【随笔】如何成为一名合格的EXCEL大表哥

文

王剑表哥

首先，本文所谓的大表哥（或大表姐）是指电子表格软件的高手，不是指戴名表的主儿。

其次，人生成功的路径千万条，成为EXCEL大表哥（或大表姐）只是其中一条，甚至都算不上一条。学好EXCEL只是为了让自己干活时轻松愉快点，减少加班时间。所以，不要像强迫症一样，非得刻意学习EXCEL，一切按实际工作需要来。当然，EXCEL发烧友除外。

所以，如果你有兴趣，工作中又有实际需要，那么请随我们一起踏上EXCEL之旅。

一

认识电子表格

电子表格软件是数据处理软件的一种，主要功能是针对中小型规模的数据表格的整理和分析。而针对大型乃至超大型数据表格，你最好改用数据库软件。

我最早接触的电子表格软件，是UCDOS系统下的UCTAB，当时还是高中，我在我母亲的那台用于控制机床的586电脑上发现了这个软件。相信下面这个画面依然深烙在很多老江湖的记忆深处（可惜我没找到UCTAB的截图）：

其他电子表格软件还有多，支持国产软件的朋友可使用WPS Office表格，而支持开源软件的朋友可使用Apache OpenOffice Calc。

但占据行业龙头宝座的，毫无疑问是Microsoft Office Excel。

EXCEL不但是电子表格软件的行业龙头，也是行业标准，而且已成为很多做作业者不可或缺的工作软件，功能强大，体验良好，可以出色地完成中小型数据表格的存储、处理和分析功能。

但是，大多人（包括我自己）平时也就使用其功能的10%左右，其他功能，要么是工作用不到，要么是自己根本还不知道有哪些功能存在……可能后者居多。

二

表哥成长三步曲

我们大致划分了EXCEL技能的三个阶段，即入门、进阶、高手。当然，我不会告诉你我处于哪个阶段。

（1）入门级

首先当然是入门级，或称扫盲级。主要是掌握数据的录入、引用（还记得本科课上第一次听老师讲相对引用、绝对引用时的云雾缭绕感吗？）、设置格式、排序汇总等基本功能。简言之，就是把一张像样的电子表格做出来。

相信大多数朋友已经越过入门级了。

（2）进阶级

在进阶阶段，要学会所有菜单功能，学会数据透视表（还记得数据透视表初次亮相时的惊艳感吗？），掌握一批函数，最好会编简单的宏。

当然，需要掌握哪些函数，这视工作内容而定，不能一概而论。可能有些函数你一辈子也不会用到，不必浪费时间。比如我，刚刚工作满十年，前面五年在企业财务部，后面五年是证券分析师，所用到的功能就差异巨大。

但总有那么几个经典函数，可能是学习过程中必过的“门槛”，比如IF、VLOOKUP。

IF函数

IF是最为基础的逻辑判断函数，单独使用时相对简单，即IF(a,b,c)，当a为真时，则函数计算结果是b，否则是c。

但层层IF嵌套时，令人眼花缭乱。如果你会编程，相信对这个IF的使用会非常熟悉。

VLOOKUP函数

而VLOOKUP（还有HLOOKUP）则曾经为我们解放过巨大的劳动量，居功至伟，不学会它就绝不好意思说已进阶。

它的功能是：先有一个值（比如“张三”），我们要在EXCEL表格的一块指定方块区域内（这块区域的第一列里面可能有一个“张三”），在这块区域的第一列找到这个值（“张三”），然后取张三所在的这一行的第几个值。

（3）高手级

作为EXCEL高手，你自然要掌握数组功能和VBA编程。我已很久没用过这些功能了，证券分析师所用的估值模型里似乎还真用不到VBA。但以前从事企业的管理会计和预算工作时，面对一堆一堆的各种数据，真的得用上各种武器。还是那句话，学EXCEL不是为了争夺江湖地位，可以视自己工作需要而定。

当然，这里只能把成长路径三步曲说一遍，而真正的成长，却没有捷径，只能自己看帮助文件、查网络资源、看书、请教等方式，一点一点积累技能。所以，现在马上开始吧。

三

你得“知道”函数

函数是EXCEL里预设的一些固定小模块，能够进行一些固定的算法。EXCEL有几百个函数，没有人能够全部记住并熟练运用。但最重要的，你得先知道有哪些函数。

有些函数，你不知道也就罢了。比如SUMPRODUCT函数，它的功能是把两列数据的对应项相乘，再把几个乘积相加。作为一名证券分析师，你或许马上可以想到，在计算某企业的多种产品（它们有不同单价）的总销售收入时，可以用到该函数。比如下图C12单元格所填的各类蔬菜的销售总额。当然，你不一定认识这些蔬菜，因为是用我们方言写的。

但有时，你若不知有此函数，也不会有多大代价，因为EXCEL的加减乘除公式就可轻松把两列数字相乘，再把各乘积相加，并没有多少工作量，也不容易出错。

但是，有些函数你若不知，则可能是悲剧。比如，你每月拿到公司所有客户的收入明细数据，但你的老板说没必要把这么详细的表格放到报告里，可以把所有客户按华东、华南、华中等做个大区划分，分区统计收入，画个饼图即可。

