|
“头脑风暴”集体自由讨论专题
8.你为什么进行头脑风暴会议
翻译：郑伟 四川省广汉中学
你需要首先决定的一件事情就是你是否需要使用头脑风暴会议。一个头脑风暴会议用于生成新观点和问题解决的新方法。它不应该仅仅用于分析或作出决定。当然，你将需要分析和判断观点，但这是后面做的事，而且分析过程并不包含头脑风暴技巧。
一个头脑风暴会议的定向目标必须是针对一个特定的主题，否则你会冒着把将来的会议搞糟的危险。你必须定义问题区域或你想为了产生观点的机会区域。你必须拟订一个特定的问题-机会（probortunity）的陈述，它描述你欲达到的目标。这份陈述不能暗示出问题解决的典型方法可能是什么，因为这将阻碍观点的生成。
计划一个头脑风暴会议来调查你愿探究的兴趣领域是完全可以接受的。因为你不依照普通的培训方式,所以你对这个领域没有固定的观点，能够经常准确地发现新观点和市场。有创造力的思想者时常建议,在你对一个特定领域进行研究之前，你应该生成你自己的观点，因为如果你遵照其他人做的，你就会按照普通的思考方式进行思考，作出一样或者相似的回答。
一旦你有一份最初的问题-机会陈述，你就应该决定一个头脑风暴会议是否适当。实施一个目前已知的问题解决方法，把宝贵的时间花在更重要的问题-机会上，仅仅这样做就可以节省时间和成本。一些问题最好通过计算机模拟或数学计算来解决，因为你不必需要观念的转变。如果你已经有几个问题解决方法，你想做的事仅是决定选择一个来使用（这通过分析来做），那么你不应该计划进行一个头脑风暴会议。如果你将忽略其他每个人所提出的建议，那么你不应该浪费他们的，或者你的时间。
决定你如何进行会议和谁参加
假设你现在有一个描述你欲达到的目标和调查内容的问题-机会陈述。你也已经决定了头脑风暴是调查的最有效的方式。
现在你需要决定你将如何进行会议和谁将参加。根据主题和参与者来调整会议风格和会议管理非常重要。
首先你应该决定主持会议的人物－－促进者。这个人需要介绍会议,注意时间和确保大家服从规则。这个人将促进会议使其进展顺利，而且确保参加者觉得舒服和参与到过程中来。如果进展减慢下来，他们也将负责开始另外一个新过程。
中心促进者通常是你。但是你应该小心，不要在这个角色里主动选择你自己。如果它是一个敏感的议题而且包括对你的职位的评估,也许你不应该在那里。或者，你作一个参与者而不是促进者可能更好。或者，你可以从另外一个部门或从公司外雇用一个促进者，这样来消除偏见。
下一步你应该决定谁来参与了。自然的倾向和最容易的选择是把你小组的同事和来自你的部门、团体或公司的人聚集起来。这是通常发生的事,通常也很凑效。如果你更自信，那么你应该邀请通常不与其共事的来自其他部门、团体或公司的人。你现在可以溶合更多不同个性，这可能使观点有更宽的视野。
小组大小通常在四人到三十人之间。更多的人意味着意见分歧可能也更大。但是如果每人没有被给予足够的时间来提出建议，更多的人也可能引起紧张或挫折。
准备房间和材料
很明显，房间的选择取决于我们可得到什么，如果得不到理想的房间，这个问题就靠你的创造力来解决了。我们作出下列各项提议，你应该使他们适合你自己的情况：
请尝试我们的30天试用期的专业软件(头脑风暴工具箱)来进行使你的头脑风暴会议。你可以搜寻新观点，用来激发出无数的新观点。
我们对一个大约12人小组的建议：
安排参与者围成圆圈坐下，不要留下桌子的"头"。,尽管一套围成圆圈的桌子是通常的解决方法，但比较理想的是一张圆形的桌子。不然的话，一个宽广的U形布局比较好。这会使每个人感到都平等，而且当人们开始提出观点时，你可以发现开始会议的人成为了小组的一部分，而且你可以不用逼迫任何上级就能扮演一个相等的角色。你可以在成员们后面(大约每两个人一个)放些便笺和一些彩笔。每个人也应该有一个笔记本和一只钢笔，这样以便当他人大声说出来的观点在别处被写下的时候,他们可以同时写下他们个人的观点。确保在任何阶段不要漏掉观点。与可能得胜的问题解决方法相比，额外便签的费用是微不足道的。
(如果你正在使用高级技巧，那么你会增加额外的材料,如一台计算机和我们的头脑风暴工具箱软件或特殊速卡等)。
如果你想要展示问题-机会的描述和任何背景信息或照片，你也许需要一台投影机。
有空间移动桌子的房间，而不是使小组相比之下感到较小的房间比较理想。舒服桌椅附近的桌子上放点点心有用的。在圆圈的中央提供一个物体供人们在思考的时候有东西可以凝视，这样就在提出建议时消除了直视他人的脸的必要性。
一位热衷的秘书(或两位)非常有用。他（们）的工作不仅要抓住观点，而且也要记录下来。这就减轻了对促进者的压力，他能够花更多的时间来指导过程。
变为更小的小组
较小的小组更容易控制，但是有更少的人来使过程顺利进展下去。高级技巧对观点的提出就非常有用。
一个非常小的小组更像"速射"（quick-fire）交谈，可以围坐在一张便笺覆盖了整个表面的圆桌。每个人能同时增加他们的观点。
尝试把小组移得更近，以便他们不觉得相隔遥远。
变为更大的小组
如果是很大的一个小组，把人们安排成一个圆圈又不隔得太远以使他们感到不是小组的一部分，要做到这点是不可能的。在这种情形下，你需要一个剧场风格的座位安排，让促进者坐在前面。
当人们等候轮到他们发言的时候,他们的观点可能会丢失。所以如果你需要一个麦克风或喇叭，那么很有可能小组大得不适合进行头脑风暴会议。如果你想在这样大的小组中进行头脑风暴，那么你需要让每个人在便笺上或在电脑上写下他们的观点,使用一些观点作为激发，以帮助人们进行他们个人的头脑风暴和在后面收集便笺。
准备参加者和议题邀请
当你知道你将邀请谁，而且它在什么地方举行时，你就需要邀请每个人了。
首先搞清楚什么时候你可以得到你需要的房间和你能否有用到的所有设备。搞清楚它可用的三个不同时间(如果能的话，为它预留三个时间)。
通过邮寄或电子邮件发出邀请，告诉人们时间、地点和会议持续时间。为你建议一个最适合的时间和地点，指定一个他们应该已经答复的日期。告诉他们你需要一个答复，无论答复是行还是不行。让他们知道头脑风暴会议的主题，让他们知道你是多么感激他们的帮助。
你可能需要提醒他们在截止期限之前答复。
如果截止期限到达了而你的客人太少,按照你计划的后两个时间发出邀请，问他们能参加哪些。如果他们也不能够参加，那么你应该不再问他们，你就应该举行一个较小的会议。记住去取消任何你不需要的预订。
谢谢每个人所作的答复，告诉他们会议最终的地点和时间，邀请那些说如果他们情况有变就不能来的人。
网络地址：www./webquest/brainstorm08.htm
原文地址：http://
发布时间：2003年05月23日
|
