史上最强“工作邮件”攻略~

说到每天必定会处理的工作内容，

工作邮件当仁不让，

可是你真的会写工作邮件吗？

为什么有些人平时看起来和大家没什么两样，

却平步青云？

有的人做得很多却很少被提拔？

重点就是你的工作邮件是不是能让你闪光，

不想因为工作邮件和高薪资失之交臂？

别急，小薪教你怎么写好工作邮件~

工作邮件的用途

工作邮件用途：简单而且重要的事项沟通

日常工作中的沟通有三种形式：面谈（会议），电话，邮件，并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。

◆  简单而重要的事情马上发邮件，提高你在领导面前的曝光率；

◆  重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者；

◆  复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录；

◆  不重要的事情，不要发邮件，不要让领导觉得你总是抓不住重点。

小薪认为，在写工作邮件之前，一定要构思清楚，什么时候该写工作邮件？什么时候不该写工作邮件？

工作邮件分类

工作邮件可分为以下四类

1、确认邮件

2、需求邮件

3、反馈邮件

4、通知邮件

1

确认邮件——存证据

口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认这是一个好习惯，很多人不是很注意。

如果你在某个社交场合里偶遇领导，他开玩笑似的跟你说了一个创意，是置之不理还是埋头实干？都不是，你该做得是回到座位上马上给领导写一封邮件确认一下这件事是不是真正需要实施，这样皆大欢喜，不用做无用功了。

2

需求邮件——有细节

部门内部、跨部门、跨公司，我们经常会给别人提出工作的需求，这个大家接触的都比较多了。

【需要强调的是】要把细节写清楚、量化出来，这样需求才精确，接需求的人知道怎么做，结果也不会太让你难受。

比如某个互联网产品经理做好了产品原型，让UI设计师做一张产品的的背景图，没有明确尺寸、风格等细节。过几天设计师发给他一个莫名其妙的东西导致工期延误，你说，这是谁的责任？

3

反馈邮件——有反应

这个是跟第2种，“需求邮件”对应的，收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。注意，反馈邮件最好是发两封：

◆ 第一封：确认收到需求，并告知对方自己的计划安排

◆ 第二封：反馈结果输出物，并对输出物做适当的说明

4

通知邮件——广播站

通知类型的邮件

比如：《元旦放假通知》

比如：《关于刘杨晋升为公司副总的通知》

这种邮件不需要回复，也最好不要回复。

因为通知邮件往往都是群发N多人的，你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊，非常影响别人的工作。

古代神医看病尚且需要望闻问切来对症下药，我们对待工作邮件亦是如此。小薪认为，识别工作邮件的庐山真面目是写好工作邮件的第一步。

工作邮件的结构

示例：

工作邮件结构：

1、发送地址

2、标题

3、抬头

4、正文

5、附件

6、恭祝语与签名档

下面介绍每部分需要注意的要点：

1、发送地址

发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。

a）收件人

收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。

b）抄送人

放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。

c）密送人

◆ 密送人其实很有用，不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；

◆ 重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；

◆ 在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。

2、标题

标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业。

多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：

而且这种邮件最好不要参与进去，如果必须参与的话，把标题清理清理。

3、抬头

抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。

4、正文

1）正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。

2）一行内容不要超过 15 个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。

建议：用字号用小四（20号），字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。

3）多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。

总之，要把邮件当成是网页去设计，根据读者的体验去考虑文案和排版。

5、附件

◆  附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看

◆  附件不要太大，这个很好理解，有的公司网速很慢，你发大附件肯定有人会想要掐死你

◆  附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收

◆  因附件较多，必须要打成压缩包发送的话，一定要在邮件正文里做一下附件说明

6、恭祝语、签名及其他信息

恭祝语、签名及其他信息，这些都好理解，按公司的要求来就好，不多说了。

如果贵公司没有这方面的规范，你可以你一封邮件提个建

议，恭喜你，又升值了哦。

看，工作邮件可是有标准答案的，你的工作邮件及格了吗？

注意事项

2分钟法则

邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟；

简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上，不要遗忘；

邮件写好后，不要急着发，花2分钟检查一下各个细节。

2步法处理

第1步，定时查收邮件。

重要紧急的，2分钟处理；

重要不紧急的，马上给予回应，约定处理时间；

其他事项标记待处理标签。

第2步，在空闲时间，集中处理待处理邮件。

3、禁忌

◆ 喝酒、吵架之后，情绪不稳定的时候，千万不要发邮件；

◆ 不要在邮件里争吵和嘲讽，谁做了谁是傻逼；

◆ 邮件中有公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人。

4、标点符号

“！”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用。

下面这些例子，大家可以体会一下。

请问昨天说的邮件发了吗

读者感受——正常询问，疑问句，即使没有问号，也能看出来是在提问，情绪很平静。

请问昨天说的邮件发了吗？

读者感受——结合上下文语境，似乎有点反问的意思了哦。

请问昨天说的邮件发了吗？！

读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗？老子还就不发了！

请问昨天说的邮件发了吗？？？？？？？！！！！！！！！！

读者感受——这个二逼！！！！！！

1. 一个问号还好；

2. 两个问号，就显得非常着急，阅读者感受已经开始抵触了；

3. 叹号，让人感觉你在质疑，你在不耐烦，对方更加反感；

4. 一串问号+一串叹号，简直就是个没素质的流氓。

小薪总结

最后，小薪友情提醒——发邮件前Checklist：

01. 邮件标题。

02. 收件人（抄送或密送人员）是否正确。

03. 附件是否OK。

04. 内容正文是否有错误（错别字，称呼等）。

05. 不要发太大的邮件，附件超过3M后，很容易被对方服务器系统屏蔽。

06. 我们最好用一个容错率高的流程，像这样：

标题——>正文——>附件——>收件人

以上，就是小薪总结的 “如何写好工作邮件”，好吧，这也许不能马上让你的工资涨到3万……

但是，以这种精益求精的思想去对待工作中的每一个细节，相信你一定会很快升值，升值了离升职加薪还会远吗？

这么好的内容，

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