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两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

2016-09-16  竺言小聚

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

现实生活中,很多人思索如何成为一个好员工,殊不知成为一个好领导也至关重要。只是大部分人还未成为领导,抑或领导者有绝对统率权利,不会主动向更好的方向靠近。一个好领导是整个团队的灵魂,对提高团队整体业绩至关重要。

有人做过问卷调查,询问辞职人的辞职原因,大部分人选择的原因只有一条就是“和上司沟通不足”。通过调查发现,八成以上的上司苦恼于不知如何与下属沟通。可见,学会职场沟通对上司来说至关重要。那么,领导应该如何与下属进行有效沟通?

石田淳,日本行为科学管理第一人。他研究的“行为科学管理”方法获得包括NASA和波音公司在内的六百多家公司采用,在美国的企业界创作出绝佳的成绩。他在书籍《不懂带人你就自己做到死》中指出职场中领导必要的沟通方式只有两种:一种是为了做出工作成果的沟通,一种是为了构筑信赖关系的沟通。

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

一. 做出工作成果的沟通

上司要确保沟通是为了做出工作成果,而不是一味地盲目指示与命令。

1. 领导者如何下达指示?

领导下达指示时,要确保行为能准确无误地表达出来。

A. 布置任务时最好有具体的时间、频率、数字等

领导不应说“请尽快完成报告”而应具体指出完成报告的具体日期,如“请于明天下班前提交一份完整的报告”。

领导布置任务时应有具体的数字作为衡量的标准。不应直接下达命令说:“请尽量联系更多的客户”,而应说“请每天至少联系10个客户”或“每月至少发5封邮件给老客户”等。总之,上司布置任务时越明确,下属越容易达到工作成果。

B. 无论对谁,都采用相同的、能做到的行为表现

对于拿不出成果的同事,领导不应鸡血般地灌输说:“好好干,你一定行!”“努力去做,一定可以成功!”而应根据希望达到的成果给出具体的行为来指导下属。如帮助下属分析失败的原因,并给出具体能达到的行为指示,如:“你这次由于跟踪产品不到位造成供货延迟,下次你要确保每日更新产品清单并及时与销售部进行联络。”

很多领导由于主观情绪或滥用职权,一味呵斥下属,从未用有效的沟通方式指导下属改正过失。

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

2. 领导者如何倾听下属汇报?

A. 区分语言行为类别

语言分为描述性语言和要求性语言。领导需要区分下属所说语言的类别,这样才能更有效倾听下属,并给予适当的反馈。

比如下属跟你汇报项目完成情况,并指出每个项目的时间节点情况。这种语言就是描述性语言,此时你应对下属给与认可、共鸣或表扬等相关回应。而如果下属汇报最近人手不足,项目时间完成难度大。此时这种语言属于要求性语言,下属希望你能采取某种“行为”,此时你应给与下属指导性意见,并告诉下属“我将会核实并增加人力资源”等。

上司应及时分辨下属所述语言的类别,了解下属需求,使沟通高效进行。

B. 提前安排倾听下属说话的时间

很多上司临时打电话告知下属:“赶紧过来一趟,汇报下项目进展情况。”此时,上司并未考虑下属是否忙或手头还有其他事情。若这样的事情频繁出现,下属将会紧张不安,积攒不少怨气。

上司应提前几小时告知下属谈话时间。比如,打个电话告诉下属:“就之前项目情况,我想了解下情况,你今天下午3点过来一趟,预计时长半小时。”上司把谈话的主题及具体时间告知,下属会根据主题和汇报时长提前准备,确保了汇报沟通的高效。

即使领导想更正下属的谈话内容,也要等汇报完毕后,统一指出。切莫连续打断下属,使下属倍感失望,影响倾听的效果。

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

3. 领导者如何提供反馈?

人类行为是有原则的。如果采取某种行为对自己有利,人们就会增加这种行为;相反,如果不利,则会减少甚至完全不进行。

领导要对下属的行为进行积极地反馈和赞扬,这样才有利于员工不断重复积极的行为。

进行表扬也有一定技巧。

首先,领导不应只对下属外貌进行表扬,偶尔几次还可以,比如:“小张,你今天的发型很帅气。”如果频繁对别人的外貌进行赞扬,容易使下属感觉领导的敷衍进而感到厌烦。

其次,领导对下属赞扬时要关注具体行为,而不是泛泛而谈。如:“谢谢你帮忙搜集资料,节约了我很多时间。”

最后,给下属提出建议型反馈时,上司要利用“表扬-批评-表扬”的模式,这样更利于下属接受批评并及时改正。如“今天你汇报的内容很全面,如果再添些可视化图表,效果会更好。我看出了你的用心,期待下次更加完美的展现。”

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

二. 构筑信赖关系的沟通

石田淳指出值得信赖的上司应具备两个条件:① 洞悉下属,掌握下属的优缺点;② 认可下属的存在,期盼下属的成长。

1. 掌握下属的优缺点

很多上司对下属的优缺点没给予充分的关注,致使在用人上出现很多差错,导致团队效率低下。上司应积极关注下属优缺点,不仅利用团队绩效的实现,也有利于与下属建立紧密的信赖关系。

上司可对所有下属写下两条的优点和工作评价,如果写不出,那么接下来需领导用心细致观察。比如每周选某一下属进行观察,并倾听其他同事对他工作的看法,并将其优点记录在笔记本上,以待未来充分利用。进行一段时间后,领导会充分了解下属,并合理分配下属工作。由于下属利用优势做自己喜欢的事,对领导安排能力愈加信任,信赖关系不断稳固。

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

2. 认可下属的存在并期盼其成长

在公司,如果下属感觉到自己被领导认可,会激发其工作的积极性。而作为领导,我们需主动认可下属的存在,并期盼下属成长。

上司可在跟下属寒暄时主动称呼下属的名字,这样下属能体会到领导的关注;有时间,多与下属搭话,内容无论什么都可以,但不管怎样,要面对面看着对方与对方说话,顺便记录下搭话的次数,与次数少的下属接触,不主动追问下属隐私;刚开始与下属对话时,为了解除下属紧张感,从最容易回答的问题开始,如:“家是哪的?爸妈身体可好?”,气氛缓和后进一步谈论公事;不滥用职权,不勉强下属接受任务,而要善于利用下属的特长,充分给予成长的机会。

两种黄金沟通方式,领导者越早知道越好!

以上便是领导者不得不知的两条黄金沟通方式:

1. 为了做出工作成果的沟通; 2. 为了构筑信赖关系的沟通。

团队业绩与成员之间沟通的高效性密切相关。领导者应学会两种必要的职场沟通技巧,充分发挥团队特长,使团队实力不断增强。

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