这时你会用到SUMIF函数。先在客户名后面增加一列（辅助列），为每个客户填上所在区域（华东、华南、华中等），然后就可用SUMIF函数分类统计各区收入总额。

而若你根本就不知道有这个函数，那么你可能不得不写一个多项相加的公式，比如：

客户数量巨大时，这个公式会很长，并且容易出错，出错了还不容易查。而且，要修改时（比如某个客户搬家了……），也极不方便。

但，最关键的是，你得先知道有这么一个函数，能够实现你要的功能。至于这个函数的参数怎么填，则上网搜索一下便可，不是难点。难点是你得知道它的存在。

而如何去知道有这个函数呢？这也没有捷径，找本函数手册（现在就打开网上书店买一本），把所有函数全阅读一遍。不用当场背下来，知道有这个函数就行，用到时搜索得到即可。

随着你学会的函数越来越多，很快会出现大量函数嵌套的公式，即函数套函数。这里有个小技巧，就是如果实在看到多层函数嵌套的公式会头晕，那么有个有点笨但很值得提倡的办法，就是分步写公式，留出中间变量。这可能会导致多占用一行或一列表格（辅助行或列，可隐藏），但我相信现在的计算机硬件完全能够应付这点资源占用。而且，这能使事后查问题或其他用户阅读表格时，轻松很多。

四

最后的关键一步：友好的表格

当你掌握了上述所有菜单功能、公式与函数、数据透视表乃至数组、VBA之后，已经能够编制出一张酷炫的表格了，但也先不要得意太早，你和真正的大表哥（或大表姐），可能还有一步之遥。而且这一步是极其致命的一步，可能关系到你的客户或老板拿到你的表格后，是叫绝还是骂人。

记住，表格和研究报告一样，是给人看、给人用的（不能只有自己看得懂）。我们工作中需要的，是能够让用户体验良好的数据表格，而不是一堆数据迷宫。为此，我们还要对你所交付的表格，至少提以下几点要求：

（1）科学的内容分区或分页

表格内容若有点庞杂，就需要划分功能区，包括：数据区、输入区、计算区、结果区、图表区、注释区（有些可选）。其功能分别是：

表格分区

数据区：相当于原始数据的数据库，大堆原始数据的有序存储；

输入区：输入一些可变的变量（或参数），可按需要随时修改调试；

计算区：以数据、变量为起点，经过一定计算，包括计算的过程和中间计算结果；

结果区：最终需要的计算结果；

图表区：把主要的结果画成图表，直观展示出来；

注释区：如果表格过于复杂，用户拿到后没办法一眼就弄懂，可设置一个注释区，对全表作说明。有些注释则会分布在各个单元格。一定要重视注释（程序员最懂）！

因为用户不一定需要阅读上述所有区域，所以作好清晰划分。有必要时，能找到该区域，作一步细究或修改。

表格分区，可以是同一表页（sheet）内的不同区域，也可以把单独一个表页作为一个区（比如数据区单独放一页或几页）。具体划分方式视具体内容而定，不一而足。

比如这是一个解一元二次方程的表格：

而若碰上表格内容自己有系统的逻辑顺序，不宜打乱，不便分区的（数据、变量、中间计算结果、最终结果等均按逻辑的顺序排列，不宜打乱），那么则一般采用上色法，即在同一表格中，原始数据、变量、中间计算结果等使用不同的字体颜色（或单元格底色）。证券分析师的估值模型一般属这种情况，因为模型一般按公司的商业逻辑来排序。

此时，我们会得到一张五颜六色的表格（比如下图，粉红色代表输入的变量，可修改调试；蓝色代表在其他变量和数据基础上算出来的值，里面填的是公式，不用修改）。

这分区或分页，本质是一整套表格的形象规范，最好是整个团队、整个部门统一，以便成员在合作处理一些表格时，可以轻车熟路，一目了然，大大提升沟通效率。所以，如果你是团队或部门负责人，不妨马上开始制定一套这样的形象规范。

（2）可供用户调试变量

前面，我们为表格留出了输入区，里面是一些可调试的变量。用户拿到表格后，可以通过修改变量来调试结果，这是EXCEL最好用的地方之一。

但有时，用户突发奇想，想修改下某个中间计算结果，怎么办？

比如，企业模型中，销售成本率是一个中间计算结果，其最底层输入的变量一般包括各种原材料的单价、耗用量、收入等。而用户并不想那么啰嗦，只想看一下销售成本率如果从40%降至30%，盈利会如何变化。此时，他会发现销售成本率那个单元格里面是一个公式，如果直接在这单元格里输入30%并保存，那么公式就没了……所以他可以调试，但不能保存（可以另存为……）。

为此，一个良好的习惯是，在中间变量旁边再留出一个单元格（辅助单元格），辅助单元格直接取中间变量的数，后续的计算再从辅助单元格中取数。用户想调试中间变量，则在辅助单元格中改他想试的数。试完后，可改回向中间变量取值。

（3）清晰的最终结论展示

作为一名合格的大表哥（或大表姐），对用户的体贴是我们所需要做的。

请把表格最终的主要结果最为直观的列一页，内容或简明清晰越好。一张优异的表格，呈给用户的是结论，而不仅仅是数据。

尽可能使用图表，它终究比文字直观。

最后，请设好打印里的“页面设置”，把结果页刚好设置在一张A4纸内，方便用户直接打印。除非你相信这文件是绝对永远不需要打印的，但我从来都深信我的作品是值得打印收藏的。