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沟通再多一点,读《麦肯锡工具》说沟通方法

 帅汤007 2016-09-20

对于“沟通”是个老生常谈的问题,互联网上有许多的方法套路,象《有效沟通》、《沟通的艺术》、《有效沟通技巧》等不胜枚举,今天在重新翻阅《麦肯锡工具》时,又再次体会了一下“第一章交流”的内容,感觉又有所得。


沟通

通过本文,你将了解以下内容

1) 工作中为什么要加强沟通?

2) 沟通中的3大执行原则

3) 如何执行?

一、工作中为什么要加强沟通?

沟通无疑是全部人际要素中最重要的一环,不仅是在职场上,在平时生活中,在与朋友交流时都是非常重要的,因为它决定了信息的传递是否有效、准确、及时、完整。

在团队解决问题时,为什么看似简单的交流沟通行为会引起这么多的问题?主要在于我们不了解方法、不愿意倾听和不知道变通。

在工作中,我们经常会碰到以下急需加强沟通的问题:

1) 有团队成员在会议中贡献不足。

2) 项目进行过程中,常会前后任务脱节,出现重复工作或返工。

3) 有团队成员过于坚持观点,或对已经达成一致的观点重新翻案。

4) 会议效率低下,没有具体明确的行动计划。

二、沟通中的3大执行原则

1)沟通不息(one step more)

我老板对沟通的要求就是one step more,每当我跟他说已经和某某沟通过的时候。在项目沟通过程中,我们无外乎会面对两种沟通情境,一是过度沟通,二是沟通不足,但哪种情境对项目来讲风险大呢?沟通不足。过度沟通就是多写了些邮件、多打了些电话、多浪费了一些项目成员的时间(还有可能有人会觉得你啰嗦)。但沟通不足,可能会导致返工、项目延期、成本失控等。所以这一原则必须始终贯穿职业生涯。

2)用心倾听

这是一个我非常容易疏忽掉的原则(有同事经常指出),因为我在项目中,经常自认为是专家,以为对别人说的内容都了如指掌,其实往往对细节的把握未必准确。

书中提到了5个诀窍,我也深以为然:

A:放下议程。对自己的会议议程要学会放手,不要怕被打断。

我经常会在设定议程时加入一定的富余时间,并且将议程在会前与相关人员讨论以达成一致,这样比较容易平衡议程与会议效率,在开会讨论时,我会采取让讨论自己跑一会的原则,但一般5分钟后必须拉回来。

B:关注发言者。要保持眼神交流,集中注意力,并且给出反馈。

C:鼓励。对发言者给以语言的或非语言的鼓励,积极反馈。

D:总结。通过总结、重复,确认对内容的理解。(绝对的重要

E:征求其它未积极发言同事的意见,特别对于内向的团队成员尤其重要。

3) 人事分离

就事论事,防止人身攻击,特别是在激烈争论时。要关注正反的意见,重点关注积极的方面。或者也可以找第三方来主持讨论。

三、如何执行?

对于如何执行可以达到更有效的沟通,书中给了5点,我结合自己在项目管理中的体会总结如下:

1)建立信息平台,确定项目组织与沟通负责人(RASI)。

我在一个项目过程中,会建立一个公共文件夹,按PMI的要求分别有5个阶段的子目录。在启动时要制定项目组织,沟通负责人,RASI等,以确保每个成员都了解自己在项目中的职责。


RACI

2)定期项目沟通。

一般一个跨度在6个月以上的项目都会设定月/周例会,并且每周更新状态报告。

3)所有会议都应该有一个明确的议程。

会制定会议矩阵图,包括会议目的与内容议程,召开频率,与会人员等。

4)每周项目更新汇报

一般很多项目经理都会定期给管理层或者掌舵人更新项目进展、需要的支持等,但我更会给项目成员发送状态更新报告,报告的格式是一致的,大概包括:上周完成的内容,下周要进行的任务,有问题的任务,风险,成本的控制等。


一页纸项目管理

5)就事论事评估问题和意见的正反两面。

对于问题要区分是客观的还是主观的,对于客观问题比较好判断真伪,对于主观问题,需要听取所有相关方的意见。

四、结论

沟通,不管如何强调都不够,在工作与生活的沟通中,让我们多些套路,往前多走一步。

参考书单《一页纸项目管理》、《麦肯锡工具》、《PMBOK指南》

我是哪儿黑,如果有所得,请点喜欢。


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