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预计完整阅读本文需流量 360KB，请放心食用！ 本文作者常子冠，大学老师，秋叶PPT团队成员，开发过在线课程，正在合作教材《和秋叶一起学Excel》。 在平时的工作或学习中，你一定遇到过这样的任务：
如果你遇到这些任务，需要多长时间完成呢？ 嗯？看上去不过才100个而已，30秒一个，一个小时不到就搞定了嘛！ 注意了！这只是简单举例，实际工作里，很容易遇上需要1000多个的工作。如果你还用之前的「笨方法」，估计一天不吃不喝，才勉强搞定吧。 但，如果你的方法得当，以上的任何一个任务，都只需要5分钟的时间。 如果你厌恶手动重复无数遍的简单任务，或者经常遇到这样的工作，你一定不能错过这篇文章学会正确使用方法，事半功倍！ 或者，你只是想学习一点点Excel知识，提高一下日常办公的效率？本文就是为你准备的！ 01 大才小用：Excel的那些坑 对大多数的职场人和大学生而言，相对Word和PPT而言，Excel是最不熟的软件。 可是，Excel中的大部分任务，不会就是做不出来。但是，这个时候老板着急要结果，怎么办？ 只能付出成吨的时间，八仙过海，用各种低级、诡异的方式手动实现。这就使得Excel经常在各个场合被误用！我们来看一些案例。 大坑? 把Excel当排版软件用
你一定见过这样的登记表。有人用Word做，有人用Excel做。 我并不是要吐槽这张表（虽然页面设计上的确有问题），我们要强调一点，设计表格要为目的服务。 如果这个表格是为了打印出来填写，没有任何问题。可一旦这个表格是用来收集数据，做统计分析的，那就是表哥表姐的恶梦了。 所以，接下来我们要讲的，其实是数据统计表/报表。完全不想理上面那样的登记表，那种用Word排排版就好了，真的不适合Excel。 大坑? 统计表设计失误 这是一张培训信息统计表，填表的时候还很辛苦地区分学习类型，逐个打钩。 可一旦让你统计2011年学习类型1、2、3、4各有多少学时的时候，你要怎么做呢？ 手动累加？多次筛选进行加法？ 一旦制作表格时没用做好数据设计，后期统计数据要用到手工操作，灾难就开始了。 大坑 ? 不知函数是何物
最后一行是计算总计的，这是很常见的需求，我们看看他是怎么做的：
他写的公式是：
这是很常见的迷之勤奋，以为自己很用心，以为自己很辛苦，但其实连入门都算不上。 本来非常强大的Excel，却因为我们不了解，只有非常少的功能被使用，直接导致了使用时的低效。从而进入了不想做、不想学的恶性循环。 接下来就好好看看，Excel的正确高效用法。 02 正本清源：Excel的基本逻辑 在学习一个软件的时候，最忌讳的就是眼高手低。一谈到学习 Excel，有人会觉得学宏、学 VBA 更高大上，学其他的基本操作太 Low。
举个例子：
所以，知道怎么做是一个层面，知道为什么这么做是更高的一个层面，也只有知道为什么，才会迅速地提升技能。
具体到 Excel，你当然可以学 Excel 的高级功能，但是，在此之前，务必要把最基础的部分搞定。 比如下面这些知识，你知道么？
合格的公式写法
如果单元格 B34 里面要计算总和的话，一定不能写这种公式：
一定要把公式中的数字替换成单元格地址：
写成单元格地址最大的好处就是公式可复用，复用的意思是说，如果有其他列要计算总计，套用这个公式的逻辑就可以了。 虽然 写法2 完全正确，没有任何Excel的语法问题，但我们仍然不推荐。 为什么？太慢了嘛！有更快的方法就要用起来。
很多常见的公式比如总分、平均分、最大值、最小值等，Excel 都把它变成了函数。 所以，就不需要我们自己去写了，除非现有的函数解决不了这个问题，我们再自己造公式。 正确的日期格式 再举一个例子，以下几个日期格式，哪一个是正确的？
其实，以上六种日期的写法全是错的！ 正确的写法应该是2016-3-22或者2016/3/22 只有用了正确格式的日期，才可以自由的转换格式，或者做计算，一旦写成错误的日期格式就做不到了。 觉得自己对基础知识很了解？不妨回答一下后面的问题。 如果你觉得还不了解，可以点这里看看基础操作。
正确的表格结构 如果用Excel做数据分析，最重要的表格是「源数据表」。 只要你的「源数据表」设计得当，你就可以生成各种「老板要的表」，有时会用到「辅助表」来做一些中间运算，最终形成报表。
举例来说：如何制作一张成绩单 尽管我们工作或学习中的表格可能比这个复杂很多，但是，基本的原理都是通用的，而且，在教学过程中，越是简单典型的例子，越容易说明问题。
上面这张表可能我们通常看到的成绩单，但是，这个表格的设计有很大问题。 源数据表应该是这样设计的：
原因就在于第一张表中的数据，需要两个维度才能确定当前数据的意义。 举例来说，第一个数字90，我需要向左看才知道是梅长苏的成绩，再往上看才知道是Word这门课的成绩。 表二只有一行是标题行，或者叫表头。其余的每一行都独立成行，记录了一条完整的数据。
这种设计方法最大的好处就是今后不管如何做统计、做报表，都极其方便。 03 事半功倍：提升效率的技巧和方法 要跟上潮流，尽量使用新版本。 以 Office 为例，现在已经2016年了，如果你还在用 Office2003，劝你尽早升级，享受新功能的美好。 即便你用的是 Office 2007、Office2010 也建议尽快升级。 举个例子，比如我们想提取「身份证号」中的「出生日期」信息：
这个功能特别强大，拆分数据、合并数据、提取数据统统不在话下。
在Excel2016版本中，新增了很多图表类型，举两个例子：
之所以劝大家使用新版本是因为，很多事情在老版本中可能需要几分钟，甚至十几分钟才能做好，而新版本只要点一次鼠标就轻松搞定。 何必跟自己的大好青春较劲呢？ Excel的另外一个自带功能也经常被我们忽略掉，就是：快速访问工具栏
用好搜索引擎。 在学习的过程中，难免会遇到问题。此时最有效率的、最不会抛弃你的工具是搜索引擎。 我们搜索的时候有一个误区，以为搜索结果的第一条或起码第一页一定会有答案，但事实并不是这样的。
搜索能力，也需要不断提升，掌握技巧才能快速找到结果，而其中最重要的以下两种能力。
举例来说：
如果直接输入「用来表示四舍五入的函数是什么」，就出现了一个巨大的漏洞。 你真正想问的是：「Excel软件里面哪个函数能做四舍五入的操作？」 虽然搜索引擎的功能还可以，但是，你不能指望它能读懂你的心哪！所以，在想问的问题中，一定抽取出信息足够的关键词：
当关键词正确的时候，你会发现你的搜索结果会非常优质。
同时，搜索不只是Google，百度，还有很多专业论坛或相关的资源可以使用。 通常情况下，Office 类的问题有千千万万人在网上问过，有的总结成了文字，有的总结成图文，有的录成了视频。 所以，通常来说并不是网上没有，只是你暂时没找不到而已。 作者丨常子冠 来源丨教学笔记（公众号ID：jiaoxuebiji） 编辑丨阿机 推荐你了解更多 免费的教程和资源很多，但需要耗费大量的时间去找和筛选。 想要系统地学习 Excel？ |
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