什么，作为咨询顾问你竟然不懂知识管理？(四)

今天我们聊下文件的管理。

文件归集

    个人工作中电子文件主要来源是QQ、微信、 邮件、网络下载，另外有一些纸质材料，自己也会创建一些文件。

     以下分别说明：

    1. 电子文件：

    文件归集首先是要方便，如果你每个文件获取渠道都设置一个文件夹，比如QQ收到的放在QQ默认的接收文件夹，邮件附件就放在OUTLOOK里面，时间久了你就会发现你的文件遍及整个电脑，一锅粥怎么也理不清楚了。

    肿么办？

    类比GTD里面的收集箱概念，我设置了归集文件夹/收集箱。

    无论是通过QQ传输，迅雷下载，邮件附件另存，各个渠道产生的文件我都放到这个文件夹里，每天下班前集中整理归类转移到各自目标文件夹，这个文件夹就类似一个HUB，起到了中转的作用。

    不过注意这个中转文件最好不要放在C盘，因为C盘是系统盘，容易产生一些问题。如果放在桌面，建议迁移桌面到其他盘。

    2. 纸质文件：

    除了电子文件，我们也会收到一些纸质文件。

    纸质文件一般具有一定体积和重量，不容易携带和保存，要用的时候也不方便查找，所以我都是将其电子化存储在电脑。

    如果有扫描仪当然最好，不过对于我们这种四海飘零的人来说不太现实，还好我们有智能手机。

    推荐一个APP叫做：全能扫描王，纸质文件扫描后会自动识别边缘，调节页面亮度，识别文字，并输出JEEG或者PDF文件。

     

    我会通过邮件/手机QQ把扫描出来的PDF文件发到电脑。

     同类的软件还有微软的Office Lens、印象笔记的扫描宝可供选择。

文件创建 

     首先说下文件的命名。

     文件的名字是文件最重要的外部特征，经常见到一些文件类似《新建Excel》,《新建Excel(1)》，看到这样的文件你怎么知道这是干嘛的？又或者所有历史改动都放在一个word文档里，然后找不到源文件了，这都是不好的命名方式。

     我的文件命名方式如下：项目简称_文件用途_版本号_日期。

     其中：

1. 项目简称是几个英文字母，这样可以区别不同的项目，同时查找时比较快捷；

2. 文件用途我会详细说明这个文件是干嘛的，主要是背景和用途；

3. 版本号是为了控制文档变更，以V开头，从1.0开始，小变化小版本号如1.1,1.2，大变化升级大版本号如2.0，2.1；

4. 最后日期是文件创建的日期。

     为什么会同时使用版本号和日期呢？主要是因为版本号比较直观，看一眼就知道最新的版本是什么，日期容易记忆，有时我们只记得哪一天创建的文件，这时候通过日期查找就比较方便了。

     创建文件我也有一些个人习惯，比如字体、页码、页眉页脚的设置，用得好就可以事半功倍。

     对于Excel,举例来说：

     1. 我一般都会冻结首行、标注颜色并开启筛选；

     2. 把鼠标定位在A1再保存；

     3. 多余的Excel页签删除，保留的页签修改页签名字说明页签主题而不是SHEET1,SHEET2；

     4. 如果Excel内涉及比较多的公式和复杂的计算过程，而文件使用人不关心过程，另存结果发送给对方，避免对方一打开文件就卡死；

     5. 尽量不发送带宏的文件，很可能被杀毒软件处理掉；

     6. SHEET比较多时，考虑做个目录页，同时每页设置返回按钮。

7. 用快捷键F12另存文件。

     能够这样就会给别人的阅读和使用带来方便。

   

    再说说文件夹的创建。

     项目文件一般按照项目实施方法论创建，因此会有一定的范式，如果每次都重新创建文件、创建文件夹是一个比较痛苦和耗时的过程。

     长期实践中我也有了一些小技巧，比如：按照建立项目常用的空文件夹，并按照层次结构摆放好，将这些文件夹压缩保存，新开一个项目要创建一揽子文件夹时，解压即可。

 文件搜索

     文件搜索，是我们常用的功能，经常看到有人一层目录又一层目录查找文件，花了半个小时都找不到，我都替他着急。

     因此强烈推荐EVERYTHING！如果你还没用过，千万不要错过了。

     软件图标是这个样子：

     该软件可以用光速按照文件名查找到你硬盘上任何位置的文件，在搭配个快捷键，简直爽翻了，马上和WINDOWS自带搜索说再见。

     这也是我前面提到文件命名要规范的原因之一，比如搜某个项目文件，直接输入项目简称，要搜某天创建的文件，直接输入日期。当然你要是文件都是什么《新建WORD》啥的，神也帮不了你，这时候你得回去好好整理下你的文件名了。

     EVERTHING支持很多的搜索语法，还支持正则表达式：

     比如你想在所有TDDOWNLOAD文件夹下搜索jpg后缀文件，可以用：TDDOWNLOAD\ *.jpg

     又比如你想搜昨天创建的文件，可以用：DC:20160824

     具体的大家可以自行百度。

   

 文件管理

     看文件还用WINDOWS自带的资源管理器？你OUT了。

     我目前使用CLOVER，类似CHROME外观，主要功能就是多标签。

     当然还有神器TOTAL_COMMANDER，虽然界面不那么好看，但是功能确实得到大家一致认可的，配合各种插件和快捷键，绝对效率翻番。

     比如界面是多窗口转移文件再也不是困难了。

     举一个例子:按下CTRL+B试试，你就可以把一个文件夹，包括其子文件夹下面的文件通通展示在当前界面。

     再者，如果你想文件批量重命名，则可以按照特定规则批量处理，比如统一添加前缀，同一后面添加日期等等。

     

文件备份

     投资界有句话：不要把所有鸡蛋放到同一个篮子里面。如果你有一盘辛苦搜集N久的某某某老师们作品，忽然硬盘坏了，岂不是很崩溃？

     所以定期备份文件是一个良好的习惯，我一般是一周备份一次。

    重要资料当然不能相信天朝的网盘，那剩下的事情是不是买个移动硬盘就好了？

     非也，我还有大招：GOODSYNIC，该软件可以设置若干个任务，每个任务可以从电脑硬盘路径和移动硬盘路径下文件保持同步。同步可以是单向的也可以是双向的。

     从此插上硬盘，选中所有任务执行就可以了，不用苦逼哈哈守着电脑一个个拷贝文件了。

     

今天就聊这些，总结如下图：