跑量。不仅如此，她还能够保证每年40-50本书的阅读量。今天她为我们分享的就是如何日理万机的秘密。

好棒！我已经迫不及待想知道了！

时间管理在近几年成为非常热门的话题，每人都觉得时间不够用。这种状况与社会进步相关，以往日出而作日落而息的生活节奏已经一去不复返，很多人会逐渐发现，工作与生活的界限变得模糊，工作内容也无法精准描述，业绩评估越来越主观且无法量化。然而无论外界环境如何变化，依然有很多高效人士存在。比如，美国总统奥巴马，无论日常工作多繁忙，每天都会固定时间运动。再比如，前麦肯锡合伙人、著名畅销书作家冯唐，日常工作也非常忙，但依然能够在百忙中出版畅销书。像这样的牛人还有很多，我们除了膜拜之外，如何以他们为榜样来提高自己呢？

时间管理的三个误区

1. 有了高效的时间管理，就可以从容应对全部日常事项。

很多时候我们看到的是高效人士外在的气定神闲，而往往忽视掉他们背后所做的功课。在麦肯锡内部有个比喻，人们形容自己是鸭子，水面上悠游自得，但水下的鸭蹼却一直在快速拨水。其实无论多牛的大神，他们的精力都有限。因此，时间管理在本质上其实是怎样分配时间的问题，很难做到雨露均沾。

2. 现有的时间管理方法很适用，所以可以一直采用，无需调整。

时间管理是一种动态平衡，现在好的方法，当情况变化时往往就不再适用。因此，我们需要根据事业或生活的变化进行相应的调整。时间管理是一个生活的组成部分，不可能一套拳打到老，要不停地重新权衡。

3. 时间管理要依靠强大的意志力。

日常工作与生活中，往往会遇到紧急的事情，因此就要放下比较重要的东西，长此以往便会产生挫败感，怀疑自己没有强大的意志力。其实，好的时间管理可以减少自身的压力与焦虑，给予自己信心。因此，无论你是否有强大的意志力，都可以马上尝试。

时间管理的一大原则：要事优先

（putting your priority first）

由意大利经济学家帕累托发明的二八定律讲到，任何一组事物，最重要的部分占20%，其他非重要的部分占80%。应用到时间管理方面就是，那些重要的、需要自己做的事项占20%，剩下80%的事项要么不做，要么委托给别人做。那么如何来确定这些事项呢？

第一个维度，是明确什么对你来说是生活的重心。这来源于自己对身份的认同。每人在社会中都有多重的身份，家庭身份，工作身份，社会身份等等，这些需要首先考虑清楚。

第二个维度，是明确哪些属于紧急但不重要的事项。很多人感觉到，每天工作都像救火一样，随时都在赶时间，一些重要的事情反而没时间做。不妨我们首先主观接受现状，即自己有可能会被打乱计划，并慢慢学会顺水推舟，借力打力。

第三个维度，是明确哪些事项必须亲自完成。比如在工作中，哪些工作必须亲自去做，哪些可以在你的指导下由团队去做，甚至哪些可以不做，这些要不断摸索。同时要在事前把情况与领导落实好，确定具体需要去做的内容，以及每一个事项的时间点，以便与自己的团队交待清楚，给他们足够的指导就可以了。

这就是要事优先，确定三个维度，确定自己的20%，在多重身份中做好自己的选择，然后区分哪些是最重要的，哪些是紧急的，哪些是必须亲自去做的。

时间管理的两大方法

1. 统筹事项并分解成单个目标。

在工作中，很多人会时常感到焦虑，觉得遗漏了很多重要内容。这来源于自己的不确定性，记不住已经做的内容，不清楚需要做的事项是否都已完成，好像电脑的内存全部被占用的感觉。在我们的事业初期，每天的to do list可以有效清理，而当事业进一步发展时，发现日常事项永远无法全部完成，此时就会产生焦虑感。尤其是如果list上不是自己完全需要做的事，这种焦虑就随之而来，开始不确定自己是否记得清，感觉脑子里塞满了内容。此外，知识工作者的特点之一是，很多工作内容没有标准答案，需要更多的思考，从而无法分解现有的工作。Crystal为我们分享了一本书，David Allen的《getting things done》。David Allen作为GTD专家，在书中讲解了如何划分工作并跟踪，比如一件事先要确定是否要做，然后确定是否要亲力亲为，或是分配给别人，再之后是要不要立即完成，还是日后作为一个项目去做，具体可以参照下图。

说到项目管理，其实并不局限于工作项目。通常情况是，很多问题有想法，但没有具体细化，容易导致拖延症。而如果能将项目分解成很多不超过两分钟的小步骤，事情就可能会简单许多。其实项目管理的概念在工作中应用更多。比如今年公司的转型计划，如何去协助CEO推进，这是一个很大的项目，但如果分解到比如今天要跟sales谈谈市场走势，明天与HR聊一下今年的recruiting有什么计划等等，看似漫无边际的大项目也可以稳步进行，顺水推舟了。

2. 多任务处理（multi-tasking）

有一些可以自动完成、无需动脑进行创造的事情，就可以进行multi-task。比如在开车的时候，可以收听podcast或者网络电台，这两件事都可以自动完成，而且比较熟悉。推而广之，生活中很多事情可以尽量自动化，比如很多像乔布斯、扎克伯格、周星驰这样的名人，平时的着装搭配很固定，等诸如此类不是很重要但必须完成的事情，就可以通过逐渐养成习惯，从而达到自动化的效果。有一个“装满瓶子”的命题可以拿来参考。有一个瓶子，被一些大石块装满，然后还可以再放一些小石子，当小石子无法放入后，其实还可以再放进去一些沙子。同理，在计划时间时，先放入占用大块时间的无法变动的事项，然后用小的较灵活的事情填补，最后用最小的可以multi-task的事情进一步填补。Crystal本人就会在每天一小时晨跑的时候用来听有声书，日积月累就有了很客观的阅读量。

最后要提醒大家，身体是最重要的，健康问题在工作忙碌时经常会被忽视。建议每天花半个小时到一个小时，无论用来跑步、散步、冥想或其他运动，对自己都是长远的投资。

本文为铂略财税原创文章，如若转载请务必标明来源，侵权必究，谢谢配合。

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