信息系统开发中用户需求调研分析方法例解

    结构化生命周期法是最常用的管理信息系统开发方法，分为四个步骤，即系统调研分析、数据库设计实现、界面设计实现和系统功能设计实现。其中系统调研分析阶段是最基础、也是最容易被开发人员忽视的环节。下面通过为假设的ABC公司开发一个库存管理信息系统的实例，轻松地学会如何有效地开展用户需求调研和分析的方法。

1、如何制定用户需求调研计划

良好的开端是成功的一半。用户需求调研涉及到用户和系统分析人员双方，为了使用户需求调研工作顺利进行，必须事先制定一个调研计划，以便双方有关人员，特别是用户方面的人员，安排好工作时间。由表1中可知，调研计划中包含了调研计划基本信息、时间安排、调研内容、接待部门和人员、调研成果等5个方面的信息。

时间安排	调研内容	接待部门和人员	调研成果
8日下午	了解公司概况和发展目标 了解公司组织结构	公司总经理 人力资源部负责人	①公司概况②组织结构图③人员分工表
9日全天	了解公司信息技术应用现状	信息中心负责人	①硬件现状报告②软件应用现状报告 ③网络应用现状报告
10日上午	了解公司库存管理现状	计划部门负责人	公司库存管理现状报告
10日下午	了解零部件库存管理业务	零部件仓库管理员 计划部门负责人	①零部件仓库业务流程图②入库单③出库单④零部件台账⑤库存报表⑥其他单据资料
11日上午	了解成品库存管理业务	成品仓库管理员 计划部门负责人	①成品仓库业务流程图②出库单 ③入库单④零部件台账⑤库存报表 ⑥其他单据资料
11日下午	到各相关业务部门调研	生产、采购、销售、财务等部门负责人	①生产与库存②采购与库存③销售与库存④财务与库存等相关业务流程图
12日全天	对所收集到的资料进行分析	计划部门负责人	相应报告的编写
13日全天	细化零部件库业务图 细化成品库业务图	零部件、成品库管理员	相应报告的完善
14日上午	调研报告的鉴定评审	总经理、总师、专家、部门负责人、库管员	提交调研报告

表1  ABC燃器具制造有限公司库存管理信息系统调研计划表

项目经理：陈兆京调研方式：座谈、调查表/卷、资料收集、现场观察

项目参加人员：李小梅（女），陈书勤

调研时间：2002年10月8日至14日

2、如何进行用户需求调研

制订好详细周全的调研计划后，就着手确定使用什么样的调研方法和工具开展调研、收集哪些方面的信息资料、如何绘制各种业务流程图等。

1）选择调研方法和工具

经常采取的调查方法主要有表格调查法、座谈调查法、查阅资料法和现场观察法4种，同时还要使用与之相匹配的调研工具，比如统计表格、图形等。

①表格调查法：对于那些结构性强、指标含义明确并且有具体内容的调查，适合使用表格来调查。一般可利用目标调查表、组织机构调查表、任务调查表、文件类信息调查表、报表数据调查表、计算机资源调查表、计算机应用项目调查表等7种表格来配合调查。表2是ABC燃器具公司计算机应用现状调查表示例。

编   号	计算机型号	操作系统及版本	主要用途	所在部门	备注
PC001	奔4，256MB／8.3GB	Windows 98／2000	办公，上网	市场部
PC006	奔5，256MB／8.3GB	Windows 98／2000	办公，上网	人力资源部
……	……	……	……	……	……
PC041	奔4，256MB／8.3GB	Windows 98／2000	财务管理	财务部
……	……	……	……	……	……
PC055	奔4，256MB／8.3GB	Windows 98／2000	办公	企划部

表2  ABC燃器具公司计算机应用现状调查表

填表人员：陈兆京

填表时间：2002年10月8日

②现场研究座谈调查法：这是一种通过调查人员与被调查人员面对面的有目的的谈话获取所需资料的调查方法。一般有按纲问答法和自由畅谈法两种常用座谈方式。表3是零件仓库业务流程及管理座谈提纲。

③查阅档案资料法：就是查阅企业的各种各样的定性的和定量的文件，在ABC燃器具制造有限公司的库存管理信息系统的调研过程中，可以查阅有关库存管理的各种入库单、出库单、台账、盘点报告等档案资料。

④现场观察法：是一种深人现场直接对调查对象的情况进行观察记录、取得第一手资料的调查方法，这种方法可以提高信息的可靠性。观察可以分为两部分内容：对人的行为观察和对非行为的客观事物的观察。在ABC燃器具制造有限公司的库存管理信息系统的调研过程中，可以实地观察公司的出库、入库、盘点、制作统计报表等实际业务的操作。

