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员工信息表是众多人力资源管理表格中最基本一张。 员工信息表通常包含员工基本信息表和工资项目明细表两张表格，所汇总的内容就是员工基本信息、员工职位信息和员工薪酬与劳动关系信息三类信息内容。 表格的设计并非通常大家所认为：只要我们把所需要的内容全部放进去就行了的，合理的表头设计可以确保以后管理工作使用的更加便捷和有效率，同时合理的表头设计也可以使得表格整体显得更为美观大方，方便使用者一目了然地获取信息。 那如何做到合理的表头设计呢？ 其实也很简单。对信息内容进行适当分类，相同类别信息尽可能相近排列。对于下面有“子项目”的“类项目”栏是否要进行合并单元格就必须考虑在后面制作“数据透视表”中是否有涉及，如果有涉及的话就保持默认的单独单元格模式，而不一个去合并；如果涉及不到“类项目”使用的，那就尽可能地去合并单元格以实现表格的美观。这就是表明在表头设计过程要遵循的一个原则：以实际使用第一，美观第二。也就是说不能因为要考虑表格的美观而忽略对实际使用的要求。 同时，在表头设计过程中也尽可能要考虑目前人力资源管理工作的发展趋势，以确保我们现在设计的表格不至于因为需求地不断变化而不断重新设计，显然只要做是很浪费精力和资源的。 举一个简单的例子：我们现在许多人力资源管理表格中对于“姓名”这一信息的，通常用一个单元格来描述，当然，这对于我们实际使用不会有多大的问题。但是换个角度来看，如果我们的企业是一家跨国企业，作为跨国企业最主要的一个特点就是员工不只是来自于国内不同地区，更是来自于世界不同国家，由此带来一个问题就是，中国人和外国人名字中的姓与名排列顺序是不一致的，那我们表格中姓名还只有一个单元格的话，就不能同时有效地表达中外不同名字排序，这对实际使用过程中也会带来一些不便，这就需要我们进行适当调整，把姓名栏分成“姓”和“名”两栏。 在设计表格过程中要充分考虑信息收集的两个非常重要的规律，以便于我们后续信息使用的延续性和工作效率的提高。 规律一：信息的唯一化趋势。 作为一个人的信息管理为例，在我们国家有多个行政职能部门在负责管理。印象最深刻的应该是公安部门了，我们都知道，从一出生开始我们就需要到公安户籍部门办理户口登记手续，然后等满16周岁申领居民身份证，考上大学之后还要迁转户口等等，这一系列的手续和工作都是对个人信息资源的管理。同时，如社会保障部门、民政部门等又因其各自的职能管理范围，都对每个人的信息进行相应的管理，各个庞大的而又不同信息管理系统之间如何去链接和联系的呢，关键就是锁定一个信息，并将它进行唯一化，使之各个系统均能认可它，并由它来关联起所有不同的信息，这个信息——就是“身份证号码”。 了解到了这一特点之后，我们在人力资源管理过程对于要获取一个人的信息时候，就可以将某些信息进行关联处理，这将大大提高我们的工作效率。比如前文所提到的“身份证号码”和“驾驶证号码”、“社会保障号码”等等都是一致的、唯一的。 规律二：信息的关联性特点。 在诸多的员工信息当中，某些信息是相互关联，比如工龄和入司日期是紧密关联的，当要计算员工工龄的时候，就必须清楚地知道员工是什么时候进公司的。除此之外，比如员工职位、职级和享受的各项津贴补贴是紧密相关的。注意到这一特点，在我们收集信息的过程，就会有针对性获取相应信息，而与之相关的一些信息则通过一些技术手段进行自动提取或计算。 |
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