2）进行资料收集

经过调研，收集到了相应的入库单、领料单、台账、物料卡、报表等资料，这些资料可以用作数据库设计的依据。

 

序号	调研座谈提纲
1	零件仓库划分成多少个区域？
2	每个区域有多少个货架？
3	每个货架上分多少层？
4	架子上的每一层有多少个格子？
5	零部件是如何进行物料编码的？
6	仓库管理人员人数有多少？
7	日均处理入库单数量大约有多少？
8	日均处理出库单数量大约有多少？
9	领料退回的处理方法？
10	是否每天都要登记库存台账？
11	库存台账有多少类型？
12	仓库之间是否可以进行调拨？
13	每次盘点间隔时间多长？
14	如何处理零部件盘亏？
15	如何处理零部件盘盈？
16	是否有零部件物料缺货警戒线？
17	统计报表的种类和填报频率？

表3  ABC燃器具公司库存管理业务座谈提纲

地点：ABC公司零件仓库时间：2002年10月16日

参加人员：零件仓库保管员吴键记录人员：陈兆京

 

入库单是入库单位在把相应的零部件送人仓库时必须填写的单据；领料单是领料人员从仓库中领取零部件时必须填写的单据；零部件台账实际是一个流水账，用于记录每天发生的入库、出库信息；物料卡的作用是记录某一种零部件的数量变化，以便库管员盘查；报表是仓库向有关领导和部门定期提交的零部件库存汇总信息。从ABC公司收集到的入库单、领料单、零部件库存台账、零部件物料卡等单据和报表的实物样式在此略去，有兴趣者请参考有关类似企业的样本即可。

3）绘制业务流程图

在ABC公司的调研过程中，已了解到所涉及的业务主要是入库和出库。下面给出绘制业务流程图绘制方法。

①绘制业务流程图的工具选择。常选用可视化图表工具绘制业务流程图。

②绘制系统的业务流程图。图1是ABC公司入库业务流程图。当然，流程图也完全可用其他方式绘制，但必须要准确地描述系统的业务流程。这种描述不仅仅是对系统原流程的机械拷贝，而应该是对原有系统的业务流程进行重新思考、设计、再造。

3、用户需求分析

用户需求分析就是在用户需求调研的基础上，确定系统的总体结构方案，完成相应的需求分析报告。在确定系统的总体结构方案过程中，包括确定应用程序的结构、系统开发环境和系统的功能模块。用户需求调研结束之后，应该立即进行用户需求分析。 

1）应用程序结构确定

从用户应用角度来看，可把应用程序系统的组成部分分成数据存储层、业务处理层和界面表示层等3个层次，而应用程序结构可归纳为：集中式应用程序结构、单用户应用程序结构、多层服务器应用程序结构、浏览器／服务器应用程序结构、客户机／服务器应用程序结构等5种类型。

ABC公司的库管系统就采用了当前最流行的客户机／服务器应用程序结构，此时，客户机提出请求，服务器对客户机的请求做出回应。通过对服务功能的分布实现了分工服务。数据存储层放在服务器上，业务处理层和界面表示层放在客户机上，因此又被称为“灵敏的客户机”结构。许多操作可以在本地的客户机上执行，只是当需要数据时，才向服务器发出请求。并使应用程序的处理更接近用户，使整个系统具有较好的性能，可以并行地处理应用程序的请求、减少了数据传输量、降低了服务器的负荷。

2)确定系统开发环境

调研发现ABC公司内部使用的计算机平台都是基于Windows环境的。为了降低系统成本，应最大程度地利用现有的资源、兼容现有的环境，可确定使用下面的开发环境：

★网络操作系统：Windows2000；★数据库服务器：MicrosoftSQLServer2000；

★服务器平台：Windows2000；★客户机平台：Windows95／98／NT／2000；

★前端开发工具：visualBasic；★数据访问对象：ADO。

3）确定系统的功能模块

通过分析确定ABC公司库存系统将包含8个功能模块，即综合信息管理模块、仓库定位管理模块、入库业务管理模块、出库业务管理模块、退料业务管理模块、盘点业务管理模块、客商关系管理模块和数据统计管理模块。对于每一个功能模块，都包含了数据录入、编辑、查询、统计、打印、应急、帮助等功能。该库存系统的功能模块结构如图2所示。

 4）调研结束后提交的报告文档

在用户需求调研和分析结束之后，应该向用户提交相应的文档报告。比如：

①《ABC公司概述》；②《ABC公司现有信息技术应用现状报告》；③《ABC公司仓库管理业务流程调研报告》；④《ABC公司仓库管理信息系统功能设计报告》；⑤《ABC公司资料清单》。

 

最后请切记，在系统开发过程中，开发人员必须遵纪守法，严守用户的商业机密。